วิธีแยกที่อยู่อีเมลจากเอกสาร Word

นี่คือบทแนะนำสำหรับการ แยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดจากเอกสาร Word ใน Windows 11/10 หากคุณมีเอกสาร Word (DOC, DOCX) ที่มีที่อยู่อีเมลหลายรายการและต้องการนำไปใช้ การค้นหาแต่ละรายการด้วยตนเองจะทำให้เหนื่อยมาก วิธีที่ง่ายกว่าคือการแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดออกมาก่อน แล้วค่อยนำไปใช้ตามต้องการ ปัจจุบันไม่จำเป็นต้องใช้โปรแกรมภายนอกในการแยกที่อยู่อีเมลจากเอกสาร Word บทความนี้จะแสดง 2 วิธีง่ายๆ ที่สามารถทำได้ภายในแอปพลิเคชัน Microsoft Word เอง เริ่มดูวิธีการกันเลย!

วิธีแยกที่อยู่อีเมลจากเอกสาร Word

นี่คือ 2 วิธีในการแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดจากเอกสาร Word ใน Windows 11/10:

1. แยกที่อยู่อีเมลโดยใช้ตัวเลือก Advanced Find ใน MS Word
2. ใช้โค้ด VBA เพื่อแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดจากเอกสาร Word

มาพูดถึงรายละเอียดของแต่ละวิธีกัน!

1. แยกที่อยู่อีเมลโดยใช้ตัวเลือก Advanced Find ใน MS Word

คุณสามารถใช้ตัวเลือก Advanced Find / Find and Replace ใน Microsoft Word เพื่อแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดจากเอกสาร Word ได้ ดังนี้คือขั้นตอนหลัก:

1. เปิดโปรแกรม Microsoft Word
2. เปิดเอกสาร Word ที่มีที่อยู่อีเมล
3. ไปที่ Find > Advanced Find
4. ป้อนสตริงในช่อง Find what
5. ติ๊ก chọn Use wildcards
6. คลิก Find In > Main Document
7. กลับไปที่เอกสารหลักและใช้คำสั่ง Copy
8. สร้างเอกสารใหม่และวางที่อยู่อีเมลที่คัดลอกมา

มาดูรายละเอียดขั้นตอนเหล่านี้กัน!

ขั้นแรก ให้เปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Word บนคอมพิวเตอร์ของคุณ จากนั้นนำเข้าเอกสาร Word ที่มีที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการแยกออกมา

ในแท็บ Home ไปที่ส่วน Editing คลิกที่ปุ่มดรอปดาวน์ Find แล้วเลือก Advanced Find จะมีกล่องโต้ตอบ Find and Replace เปิดขึ้นมา

ในกล่องโต้ตอบ Find and Replace จากแท็บ Find ให้ป้อนสตริง [A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,} ในช่อง Find what

จากนั้นกดปุ่ม More ซึ่งจะเปิดตัวเลือกต่างๆ ขึ้นมา

ต่อไป ให้ติ๊กเลือกช่อง Use wildcards

จากนั้นคลิกปุ่มดรอปดาวน์ Find In และเลือก Main Document

เมื่อทำเช่นนั้น ที่อยู่อีเมลทั้งหมดจะถูกไฮไลท์และเลือกในเอกสารต้นฉบับ ตามภาพด้านล่าง

ตอนนี้ให้คลิกปุ่ม Copy ในแท็บ Home หรือใช้ลัด Ctrl + C จะทำให้ที่อยู่อีเมลทั้งหมดในเอกสารถูกคัดลอกไปยังคลิปบอร์ด

ต่อไป สร้างเอกสาร Word ใหม่เปล่าหรือเปิดแอป Notepad แล้ววางที่อยู่อีเมลที่คัดลอกมาโดยใช้ Ctrl + V

ตอนนี้คุณสามารถบันทึกเอกสารที่มีที่อยู่อีเมลที่แยกออกมาแล้ว และนำไปใช้ตามต้องการได้เลย

อ่านเพิ่มเติม: วิธีปิดหน้าจอ Splash Screen ในโปรแกรม Office

2. ใช้โค้ด VBA เพื่อแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดจากเอกสาร Word

คุณยังสามารถใช้โค้ด Visual Basic for Applications (VBA) เพื่อแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมดจากเอกสาร Word ได้ ขั้นตอนหลักมีดังนี้:

1. เปิดแอป Word แล้วนำเข้าเอกสารต้นฉบับ
2. เปิด VBA Editor
3. แทรกโมดูลใหม่
4. ป้อนโค้ด VBA สำหรับการแยกที่อยู่อีเมล
5. รันโค้ด VBA เพื่อแยกที่อยู่อีเมลทั้งหมด

ขั้นแรก ให้เปิดแอป Word แล้วนำเข้าเอกสาร Word ต้นฉบับที่ต้องการแยกที่อยู่อีเมล

จากนั้นเปิด VBA Editor โดยใช้ลัด Alt + F11 หากคุณเปิดใช้งานแท็บ Developers บนริบบอนหลัก สามารถไปที่แท็บ Developer แล้วคลิก Visual Basic เพื่อเปิด VBA Editor ได้เช่นกัน

ในหน้าต่าง VBA Editor ให้ไปที่เมนู Insert แล้วคลิก Module

จากนั้นในส่วนขวา ให้ป้อนโค้ด VBA ด้านล่างลงในหน้าต่างแก้ไข:

Sub ExtractAllEmailAddressesFromDocument() Dim strEmailAddresses As String ' Extract all email addresses in a document. With ActiveDocument.Range With.Find .ClearFormatting .Replacement.ClearFormatting .Text = "[A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,}" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindStop .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchByte = False .MatchAllWordForms = False .MatchSoundsLike = False .MatchWildcards = True .Execute End With Do While .Find.Found strEmailAddresses = strEmailAddresses & .Text & ";" .Collapse wdCollapseEnd .Find.Execute Loop End With ' Open a new document to paste the email addresses. If strEmailAddresses <> "" Then Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0 ActiveDocument.Range.Text = strEmailAddresses End If End Sub

จากนั้นไปที่เมนู Run คลิก Run Macros หรือกด F5 จะมีหน้าต่าง Macros เปิดขึ้น ให้เลือกแมโครที่สร้างขึ้นแล้วคลิก Run

เมื่อคลิก Run แล้ว จะมีเอกสาร Word ใหม่เปิดขึ้นพร้อมกับที่อยู่อีเมลที่แยกออกมาทั้งหมด

คุณสามารถบันทึกเอกสารที่มีที่อยู่อีเมลที่แยกออกมาแล้ว และนำไปใช้ตามต้องการได้เลย

เนื่องจาก Microsoft Word รองรับรูปแบบเอกสารหลากหลาย วิธีการแยกที่อยู่อีเมลเหล่านี้จึงสามารถใช้กับเอกสารที่ไม่ใช่ Word ได้ด้วย เช่น XML, ODT ฯลฯ

อ่านต่อ: แยกที่อยู่อีเมลโดยใช้ Easy Email Extractor