สิ่งที่ควรทราบ
- เพื่อพิมพ์ฉลากจาก Excel คุณต้องเตรียมเวิร์กชีต ตั้งค่าฉลากใน Microsoft Word แล้วเชื่อมต่อเวิร์กชีตกับฉลาก
- เพื่อตั้งค่าฉลาก ให้เปิดเอกสาร Word ว่าง ไปที่ Mailings > Start Mail Merge > Labels เลือกยี่ห้อและหมายเลขผลิตภัณฑ์
- เพื่อเพิ่มฟิลด์ Mail Merge ใน Word ให้ไปที่แท็บ Mailings และในส่วน Write & Insert Fields เพิ่มฟิลด์ใน Address Block
คู่มือนี้อธิบายวิธาสร้างและพิมพ์ฉลากจาก Excel โดยใช้คุณสมบัติ Mail Merge ใน Microsoft Word คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับ Excel และ Word 2019, 2016, 2013 และ Excel และ Word สำหรับ Microsoft 365
วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel
คุณสามารถพิมพ์ฉลากสำหรับจัดส่งจาก Excel ได้ในไม่กี่นาทีโดยใช้คุณสมบัติ Mail Merge ใน Word ด้วยคอลัมน์และแถวที่เรียบร้อย ความสามารถในการเรียงลำดับ และคุณสมบัติการป้อนข้อมูล Excel อาจเป็นแอปพลิเคชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการป้อนและจัดเก็บข้อมูลเช่นรายชื่อผู้ติดต่อ เมื่อคุณสร้างรายการโดยละเอียดแล้ว คุณสามารถนำไปใช้กับแอปพลิเคชัน Microsoft 365 อื่นๆ เพื่องานมากมาย
เตรียมเวิร์กชีตและป้อนข้อมูล
เพื่อทำฉลากจัดส่งจาก Excel คุณต้องเพิ่มหัวคอลัมน์ที่อธิบายข้อมูล เพื่อให้ทุกอย่างพิมพ์ออกมาถูกต้อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีหัวคอลัมน์ดังนี้:
- Title (นาย/นาง/นางสาว/ดร.)
- First Name (ชื่อ)
- Last Name (นามสกุล)
- Street Address (ที่อยู่ถนน)
- City (เมือง/จังหวัด)
- State (รัฐ/จังหวัด)
- ZIP Code (รหัสไปรษณีย์)
- พิมพ์หัวข้อในเซลล์แรกของแต่ละคอลัมน์อธิบายข้อมูล สร้างคอลัมน์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่ต้องการรวมอยู่ในฉลาก
- พิมพ์ชื่อ ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่นๆ ที่คุณวางแผนจะพิมพ์บนฉลาก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละรายการอยู่ในคอลัมน์ที่ถูกต้อง
หลีกเลี่ยงการทิ้งคอลัมน์หรือแถวว่างภายในรายการ - บันทึกเวิร์กชีตเมื่อเสร็จสิ้น
ตั้งค่าฉลากใน Word
ต่อไป คุณต้องเลือกขนาดและประเภทของฉลากที่จะพิมพ์
- เปิดเอกสาร Word ว่าง
- ไปที่แท็บ Mailings
- เลือก Start Mail Merge > Labels
- เลือกยี่ห้อในกล่อง Label Vendors แล้วเลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ ซึ่งระบุอยู่บนแพ็กเกจฉลาก คุณยังสามารถเลือก New Label หากต้องการใส่มิติฉลากเอง
- คลิก OK เมื่อพร้อมดำเนินการต่อ
เชื่อมต่อเวิร์กชีตกับฉลาก
ก่อนดำเนินการ Merge เพื่อพิมพ์ฉลากที่อยู่จาก Excel คุณต้องเชื่อมต่อเอกสาร Word กับเวิร์กชีตที่มีรายการของคุณ ครั้งแรกที่คุณเชื่อมต่อกับเวิร์กชีต Excel จาก Word คุณต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าที่อนุญาตให้แปลงไฟล์ระหว่างสองโปรแกรมได้
- ใน Word ให้คลิก File
- เลื่อนลง และเลือก Options ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างซ้าย
- คลิก Advanced ในบานหน้าต่างซ้ายของหน้าต่าง Word Options แล้วเลื่อนลงไปที่ส่วน General
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Confirm file format conversion on open ถูกเลือก แล้วคลิก OK
- จาก Mailings ในกลุ่ม Start Mail Merge ให้เลือก Select Recipients > Use an Existing List
- ไปยังเวิร์กชีต Excel ที่มีรายการของคุณในหน้าต่าง Select Data Source ที่เปิดขึ้น แล้วคลิก Open
- คลิก OK เพื่อยืนยันว่าต้องการใช้รายการ และคลิก OK อีกครั้งเพื่อเลือกตารางที่มีรายการของคุณ หน้าจะเต็มไปด้วยฉลากที่เขียนว่า «Next Record»
เพิ่มฟิลด์ Mail Merge และดำเนินการ Merge
หลังจากจัดระเบียบข้อมูลแล้ว คุณต้องเพิ่มฟิลด์ Mail Merge ก่อนที่จะทำ Merge ให้เสร็จสิ้น นี่คือที่ที่หัวข้อที่คุณเพิ่มในเวิร์กชีต Excel จะมีประโยชน์
- คลิกที่ฉลากแรกบนหน้า แล้วเลือก Address Block ในส่วน Write & Insert Fields ของแท็บ Mailings
- คลิกปุ่ม Match Fields ในกล่องโต้ตอบ Insert Address Block ที่ปรากฏ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อของคุณตรงกับฟิลด์ที่จำเป็น หากมีอะไรไม่ถูกต้อง ให้ใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงข้างมันเพื่อจับคู่กับฟิลด์ที่ถูกต้อง - คลิก OK คลิก OK อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
- เลือก Mailings > Write & Insert Fields > Update Labels
- เมื่อตั้งค่าสเปรดชีต Excel และเอกสาร Word เรียบร้อยแล้ว คุณสามารถ Merge ข้อมูลและพิมพ์ฉลากได้ คลิก Finish & Merge ในกลุ่ม Finish บนแท็บ Mailings
- คลิก Edit Individual Documents เพื่อดูตัวอย่างว่าฉลากที่พิมพ์จะมีลักษณะอย่างไร เลือก All > OK
- เอกสารใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับฉลากจัดส่งจากเวิร์กชีต Excel ของคุณ คุณสามารถแก้ไข พิมพ์ และบันทึกฉลากได้เหมือนเอกสาร Word อื่นๆ
