วิธีค้นหาข้อความพร้อมไฟล์แนบใน Gmail อย่างรวดเร็ว

มีเหตุผลมากมายที่จะรัก Gmail

มันฟรีอย่างสมบูรณ์ ช่วยให้คุณเข้าถึงอีเมล POP3 ได้ฟรี และเข้าถึงข้อความอีเมลแบบออฟไลน์ผ่านเส้นทาง IMAP ได้ฟรี จากนั้นจึงมีพื้นที่จัดเก็บกว้างขวางสำหรับเก็บเอกสารแนบนับพัน

ด้วยความเอื้ออาทรของ Gmail คุณสามารถส่งไฟล์แนบที่มี ขนาดสูงสุด 25MB . ใหญ่กว่านั้นหนึ่งไบต์และเปลี่ยนเป็นลิงก์ Google ไดรฟ์แทนไฟล์แนบ ไม่มีการสูญเสียในสิ่งนั้น

แต่คุณจะค้นหาไฟล์แนบที่คุณต้องการอ่านหรือทิ้งใน Gmail ได้อย่างไร คุณหันไปใช้พลังของการค้นหา Gmail แบบเก่าที่ดี

ใช้พลังของการค้นหา Gmail

โอเปอเรเตอร์การค้นหาขั้นสูงของ Gmail ทำหน้าที่เป็นตัวกรองที่จัดเรียงกล่องจดหมาย Gmail ของคุณตามผู้ส่ง หัวเรื่อง และป้ายกำกับ

คุณไม่ต้องกังวลมากเกินไปเกี่ยวกับไฟล์แนบ Gmail ขนาดใหญ่ที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณยุ่งเหยิง จนกว่าจะถึงขีดจำกัด 15 GB กล่องจดหมายเป็นห้องใต้หลังคาเสมือนจริง แต่ 15 GB นี้จะถูกแชร์กับ Google ไดรฟ์และ Google Photos ด้วย

สิ่งที่แนบมาคือช้างตัวใหญ่ในกล่องจดหมายของคุณ สมมติว่ามีคนส่งรูปภาพ วิดีโอ หรือไฟล์ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ที่มีความละเอียดสูงมาให้คุณ คุณอาจต้องการค้นหา จัดระเบียบ หรือลบออกเพื่อประหยัดพื้นที่

• ค้นหาไฟล์แนบอีเมลได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อคุณจำชื่อไฟล์ ชื่อผู้ส่ง วันที่คุณได้รับอีเมล ฯลฯ ไม่ได้
• เพิ่มพื้นที่ว่าง พื้นที่จัดเก็บมีขนาดใหญ่แต่ไม่จำกัด ในกรณีที่คุณเคยส่งหรือรับรูปภาพใน Gmail, วิดีโอ หรือไฟล์ฐานข้อมูลขนาดใหญ่ คุณอาจต้องการลบออกเพื่อประหยัดพื้นที่

แม้แต่ผู้เริ่มต้นก็ควรเรียนรู้ทักษะพื้นฐานของ Gmail เพราะจะง่ายกว่าในการจัดการกับกล่องจดหมายที่แออัดน้อยกว่าก่อนที่จะมีอีเมลจำนวนมาก นั่นคือเหตุผลที่คุณควรจัดระเบียบไฟล์แนบขนาดใหญ่โดยเร็วที่สุด

วิธีค้นหาไฟล์แนบใน Gmail

มีหลายวิธีในการค้นหาข้อความที่มีไฟล์แนบใน Gmail โดยใช้ตัวดำเนินการค้นหาขั้นสูงของ Gmail หรือช่องค้นหาขั้นสูงใน Gmail มาดูโอเปอเรเตอร์การค้นหาขั้นสูงของ Gmail กันก่อน ตามด้วยยูทิลิตี้ของช่องค้นหาขั้นสูงที่สร้างขึ้นมา

โอเปอเรเตอร์การค้นหาขั้นสูงช่วยให้คุณกรองไฟล์แนบที่ต้องการได้ด้วยการกดแป้นพิมพ์เพียงไม่กี่ครั้ง

1. มี:สิ่งที่แนบมา ---กรองอีเมลเฉพาะที่มีเอกสารแนบ

2. มี:ไดรฟ์|เอกสาร| สเปรดชีต|การนำเสนอ ---กรองข้อความที่มีไฟล์แนบหรือลิงก์ของ Google ไดรฟ์ เอกสาร ชีต หรือสไลด์

ตัวอย่างเช่น has:drive จะกรองข้อความด้วยไฟล์แนบที่เชื่อมโยงกับ Google ไดรฟ์ ดูภาพหน้าจอด้านบน

3. ชื่อไฟล์:.doc ---ใช้งานได้เกือบเหมือนกับด้านบนเลย (แต่อันนี้เป็นตัวดำเนินการที่มีเอกสารสำหรับค้นหาประเภทไฟล์แนบ)

