การเป็นไร้กระดาษน้อยกว่าความยุ่งยาก แต่มีครั้งที่คุณต้องการหน้ากระดาษพิมพ์ของอีเมลสำคัญ อาจมีสัญญาหรือใบแจ้งหนี้แนบมา หากลายกระดาษยังคงสำคัญเป็นสถิติสำรอง ดังนั้น คุณสามารถพิมพ์อีเมลได้อย่างไร และจากที่ไหนเมื่อคุณไม่ได้ผูกมัดกับโต๊ะทำงาน?
มาตอบคำถามทั้งหมดที่มาระหว่างกล่องจดหมายและเครื่องพิมพ์ของคุณ
วิธีพิมพ์อีเมล?
"ทำไม" คุณอยากพิมพ์อีเมลอาจมีหลายเหตุผล "วิธี" ก็ง่ายเท่ากันในเครื่องมือที่มีฟีเจอร์ครบครันวันนี้ ซึ่งให้คุณไม่ได้แค่เครื่องพิมพ์ทางกายภาพ แต่ยังมีการพิมพ์บนคลาวด์และโซลูชันเครื่องพิมพ์เสมือนจริงอย่าง Print to PDF และ Send to OneNote
Gmail พื้นฐานกับการควบคุมพิมพ์ที่ขึ้นอยู่กับเบราว์เซอร์ ไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อปอย่าง Microsoft Outlook 365 และ 2019 ให้ทั้งวิธีด้วยตนเองและเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติพร้อมความช่วยเหลือของกฎ Outlook
แตมาดู Gmail บนเว็บก่อนที่เราจะเปิดแอปเดสก์ท็อปอย่าง Outlook
วิธีพิมพ์อีเมลจาก Gmail
การพิมพ์ข้อความเดียวใน Gmail ง่าย เปิด Gmail และไปที่จดหมายที่คุณต้องการพิมพ์
ขั้นตอนที่ 1: เปิดจดหมายเฉพาะหรือขยายมันหากเป็นส่วนของเธรดการสนทนายาว
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่มุมขวาบนและคลิกไอคอน เครื่องพิมพ์ คุณยังสามารถคลิกขวาบนจดหมายและเลือก พิมพ์ จากเมนูบริบท หรือใช้ปุ่มลัด Ctrl + P
ขั้นตอนที่ 3: กล่องโต้ตอบ พิมพ์ แสดงขึ้น เลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการพิมพ์ จำได้ว่า คุณสามารถพิมพ์ไปยังเครื่องพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ เครื่องพิมพ์บนคลาวด์ PDF หรือแค่ "พิมพ์" ไป OneNote
ขั้นตอนที่ 4: เลือกการตั้งค่าเครื่องพิมพ์อื่นๆ เช่น เลย์เอาต์ และจำนวนหน้าที่คุณต้องการพิมพ์ หากข้อความล้นมากกว่าหน้า
ขั้นตอนที่ 5: คลิกที่ การตั้งค่าเพิ่มเติม เพื่อขยายตัวเลือกที่พร้อมสำหรับการพิมพ์ใน Gmail
- เพื่อประหยัดกระดาษ คุณสามารถ เลือก Scale และบีบหลายหน้าให้เป็นแผ่นเดียว
- เพื่อประหยัดหมึก คุณสามารถเอาติ๊ก Headers and Footers และ Background graphics ออก
วิธีพิมพ์เธรดอีเมลทั้งหมดใน Gmail
มุมมุมการสนทนาใน Gmail สามารถแสดงเชน 100 อีเมลในเธรดยาวเดียว ในการพิมพ์ทั้งหมด ไปที่มุมขวาบนอีกครั้งและคลิกไอคอนเครื่องพิมพ์ซึ่งตอนนี้เขียนว่า พิมพ์ทั้งหมด
แตคุณยังสามารถพิมพ์อีเมลฉบับเดียวได้โดยทำตามลำดับเวลาและเปิดการสนทนาฉบับเดียวนั้น จากนั้นทำตามขั้นตอนข้างต้นเพื่อพิมพ์จดหมาย
อีเมลที่มีโหมดลับ (Confidential Mode) พิมพ์ได้ไหม? คำตอบสั้นคือ ไม่ได้ หากผู้ส่งเปิดการตั้งค่านี้ คุณไม่สามารถส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ หรือดาวน์โหลดจดหมายนั้นได้
