เครื่องมือทำงานทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับสิ่งที่คุณทำกับอีเมล

อีเมลได้รับการประกาศว่า "ตายแล้ว" หลายครั้ง และเช่นเดียวกับลาซารัส อีเมลก็ฟื้นคืนชีพขึ้นมาจากความตาย

Google มีส่วนรับผิดชอบในการทำให้อีเมลมีความเกี่ยวข้องกับ Gmail และคุณลักษณะอีเมลอันทรงพลังที่มีให้ Yahoo ได้รับการปรับปรุง และ Outlook มีการรวม Skype เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ สำนักงานความมั่นคงแห่งชาติสอดแนมเอกชนของเราได้กระตุ้นให้บริษัทแห่งหนึ่งในสวิตเซอร์แลนด์เสนออีเมลที่เข้ารหัสแบบหุ้มเหล็ก โดยมีเซิร์ฟเวอร์อยู่ภายในภูเขา

หากคุณยังไม่ได้เป็นแฟนอีเมล (เช่นคนสำคัญสี่คนนี้) มีฟังก์ชันอีเมลมากมายที่คุณสามารถฟาร์มไปยังแอปอื่นๆ ได้ ประโยชน์ของการเก็บทุกอย่างไว้ในอีเมลคือมีการรวมศูนย์ไว้ในที่เดียว แต่สิ่งนี้อาจนำไปสู่กล่องจดหมายที่ล้นออกมาซึ่งจะทำให้คุณเครียดได้อย่างแน่นอน

อีเมลสร้างความเครียดได้แม้ว่าคุณจะไม่ได้ต้องการกล่องจดหมายเข้าเป็นศูนย์ก็ตาม

หากคุณ จริงๆ ต้องฆ่าอีเมลเพื่อทำให้ชีวิตของคุณคล่องตัวขึ้น มีหลายวิธีที่จะทำให้กระบวนการทำงานนั้นราบรื่นโดยไม่สะดุด คุณอาจต้องจ่ายไม่กี่ดอลลาร์ทุกเดือน แต่คุณอาจพิจารณาว่าเป็นการต่อรองเพื่อประโยชน์ของคุณ

การสนทนาแบบเรียลไทม์

ในอดีต คุณสามารถสนทนากับใครก็ได้เพียงแค่ส่งอีเมลไปมาด้วย "มุมมองการสนทนาของ Gmail " ทำให้ทุกอย่างเป็นระเบียบ แต่มีทางเลือกมากมายนำเสนอตัวเอง

สิ่งแรกที่ควรกล่าวถึงคือโซเชียลมีเดีย เช่น Facebook และ Twitter Twitter ทำให้การทวีตสดเป็นที่นิยมอย่างมาก และ Facebook ช่วยให้เราสามารถสนทนาหรือโต้วาทีแบบกลับไปกลับมาได้ (ซึ่งอาจดีหรือไม่ดีก็ได้ ขึ้นอยู่กับมุมมองของคุณ)

จากนั้น มีความเป็นไปได้ในการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที เช่น Jabber และ Google Talk (ตัวหลังยังคงใช้งานอยู่ หากคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณด้วย Pidgin หรือ Adium) มีทางเลือก IM ที่ได้รับความนิยมน้อยกว่า เช่น AIM Messenger และ Yahoo Messenger

เชื่อหรือไม่ว่า ICQ ยังคงอยู่ถ้าเด็กวัยเรียนท่านใดต้องการคิดถึงเรื่องอินเทอร์เน็ตบ้าง

วันนี้ VOIP เป็นเรื่องง่ายด้วย Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (สำหรับ Mac และ iOS เท่านั้น), Appear.in และความสัมพันธ์ที่เข้ารหัส, โทรเลขและสัญญาณ

