เป็นจริง: ชุดบริการ Google 握着คีย์ของชีวิตคุณ แอปอย่าง Gmail, Contacts, Keep แททที่ต้องการ Address book และ Diary กระดาษเก่าเกือบหมด
เมื่อชีวิตส่วนใหญ่อยู่ใน Cloud ไม่ควร Backup ทุกอย่างเป็นครั้งคราวไหม? ผลิตภาพจะหยุดชะงักหากสูญเสียการเข้าถึง Contact ทุกคนและทุกรายการบน Agenda
หากต้องการ Backup Gmail มีหลายวิธี ใช้ Native tool ของ Google, ใช้ Third-party app หรือ Customized approach
ในบทความนี้ เราจะดู 3 วิธี Backup Gmail รายละเอียด
วิธี Backup Gmail ด้วย Google
Native tool ของ Google 有效 หากคุณพอใจกับ ZIP file ของอีเมลทั้งหมดใน MBOX format หากมองหาอะไรละเอียดกว่า อาจไม่พอใจ
แปลกที่ Native tool ของ Google ไม่อยู่ใน Gmail ต้อง Login บัญชี Google ที่ myaccount.google.com
Login แล้ว ใช้ Panel ด้านซ้าย ไป Personal info & privacy > Control your content
ในส่วน Download or transfer your content หากล่อง Download your data คลิก Create Archive
Google ให้เลือก Apps รวมใน Archive และที่เหมาะสม ให้เลือกข้อมูลเฉพาะในแต่ละ App ด้วย Dropdown menu
เราสนใจแค่ Backup Gmail คลิก Select None บนสุด แล้วเลื่อนลง Slide Toggle ถัดจาก Gmail สามารถ Download ข้อมูลอีเมลทั้งหมด หรือใช้ Dropdown เลือก Labels เฉพาะ
พร้อมแล้ว คลิก Next ตัดสินใจว่า Backup เป็น ZIP หรือ TGZ format, Maximum size ของ Archive, และวิธีรับ Backup (Email, Drive, Dropbox, OneDrive)
สุดท้าย คลิก Create Archive
หมายเหตุ: หากต้องการ Backup Contacts ใน VCARD, HTML, หรือ CSV ใช้ขั้นตอนด้านบนและ Slide Toggle ถัดจาก Contacts ก่อน Create Archive
Third-Party Apps
Third-party apps หลายตัวคุ้มค่า นี่ 3 ตัวที่ดีที่สุด หมายเหตุ: จบการใช้ Third-party app ให้ Revoke Access ให้บัญชี Google
1. UpSafe (Windows)
UpSafe Windows App ไร้เฟรรมือ ใช้ง่าย ฟรีทั้งหมด
Download App ไปคอมพิวเตอร์ สามารถ Schedule backups, Archive inboxes, Manage backup history, Filter emails 备份เฉพาะเนื้อหาที่ต้องการ
ชอบ App นี้ อาจชอบ UpSafe's Google Account, Office 365, Multi-Account plans ราคา $24/ปี ถ้าจ่ายรายปี
2. Mail Archiver X (Mac)
ผู้ใช้ Mac เครื่องมือดีที่สุดคือ Mail Archiver X
Set-and-forget-about-it App หมายถึง Setup ครั้งแรกเสร็จ จะ Backup ตาม Schedule ที่กำหนด
Features: One-click archiving อีเมลแต่ละฉบับ, Multiple export formats (รวม PDF), รองรับ Gmail, Exchange, Apple Mail, Eudora, Outlook, Entourage, Powermail, Postbox, Thunderbird
ได้ 12-day free trial รวมฟีเจอร์เต็มรูปแบบ ดีสำหรับ Backup ครั้งเดียว หมด Trial ต้องจ่าย $39.95 สำหรับ License
3. Gmvault (Windows, Mac, Linux)
ผู้เชี่ยวชาญเทคโนโลยีควรเช็ค Gmvault Command-line script เขียนด้วย Python ยืดหยุ่นสูง ไม่มี Fancy UI
แต่ถ้าใช้เวลาเรียนรู้ น่าจะเป็น Best solution ในรายการ
รัน Backup ตาม Schedule, เข้ารหัสไฟล์ทั้งหมด, Restore อีเมลกลับ Gmail ได้ภายหลัง Gmvault Download subsets ของอีเมลเฉพาะได้
วิธีทางเลือก
สรุปด้วยวิธี Backup Gmail ที่อาจไม่เคยคิดถึง
Email Forwarding
วิธีง่ายแต่มีผล: ตั้ง Rule ใน Gmail Forward อีเมลทุกฉบับที่รับไปที่อยู่อีเมลรอง
ดู Primitive แต่ไม่ต้องโจมตี Third-party apps, ZIP files ใหญ่, Formats ไม่สิ้นสุด ได้ใช้ Webmail tools เหมือนเดิม Search, Filters, Flags
ทำ Rule ซับซ้อนได้ ไม่ได้แค่ Forward จากเพื่อนร่วมงาน หรืออีเมลที่มีรูปภาพ
มีข้อเสีย: ต้องดู Storage เหลือในอีเมลรอง ไม่ Backup อีเมลเก่าได้ จะมีบันทึกแค่อีเมลที่รับไปข้างหน้า
ใช้ IFTTT
IFTTT วิธีง่ายที่สุดเชื่อม Apps และ Devices รู้จักจาก Smart home products แต่เป็น Productivity tool โคตรเก๋
หา Recipes เยอะ Repurpose เป็น Backup tools เช่น Archive อีเมลจากที่อยู่เฉพาะไป Google Spreadsheet, Sync Starred emails ไป Evernote อัตโนมัติ, บันทึกไฟล์แนบอีเมลไป Google Drive
ใช้ Desktop App
ผู้ใช้มองข้าม Desktop email clients ไปทาง Web clients แต่มาพลาด Desktop clients มัก Feature-rich กว่า Online counterparts
ด้านที่ Desktop clients เก่งคือ Email backup ทำให้ Client เก็บ Local copy ของอีเมลทุกฉบับใน Inbox Desktop clients ที่ดี: Mailbird, Thunderbird, eM Client
คุณ Backup ข้อมูล Gmail ยังไง?
เราให้ภาพรวมกว้างของวิธี Backup Gmail:
- ใช้ Native tools ของ Google
- Download Third-party apps
- สร้างอีเมลรอง
- ลอง IFTTT
- ตั้ง Desktop email client
ตอนนี้เราอยากรู้คุณ Backup Gmail ยังไง ใช้ Apps อะไร ทำไมจึง Unique แชร์ Tips และ Suggestions ใน Comments ได้เลย
