การไม่ใช้กระดาษเป็นเรื่องยุ่งยากน้อยลง แต่มีบางครั้งที่คุณต้องการพิมพ์อีเมลที่สำคัญ อาจมีสัญญาหรือใบแจ้งหนี้แนบมาด้วย เอกสารฉบับพิมพ์ยังคงมีความสำคัญในฐานะระบบป้องกันความผิดพลาด ดังนั้นคุณจะพิมพ์อีเมลได้อย่างไรและจะทำได้อย่างไรเมื่อไม่ได้ถูกผูกมัดกับโต๊ะทำงาน
มาตอบคำถามทุกข้อที่อยู่ระหว่างกล่องจดหมายและเครื่องพิมพ์กันเถอะ
วิธีพิมพ์อีเมล
"ทำไม" ที่คุณต้องการพิมพ์อีเมลอาจมีสาเหตุหลายประการ "วิธีการ" นั้นง่ายพอๆ กับเครื่องมือที่มีคุณลักษณะมากมายในปัจจุบัน ซึ่งไม่เพียงแต่ให้เครื่องพิมพ์จริงเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพิมพ์บนคลาวด์และโซลูชันเครื่องพิมพ์เสมือน เช่น พิมพ์เป็น PDF และ ส่งไปยัง OneNote
Gmail เป็นพื้นฐานที่มีการควบคุมการพิมพ์ขึ้นอยู่กับเบราว์เซอร์ โปรแกรมรับส่งเมลบนเดสก์ท็อป เช่น Microsoft Outlook 365 และ 2019 มีทั้งวิธีการพิมพ์อีเมลด้วยตนเองและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติด้วยความช่วยเหลือของกฎของ Outlook
แต่มาดู Gmail ทางเว็บกันก่อนที่เราจะเปิดแอปเดสก์ท็อปอย่าง Outlook
วิธีพิมพ์อีเมลจาก Gmail
การพิมพ์ข้อความเดียวใน Gmail เป็นเรื่องง่าย เปิด Gmail ของคุณและไปที่อีเมลที่คุณต้องการพิมพ์
ขั้นตอนที่ 1: เปิดอีเมลเฉพาะหรือขยายหากเป็นส่วนหนึ่งของชุดการสนทนายาว
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ด้านบนขวาแล้วคลิก เครื่องพิมพ์ ไอคอน. คุณยังสามารถคลิกขวาที่ด้านบนของจดหมายและเลือก พิมพ์ จากเมนูบริบท หรือใช้ Ctrl + P ทางลัด
ขั้นตอนที่ 3: พิมพ์ กล่องโต้ตอบจะปรากฏขึ้น เลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการพิมพ์ จำไว้ว่า คุณสามารถพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ เครื่องพิมพ์ระบบคลาวด์ PDF หรือเพียงแค่ "พิมพ์" ไปที่ OneNote
ขั้นตอนที่ 4: เลือกการตั้งค่าเครื่องพิมพ์อื่นๆ เช่น เค้าโครง และจำนวนหน้าที่คุณต้องการพิมพ์หากข้อความล้นเกินหนึ่งหน้า
ขั้นตอนที่ 5: คลิกที่ การตั้งค่าเพิ่มเติม เพื่อขยายตัวเลือกการพิมพ์ใน Gmail
- เพื่อประหยัดกระดาษ คุณสามารถ เลือกมาตราส่วน และย่อหลายหน้าเป็นแผ่นเดียว
- หากต้องการประหยัดหมึก คุณสามารถยกเลิกการเลือก ส่วนหัวและส่วนท้าย และ กราฟิกพื้นหลัง .
วิธีพิมพ์เธรดอีเมลทั้งหมดใน Gmail
มุมมองการสนทนาใน Gmail สามารถแสดงอีเมลจำนวน 100 ฉบับในชุดข้อความยาวชุดเดียว หากต้องการพิมพ์ทั้งหมด ให้ไปที่ด้านบนขวาอีกครั้งแล้วคลิกไอคอนเครื่องพิมพ์ซึ่งขณะนี้ระบุว่า พิมพ์ทั้งหมด .