ทางเลือกคือถ่ายภาพหน้าจอ (screenshot) ของจดหมายและพิมพ์มัน หากคุณต้องการเก็บข้อมูลบางส่วนก่อนที่จดหมายนั้นจะหมดอายุ
วิธีพิมพ์อีเมลจาก Microsoft Outlook
Outlook สามารถเป็นม้าทำงานหนักสำหรับพิมพ์อีเมลฉบับเดียว หรือพิมพ์หลายฉบับพร้อมไฟล์แนบ ด้วยลักษณะองค์กรของซอฟต์แวร์ Office อยู่ที่หน้า มีหลายวิธีพิมพ์อีเมลจาก Outlook และประหยัดเวลาเมื่อต้องพิมพ์จำนวนมาก
พิมพ์อีเมลฉบับเดียวจาก Microsoft Outlook
ขั้นตอนที่ 1: เปิด Outlook และเปิดอีเมลฉบับเดียวที่คุณต้องการพิมพ์
ขั้นตอนที่ 2: ไปที่ Ribbon > File > Print และเลือกเครื่องพิมพ์ที่คุณต้องการใช้ หรือใช้ปุ่มลัด Ctrl + P
ขั้นตอนที่ 3: ใน การตั้งค่า เลือก Memo Style
เห็นได้ว่า Outlook ให้คุณสองตัวเลือกสไตล์พิมพ์—Table Style และ Memo Style การพิมพ์ใน Table Style แสดงรายการข้อความทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ และการเลือก Memo Style พิมพ์อีเมลจริง
ขั้นตอนที่ 4: คุณสามารถเลือกดูตัวอย่างทั้งสองสไตล์ก่อนที่คุณจะทำให้ตัวเลือกพิมพ์อื่นๆ เสร็จและกด Print ในกล่องโต้ตอบ ตัวเลือกพิมพ์ยังอนุญาตให้คุณเลือกหน้าเฉพาะของข้อความด้วยการตั้งค่า Page range
พิมพ์ไฟล์แนบใน Microsoft Outlook
ทำตามขั้นตอนข้างต้นและเลือกเช็คบ็อกซ์ พิมพ์ไฟล์แนบ ในกล่องโต้ตอบตัวเลือกพิมพ์
ใช้ Quick Print ใน Microsoft Outlook
ฟีเจอร์ Quick Print ใน Outlook ช่วยให้คุณพิมพ์อีเมลฉบับเดียวหรือชุดของพวกเขาโดยไม่ต้องเปิดใดๆ
ขั้นตอนที่ 1: เลือกอีเมลฉบับเดียว หรือใช้ปุ่ม Ctrl กับเมาส์เพื่อเลือกหลายอีเมล จากนั้นคลิกขวาและเลือก Quick Print จากเมนูบริบท
ขั้นตอนที่ 2: หากการตั้งค่า พิมพ์ไฟล์แนบ ถูกติ๊ก ไฟล์แนบในข้อความจะถูกพิมพ์ด้วย
โปรดทราบว่า Quick Print จะใช้เครื่องพิมพ์เริ่มต้นที่ตั้งค่าในกล่องโต้ตอบพิมพ์ หากคุณต้องการใช้เครื่องพิมพ์อื่น ให้เปิดกล่องโต้ตอบ พิมพ์ และเปลี่ยนเครื่องพิมพ์เป็นเครื่องที่มีสำหรับระบบของคุณ
พิมพ์ส่วนที่เลือกจากอีเมลใน Microsoft Outlook
อยากพิมพ์ส่วนเฉพาะของอีเมล ไม่ใช่ข้อความทั้งหมด? คุณทำได้ง่ายใน Outlook แตคุณต้องใช้เบราว์เซอร์เป็นสะพานระหว่าง Outlook และเครื่องพิมพ์ของคุณ
ขั้นตอนที่ 1: เปิดอีเมล ไปที่ Ribbon > แท็บ Message > กลุ่ม Move > Actions > View in Browser
ขั้นตอนที่ 2: คลิก ตกลง บนกล่องข้อความความปลอดภัยที่ป๊อปอัป ข้อความจะแสดงในเบราว์เซอร์เริ่มต้นที่ตั้งค่าไว้สำหรับ Outlook
ขั้นตอนที่ 3: เลือกข้อความหรือส่วนของข้อความโดยตรงในหน้าต่างเบราว์เซอร์
ขั้นตอนที่ 4: ไปที่ฟีเจอร์พิมพ์ของเบราว์เซอร์ หรือคลิกขวาบนการเลือกและเลือก พิมพ์
ขั้นตอนที่ 5: ภายใต้ Page Range > คลิก Selection > จากนั้นคลิก พิมพ์
นี่อาจเป็นนิสัยที่ดีในการประหยัดกระดาษและหมึกพิมพ์เมื่อคุณแค่อยากเก็บส่วนหนึ่งของอีเมล ไม่ใช่ข้อความทั้งหมด
วิธีพิมพ์อีเมลจาก iPhone หรือ Android?
