คุณกำลังมองหาความช่วยเหลือเกี่ยวกับบัญชี Gmail ใหม่ของคุณหรือไม่? หรือคุณยังคงพยายามค้นหาว่าการตั้งค่าอีเมล Gmail ทั้งหมดของคุณหมายความว่าอย่างไร คุณมาถูกที่แล้ว
ในคู่มือนี้ ฉันจะ...
- แสดงวิธีสร้างบัญชี Gmail ใหม่
- ทำความเข้าใจกล่องจดหมายและวิธีจัดระเบียบอีเมลของคุณ
- ดูคุณลักษณะขั้นสูงของ Gmail
- พูดคุยเกี่ยวกับแอป Gmail มือถือ
- ชี้ให้เห็นว่าบริการคลาวด์ของบุคคลที่สามทำงานกับบัญชี Gmail ของคุณทางออนไลน์ (หรือแม้แต่ออฟไลน์) อย่างไร
ไม่ว่าคุณจะมีบัญชี Gmail อยู่แล้วหรือกำลังคิดที่จะลงชื่อสมัครใช้ คู่มือนี้จะมีทุกสิ่งที่คุณต้องการเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากบัญชี Gmail ใหม่ที่สดใส
ข้อดีของ Gmail
เมื่อคุณสมัครใช้งานครั้งแรก คุณจะสามารถเข้าถึงรายการบริการต่างๆ ของ Google ได้มากมาย ไม่ใช่แค่อีเมล บริการที่ใช้บ่อยที่สุด ได้แก่ :
- Google ไดรฟ์: ที่ซึ่งคุณสามารถสร้างสเปรดชีต เอกสาร และแม้แต่การนำเสนอสไลด์โชว์โดยใช้ไลบรารีฟรีของแอปพลิเคชัน office บนคลาวด์ คุณยังมีพื้นที่มากมายในการจัดเก็บไฟล์ทั้งหมดของคุณ เรามีคู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับ Google Drive หากคุณต้องการ
- Google แผนที่: เว็บและแอปบนมือถือที่จะช่วยคุณค้นหาเส้นทางและนำทางด้วยการจราจร มุมมองดาวเทียม รูปภาพผู้ใช้ของสถานที่ และอื่นๆ คุณยังใช้ Google Maps เพื่อทำสิ่งที่น่าสนใจ เช่น หาที่จอดรถหรือสำรวจระบบสุริยะได้อีกด้วย
- YouTube: เมื่อ Google ซื้อ YouTube แล้ว บัญชี Google ของคุณจะให้คุณเข้าถึงคุณลักษณะฟรีทั้งหมดที่มีใน YouTube
- Google ปฏิทิน: ระบบปฏิทินบนคลาวด์ที่ให้คุณจัดระเบียบวันของคุณในอินเทอร์เฟซแบบกราฟิกที่ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย ทั้งบนเว็บและบนโทรศัพท์ของคุณ
- Google Keep: คิดโน้ตสำหรับคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ของคุณ เป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับ Evernote
- Google Contacts: ซิงค์ผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณในอีเมล บริการทั้งหมดของ Google และโทรศัพท์ของคุณ
- Google Analytics , Adwords และ Adsense: เพื่อติดตาม โปรโมต และสร้างรายได้จากเว็บไซต์ของคุณ
นี่เป็นเพียงส่วนย่อยของบริการคลาวด์ที่คุณเข้าถึงได้เมื่อคุณลงชื่อสมัครใช้บัญชี Google ใหม่ของคุณเป็นครั้งแรก หากสิ่งที่คุณอยากมีส่วนร่วม มาเริ่มต้นสร้างบัญชี Google บัญชีแรกของคุณกันเถอะ!
สร้างบัญชี Gmail
เมื่อคุณไปที่หน้า Google Gmail เป็นครั้งแรก คุณจะเห็นกล่องสีแดงขนาดใหญ่ที่ด้านขวาบน ซึ่งคุณสามารถสร้างบัญชี . คลิกเลย
ในหน้าถัดไป คุณจะเห็นแบบฟอร์มง่ายๆ สำหรับป้อนรายละเอียดส่วนบุคคลของคุณ เช่น วันเกิด เพศ หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล และแน่นอนว่าชื่อ ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านที่ต้องการของคุณ
โปรดทราบว่าทุกวันนี้มีผู้ใช้ Gmail หลายพันคน ดังนั้น คุณมักจะไม่ได้ชื่อบัญชีที่ตรงกับชื่อจริงของคุณ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ ผู้คนจำนวนมากใช้ชื่อเต็มของพวกเขาตามด้วยลำดับตัวเลขแบบสุ่ม
อย่าลืมทำตามคำแนะนำในการเลือกรหัสผ่านที่ดีของเรา
หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลสำรองเป็นทางเลือก แต่ควรรวมไว้ด้วยเพราะจะเป็นวิธีเดียวที่ Google สามารถยืนยันบัญชีของคุณได้หากคุณถูกล็อกไม่ให้เข้าใช้
