เครื่องมือทำงานทางเลือกที่ดีที่สุด สำหรับสิ่งที่คุณทำด้วยอีเมล

อีเมลถูกประกาศว่า "ตาย" หลายครั้ง และแล้วเหมือน Lazarus มันลุกขึ้นมาจากความตายอีกครั้ง

Google มีส่วนทำให้อีเมลเกี่ยวข้องอีกครั้งด้วย Gmail และฟีเจอร์อีเมลที่ทรงพลังที่นำเสนอ Yahoo ได้รับการปรับปรุง และ Outlook มีการบูรณาการ Skype รวมถึงการเปลี่ยนแปลงอื่นๆ การที่ National Security Agency (NSA) สำรวจความเป็นส่วนตัวของเรา ได้กระตุ้นบริษัท Swiss-based หนึ่งแห่ง ที่จะเสนออีเมลเข้ารหัสเหล็กหล่อ ที่มีเซิร์ฟเวอร์อยู่ภายในภูเขา

หากคุณยังไม่ใช่แฟนอีเมล (อย่างคน 4 คนที่โดดเด่นเหล่านี้) แล้วมีฟังก์ชันอีเมลหลายอย่าง ที่คุณสามารถส่งต่อให้แอปอื่นทำได้ ประโยชน์ของการเก็บทุกอย่างไว้ในอีเมล คือ มันรวมศูนย์อยู่ที่เดียว แตสิ่งนี้อาจนำไปสู่กล่องจดหมายเข้า over-flowing ที่แน่นอนจะเพิ่มระดับความเครียดของคุณ

อีเมลเครียด แม้คุณจะไม่ได้ไล่ inbox zero

หากคุณ จริงๆ ต้องฆ่าอีเมลเพื่อทำให้ชีวิตเรียบง่าย มีวิธีที่จะทำให้กระบวนการทำงานไหลลื่น ไปโดยเกือบไม่มีปัญหา คุณอาจต้องจ่ายเงินบางดอลลาร์ทุกเดือน แตคุณอาจพิจารณาว่ามันคุ้มค่าสำหรับความสมดุลของจิตใจ

การสนทนาแบบเรียลไทม์ (Real-Time Discussion)

ในอดีต คุณสามารถสนทนากับใครสักคนได้โดยแค่ส่งอีเมลไปมา ด้วย "Conversation View" ของ Gmail เก็บทุกอย่างไว้ในระเบียบ แตตัวเลือกทางเลือกมหาศาลได้นำเสนอตัวเองขึ้นมา

ตัวแรกที่คุ้มค่าที่จะกล่าวถึงคือ โซเชียลมีเดีย เช่น Facebook และ Twitter ด้วย Twitter การ live-tweet นิยมมาก และ Facebook ทำให้เราสามารถสนทนาหรือโต้เถียงแบบไป-มา (back-and-forth) ได้ (อาจดีหรือแย่ ขึ้นมุมมอง)

จากนั้น มีความเป็นไปได้ของ instant messaging เช่น Jabber และ Google Talk (ตัวหลังยังทำงานอยู่ หากคุณล็อกอินเข้าบัญชีด้วย Pidgin หรือ Adium) มีทางเลือก IM ที่นิยมน้อยกว่า เช่น AIM Messenger และ Yahoo Messenger

เชื่อหรือไม่ ICQ ยังอยู่ ถ้าคน old-school ใดๆ อยากได้ความคลาสสิกของอินเทอร์เน็ต

VOIP ง่ายในปัจจุบันด้วย Skype, Google Hangouts, WhatsApp, iMessage (สำหรับ Mac & iOS เท่านั้น), Appear.in, และพวกเข้ารหัส Telegram และ Signal

หลังจากลองทั้งหมดแล้ว ฉันแนะนำส่วนตัวให้ใช้ Skype, Signal, และ WhatsApp (สำหรับคนที่ปฏิเสธใช้ตัวเลือกเข้ารหัส กลุ่ม "ฉันไม่มีอะไรต้องซ่อน!" อย่างภรรยาของฉัน)