เมื่อลองใช้ทั้งหมดแล้ว ฉันแนะนำให้ใช้ Skype, Signal และ WhatsApp เป็นการส่วนตัว (สำหรับผู้ที่ปฏิเสธที่จะใช้ตัวเลือกที่เข้ารหัส ฝูงชน "ฉันไม่มีอะไรจะซ่อน!" เช่น ภรรยาของฉัน)

มีตัวเลือกที่ดี 3 อย่างเพื่อประสิทธิภาพในที่ทำงาน -- Slack, Quip และ Convo

ประโยชน์ของ Slack ไม่จำเป็นต้องมีการแนะนำ Quip และ Convo มีหน้าที่คล้ายคลึงกัน โดยจะดึงสมาชิกทุกคนในทีมมาไว้ในที่เดียวซึ่งคุณสามารถแชทแบบเรียลไทม์ ดูไฟล์ ดูและอัปเดตรายการงาน และ Convo ยังใส่เอกสารคำอธิบายประกอบ . ตัวเลือกเหล่านี้มีตัวเลือกฟรีที่ดีสำหรับทีมขนาดเล็ก โดยราคาจะเริ่มขึ้นเมื่อทีมของคุณและความต้องการของคุณเพิ่มมากขึ้น

การทำงานร่วมกันในโครงการ

การทำงานร่วมกันในโครงการเป็นสิ่งที่เมื่อทำถูกต้องแล้ว จะนำไปสู่ข้อดีหลายประการ Google เอกสารแนะนำมาตรฐานทองคำด้วยการทำงานร่วมกันทางออนไลน์เมื่อซื้อ Writely ออกในปี 2549 นับแต่นั้นมา ก็ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าประเมินค่าไม่ได้สำหรับทีมที่ต้องการทำงานพร้อมกันในเอกสารแบบเรียลไทม์ และ Google ชีตเพิ่มมูลค่าให้มากยิ่งขึ้น

แต่เช่นเดียวกับอินเทอร์เน็ตทุกอย่าง คู่แข่งดูเหมือนจะเอาเปรียบบางอย่างจากความแวววาวของ Google เอกสาร

ทางเลือกที่ใหญ่ที่สุดคือ Office.com แม้ว่าคุณจะไม่ได้เป็นแฟน Microsoft มากนัก แต่คุณอาจไม่รู้สึกตื่นเต้นที่จะใช้ตัวเลือกนี้มากนัก ในกรณีนั้น คุณอาจสนใจ Dropbox Paper ซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันได้ทดลองใช้มาอย่างยาวนานเมื่อเร็วๆ นี้ เห็นได้ชัดว่าทุกสิ่งที่คุณทำในเอกสารจะได้รับการสำรองข้อมูลไปยังบัญชี Dropbox ของคุณ

หากสิ่งเหล่านั้นไม่อุทธรณ์ มีอีกสองตัวเลือก คนแรกคือ Zoho ซึ่ง ฟรีสำหรับผู้ใช้สูงสุด 25 คน . หลังจากนั้น ค่าบริการเพียง $5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ดังนั้น Zoho จึงเป็นโซลูชันที่คุ้มค่าใช้จ่ายมากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อินเทอร์เฟซคล้ายกับ Google เอกสารและ Microsoft Office อย่างใกล้ชิด และใช้งานง่ายมาก (ดูด้านบน)

ถ้าคุณชอบให้ชีวิตเรียบง่าย และต้องการวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายกว่านี้ ลองดู PiratePad ทุกครั้งที่คุณรีเฟรชโดเมน จะมีการสร้าง URL ใหม่ที่ไม่ซ้ำ ซึ่งทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันหน้ากับผู้อื่น นี่คืออันที่ฉันเคยทดสอบแอป