หมายเหตุ: "filename:" บอกเป็นนัยแล้วว่าควรมีไฟล์แนบรวมอยู่ด้วย ดังนั้นคุณจึงไม่จำเป็นต้องใช้ "has:attachment" ร่วมกับไฟล์แนบ นอกจากนี้ ไม่จำเป็นต้องมีจุดก่อนนามสกุลไฟล์ เช่น filename:.doc =filename:doc

4. ชื่อไฟล์:google*.doc--- กรองอีเมลเฉพาะที่มีไฟล์เอกสารแนบ และไฟล์เหล่านี้มี [google] ขึ้นต้นชื่อ (ในขณะที่

filename:*google*.doc

ค้นหาข้อความที่มีเอกสารแนบกับ "google" ที่กล่าวถึงตรงกลางชื่อไฟล์)

5. ชื่อไฟล์:.doc หรือชื่อไฟล์:.html ---กรองอีเมลเฉพาะที่มีไฟล์ .doc หรือ .html แนบ (หรือทั้งสองอย่าง)

6. ชื่อไฟล์:.doc และชื่อไฟล์:html ---กรองอีเมลเฉพาะที่มีทั้งไฟล์ .doc หรือ .html แนบ

ค้นหาไฟล์แนบใน Gmail

คุณสามารถค้นหาอีเมลตามขนาดข้อความได้ อีเมลอ้วนมักจะมีสิ่งที่แนบมา จะเป็นรูปภาพหรือเอกสารก็ได้ ก่อนหน้านี้ คุณต้องค้นหาเป็นไบต์ซึ่งทำให้ผู้ใช้พื้นฐานสับสน ตอนนี้คุณสามารถใช้ขนาดใดก็ได้และ Gmail จะดำเนินการตามล่า ใช้ "m" หรือ "mb" เพื่อแนะนำขนาด

นอกจากนี้คุณยังสามารถเน้นการค้นหาข้อความเก่า ใช้ older_than ตัวแก้ไขการค้นหา ตัวอย่างเช่น

older_than:1y

จะแสดงข้อความที่มีอายุมากกว่าหนึ่งปี

วิธีการนี้ไม่ได้หยุดคุณจากการใช้พารามิเตอร์การค้นหาอื่น ๆ ที่เข้าสู่เคล็ดลับการค้นหาขั้นสูงของ Gmail ดังนั้น อย่าลังเลที่จะใช้สัญลักษณ์แทนหรือชื่อผู้ส่งเพื่อรับไฟล์แนบที่คุณต้องการ

Gmail ยังรองรับ "ใหญ่กว่า " และ "เล็กลง " พารามิเตอร์ที่จะช่วยคุณค้นหาอีเมลภายในช่วงขนาด เช่น:

แทนที่ตัวเลข "5" และ "10" ด้วยตัวเลขที่คุณต้องการ

• ใหญ่ขึ้น:10mb
• เล็กกว่า:5mb
• และหากต้องการค้นหาสิ่งที่อยู่ระหว่างนั้น ขนาดใหญ่กว่า:5mb เล็กลง:10mb 

ดูว่ามีอะไรที่แนบมากับการค้นหาขั้นสูงของ Gmail

การใช้ตัวดำเนินการด้านบนนั้นค่อนข้างดี แต่มือใหม่อาจพบว่าเป็นการยากที่จะจดจำโอเปอเรเตอร์ทั้งหมด การค้นหาขั้นสูงของ Gmail จึงเป็นเส้นทางที่แนะนำ

กล่องโต้ตอบการค้นหาขั้นสูงมักถูกละเว้น แต่ก็ง่ายพอที่จะขุดไฟล์แนบขนาดใหญ่ด้วย หากต้องการเปิดเผยฟังก์ชันการค้นหาขั้นสูง ให้คลิกลูกศรเล็กๆ ข้างช่องค้นหาของ Gmail

ช่องค้นหาทั้งหมดสิบช่องให้ชุดค่าผสมทั้งหมดที่คุณสามารถลองใช้ได้ พารามิเตอร์การค้นหามีความชัดเจนในตัวเอง แต่ต่อไปนี้คือช่องหลักสี่ช่องที่คุณควรให้ความสนใจ

1. เลือก มีไฟล์แนบ ช่องทำเครื่องหมายก่อนที่คุณจะลองใช้พารามิเตอร์การค้นหาอื่นในฟิลด์อื่น

2. จากนั้นเลือก "จดหมายทั้งหมด" จาก ค้นหา ดรอปดาวน์ของฟิลด์หรือจำกัดให้แคบลงด้วยตัวเลือกอื่นในรายการโฟลเดอร์ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกค้นหาเฉพาะอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านสำหรับไฟล์แนบหรือป้ายกำกับที่คุณตั้งค่าไว้