แต่คุณยังสามารถพิมพ์อีเมลหนึ่งฉบับโดยทำตามลำดับเวลาและเปิดการสนทนาเดียวนั้น จากนั้น ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อพิมพ์จดหมาย
แล้วการพิมพ์อีเมลด้วยโหมดข้อมูลลับล่ะ คำตอบสั้น ๆ คือคุณไม่สามารถ หากผู้ส่งเปิดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวนี้ คุณจะไม่สามารถส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดอีเมลได้
อีกทางเลือกหนึ่งคือ ถ่ายภาพหน้าจอของจดหมายและพิมพ์ออกมา หากคุณต้องการเก็บข้อมูลบางอย่างไว้ก่อนที่จดหมายจะหมดอายุ
วิธีพิมพ์อีเมลจาก Microsoft Outlook
Outlook สามารถเป็นตัวช่วยสำหรับการพิมพ์อีเมลหนึ่งฉบับหรือการพิมพ์อีเมลหลายฉบับพร้อมไฟล์แนบจำนวนมาก ด้วยลักษณะองค์กรของซอฟต์แวร์ Office ในระดับแนวหน้า มีหลายวิธีในการพิมพ์อีเมลจาก Outlook และช่วยประหยัดเวลาในการพิมพ์จำนวนมาก
พิมพ์อีเมลฉบับเดียวจาก Microsoft Outlook
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Outlook แล้วเปิดอีเมลฉบับเดียวที่คุณต้องการพิมพ์
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ ริบบิ้น> ไฟล์> พิมพ์ และเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการใช้ หรือใช้ทางลัด Ctrl + P .
ขั้นตอนที่ 3: ใน การตั้งค่า , เลือก รูปแบบบันทึก .
ดังที่คุณเห็น Outlook มีตัวเลือกรูปแบบการพิมพ์สองแบบ—รูปแบบตาราง และ รูปแบบบันทึก . การพิมพ์ในรูปแบบตารางจะแสดงรายการข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมายเข้าของคุณ และการเลือกรูปแบบบันทึกช่วยพิมพ์อีเมลจริง
ขั้นตอนที่ 4: คุณสามารถเลือกดูตัวอย่างทั้งสองสไตล์ก่อนที่คุณจะสรุปตัวเลือกการพิมพ์อื่นๆ แล้วกดพิมพ์ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกการพิมพ์ยังช่วยให้คุณเลือกหน้าเฉพาะของข้อความที่มีช่วงหน้า การตั้งค่า
พิมพ์ไฟล์แนบใน Microsoft Outlook
ทำตามขั้นตอนด้านบนและเลือก พิมพ์ไฟล์ที่แนบมา ช่องทำเครื่องหมายในกล่องโต้ตอบตัวเลือกการพิมพ์
ใช้การพิมพ์ด่วนใน Microsoft Outlook
ฟีเจอร์ Quick Print ใน Outlook ช่วยให้คุณพิมพ์อีเมลหนึ่งฉบับหรือหลายฉบับโดยไม่ต้องเปิดอ่านเลย
ขั้นตอนที่ 1: เลือกอีเมลหนึ่งฉบับหรือใช้ Ctrl คีย์ด้วยเมาส์เพื่อเลือกอีเมลหลายฉบับ จากนั้นคลิกขวาและเลือก พิมพ์ด่วน จากเมนูบริบท
ขั้นตอนที่ 2: หากการตั้งค่าสำหรับ พิมพ์ไฟล์แนบ ถูกตรวจสอบแล้ว ไฟล์แนบในข้อความจะถูกพิมพ์ด้วย
โปรดทราบว่า Quick Print จะใช้เครื่องพิมพ์เริ่มต้นที่ตั้งค่าไว้ในกล่องโต้ตอบการพิมพ์ หากคุณต้องการใช้เครื่องพิมพ์อื่น เปิด พิมพ์ โต้ตอบและเปลี่ยนเครื่องพิมพ์เป็นเครื่องพิมพ์ที่มีอยู่สำหรับระบบของคุณ
พิมพ์ส่วนที่เลือกจากอีเมลใน Microsoft Outlook
ต้องการพิมพ์ส่วนเฉพาะของอีเมลไม่ใช่ข้อความทั้งหมดใช่หรือไม่ คุณสามารถทำสิ่งนี้ได้อย่างง่ายดายใน Outlook แต่คุณต้องใช้เบราว์เซอร์เป็นสะพานเชื่อมระหว่าง Outlook และเครื่องพิมพ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1: เปิดอีเมล ไปที่ ริบบิ้น> แท็บข้อความ> ย้ายกลุ่ม> การทำงาน> ดูในเบราว์เซอร์ .