คุณสามารถเชิญบุคคลให้เข้าร่วมในเอกสารได้ หากคุณต้องการให้ใครก็ตามดูเอกสารโดยที่ไม่สามารถแก้ไขได้ คุณสามารถกดปุ่ม "อ่านอย่างเดียว" เพื่อรับลิงก์ที่ต่างออกไปเล็กน้อย ทุกคนที่มีลิงก์ "อ่านอย่างเดียว" สามารถดาวน์โหลดเอกสารในรูปแบบ HTML, ข้อความธรรมดา, Microsoft Word หรือ PDF

กำหนดการประชุม

การใช้อีเมลธุรกิจที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งคือการกำหนดเวลาการประชุม ใครก็ตามที่เคยพยายามจัดตารางการประชุมจะทราบความรู้สึกนี้เป็นอย่างดี เรื่องตลก "กลับไปกลับมา" ทั้งหมดเหมือนดิลเบิร์ต คุณกำลังพยายามจัดการประชุมทางธุรกิจสำหรับ 5 คน และต้องใช้เวลาหลายสิบอีเมลหรือมากกว่านั้นในหลายๆ วัน จากทุกคนที่พูดว่า "ฉันทำครั้งนี้ได้" และ "ฉันทำเวลานั้นไม่ได้"

จะเป็นเรื่องน่าขันหรือไม่หากการประชุมเกี่ยวกับการบริหารเวลาในที่ทำงานและประสิทธิภาพการทำงาน

เทียบเท่าที่ไม่ใช่อีเมลซึ่งมีการใช้ที่นี่ที่ MakeUseOf คือ ScheduleOnce ที่ยอดเยี่ยม โดยจะเสียบเข้ากับ Google ปฏิทินของคุณ และเมื่อทุกคนเข้าสู่ช่วงเวลาที่ว่างแล้ว เว็บไซต์จะรวมพวกเขาทั้งหมดเข้าด้วยกันเพื่อค้นหาช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคน

คุณเกือบจะมีตัวเลือกมากมายเมื่อพูดถึงความเป็นไปได้อื่นๆ บางส่วน ได้แก่ Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet และ Timebridge สิ่งที่ทำให้พวกเขาโดดเด่นจาก ScheduleOnce แบบชำระเงินคือฟรีหรือมีตัวเลือกฟรีที่ยอดเยี่ยม

สิ่งที่ดึงดูดสายตาฉันมากที่สุดคือ NeedToMeet . พวกเขามีรายการฟีเจอร์ที่น่าประทับใจฟรี รวมถึงการรวม Outlook และแอปสำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่ ในทางกลับกัน ถ้าคุณชอบการประชุมเล็กมาก WhenIsGood จะแบ่งช่วงเวลาออกเป็น 15 นาที

การจัดการผู้ติดต่อ

ยุคสมัยของสมุดที่อยู่แบบกระดาษดูเหมือนจะหมดลงแล้ว เนื่องจากตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่ใช้สิ่งที่เทียบเท่าทางออนไลน์ จากที่เคยเชื่อมต่อกับอีเมลอย่างปลอดภัย ตอนนี้คุณส่งต่องานนี้ไปยังแอปอื่นๆ ได้แล้ว

Plaxo เป็นทางเลือก Google Contacts ที่ได้รับการแนะนำเป็นอย่างดี มีแผนพื้นฐานที่ค่อนข้างฟรีพอสมควร การสำรองข้อมูลสมุดติดต่อของคุณจะทำในระบบคลาวด์ ซึ่งคุณสามารถรวมสมุดที่อยู่จากบริการต่างๆ ไว้ในสมุดที่อยู่ "สากล" เล่มเดียวได้ หากผู้ติดต่อรายใดของคุณอยู่กับ Plaxo ด้วย คุณจะได้รับแจ้งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับรายละเอียดการติดต่อของพวกเขา

คู่แข่งรวมถึง Memotoo ซึ่งประสบปัญหาเล็กน้อยเนื่องจากแผนฟรีที่ค่อนข้างน่าผิดหวัง และบัญชีฟรีที่ไม่ใช้งานจะถูกลบออกหลังจาก 30 วัน Fruux วางตลาดต่อธุรกิจ ทางเลือกอื่นของ Fruux ที่คุณอาจต้องการดูคือ FullContact ซึ่งมุ่งเป้าไปที่ทีมและธุรกิจขนาดใหญ่ด้วย