เดสก์ท็อปของคุณเชื่อมต่อกับเครื่องพิมพ์ ดังนั้นการพิมพ์อยู่ห่างเพียงไม่กี่คลิก แตพิมพ์จากมือถือทำอย่างไร?
คุณสามารถใช้ Print to PDF และบันทึกเอกสารเป็นไฟล์ PDF บนโทรศัพท์จนกว่าคุณจะเข้าถึงเครื่องพิมพ์ได้
สำหรับผู้ใช้ Android และ iPhone เบราว์เซอร์มือถือใดๆ ช่วยให้คุณพิมพ์ข้อความอีเมลได้ บริการ AirPrint ของ Apple เป็นโซลูชันไร้สายที่ไม่ต้องติดตั้งไดรเวอร์ มันคล้ายกับ Cloud Print ของ Google สำหรับผู้ใช้ Android และทั้งคู่ช่วยให้คุณพิมพ์อีเมล เอกสาร และรูปภาพจากที่ไหนก็ได้
ที่อื่นๆ ที่ฉันพิมพ์เอกสารจากอีเมลได้คือไหน?
คอมพิวเตอร์ มือถือ และเครื่องพิมพ์ของตัวเองสะดวก แตทำอย่างไรเมื่อคุณออกนอกบ้านโดยไม่เข้าถึงเครื่องพิมพ์ของตัวเอง?
มันไม่ใช่ปัญหาในโลกเชื่อมต่อแบบไฮเปอร์ของวันนี้ ร้านขายอุปกรณ์สำนักงาน ห้องสมุดสาธารณะ ศูนย์บริการธุรกิจ โรงแรม และร้านอาหารสามารถเป็นแหล่งได้ แม้ FedEx และ UPS ก็รู้จักเสนอบริการพิมพ์และถ่ายเอกสารให้บุคคล ธุรกิจขนาดเล็ก และองค์กรขนาดใหญ่
พิมพ์ "places to print near me" ใน Google Maps และมันสามารถเสิร์ฟตัวเลือกเยอะมากขึ้น ยังมีสถานที่มากมายที่หาเครื่องพิมพ์ได้เมื่อคุณไม่อยู่บ้าน หากทุกอย่างล้มเหลว ให้พึ่งใจลัทธิเมตตาของคนแปลกหน้า
เมื่อไหร่ควรพิมพ์สิ่ง gì จากอีเมล?
แคมเปญ Think Before Printing 登場มาหลายปีแล้ว ความตระหนักรู้ด้านสิ่งแวดล้อมของเราน่าจะดีขึ้นแล้ว พฤติการณ์พิมพ์ที่ยั่งยืน (เช่น พิมพ์สองด้าน) และผลิตภัณฑ์ (กระดาษรีไซเคิล และตัวเลือกประหยัดพลังงาน) ได้รับการปรับปรุง
นอกจากนี้ ไคลเอนต์อีเมลมาพร้อมพื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์และฟีเจอร์จัดการกล่องจดหมายที่หล่อหลอการ ใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการจัดระเบียบอีเมล และทุกชิ้นของข้อมูลเข้าถึงได้บนอุปกรณ์ใดๆ
ดังนั้น พิมพ์อีเมลเมื่อจำเป็นอย่างแน่นอน เท่านั้น มิฉะนั้น ใช้ Print to PDF จากที่ไหนก็ได้ และจัดเก็บในคลาวด์ หรือส่งออกไปยังโซลูชันจดบันทึกอย่าง Evernote หรือ OneNote