เมื่อคุณยอมรับข้อกำหนดในการให้บริการแล้วคลิก ไปที่ Gmail คุณจะพบว่าตัวเองกำลังดูกล่องจดหมายที่ว่างเปล่าใหม่เอี่ยมของคุณ
กล่องจดหมาย Gmail
กล่องจดหมายของคุณจะถูกจัดเรียงตามค่าเริ่มต้นเป็นสามแท็บ แท็บหลักจะเก็บอีเมลขาเข้าทั่วไปทั้งหมดของคุณ อย่างไรก็ตาม หากมีอีเมลใดๆ ที่ Google ระบุว่าเป็นการแจ้งเตือนทางสังคมหรืออีเมลส่งเสริมการขาย อีเมลเหล่านั้นจะถูกจัดเรียงในโซเชียล หรือ โปรโมชั่น แท็บตามลำดับ
อีเมลเหล่านี้เป็นอีเมลที่จัดตาม "หมวดหมู่" ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งและเพิ่มแท็บเพิ่มเติมได้หากต้องการ
ใช้แท็บหมวดหมู่
เมื่อใดก็ตามที่คุณได้รับอีเมลใหม่ คุณสามารถคลิกไอคอนป้ายกำกับในเมนูด้านบน และเลือกหมวดหมู่หรือสร้างหมวดหมู่ใหม่สำหรับอีเมลนั้น
กลับไปที่กล่องจดหมายหลัก หากคุณคลิกที่แท็บ "+" ทางด้านขวาของแท็กที่มีอยู่ทั้งหมด คุณจะเห็นรายการหมวดหมู่ข้อความปัจจุบันของคุณ เลือกหมวดหมู่ใหม่ที่คุณสร้างขึ้นและจะแสดงเป็นแท็บใหม่ในกล่องจดหมายของคุณ
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณมีโครงการจำนวนมากหรือลูกค้าหลายรายที่คุณทำงานอยู่ และคุณต้องการจัดเรียงอีเมลเหล่านั้นตามแท็บต่างๆ การใช้หมวดหมู่และแท็บในลักษณะนี้จะช่วยให้คุณรักษากล่องจดหมายที่สะอาดขึ้น ดูแลรักษาได้ง่ายขึ้น
เขียนอีเมล
หากต้องการส่งอีเมลฉบับแรก ให้คลิกที่เขียน .สีแดง ที่มุมซ้ายบนของกล่องจดหมาย
หน้าต่างตัวเขียนอีเมลน่าจะเป็นหนึ่งในส่วนที่มีประสิทธิภาพและทรงพลังของอินเทอร์เฟซ Gmail ทั้งหมด ดังนั้นจึงควรใช้เวลาสักเล็กน้อยในการสำรวจทุกสิ่งที่คุณสามารถทำได้ในมุมมองนี้
อย่างแรกเลย ความลับที่ไม่ค่อยมีใครรู้ก็คือ แม้ว่าหน้าต่างตัวเขียนอีเมลจะเปิดขึ้นที่มุมขวาล่างของหน้าจอ คุณก็สามารถเปิดหน้าต่างใหม่ได้ง่ายๆ โดยกดแป้น Shift แข็งแกร่ง> และคลิกที่ลูกศรปรับขนาดที่มุมขวาบนของหน้าต่างผู้แต่ง
คุณจะสังเกตเห็นเมื่อคุณวางเมาส์เหนือไอคอนลูกศรคู่โดยกดปุ่ม Shift ไอคอนจะเปลี่ยนเป็นลูกศรเดี่ยวตัวหนา คลิกแล้วระบบจะแสดงตัวเขียนอีเมลในหน้าต่างแยกต่างหาก
วิธีนี้ทำให้เขียนอีเมลบนพื้นที่อื่นของหน้าจอได้ง่ายขึ้นมาก หรือหน้าจอที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง โดยไม่บล็อกหน้าต่างเว็บเบราว์เซอร์ใดๆ ของคุณ ช่วยให้คุณทำงานหลายอย่างพร้อมกันขณะเขียนอีเมลได้
จัดรูปแบบข้อความอีเมล
ด้านบนของหน้าต่างนี้มีฟิลด์มาตรฐาน ถึง สำเนาถึง สำเนาลับ และหัวเรื่อง ที่คุณอาจคุ้นเคยหากคุณเคยใช้เว็บไคลเอ็นต์อื่นๆ อย่างไรก็ตาม ไม่เหมือนกับเว็บไคลเอ็นต์ส่วนใหญ่ที่มีเมนูการจัดรูปแบบข้อความอยู่ด้านบน ใน Gmail เมนูนี้จะอยู่ที่ด้านล่างสุดของหน้าต่าง
แถบการจัดรูปแบบนี้ช่วยให้คุณจัดรูปแบบข้อความอีเมลได้เช่นเดียวกับที่คุณทำในโปรแกรมแก้ไขเอกสาร เช่น Microsoft Word คุณสามารถเปลี่ยนขนาดแบบอักษร ลักษณะและการจัดรูปแบบ เยื้องข้อความ สร้างรายการลำดับเลขหรือหัวข้อย่อย หรือแม้แต่ใส่เครื่องหมายอัญประกาศ
เมนูถัดไปภายใต้เมนูนี้รวมถึงรายการเมนูระดับบนสุดอื่นๆ โดยค่าเริ่มต้น เมนูการจัดรูปแบบจะถูกเลือก แต่คุณสามารถ:
- แนบไฟล์แนบ (ไอคอนคลิปหนีบกระดาษ)
- แทรกไฟล์จาก Google Drive (ไอคอน Google Drive)
- ส่งหรือขอเงินด้วย Google Wallet (ไอคอนดอลลาร์)
- แทรกรูปภาพ (ไอคอนกล้อง)
- แทรกไฮเปอร์ลิงก์ (ไอคอนลูกโซ่)