มี 3 ตัวเลือกที่ดีสำหรับประสิทธิภาพทำงาน — Slack, Quip, และ Convo

ประโยชน์ของ Slack ไม่ต้องแนะนำ Quip และ Convo คล้ายกันในฟังก์ชัน มันดึงสมาชิกทีมทุกคนมาไว้ที่เดียว ที่คุณสามารถแชทเรียลไทม์ ดูไฟล์ ดูและอัปเดต task lists และ Convo ยังเพิ่ม การทำคำอธิบายประกอบเอกสาร (annotating documents) ตัวเลือกเหล่านี้มีตัวเลือกฟรีที่ดีสำหรับทีมเล็ก โดยราคาเริ่มมีผลเมื่อทีมและความต้องการของคุณใหญ่ขึ้น

การทำงานร่วมกันในโครงการ (Project Collaboration)

การทำงานร่วมกันในโครงการ เป็นสิ่งที่เมื่อทำถูกต้อง สามารถนำไปสู่ข้อได้เปรียบมากมาย Google Docs ตั้งมาตรฐานทองคำกับการทำงานร่วมกันออนไลน์ เมื่อซื้อ Writely ในปี 2006 ตั้งแต่นั้นมา มันพิสูจน์มีคุณค่าต่อทีมที่มองหาการทำงานพร้อมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์ และ Google Sheets เพิ่มคุณค่าอีก

แตเหมือนทุกอย่างบนอินเทอร์เน็ต คู่แข่งได้ปรากฏขึ้นมาเพื่อหยิบบางส่วนของความเงินของ Google Docs

ทางเลือกใหญ่ที่สุดคือ Office.com แม้หากคุณไม่ใช่แฟน Microsoft มากนัก คุณอาจไม่ยินดีใช้ตัวนี้มาก ในกรณีนั้น คุณอาจสนใจ Dropbox Paper ซึ่งเป็นสิ่งที่ฉันลองอย่างกว้างขวางล่าสุด ทุกอย่างที่คุณทำในเอกสารถูก backup ไปที่บัญชี Dropbox ของคุณ

หากพวกนั้นไม่ดูดูดดูด มีอีก 2 ตัวเลือก ตัวแรกคือ Zoho ซึ่ง ฟรีสำหรับสูงสุด 25 ผู้ใช้ หลังจากนั้น คิดค่าบริการเพียง $5 ต่อผู้ใช้ต่อเดือน ทำให้ Zoho เป็นโซลูชันที่คุ้มค่าสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก อินเตอร์เฟซคล้าย Google Docs และ Microsoft Office มาก และใช้ง่ายมาก

หากคุณชอบชีวิตที่เรียบง่าย และต้องการโซลูชันที่เรียบง่ายกว่า ให้เช็ค PiratePad ทุกครั้งที่คุณ refresh โดเมน URL ใหม่ที่ไม่ซ้ำกันจะถูกสร้าง ทำให้แชร์หน้าให้คนอื่นง่าย นี่คือตัวที่ฉันใช้ทดสอบแอป

คุณสามารถเชิญคนให้เข้าร่วมในเอกสาร หากคุณอยากให้ใครดูเอกสารโดยไม่ให้แก้ไข คุณสามารถกดปุ่ม "read only" เพื่อได้ลิงก์ที่ต่างออกไปเล็กน้อย ใครก็ตามที่มีลิงก์ "read-only" สามารถดาวน์โหลดเอกสารเป็น HTML, plain text, Microsoft Word, หรือ PDF

การจัดตารางนัดหมาย (Meeting Scheduling)

หนึ่งในการใช้งานอีเมลธุรกิจที่ใหญ่ที่สุด คือ การจัดตารางนัดหมาย ใครเคยพยายามจัดนัดหมาย จะรู้ความรู้สึกนี้ดีมาก ทั้ง "ไป-มา" แบบ Dilbert-like farce คุณพยายามจัดนัดหมายธุรกิจสำหรับ 5 คน และใช้ประมาณ תריסר อีเมลกระจายหลายวัน จากทุกคนพูดว่า "ฉันทำเวลานี้ได้" และ "ฉันทำเวลานั้นไม่ได้"

จะไม่ใช่諷刺ไหม หากการประชุมเกี่ยวกับการจัดการเวลาและประสิทธิภาพการทำงานในที่ทำงาน?

