ข้อควรรู้
- ในการพิมพ์ฉลากจาก Excel คุณต้องเตรียมเวิร์กชีต ตั้งค่าป้ายกำกับใน Microsoft Word จากนั้นเชื่อมต่อเวิร์กชีตกับป้ายกำกับ
- หากต้องการตั้งค่าป้ายกำกับ ให้เปิดเอกสาร Word เปล่าแล้วไปที่ การส่งจดหมาย> เริ่มจดหมายเวียน> ป้ายกำกับ . เลือกยี่ห้อและหมายเลขผลิตภัณฑ์
- หากต้องการเพิ่มฟิลด์จดหมายเวียนใน Word ให้ไปที่ การส่งจดหมาย แท็บ และใน เขียนและแทรกฟิลด์ ให้เพิ่มฟิลด์ใน บล็อกที่อยู่ .
คู่มือนี้อธิบายวิธีการสร้างและพิมพ์ป้ายชื่อจาก Excel โดยใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Microsoft Word คำแนะนำเหล่านี้ใช้ได้กับ Excel และ Word 2019, 2016 และ 2013 และ Excel และ Word สำหรับ Microsoft 365
วิธีพิมพ์ฉลากจาก Excel
คุณสามารถพิมพ์ป้ายจ่าหน้าจดหมายจาก Excel ในเวลาไม่กี่นาทีโดยใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Word ด้วยคอลัมน์และแถวที่เป็นระเบียบ ความสามารถในการจัดเรียง และคุณลักษณะการป้อนข้อมูล Excel อาจเป็นแอปพลิเคชันที่สมบูรณ์แบบสำหรับการป้อนและจัดเก็บข้อมูล เช่น รายชื่อผู้ติดต่อ เมื่อคุณสร้างรายการโดยละเอียดแล้ว คุณสามารถใช้กับแอปพลิเคชัน Microsoft 365 อื่นๆ ได้สำหรับงานมากมาย
เตรียมใบงานและป้อนข้อมูล
ในการทำป้ายจ่าหน้าจดหมายจาก Excel คุณต้องเพิ่มส่วนหัวของคอลัมน์ที่อธิบายเพื่อให้ทุกอย่างพิมพ์ออกมาอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่น คุณอาจมีส่วนหัวของคอลัมน์ต่อไปนี้:
- หัวข้อ (นาย/นาง/ดร.)
- ชื่อ
- นามสกุล
- ที่อยู่
- เมือง
- รัฐ
- รหัสไปรษณีย์
-
พิมพ์หัวเรื่องในเซลล์แรกของแต่ละคอลัมน์ที่อธิบายข้อมูล สร้างคอลัมน์สำหรับแต่ละองค์ประกอบที่คุณต้องการรวมไว้บนป้ายกำกับ
-
พิมพ์ชื่อและที่อยู่หรือข้อมูลอื่นๆ ที่คุณวางแผนจะพิมพ์ลงบนฉลาก
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแต่ละรายการอยู่ในคอลัมน์ที่ถูกต้อง
หลีกเลี่ยงการเว้นคอลัมน์หรือแถวว่างไว้ในรายการ
-
บันทึกแผ่นงานเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว
ตั้งค่าป้ายกำกับใน Word
ถัดไป คุณต้องเลือกขนาดและประเภทของฉลากที่คุณกำลังพิมพ์
-
เปิดเอกสาร Word เปล่า
-
ไปที่ การส่งจดหมาย แท็บ
-
เลือก เริ่มจดหมายเวียน> ป้ายกำกับ .