ส่งไฟล์และไฟล์แนบอื่นๆ

บริการส่งไฟล์นั้นมีค่าเล็กน้อยและเกิดขึ้นตั้งแต่เริ่มใช้อินเทอร์เน็ต การถ่ายโอนไฟล์ทางอีเมลยังคงมีข้อจำกัดที่เข้มงวดมาก ดังนั้นหากคุณเคยเขียนนิยายมาแล้วและต้องการส่งให้คุณแม่เพื่อขอความคิดเห็น คุณจะไม่สามารถส่งไฟล์นั้นทางอีเมลธรรมดาได้

หากไฟล์เกินขีด จำกัด อีเมลเพียงเล็กน้อย (โดยทั่วไปคือ 25MB) คุณสามารถใช้บริการเช่น Skype เพื่อส่งได้ แต่ถ้ามันใหญ่กว่า พื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์น่าจะเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ ขนาดไฟล์ของคุณจะเป็นตัวกำหนดว่าคุณจะต้องจ่ายเงินสำหรับพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์เพิ่มเติมหรือไม่ แต่ Google ไดรฟ์และ OneDrive (สูงสุด 10 GB) นั้นใจกว้างมากสำหรับแผนบริการฟรีของพวกเขา ในทางกลับกัน Dropbox ให้พื้นที่เริ่มต้นเพียงเล็กน้อย 3GB ซึ่งอาจเพียงพอสำหรับกรณีส่วนใหญ่

หรือถ้าคุณมีโดเมนของคุณเอง ให้อัปโหลดไฟล์ผ่าน FTP ไปยังโดเมนของคุณในไฟล์ Zip หรือ RAR ที่ป้องกันด้วยรหัสผ่าน อีกฝ่ายหนึ่งสามารถดาวน์โหลดได้จากโดเมนของคุณในตอนท้าย

การส่งข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน

การส่งข้อมูลที่มีความละเอียดอ่อน เช่น รหัสผ่านและรายละเอียดบัตรเครดิต ผ่านอีเมลถือเป็นความคิดที่ไม่ดีอย่างยิ่ง จะดีกว่ามากหากส่งด้วยวิธีอื่น เช่น ข้อความ SMS หรือโทรไปโรงเรียนเก่า!

แต่ขณะนี้มีบริการอีเมลแบบ "ทำลายตัวเอง" ที่จะส่งข้อความของคุณถึงคุณอย่างปลอดภัย และยังกำหนดเวลาไว้ที่ 60 วินาทีเพื่อให้ผู้รับอ่านข้อความของคุณก่อนที่ข้อความจะหายไป สิ่งที่ฉันชอบคือ SnapMail ซึ่งสามารถรวมเข้ากับ Gmail ด้วยการใช้ส่วนขยายของ Chrome

อีกตัวเลือกหนึ่งที่ผสานรวมกับ Gmail คือ Dmail ซึ่งได้รับคำวิจารณ์อย่างล้นหลาม ฉันได้ลองและพบว่ามันน่าประทับใจมาก Dmail มีสวิตช์เปิด/ปิด และคุณสามารถระบุได้ว่าต้องการให้ข้อความถูกทำลายเมื่อใด อย่างไรก็ตาม คุณมีเพียงสามตัวเลือก โดยไม่มีวิธีกำหนดช่วงเวลาเอง ดังนั้นในเรื่องนี้จึงมีข้อจำกัดเล็กน้อย

หากต้องการค้นหาทางเลือกอื่น คุณเพียงแค่ Google "อีเมลที่ทำลายตัวเอง" เพื่อรับโอกาสที่มากขึ้น