ตัวเลือก non-email ที่ใช้ที่ MakeUseOf คือ ScheduleOnce ที่ยอดเยี่ยม มันต่อกับ Google Calendar ของคุณ และเมื่อทุกคนใส่เวลาที่ว่างแล้ว ไซต์จะรวมทั้งหมดเพื่อหาช่วงเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคน

คุณเกือบถูก spoiled สำหรับตัวเลือกอื่นๆ บางตัวรวมถึง Dozz, WhenisGood, NeedtoMeet, และ Timebridge สิ่งที่ทำให้พวกเขาเด่นจาก ScheduleOnce ที่เสียค่าใช้จ่าย คือ พวกเขาเป็นฟรี หรือมีตัวเลือกฟรีที่ดีมาก

ตัวที่ดึงดูดสายตามากที่สุดคือ NeedToMeet พวกเขามีรายการฟีเจอร์ที่น่าประทับใจสำหรับฟรี รวมถึง Outlook integration และ mobile apps อีกทางหนึ่ง หากการประชุมเล็กๆ เป็นเรื่องของคุณ WhenIsGood แบ่งช่วงเวลาเป็นช่วง 15 นาที

การจัดการรายชื่อติดต่อ (Contact Management)

วันของสมุดที่อยู่กระดาษ ดูเหมือนจะเกือบหมดไป แม้ส่วนใหญ่เราจะใช้ตัวเลือกออนไลน์ แทน การที่เคยผูกมัดอย่างมั่นคงกับที่อยู่อีเมล ตอนนี้คุณสามารถส่งงานนี้ให้แอปอื่นทำได้

Plaxo เป็นทางเลือก Google Contacts ที่แนะนำดี มีแผนฟรีพื้นฐานที่ค่อนข้างดี Backup ของสมุดที่อยู่ของคุณถูกทำบนคลาวด์ ที่คุณสามารถรวมสมุดที่อยู่จากบริการหลายๆ แห่งเข้าด้วยกันเป็น "universal" address book หากติดต่อของคุณบางคนอยู่กับ Plaxo คุณจะได้รับแจ้งเตือนการอัปเดตรายละเอียดติดต่อของพวกเขา

คู่แข่งรวมถึง Memotoo ซึ่งแย่ลงเล็กน้อยเพราะแผนฟรีที่น่าผิดหวัง และบัญชีฟรีที่ไม่ได้ใช้งานถูกลบหลัง 30 วัน Fruux มุ่งเป้าถึงธุรกิจ ทางเลือก Fruux ที่คุณอาจอยากดูคือ FullContact ซึ่งมุ่งเป้าทีมและธุรกิจขนาดใหญ่

ส่งไฟล์และไฟล์แนบอื่นๆ

บริการส่งไฟล์มีเยอะมาก และมีมาตั้งแต่เริ่มต้นยุคอินเทอร์เน็ต การถ่ายโอนไฟล์ทางอีเมลยังคงอยู่ภายใต้ข้อจำกัดที่เข้มงวดมาก ดังนั้น หากคุณเขียนนิยายใหญ่โต และอยากส่งให้แม่อ่านเพื่อขอความคิดเห็น คุณไม่สามารถส่งทางอีเมลแบบปกติได้

หากไฟล์เกินขีดจำกัดอีเมลเพียงเล็กน้อย (โดยทั่วไป 25MB) คุณสามารถใช้บริการอย่าง Skype ส่งได้ แตหากใหญ่กว่านั้น Cloud storage น่าจะเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด ขนาดไฟล์จะตัดสินว่าคุณต้องจ่ายเพิ่มสำหรับ cloud storage หรือไม่ แต Google Drive และ OneDrive (สูงสุด 10 GB) ใจกว้างมากกับแผนฟรี Dropbox ด้านอื่น ให้เพียง 3GB เริ่มต้น — ซึ่งอาจเพียงพอสำหรับกรณีส่วนใหญ่

หรือ หากคุณมีโดเมนของตัวเอง อัปโหลดไฟล์ผ่าน FTP ไปที่โดเมนของคุณในไฟล์ Zip หรือ RAR ที่มีรหัสผ่าน ปาร์ทเนอร์อีกฝ่ายสามารถดาวน์โหลดจากโดเมนของคุณที่ปลายทาง

ส่งข้อมูลละเอียดอ่อน (Sensitive Information)

การส่งข้อมูลละเอียดอ่อน เช่น รหัสผ่าน และรายละเอียดบัตรเครดิต ผ่านอีเมล เป็นโดยและใหญ่ ไอเดียที่แย่มาก ดีกว่าส่งผ่าน SMS หรือแบบเก่าโรงเรียน โทรหาคนนั้น!