3. หากคุณมีไฟล์แนบที่มีขนาดที่แน่นอนอยู่ในใจ ให้ใช้ ขนาด ฟิลด์เพื่อป้อนตัวเลขที่มากกว่าหรือน้อยกว่าตัวเลข คุณสามารถกำหนดขนาดเป็น MB, KB หรือไบต์

4. จำกัดการค้นหาของคุณให้อยู่ในช่วง วันที่ภายใน สาขาต่างๆ

5. หลังจากกรอกเงื่อนไขการค้นหาทั้งหมดแล้ว คุณสามารถบันทึกตัวกรองเพื่อใช้ในอนาคตได้ คลิกที่ สร้างตัวกรอง . สำหรับการค้นหาทันที เพียงคลิกที่ ค้นหา . สีน้ำเงิน ปุ่มเพื่อเปิดแบบสอบถาม

อีเมลพร้อมไฟล์แนบจะแสดงพร้อมอีเมลล่าสุดที่ด้านบน คุณจะต้องตามล่าหาไฟล์แนบอีเมลที่ถูกต้องหากคำค้นหาของคุณไม่ตรงตามเป้าหมาย บ่อยครั้ง คุณสามารถคาดหวังว่าจะได้ดูผลลัพธ์สองสามหน้า หากคุณมีกล่องจดหมายขนาดใหญ่และไม่ว่าง

ค้นหาไฟล์แนบ Gmail ขนาดใหญ่:ค้นหา Big Mail

ค้นหาบิ๊กเมล เป็นบริการฟรีที่ให้คุณจัดเรียงอีเมลตามขนาดได้ จำเป็นต้องเข้าถึงบัญชี Gmail ของคุณ (โดยใช้ Gmail OAuth2) .

คำชี้แจงสิทธิ์ส่วนบุคคลของพวกเขายืนยันว่าพวกเขาไม่ได้จัดเก็บรหัสผ่าน Gmail ของคุณ และคุณสามารถมั่นใจได้ว่าการเข้าถึงจะถูกลบออกทันทีหลังจากที่คุณใช้ในบัญชี Gmail ของคุณ

หลังจากที่คุณให้สิทธิ์เข้าถึงบัญชี Gmail เครื่องมือจะเริ่มสแกนข้อความของคุณทันที อาจใช้เวลาสักครู่ เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนซึ่งจะนำคุณไปยังหน้าสถิติ:

สิ่งที่คุณทำได้ตอนนี้คือลงชื่อเข้าใช้อินเทอร์เฟซ Gmail คลิกผ่านรายการป้ายกำกับทั้งหมดและค้นหาป้ายกำกับใหม่ที่สร้างโดยแอป FindBigMail

ป้ายกำกับจะจัดระเบียบอีเมลที่ใหญ่ที่สุดของคุณตามขนาด:

• ด้านบน (อีเมลที่ใหญ่ที่สุด)
• ข้อความ 2mb มีขนาดใหญ่กว่า 2,000,000 ไบต์
• ข้อความ 500kb' อยู่ระหว่าง 500,000 ถึง 2,000,000 ไบต์
• 100kb' ข้อความอยู่ระหว่าง 100,000 ถึง 500,000 ไบต์

Find Big Mail ได้ทำงานหนักเพื่อคุณในเวลาเพียงไม่กี่วินาที ตอนนี้ เพียงทำตามสองขั้นตอนง่ายๆ เหล่านี้เพื่อจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณ

1. คลิกที่ป้ายกำกับแต่ละป้ายเพื่อดูข้อความขนาดใหญ่พร้อมไฟล์แนบขนาดใหญ่
2. จากนั้นทำตามคำแนะนำของ Gmail เพื่อลบอีเมลที่มีไฟล์แนบที่คุณไม่ต้องการอีกต่อไป

อย่าลืมล้างถังขยะโดยใช้ "Delete Foreve r" หากคุณต้องการเพิ่มพื้นที่ว่างทันที มิฉะนั้นจะถูกลบออกโดยอัตโนมัติใน 30 วัน

จัดการไฟล์แนบ Gmail ของคุณอย่างมืออาชีพ

ไฟล์แนบที่ใช้พื้นที่มากขึ้นมาในรูปแบบของรูปภาพที่แชร์ใน Gmail รายงาน PDF แบบก้อนจากสำนักงานเป็นอีกหนึ่งเมกะไบต์ guzzler ใครจะรู้? คุณอาจต้องรวบรวมบางส่วนในอีเมลใหม่ ดังนั้นจงสร้างสมดุลที่ดีระหว่างการจัดเก็บให้ดีหรือทิ้งหากไม่จำเป็น

แต่ต้องขอบคุณทักษะขั้นสูงของ Gmail คุณจึงไม่ต้องใช้เวลามากเกินความจำเป็นในการค้นหาทักษะเหล่านี้ นอกจากนี้ คุณยังปรับปรุงประสบการณ์การใช้อีเมลด้วยเครื่องมือเบราว์เซอร์ Gmail ได้อีกด้วย