- ใส่อิโมติคอน (ไอคอนหน้ายิ้ม)
ข้อความเตือนความจำเกี่ยวกับอีโมติคอน ตลอดหลายปีที่ผ่านมา Google พัฒนารายการอีโมติคอนที่มีอยู่ได้ดีขึ้น ทุกวันนี้ คุณจะพบรายการแบบเลื่อนได้ซึ่งครอบคลุม 5 หมวดหมู่
พึงระลึกไว้เสมอว่าหลายคนไม่คิดว่าอีโมติคอนเป็นมืออาชีพมาก ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้มันเท่าที่จำเป็น และเฉพาะเมื่ออีเมลไม่ได้มีไว้สำหรับผู้ชมที่เป็นมืออาชีพเท่านั้น
อีกสิ่งหนึ่งที่ควรคำนึงถึงเมื่อคุณเขียนอีเมลคือลูกศรแบบเลื่อนลงที่มุมล่างขวา
ที่นี่ คุณสามารถเปลี่ยนไปใช้โหมดแก้ไขแบบเต็มหน้าจอ เลือกป้ายกำกับสำหรับอีเมลขาออกนี้ได้ทันที เปลี่ยนเป็นโหมดข้อความธรรมดา (ไม่มีการจัดรูปแบบ) พิมพ์อีเมล หรือตรวจการสะกดคำ (นิสัย ทำ)
เลือกธีม
เช่นเดียวกับคุณอาจต้องการปรับแต่งคอมพิวเตอร์เครื่องใหม่ที่คุณซื้อ คุณอาจสนใจปรับแต่งกล่องจดหมายอีเมลใหม่ของคุณ Gmail ให้คุณเลือกธีมต่างๆ ได้ คุณจะได้ไม่ต้องเจอกล่องขาเข้าสีขาวที่น่าเบื่อทุกวัน
หากต้องการเลือกธีมใหม่ ให้คลิกไอคอนฟันเฟืองสำหรับ "การตั้งค่า " ที่มุมขวาบนของหน้าจอ ใต้ตำแหน่งที่แสดงไอคอนโปรไฟล์ของคุณ เลือก ธีม จากรายการ
Google มีคอลเล็กชันพื้นหลังที่น่าประทับใจให้เลือก
เพียงเลือกหนึ่งรายการ คลิก เลือก แล้ว บันทึก . พื้นหลังของกล่องจดหมายทั้งหมดของคุณจะเปลี่ยนเป็นรูปภาพที่เลือก
ส่งจดหมาย สแปม ถังขยะ และอื่นๆ
ทางด้านซ้ายของกล่องจดหมายคือที่ที่คุณจะพบโฟลเดอร์อีเมลที่เหลือของคุณ อีกสักครู่เมื่อคุณสร้างป้ายกำกับใหม่ ป้ายกำกับเหล่านั้นก็จะปรากฏขึ้นเช่นกัน
เมื่อคุณเริ่มต้นใช้งานครั้งแรก คุณจะพบโฟลเดอร์เพิ่มเติมอีกสี่โฟลเดอร์นอกเหนือจากกล่องจดหมาย
- ติดดาว: อีเมลที่คุณติดดาว (คลิกที่ไอคอนรูปดาว) จะปรากฏในโฟลเดอร์นี้
- สำคัญ: อีเมลใดๆ ที่คุณทำเครื่องหมายว่าสำคัญจะปรากฏที่นี่
- ส่งจดหมายแล้ว: เมื่อใดก็ตามที่คุณส่งอีเมลถึงใครก็ตาม สำเนาของอีเมลนั้นจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์นี้
- ฉบับร่าง: หากคุณเริ่มเขียนอีเมลแล้วปิดหน้าต่างผู้แต่ง สำเนาของฉบับร่างนั้นจะอยู่ในโฟลเดอร์นี้
โฟลเดอร์ที่ติดดาวและสำคัญเป็นสองวิธีที่ดีในการจัดเรียงและจัดระเบียบอีเมลของคุณ แต่ยังมีอีกหลายวิธีเช่นกัน นี่คือหัวข้อที่เราจะลงลึกในตอนต่อไป
เคล็ดลับในการจัดระเบียบอีเมลของคุณ
หากคุณได้รับอีเมลจำนวนมากในหนึ่งวัน จำเป็นต้องจัดระเบียบกล่องขาเข้าของคุณในลักษณะที่ช่วยคุณในการจัดเรียง จัดระเบียบ และจัดเก็บจดหมายโต้ตอบขาเข้าทั้งหมด โชคดีที่ Gmail เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับการทำเช่นนั้น มีฟีเจอร์หลากหลายที่ให้คุณจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญของทุกอย่างได้
ผู้ติดต่อ
Google Contacts เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างน่าประหลาดใจที่ให้คุณซิงค์ผู้ติดต่อของคุณบนแอพและอุปกรณ์ต่างๆ หากต้องการเข้าถึงรายชื่อติดต่อ เพียงคลิกลูกศรข้างคำว่า Gmail ที่มุมซ้ายบนของหน้าต่าง
รายชื่อติดต่อเหล่านี้รวมกันระหว่างรายชื่อติดต่อทางอีเมลที่คุณเพิ่ม และรายชื่อติดต่อในโทรศัพท์ที่คุณเพิ่มจากโทรศัพท์ Android หรือบริการอื่นๆ ที่คุณเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Google ของคุณด้วยการรวมรายชื่อติดต่อ
คุณจัดระเบียบรายชื่อติดต่อได้ง่ายๆ โดยใช้ป้ายกำกับ เช่น เพื่อน ครอบครัว เพื่อนร่วมงาน และอื่นๆ