แตตอนนี้มีบริการอีเมล "self-destructing" (ทำลายตัวเอง) ซึ่งจะส่งข้อความของคุณอย่างปลอดภัย และกำหนดเวลาจำกัด 60 วินาที สำหรับผู้รับอ่านข้อความของคุณ ก่อนที่มันจะหายไป ตัวโปรดของฉันคือ SnapMail ซึ่งสามารถผสานรวมกับ Gmail ได้ด้วย Chrome extension

ตัวเลือก Gmail-integrated อีกตัวคือ Dmail ซึ่งได้รับรีวิวที่เยี่ยมมาก ฉันลองและพบว่าประทับใจมาก Dmail มีสลับ on/off และคุณสามารถระบุได้ว่าอยากให้ข้อความถูกทำลายเมื่อไหร่ อย่างไรก็ตาม คุณมีเพียง 3 ตัวเลือก โดยไม่มีทางปรับแต่งช่วงเวลา ด้านนั้น จึงค่อนข้างจำกัด

เพื่อหาทางเลือกอื่นๆ คุณสามารถ Google "self-destructing email" เพื่อได้ความเป็นไปได้มากขึ้น

อีเมลถูกใช้อย่างดั้งเดิมในการเก็บรวบรวมข้อมูลจากกลุ่มคนบางกลุ่ม ตัวอย่างเช่น โรงเรียนอาจส่งอีเมลให้ผู้ปกครองเกี่ยวกับทริปเรียนที่จะมาถึง ร้านค้าออนไลน์อาจอยากอีเมลลูกค้าเพื่อถามประสบการณ์ช็อปปิ้ง หรือ startup อาจอยากเก็บ feedback บนผลิตภัณฑ์ใหม่

สิ่งนี้ตอนนี้สามารถทำได้ทั้งหมดโดยแอปภายนอก และช่วย inboxes จากการถูกโจมตีโดยฝนจดหมายข่าว ชื่อใหญ่ในพื้นที่นี้ คือ Google Forms ซึ่งทรงพลัง ปรับแต่งได้มาก และถูกใช้โดยบริษัทหลายแห่ง (รวมถึง MakeUseOf)

ตัวโปรดส่วนตัวของฉันคือ Typeform ซึ่งฉันเคยใช้บนเว็บไซต์ของตัวเองสำหรับลูกค้าใหม่ สองตัวเลือกที่คล้ายกันคือ Responster และ Survey Monkey ตัวหลังไม่มีแผนฟรีที่ดีนัก แต Typeform และ Responster มี

จัดเก็บวัสดุอ้างอิง (Reference Material)

เมื่อฉันได้บัญชี Gmail ครั้งแรกในปี 2004 ฉันเริ่มใช้พื้นที่ใหญ่โตเพื่อเก็บสำเนาวัสดุอ้างอิงทั้งหมด รูปภาพ MP3 และมากกว่านั้น ฉันใช้ Gmail เป็นฐานข้อมูล และสิ่งที่ฉันต้องทำเพื่อหาบางอย่าง คือใช้ฟังก์ชันค้นหาของ Gmail

ตอนนี้ในปี 2016 บัญชีอีเมลของฉันเกือบว่างเปล่า เมื่อพื้นที่ Gmail ของฉันลดลง ฉันย้ายทุกอย่างไป Evernote และจ่ายสำหรับสมาชิก premium เพื่อฟีเจอร์ขั้นสูง ฉันเป็นแฟนหน้าซื่อของบริการจดบันทึก และแนะนำอย่างยิ่ง

หากคุณเป็นแฟน Microsoft แทน OneNote จะเป็นแอปที่คุณเลือก

ตัวเลือกอื่นๆ รวมถึง Google Keep, Delicious, และ Apple Notes ในที่สุด การตัดสินใจของคุณจะขึ้นอยู่กับนิสัยการจดบันทึกของคุณ