การแบ่งปันและรวบรวมข้อมูล

อีเมลมักถูกใช้เพื่อรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มคนบางกลุ่ม ตัวอย่างเช่น โรงเรียนอาจส่งอีเมลถึงผู้ปกครองเกี่ยวกับการทัศนศึกษาที่กำลังจะมาถึง ร้านค้าออนไลน์อาจต้องการส่งอีเมลถึงลูกค้าเพื่อสอบถามเกี่ยวกับประสบการณ์การช็อปปิ้ง หรือสตาร์ทอัพอาจต้องการรวบรวมความคิดเห็นเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ใหม่

ทั้งหมดนี้สามารถทำได้โดยแอปของบุคคลที่สามและบันทึกกล่องจดหมายจากการถูกโจมตีโดยอีเมลจำนวนมาก ชื่อใหญ่ในพื้นที่นี้คือ Google ฟอร์มโดยธรรมชาติ ซึ่งมีความแข็งแกร่ง ปรับแต่งได้มาก และมีบริษัทจำนวนมากใช้ (รวมถึง MakeUseOf)

รายการโปรดส่วนตัวของฉันคือ Typeform ซึ่งฉันเคยใช้บนเว็บไซต์ของฉันสำหรับลูกค้าใหม่ สองตัวเลือกที่คล้ายกันคือ Responster และ Survey Monkey แผนหลังไม่มีแผนบริการฟรีที่ยอดเยี่ยม แต่ Typeform และ Responster มี

จัดเก็บเอกสารอ้างอิง

เมื่อฉันมีบัญชี Gmail เป็นครั้งแรกในปี 2547 ฉันเริ่มใช้พื้นที่จำนวนมากในการจัดเก็บสำเนาเอกสารอ้างอิง รูปภาพ MP3 และอื่นๆ ทั้งหมดของฉัน ฉันใช้ Gmail เป็นฐานข้อมูล และสิ่งที่ฉันต้องทำเพื่อค้นหาบางอย่างก็คือการใช้ฟังก์ชันการค้นหาของ Gmail

ตอนนี้ในปี 2559 บัญชีอีเมลของฉันเกือบจะว่างเปล่าแล้ว เมื่อพื้นที่ Gmail ของฉันลดน้อยลง ฉันย้ายทุกอย่างไปที่ Evernote และชำระค่าสมัครแบบพรีเมียมเพื่อรับคุณสมบัติขั้นสูง ฉันเป็นแฟนตัวยงของบริการจดบันทึกและขอแนะนำเป็นอย่างยิ่ง

หากคุณเป็นแฟนของ Microsoft แทน OneNote จะเป็นแอปที่คุณเลือก

ตัวเลือกอื่นๆ ได้แก่ Google Keep, Delicious และ Apple Notes ในที่สุด การตัดสินใจของคุณจะขึ้นอยู่กับนิสัยการจดบันทึกของคุณ

Google Keep นั้นเรียบง่าย แต่โดยส่วนตัวฉันจะไม่ใช้ Google Keep เนื่องจาก Google มีนิสัยที่ไม่ดีในการปิดบริการอย่างกะทันหันซึ่งไม่ได้ทำเงินสำหรับพวกเขา

Apple Notes มีประโยชน์แต่ถูกจำกัดไว้สำหรับผู้ใช้ iOS และ Mac OS X และถึงแม้ว่าจะได้รับการอัปเกรดครั้งใหญ่เมื่อเร็วๆ นี้ แต่ก็ยังง่ายเกินไปสำหรับความต้องการของฉัน แต่ความต้องการของคุณอาจแตกต่างกันออกไป และคุณอาจเห็นว่าบริการเหล่านี้มีมากเกินพอ

Delicious เป็นเครื่องมือโซเชียลและอาจเป็นตัวเลือกสำหรับจัดเก็บ URL ของเว็บ ไซต์ได้จางหายไปอย่างมากตั้งแต่ยุคแรกเริ่ม แต่ก็ยังเป็นแอปที่แข็งแกร่ง