การอัปเดตรายชื่อติดต่ออยู่เสมอจะช่วยให้คุณเขียนอีเมลได้ เนื่องจากคุณจะต้องเริ่มพิมพ์ชื่อบุคคลนั้นเท่านั้น และอีเมลสำหรับติดต่อของบุคคลดังกล่าวจะกรอกลงในช่องถึงโดยอัตโนมัติ
ดาว
หนึ่งในวิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการจัดการกับอีเมลขาเข้าคือการติดดาวอีเมลเหล่านั้น คุณ "ติดดาว" อีเมลโดยคลิกที่ไอคอนรูปดาวทางด้านซ้ายของอีเมลเมื่อคุณดูอีเมลนั้นในกล่องจดหมาย
แนวคิดนี้ก็คือ คุณสามารถสแกนอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว และเพียงแค่แตะไอคอนรูปดาวบนรายการที่คุณรู้ว่าคุณต้องติดตามในภายหลัง ด้วยวิธีนี้เมื่อคุณกลับมาในภายหลัง คุณจะต้องไปที่โฟลเดอร์ที่ติดดาวเพื่อดูรายการเหล่านั้นทั้งหมดในที่เดียว
เรียนรู้เพิ่มเติมว่าอีเมลที่ติดดาวสามารถช่วยคุณจัดระเบียบอีเมลได้อย่างไร
ป้ายกำกับ
อาจเป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดใน Gmail ก็คือความสามารถในการติดป้ายกำกับกับอีเมล ซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบอีเมลขาเข้าได้ในระดับที่ละเอียด
ในการสร้างป้ายกำกับใหม่ เพียงคลิกที่ไอคอนป้ายกำกับที่เมนูด้านบน แล้วเลือก สร้างใหม่ จากรายการ
เมื่อคุณเปิดอีเมลไว้ คุณสามารถจัดเรียงอีเมลดังกล่าวในป้ายกำกับใดก็ได้โดยคลิกที่ไอคอนเดียวกัน แล้วคลิกช่องทำเครื่องหมายถัดจากป้ายกำกับที่คุณต้องการจัดเก็บอีเมล การดำเนินการนี้จะจัดเรียงอีเมลภายใต้ป้ายกำกับนั้นในแถบนำทางด้านซ้าย และคุณยังสามารถเพิ่มป้ายกำกับเป็นแท็บแต่ละแท็บในการแสดงผลหลักของ Gmail ตามที่กล่าวไว้ในตอนต้นของบทความนี้
อย่างที่คุณเห็นป้ายกำกับช่วยให้คุณจัดระเบียบกล่องจดหมายได้มากกว่าที่เคย เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีใช้การติดป้ายกำกับใน Gmail
คุณลักษณะขั้นสูงของ Gmail
ถึงตอนนี้ คุณอาจคิดว่า Gmail เป็นโปรแกรมรับส่งเมลบนเว็บที่มีประโยชน์และใช้งานได้หลากหลาย แต่ไม่ได้หยุดอยู่แค่นี้ มีคุณลักษณะอื่นๆ มากมายที่ช่วยให้คุณจัดการกับอีเมลขาเข้าได้โดยอัตโนมัติ และยังเพิ่มบัญชีเพิ่มเติมเพื่อให้คุณสามารถจัดการบัญชีอีเมลอื่นๆ ได้ทั้งหมดจากกล่องจดหมาย Gmail เดียว
การตั้งค่าทั่วไป
หากต้องการไปที่การตั้งค่าขั้นสูงเหล่านี้ เพียงคลิกไอคอนรูปเฟืองที่มุมบนขวาของหน้าต่าง แล้วคลิก การตั้งค่า .
แท็บทั่วไปในเมนูการตั้งค่าเป็นที่ที่คุณจะพบสิ่งต่างๆ มากมายที่คุณสามารถปรับแต่งด้วยบัญชี Gmail ของคุณ ซึ่งรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- ภาษาและประเทศ: ตั้งค่าภาษาท้องถิ่นและการตั้งค่ารหัสประเทศของโทรศัพท์เริ่มต้นสำหรับบัญชีของคุณ
- ขนาดหน้า: วิธีนี้ช่วยให้คุณจำกัดจำนวนการสนทนาทางอีเมลและรายชื่อติดต่อที่แสดงต่อหน้า
- รูปภาพ: ให้คุณบล็อกว่าจะให้รูปภาพแบบอินไลน์แสดงในอีเมลหรือไม่
- ยกเลิกการส่ง: อนุญาตให้คุณยกเลิกการส่งอีเมลหากคุณยกเลิกภายในกรอบเวลาที่กำหนด
- การตอบกลับเริ่มต้น: เมื่อคุณกดปุ่มตอบกลับ คุณต้องการตอบกลับทั้งหมดโดยอัตโนมัติหรือตอบกลับเฉพาะผู้ส่งเท่านั้น
- รูปแบบข้อความเริ่มต้น: กำหนดรูปแบบเริ่มต้นทุกครั้งที่คุณสร้างอีเมลใหม่
- มุมมองการสนทนา: มุมมองการสนทนาจะจัดกลุ่มหัวข้อที่คล้ายกันไว้ด้วยกัน - คุณสามารถปิดได้หากต้องการ
- ส่งและเก็บถาวร: ซึ่งจะแสดงหรือซ่อนปุ่ม "ส่งและเก็บถาวร"
- บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง: วิธีนี้ช่วยให้คุณทำเครื่องหมายโพสต์ว่าอ่านแล้วโดยอัตโนมัติ หากคุณมีโพสต์นั้นในช่องแสดงตัวอย่างที่อยู่นอกเหนือกรอบเวลาที่ระบุ
- ดาว: เมื่อคุณติดดาวข้อความ คุณสามารถมีสีดาวและไอคอนได้หลายสี - การตั้งค่านี้เป็นตำแหน่งที่คุณกำหนดว่าจะแสดงสีหรือไอคอนใด ขึ้นอยู่กับจำนวนครั้งที่คุณคลิกไอคอนรูปดาว
- การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป: เปิดหรือปิดการแจ้งเตือน หรือตั้งค่าสำหรับอีเมลสำคัญเท่านั้น
- แป้นพิมพ์ลัด: ทางลัดสามารถปิดใช้งานได้หากต้องการ
- ป้ายกำกับปุ่ม: ป้ายสำหรับปุ่มสามารถตั้งค่าเป็นไอคอนหรือข้อความ
- รูปภาพของฉัน: โหลดรูปโปรไฟล์ของคุณและทำให้ทุกคนหรือเฉพาะบางคนมองเห็นได้
- วิดเจ็ตบุคคล: คุณสามารถแสดงข้อมูลที่มีเกี่ยวกับผู้คนทางด้านขวาของการสนทนาได้หากต้องการ
- สร้างผู้ติดต่อสำหรับการเติมข้อความอัตโนมัติ: ซึ่งจะทำให้เพิ่มบุคคลลงในรายชื่อผู้ติดต่อของคุณโดยอัตโนมัติเมื่อคุณตอบกลับอีเมลของพวกเขา
- สัญญาณสำคัญสำหรับโฆษณา: สิ่งเหล่านี้คือการปรับเปลี่ยนโฆษณาในแบบของคุณที่โหลดโดยอิงจากอีเมลของคุณ แต่คุณสามารถปรับแต่งได้โดยอิงจากสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาบอกผู้โฆษณาเกี่ยวกับคุณ
- ลายเซ็น: คุณต้องการสร้างลายเซ็นที่กำหนดเองสำหรับส่วนท้ายอีเมลของคุณหรือไม่ - นี่คือที่ที่คุณสร้างขึ้น
- ตัวชี้วัดระดับบุคคล: การดำเนินการนี้จะเปิดใช้งานลูกศรเดียวใกล้กับข้อความที่ไม่ได้ส่งไปยังรายชื่อผู้รับจดหมาย และลูกศรคู่ที่อยู่ถัดจากข้อความที่ส่งถึงคุณโดยตรง
- ตัวอย่าง: แสดงตัวอย่างเนื้อหาอีเมลในกล่องจดหมายของคุณ
- ตอบวันหยุด: ซึ่งช่วยให้คุณปรับแต่งและส่งกำหนดการตอบกลับในช่วงพักร้อนได้โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่คุณไม่ได้อยู่ใกล้ๆ เพื่อตอบอีเมล
อย่างที่คุณเห็นแท็บ "ทั่วไป" ช่วยให้คุณปรับแต่งสิ่งต่างๆ มากมายเกี่ยวกับกล่องจดหมายทั้งหมดและประสบการณ์ผู้ใช้ Gmail ของคุณ
บัญชีและการนำเข้า
เมนูบัญชีและการนำเข้าคือที่สำหรับอัปเดตรหัสผ่านหรือการตั้งค่า Google ของคุณ (ในเปลี่ยนการตั้งค่าบัญชี ) หรือควบคุมวิธีการนำเข้าอีเมลและข้อมูลติดต่อจากบัญชีภายนอกของคุณ เช่น Yahoo!, Hotmail หรือบัญชีอีเมล POP3 อื่นๆ ที่คุณอาจมี
หากต้องการให้ Gmail ตรวจสอบบัญชี POP3 ภายนอก เพียงคลิกที่ เพิ่มบัญชีอีเมล ใน ตรวจสอบอีเมลจากบัญชีอื่น: มาตรา.
Gmail จะพยายามนำเข้าอีเมลโดยใช้ Gmailify หากไม่สามารถทำได้ คุณสามารถคลิก ถัดไป เพื่อนำเข้าโดยใช้การตั้งค่า POP3 ในหน้าการตั้งค่า POP3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ป้อนเซิร์ฟเวอร์ POP3 และหมายเลขพอร์ตที่เหมาะสมจากบริการบัญชีอีเมลที่คุณนำเข้ามา
อย่าลืมบอก Gmail ว่าจะทำอย่างไรกับอีเมลขาเข้าเหล่านั้น เช่น ติดป้ายกำกับเฉพาะ (ซึ่งจะช่วยให้คุณจัดระเบียบได้ดียิ่งขึ้น โดยไม่ทำให้กล่องจดหมายหลักของคุณรก)
อย่าลืมตั้งค่าการส่งจดหมายใน ส่งอีเมลในชื่อ: ส่วน. นี่คือที่ที่คุณจะกำหนดการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์ SMTP เพื่อให้คุณสามารถส่งอีเมลผ่านบัญชี Gmail ของคุณได้ แต่ทำให้ดูเหมือนว่าคุณกำลังส่งอีเมลจากบัญชีอีเมล POP3 ระยะไกล
บัญชีอีเมลทุกบัญชีที่คุณตั้งค่าที่นี่จะแสดงในช่องดรอปดาวน์ใกล้กับช่อง "จาก" ในหน้าต่างสร้างอีเมลของคุณ
ในการเพิ่มการตั้งค่า SMTP สำหรับบัญชี POP3 ภายนอกของคุณ ให้คลิกที่ เพิ่มที่อยู่อีเมลอื่น .