-
เลือกแบรนด์ใน ผู้จำหน่ายฉลาก กล่องแล้วเลือกหมายเลขผลิตภัณฑ์ซึ่งระบุไว้ในบรรจุภัณฑ์ฉลาก คุณยังสามารถเลือก ป้ายกำกับใหม่ หากคุณต้องการป้อนขนาดฉลากที่กำหนดเอง
-
คลิก ตกลง เมื่อคุณพร้อมที่จะดำเนินการต่อ
เชื่อมต่อแผ่นงานกับฉลาก
ก่อนดำเนินการผสานเพื่อพิมพ์ป้ายชื่อที่อยู่จาก Excel คุณต้องเชื่อมต่อเอกสาร Word กับเวิร์กชีตที่มีรายการของคุณ ครั้งแรกที่คุณเชื่อมต่อกับเวิร์กชีต Excel จาก Word คุณต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าที่อนุญาตให้คุณแปลงไฟล์ระหว่างสองโปรแกรม
-
ใน Word ให้คลิก ไฟล์ .
-
เลื่อนลงและเลือก ตัวเลือก ที่ด้านล่างของบานหน้าต่างด้านซ้าย
-
คลิก ขั้นสูง ในบานหน้าต่างด้านซ้ายของหน้าต่างตัวเลือกของ Word จากนั้นเลื่อนลงไปที่ ทั่วไป มาตรา.
-
ตรวจสอบให้แน่ใจว่า ยืนยันการแปลงรูปแบบไฟล์เมื่อเปิด ถูกเลือกและคลิก ตกลง .
-
จาก การส่งจดหมาย ใน เริ่มจดหมายเวียน กลุ่ม เลือก เลือกผู้รับ> ใช้รายการที่มีอยู่ .
-
นำทางไปยังแผ่นงาน Excel ที่มีรายการของคุณใน เลือกแหล่งข้อมูล หน้าต่างที่เปิดขึ้นและคลิก เปิด .
-
คลิก ตกลง เพื่อยืนยันว่าคุณต้องการใช้รายการและคลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อเลือกตารางที่มีรายการของคุณ หน้าจะเต็มไปด้วยป้ายกำกับที่ระบุว่า «บันทึกถัดไป» .
เพิ่มฟิลด์ Mail Merge และทำการผสาน
หลังจากที่คุณได้จัดระเบียบข้อมูลแล้ว คุณต้องเพิ่มฟิลด์จดหมายเวียนก่อนจึงจะสามารถทำการผสานได้ นี่คือที่ที่หัวเรื่องที่คุณเพิ่มลงในเวิร์กชีต Excel ของคุณจะมีประโยชน์
-
คลิกที่ป้ายกำกับแรกบนหน้าแล้วเลือกช่องที่อยู่ ใน เขียนและแทรกฟิลด์ ส่วนของการส่งจดหมาย แท็บ
-
คลิก ช่องที่ตรงกัน ปุ่มบน แทรกช่องที่อยู่ กล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าส่วนหัวของคุณสอดคล้องกับฟิลด์ที่จำเป็น หากมีรายการใดไม่ถูกต้อง ให้ใช้ลูกศรแบบเลื่อนลงด้านข้างเพื่อให้ตรงกับช่องที่ถูกต้อง
-
คลิก ตกลง . คลิก ตกลง อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ
-
เลือก การส่งจดหมาย > เขียนและแทรกฟิลด์ > อัปเดตป้ายกำกับ .
-
เมื่อคุณตั้งค่าสเปรดชีต Excel และเอกสาร Word แล้ว คุณสามารถผสานข้อมูลและพิมพ์ป้ายผนึกของคุณ คลิก เสร็จสิ้นและรวม ใน เสร็จสิ้น กลุ่มใน การส่งจดหมาย แท็บ
-
คลิก แก้ไขเอกสารแต่ละรายการ เพื่อดูตัวอย่างว่าฉลากที่พิมพ์ของคุณจะปรากฏอย่างไร เลือก ทั้งหมด > ตกลง .
-
เอกสารใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมกับป้ายกำกับการส่งจดหมายจากเวิร์กชีต Excel ของคุณ คุณสามารถแก้ไข พิมพ์ และบันทึกฉลากได้เหมือนกับที่คุณทำกับเอกสาร Word อื่นๆ