เมื่อคุณไม่ต้องการชำระค่าบริการของบุคคลที่สาม และชำระค่าโดเมนของคุณเองแล้ว คุณอาจสนใจแนวคิดในการติดตั้ง Wiki ของคุณเองแทน

วิกิพีเดียทำงานบนซอฟต์แวร์โอเพนซอร์ซฟรีมีเดียวิกิ และหากคุณไม่มีเทคนิคในการติดตั้งด้วยตนเอง โฮสต์เว็บจำนวนมากเสนอการติดตั้งอัตโนมัติ คุณแค่ต้องจำไว้ว่าเมื่อฐานข้อมูลของคุณใหญ่ขึ้น ค่าใช้จ่ายโฮสติ้งรายเดือนของคุณก็จะเพิ่มขึ้น

บอกรักคนที่คุณรักในระยะทางไกล

ฉันพบภรรยาโดยบังเอิญทางออนไลน์ในปี 2544 แต่ตอนนั้นไม่มี Skype ไม่มี Google Hangouts ไม่มี WhatsApp ไม่มี Facebook (หรือที่รู้จักกันดีกว่าคือยุคมืด) ดังนั้นเราจึงเหลือ SMS ธรรมดา (แพง) โทรศัพท์บ้านธรรมดา (ยิ่งแพงกว่านั้นอีก) และการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที (ดีกว่าและราคาถูกมากจากร้านอินเทอร์เน็ต) แต่สิ่งที่เรามีตลอดเวลาคืออีเมล และอีเมลจดหมายรักและบทกวีรักในอีเมลของฉันก็เป็นตำนาน

กุหลาบเป็นสีแดง สีม่วงเป็นสีน้ำเงิน เข้าครัวแล้วอบพายให้ฉัน

แต่ตอนนี้คุณมีความเป็นไปได้อื่นๆ มากมายที่อีเมลดูเหมือนล้าสมัยเมื่อเปรียบเทียบ ดังที่ฉันได้กล่าวไปแล้ว มีความเป็นไปได้ VOIP มากมาย การส่งข้อความผ่านแผนข้อมูล และโซเชียลมีเดีย Skype ถูกใช้สำหรับคู่รักในการปรุงอาหารร่วมกัน และแม้กระทั่งนอนด้วยกัน (หมายถึงการนอนอย่างแท้จริง ไม่ใช่อย่างอื่น) WhatsApp ช่วยลดค่าใช้จ่าย SMS และอินเทอร์เน็ตช่วยให้ค้นหาข้อเสนอการเดินทางที่ดีที่สุดได้ง่ายขึ้นมาก คุณจึงสามารถไปพบรักแท้ในชีวิตได้

แต่ทั้งหมดนี้หมายถึงจุดสิ้นสุดของอีเมลหรือไม่

แอปและเว็บไซต์มากมายสัญญาว่าพวกเขาจะthe นักฆ่าอีเมล แต่ถ้าพวกเขาเป็นนักฆ่า แสดงว่าพวกเขาไม่ใช่คนที่ดีนัก เนื่องจากอีเมลยังหายใจอยู่ อีเมลเป็นรากฐานของอินเทอร์เน็ต และฉันคิดว่ามันจะเสมอ จะอยู่ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง

กล่าวได้ว่า หน้าที่บางอย่าง คือ ถูกแย่งชิงโดยแอพและบริการของบุคคลที่สาม คุณไม่ถูกผูกมัดกับกล่องจดหมายของคุณอีกต่อไป และนั่นอาจเป็นเรื่องดี

คุณเห็นด้วยกับความสมบูรณ์ของอีเมลหรือไม่ คุณได้จัดการเปลี่ยนเวิร์กโฟลว์ของคุณเป็นเครื่องมืองานอื่นหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น