หน้าต่างนี้เป็นตำแหน่งที่คุณจะพิมพ์ที่อยู่เซิร์ฟเวอร์ SMTP หมายเลขพอร์ต และ ID และรหัสผ่านที่เหมาะสมสำหรับบัญชี รวมถึงการเลือกตัวเลือกความปลอดภัยที่ถูกต้อง
เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะเห็นบัญชีทั้งหมดที่คุณเพิ่มในรายการแบบเลื่อนลงใน จาก สำหรับข้อความอีเมลใหม่ที่คุณสร้าง
ทำให้สะดวกเหมือนเคยในการจัดการบัญชีอีเมลต่างๆ ทั้งหมดของคุณบนเว็บจากจุดเดียว - บัญชี Gmail ของคุณ
การตั้งค่าเหล่านี้จะใช้งานได้เมื่อคุณเชื่อมต่อกับบัญชี Gmail ผ่านมือถือของคุณ (ดูด้านล่าง) บัญชีเหล่านี้ทั้งหมดจะสามารถเข้าถึงได้สำหรับการส่งและรับอีเมลจากอุปกรณ์มือถือของคุณเช่นกัน
การใช้ตัวกรอง
ใต้รายการเมนูตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก คุณจะพบตัวกรองที่มีอยู่ทั้งหมดที่คุณตั้งค่าไว้สำหรับอีเมลขาเข้า ตัวกรองเป็นวิธีการที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งที่ไม่เพียงแต่จัดเรียงอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติ แต่ยังรวมถึงการตอบกลับ ส่งต่อ หรือลบอีเมลขาเข้าโดยไม่ต้องยกนิ้วขึ้น
ในการดำเนินการนี้ เพียงคลิกที่ สร้างตัวกรองใหม่ ลิงค์
แบบฟอร์มตัวกรองเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพมากในการจัดการอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติ
มีฟิลด์มากมายในแบบฟอร์มนี้ ดังนั้นนี่คือคำแนะนำเกี่ยวกับความหมายทั้งหมด เรายังกล่าวถึงวิธีที่มีประสิทธิภาพในการใช้ตัวกรองอีเมลอยู่บ่อยครั้ง
ในแบบฟอร์มแรกนี้ คุณต้องกำหนดว่าต้องการให้กฎใช้อีเมลขาเข้าใด
- จาก: อีเมลจากที่อยู่อีเมลที่ระบุ (คุณสามารถรวมหลายรายการด้วยเครื่องหมายจุลภาค)
- ถึง: อีเมลที่ส่งไปยังที่อยู่ที่ระบุ สิ่งนี้มีประโยชน์โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณมีอีเมลเข้ามาหลายบัญชี
- เรื่อง: อีเมลที่มีคำเฉพาะในนั้น ใช้เครื่องหมายอัญประกาศคู่ (") หากคุณต้องการค้นหาวลีที่ตรงทั้งหมด
- มีคำว่า: ค้นหาคำในเนื้อความของข้อความ
- ไม่มี: ค้นหาเพื่อให้แน่ใจว่าคำบางคำ ไม่ใช่ ในเนื้อความของข้อความ
- มีไฟล์แนบ: ตรวจสอบว่าข้อความขาเข้ามีสิ่งที่แนบมาหรือไม่
- ไม่รวมการแชท: ซึ่งไม่รวมอีเมลแจ้งเตือนการแชทจากกฎ
- ขนาดที่ใหญ่กว่า (หรือน้อยกว่า) กว่า: ระบุข้อความที่มีขนาดจำกัด
อย่างที่คุณสามารถจินตนาการได้ เกณฑ์ทั้งหมดเหล่านี้ให้ความสามารถในการค้นหาที่ทรงพลังในการกรองและจัดระเบียบอีเมลขาเข้าของคุณอย่างเหมาะสม ขั้นตอนต่อไป เมื่อคุณระบุอีเมลขาเข้าเหล่านั้นได้แล้ว ให้จัดการอีเมลเหล่านั้นโดยอัตโนมัติ ส่วนนี้จะดำเนินการในหน้าถัดไปของแบบฟอร์มตัวกรอง
นี่คือสิ่งที่การทำงานของตัวกรองแต่ละรายการจะทำหากคุณเลือก
- ข้ามกล่องจดหมาย (เก็บถาวร): สิ่งนี้จะเก็บถาวรข้อความที่เข้ามาทันที สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับข้อความสแปมจากธุรกิจที่คุณอาจสมัครใช้งาน แต่ไม่ต้องการอ่านอีเมลโฆษณาของพวกเขาจริงๆ
- ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว: สิ่งนี้จะทำเครื่องหมายข้อความว่า "อ่านแล้ว" แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้อ่านก็ตาม ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ข้อความแสดงเป็นไฮไลต์ (ยังไม่ได้อ่าน) ในกล่องจดหมายของคุณ สิ่งนี้มีประโยชน์สำหรับอีเมลขาเข้าที่คุณรู้ว่าไม่สำคัญ
- ติดดาวไว้: หากคุณรู้ว่าอีเมลบางฉบับจากบุคคลใดบุคคลหนึ่งมีความสำคัญ ให้ติดดาวอีเมลนั้นโดยอัตโนมัติ!
- ติดป้ายกำกับ: การดำเนินการนี้จะติดป้ายกำกับอีเมลขาเข้าที่ตรงกับการค้นหาของคุณทันที นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดเรียงอีเมลที่มาจากบัญชีต่างๆ โดยอัตโนมัติ โดยกำหนดให้เป็นป้ายกำกับสำหรับบัญชีนั้น
- ส่งต่อไปที่: วิธีนี้ช่วยให้คุณส่งต่ออีเมลบางฉบับโดยอัตโนมัติไปยังที่อยู่อีเมลอื่นหรือที่อยู่อื่น
- ลบออก: การดำเนินการนี้จะลบอีเมลที่ตรงกับตัวกรองของคุณโดยอัตโนมัติ ดังนั้นโปรดใช้ด้วยความระมัดระวัง!