Google Keep เรียบง่าย แตฉันส่วนตัวไม่ใช้ Google Keep เนื่องจาก Google มีนิสัยเลวที่ปิดบริการที่ไม่ทำเงินให้พวกเขา

Apple Notes มีประโยชน์ แต่จำกัดเฉพาะผู้ใช้ iOS และ Mac OS X และแม้จะได้รับการอัปเกรดใหญ่ล่าสุด ยังคงง่ายเกินไปสำหรับความต้องการของฉัน แตความต้องการของคุณอาจแตกต่าง และคุณอาจเห็นบริการเหล่านี้เพียงพอ

Delicious เป็นเครื่องมือโซเชียล และอาจเป็นตัวเลือกสำหรับเก็บ URL เว็บ ไซต์นี้จางลงมากตั้งแต่วันวังอันเก่า แต่มันยังเป็นแอปที่มั่นคง

เมื่อคุณไม่อยากจ่ายสำหรับบริการบุคคลที่สาม และคุณจ่ายสำหรับโดเมนของตัวเองอยู่แล้ว คุณอาจสนใจความคิดในการติดตั้ง wiki ของตัวเอง

Wikipedia รันบนซอฟต์แวร์ open-source ฟรี MediaWiki และหากคุณขาดทักษะทางเทคนิคในการติดตั้ง เอง หลาย web host เสนอการติดตั้งอัตโนมัติ คุณแค่ต้องจำไว้ว่า เมื่อฐานข้อมูลของคุณใหญ่ขึ้น ค่าใช้จ่ายโฮสติ้งรายเดือนจะเพิ่มขึ้น

บอกคนรักระยะไกลว่าคุณรักพวกเขา

ฉันพบภรรยาของฉันโดยโชคดีออนไลน์ในปี 2001 แตตอนนั้น ไม่มี Skype, Google Hangouts, WhatsApp, Facebook (หรือที่รู้จักดีกว่า Dark Ages) ดังนั้นเราเหลือเพียง SMS ธรรมดา (แพง) โทรศัพท์บ้านธรรมดา (แพงกว่า) และ instant messaging (ดีกว่ามาก และถูกจากอินเทอร์เน็ตคาเฟ่) แตสิ่งที่เรามีตลอดเวลาคืออีเมล และจดหมายรักและบทกวีรักของฉันทางอีเมล เป็นตำนาน

กุหลาบสีแดง วิโอเลตสีน้ำเงิน
เข้าครัวไป
อบพายให้ฉันหน่อย

แตตอนนี้คุณมีความเป็นไปได้อื่นๆ มากมาย จนอีเมลดูเก่าแก่โดยการเปรียบเทียب ตามที่กล่าวมา มีโอกาส VOIP มากมาย การส่งข้อความผ่าน data plan และโซเชียลมีเดีย Skype ถูกใช้สำหรับคู่รักทำอาหารร่วมกัน และแม้แต่นอนร่วมกัน (นอนจริง ไม่ใช่สิ่งอื่น) WhatsApp ทำให้ค่าใช้จ่าย SMS ลดลง และอินเทอร์เน็ตทำให้หา deal การเดินทางที่ดีที่สุดเพื่อไปเจอคู่รักของชีวิตคุณได้ง่ายขึ้น

แต่นี่หมายถึงท้ายของอีเมลหรือไม่?

แอปและไซต์เยอะมากสัญญาว่าพวกเขาคือ the email killer แตถ้าพวกเขาเป็น killer พวกเขาไม่ได้เป็น killer ที่ดี เพราะอีเมลยังหายใจอยู่ อีเมลคือรากฐานของอินเทอร์เน็ต และฉันคิดว่ามันจะ มีอยู่เสมอ ในรูปแบบบางรูปแบบ

พูดอย่างนั้น ฟังก์ชันบางส่วนของมัน กำลัง ถูกครอบครองโดยแอปและบริการบุคคลที่สาม ไม่ใช่แล้วที่คุณถูกผูกมัดกับกล่องจดหมายเข้า และอาจเป็นสิ่งดี

คุณเห็นพ้องกับสุขภาพของอีเมลไหม? คุณเคยย้าย workflow ไปเครื่องมือทางเลือกไหม? บอกเราในความคิดเห็น