ขั้นตอนที่ 2: คลิก ตกลง บนกล่องข้อความความปลอดภัยที่ปรากฏขึ้น อีเมลจะแสดงในเบราว์เซอร์เริ่มต้นที่ตั้งค่าไว้สำหรับ Outlook
ขั้นตอนที่ 3: เลือกข้อความหรือส่วนของข้อความโดยตรงในหน้าต่างเบราว์เซอร์
ขั้นตอนที่ 4: ไปที่คุณสมบัติการพิมพ์ของเบราว์เซอร์หรือคลิกขวาที่ด้านบนของส่วนที่เลือกแล้วเลือก พิมพ์ .
ขั้นตอนที่ 5: ภายใต้ ช่วงหน้า> คลิก การเลือก> จากนั้นคลิก พิมพ์ .
นี่อาจเป็นนิสัยที่เป็นประโยชน์ในการประหยัดกระดาษและหมึกพิมพ์เมื่อคุณต้องการเก็บส่วนหนึ่งของอีเมลไว้ ไม่ใช่ทั้งข้อความ
วิธีพิมพ์อีเมลจาก iPhone หรือ Android
เดสก์ท็อปของคุณเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ จึงสามารถพิมพ์งานได้ในไม่กี่คลิก แล้วการพิมพ์จากโทรศัพท์มือถือของคุณล่ะ
คุณสามารถใช้พิมพ์เป็น PDF และบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF บนโทรศัพท์ของคุณได้จนกว่าคุณจะเข้าถึงเครื่องพิมพ์
สำหรับผู้ใช้ Android และ iPhone เบราว์เซอร์มือถือใดๆ ก็สามารถช่วยคุณพิมพ์ข้อความอีเมลของคุณได้ บริการ AirPrint ของ Apple เป็นโซลูชันไร้สายที่ไม่จำเป็นต้องติดตั้งไดรเวอร์ คล้ายกับ Cloud Print ของ Google สำหรับผู้ใช้ Android และช่วยคุณพิมพ์อีเมล เอกสาร และรูปภาพได้จากทุกที่
ฉันสามารถพิมพ์เอกสารจากอีเมลของฉันได้ที่ไหน
คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์พกพา และเครื่องพิมพ์ของคุณสะดวก แต่จะเป็นอย่างไรเมื่อคุณอยู่ข้างนอกโดยไม่ได้เข้าถึงเครื่องพิมพ์ของคุณเอง
ไม่ใช่ปัญหาในโลกที่มีการเชื่อมต่อแบบไฮเปอร์ของเราในปัจจุบัน แหล่งจำหน่ายอุปกรณ์สำนักงาน ห้องสมุดสาธารณะ ศูนย์บริการธุรกิจ โรงแรม และร้านอาหารสามารถเป็นแหล่งที่มาได้ แม้แต่ FedEx และ UPS ก็ยังมีบริการพิมพ์และถ่ายเอกสารสำหรับบุคคล ธุรกิจขนาดเล็ก และองค์กรขนาดใหญ่
พิมพ์ "สถานที่ที่จะพิมพ์ใกล้ฉัน" ใน Google Maps และสามารถให้บริการตัวเลือกอื่น ๆ อีกมากมาย มีสถานที่อีกมากมายให้คุณค้นหาเครื่องพิมพ์เมื่อคุณไม่อยู่บ้าน หากทุกอย่างล้มเหลว จงพึ่งพาน้ำใจของคนแปลกหน้า
คุณควรพิมพ์บางสิ่งจากอีเมลเมื่อใด
คิดก่อนพิมพ์ แคมเปญปรากฏขึ้นเมื่อหลายปีก่อน จิตสำนึกด้านสิ่งแวดล้อมของเราหวังว่าจะดีขึ้นในขณะนี้ นิสัยการพิมพ์ที่ยั่งยืน (เช่น การพิมพ์สองด้าน) และผลิตภัณฑ์ (กระดาษรีไซเคิลและตัวเลือกการประหยัดพลังงาน) ได้รับการปรับปรุง
นอกจากนี้ โปรแกรมรับส่งเมลยังมาพร้อมกับที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์และคุณสมบัติการจัดการกล่องขาเข้า ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการจัดระเบียบอีเมล และสามารถเข้าถึงข้อมูลโค้ดทั้งหมดได้จากทุกอุปกรณ์
ดังนั้นพิมพ์อีเมลเมื่อจำเป็นจริงๆ มิฉะนั้น ใช้พิมพ์เป็น PDF จากทุกที่และจัดเก็บไว้ในคลาวด์หรือส่งออกไปยังโซลูชันการจดบันทึก เช่น Evernote หรือ OneNote