- อย่าส่งไปที่สแปม: สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณรู้ว่า Google มักจะส่งต่ออีเมลบางฉบับไปยังโฟลเดอร์สแปม คุณสามารถตั้งค่าตัวกรองนี้ไม่ให้ส่งอีเมลจากที่อยู่นั้นไปยังโฟลเดอร์สแปม
- ส่งคำตอบสำเร็จรูป: การดำเนินการนี้ทำให้คุณสามารถตอบกลับอีเมลบางฉบับได้โดยอัตโนมัติ สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณทำธุรกิจและต้องการขอบคุณผู้ส่งที่ส่งอีเมลถึงคุณทันที
- ทำเครื่องหมายว่าสำคัญเสมอ: คุณต้องการทำเครื่องหมายอีเมลทุกฉบับจากเจ้านายของคุณว่าสำคัญหรือไม่? นี่คือการกระทำที่จะใช้
- อย่าทำเครื่องหมายว่าสำคัญ: ใช้อันนี้ถ้าคุณเกลียดเจ้านายของคุณ
- จัดประเภทเป็น <หมวดหมู่>: ซึ่งช่วยให้คุณย้ายอีเมลไปยังหมวดหมู่เฉพาะในกล่องจดหมายของคุณโดยอัตโนมัติ นี่เป็นอีกวิธีที่มีประโยชน์มากในการจัดระเบียบอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ
คุณสามารถดูตัวกรองทั้งหมดที่คุณสร้างขึ้น (และคุณสามารถลบหรือแก้ไขได้หากต้องการ) ในตัวกรองและที่อยู่ที่ถูกบล็อก แท็บ
การส่งต่ออีเมลและ POP/IMAP
แท็บถัดไปในเมนูการตั้งค่าที่ควรกล่าวถึงคือ การส่งต่อและ POP/IMAP แท็บ
บริเวณนี้มีสามส่วน อย่างแรกคือการส่งต่อสำเนาของอีเมลขาเข้าทั้งหมดไปยังที่อยู่อีเมลเฉพาะโดยอัตโนมัติ
ซึ่งส่วนใหญ่มีไว้สำหรับผู้ที่ใช้โปรแกรมรับส่งเมลที่แตกต่างกันเกือบทุกวัน เช่น อีเมลที่ทำงาน และต้องการรับอีเมล Gmail ขาเข้าตามที่อยู่นั้นด้วย ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณลบอีเมลขาเข้าโดยอัตโนมัติ หรือเก็บสำเนาไว้ในกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
ส่วนถัดไปของหน้านี้คือ การดาวน์โหลด POP . POP ย่อมาจาก Post Office Protocol เป็นโปรโตคอลหนึ่งที่ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ใช้ในการส่งอีเมล ในพื้นที่นี้ คุณสามารถเปิดใช้งาน POP ในบัญชี Gmail ของคุณได้ วิธีนี้ช่วยให้คุณใช้โปรแกรมรับส่งเมล (แม้กระทั่งเดสก์ท็อป) เพื่อนำเข้าอีเมล Gmail ทั้งหมดของคุณ ตราบใดที่ไคลเอ็นต์สามารถเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ POP ได้
นี่คือที่ที่คุณกำหนดค่า Gmail ให้เก็บสำเนาของอีเมลต้นฉบับ ทำเครื่องหมายว่าอ่านแล้ว ลบ หรือเก็บถาวร หากคุณคลิกที่ คำแนะนำในการกำหนดค่า คุณสามารถอ่านการตั้งค่าเซิร์ฟเวอร์และพอร์ตเฉพาะเพื่อใช้เมื่อตั้งค่าโปรแกรมรับส่งเมลเพื่อรับอีเมล Gmail ของคุณ
ส่วน IMAP ของแท็บนี้คล้ายกับส่วน POP โดยมีรูปแบบต่างๆ เล็กน้อย IMAP ย่อมาจาก "Internet Message Access Protocol" และเช่นเดียวกับ POP มันเป็นเพียงโปรโตคอลการส่งอีเมลอื่น
เพื่อให้โปรแกรมรับส่งเมล IMAP เข้าถึงบัญชี Gmail ของคุณได้ คุณจะต้องเปิดใช้งาน IMAP ที่นี่.
IMAP เป็นการแลกเปลี่ยนแบบสองทาง คุณจึงตั้งค่า Gmail ให้คัดลอกการดำเนินการที่คุณใช้ในไคลเอ็นต์ IMAP ได้ ดังนั้น เมื่อคุณลบที่นั่น คุณสามารถกำหนดค่า Gmail ให้ลบออกจากบัญชี Gmail ในเครื่องของคุณได้เช่นกัน
คลิกอีกครั้งที่คำแนะนำในการกำหนดค่า สำหรับเซิร์ฟเวอร์และพอร์ต IMAP ที่แน่นอนที่จะใช้เมื่อคุณกำหนดค่าโปรแกรมรับส่งเมล IMAP เพื่อเชื่อมต่อกับบัญชี Gmail ของคุณ
อีเมลออฟไลน์
ออฟไลน์ แท็บช่วยให้คุณเปิดใช้งานการเข้าถึง Gmail ของคุณได้แม้ในขณะที่คุณไม่ได้ออนไลน์ สมมติว่าคุณอยู่บนเครื่องบินที่ไม่มีการเข้าถึงเว็บ คุณจะสามารถตอบกลับและส่งอีเมลโดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Gmail ออนไลน์ของคุณ
หากคุณเปิดใช้งาน Gmail ออฟไลน์ โปรแกรมจะดาวน์โหลดส่วนขยายไคลเอ็นต์ Gmail ในเครื่องลงในเบราว์เซอร์ของคุณ เพื่อให้คุณสามารถตอบกลับและอ่านอีเมล หรือติดตามการเพิ่มรายชื่อติดต่อ เมื่อใดก็ตามที่คอมพิวเตอร์ของคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง การเปลี่ยนแปลงออฟไลน์ทั้งหมดจะซิงค์ใหม่และอัปเดตบัญชี Gmail ออนไลน์ของคุณ คุณยังเพิ่มไฟล์แนบที่จะส่งเมื่อคุณกลับมาออนไลน์ได้อีกด้วย
หากต้องการเปิดออฟไลน์ ให้คลิกที่ติดตั้ง Gmail ออฟไลน์ และ Gmail จะติดตั้งส่วนขยาย Chrome และสร้างไอคอนบนเดสก์ท็อปของคุณ เกือบจะเหมือนกับการติดตั้งแอปพลิเคชันไคลเอนต์อีเมลบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ประโยชน์ของส่วนขยายนี้คือ แม้ว่าคอมพิวเตอร์ของคุณจะตาย คุณจะยังมีอีเมลและที่อยู่ติดต่อทั้งหมดของคุณจัดเก็บไว้ในระบบคลาวด์ในบัญชี Gmail ของคุณอย่างปลอดภัย
ห้องปฏิบัติการ
แม้ว่าพื้นที่ Gmail Labs (เข้าถึงได้ที่ Labs tab) ไม่ได้รับคุณลักษณะใหม่ๆ ที่น่าสนใจมากนักในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ฟีเจอร์เสริมที่มีอยู่นั้นค่อนข้างมีประโยชน์ นี่คือรายการสั้นๆ ที่ดีที่สุด
คำตอบสำเร็จรูป ให้คุณยกระดับการทำงานอัตโนมัติของอีเมลไปอีกระดับ
เมื่อคุณเขียนอีเมลใหม่ เพียงคลิกลูกศรแบบเลื่อนลงที่ด้านล่างขวาของหน้าต่าง แล้วคลิกคำตอบสำเร็จรูป .
คุณจะพบรายการคำตอบสำเร็จรูปทั้งหมดที่คุณสร้างไว้แล้วภายใต้ แทรก , บันทึก , หรือ ลบ .
- แทรก :คลิกที่นี่เพื่อแทรกคำตอบสำเร็จรูปที่เลือกลงในหน้าต่างตัวเขียนอีเมลปัจจุบันของคุณ
- บันทึก :คลิกที่นี่เพื่อบันทึกอีเมลที่แต่งในปัจจุบันเป็นเทมเพลตการตอบกลับสำเร็จรูปใหม่
- ลบ :คลิกที่นี่เพื่อลบการตอบกลับสำเร็จรูปที่เลือกออกจากรายการเทมเพลตของคุณ
สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งหากคุณเป็นผู้จัดการและจำเป็นต้องส่งอีเมลที่เหมือนกันเกือบทั้งหมดไปยังพนักงานจำนวนมาก เมื่อใช้เทมเพลตคำตอบสำเร็จรูป คุณสามารถเขียนอีเมลของคุณเป็นเทมเพลต แทรกลงในอีเมลใหม่ทุกฉบับ จากนั้นกรอกรายละเอียดเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับบุคคลนั้น
ใช้คำตอบสำเร็จรูปอย่างสร้างสรรค์เพราะช่วยประหยัดเวลาได้จริง
บานหน้าต่างแสดงตัวอย่าง คุณลักษณะใน Labs มีประโยชน์มากหากคุณต้องการดูเนื้อหาของอีเมลในกล่องจดหมายของคุณโดยไม่ต้องเปิด หากต้องการใช้คุณลักษณะนี้เมื่อเปิดใช้งานแล้ว เพียงคลิกลูกศรดรอปดาวน์ที่ด้านซ้ายของปุ่มการตั้งค่า แล้วเลือกว่าคุณต้องการแยกช่องแสดงตัวอย่างออกจากมุมมองกล่องจดหมายในแนวตั้งหรือแนวนอน
ฟีเจอร์แล็บที่มีประโยชน์อื่นๆ:
- แกดเจ็ต Google ปฏิทิน :นี่จะแสดงแกดเจ็ตพร้อมกับ Google ปฏิทินและกิจกรรมของคุณที่มุมล่างซ้ายของหน้าต่างกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
- แชทด้านขวา :เปิดใช้งานการผสานรวมกับแชทของ Google แฮงเอาท์ที่ด้านขวาของหน้าต่างกล่องจดหมาย Gmail ของคุณ
- กล่องจดหมายหลายกล่อง :เปิดใช้งานแท็บกล่องจดหมายหลายกล่องในการตั้งค่า ซึ่งคุณสามารถสร้างกล่องจดหมายหลายกล่องตามคำค้นหาที่เฉพาะเจาะจง (คล้ายกับตัวกรอง) ต้องปิดใช้งานแท็บเพื่อให้คุณลักษณะนี้ทำงานได้
ฟีเจอร์ Lab อื่นๆ ได้รับการรายงานว่ามีขุยเล็กน้อยหรือไม่มีประโยชน์มาก อย่าปล่อยให้สิ่งนั้นหยุดคุณจากการทดลองกับพวกเขาและปรับแต่งกล่องจดหมาย Gmail ของคุณในรูปแบบใดก็ได้ที่คุณต้องการ!
การรวม Gmail ที่ยอดเยี่ยม
เมื่อคุณคุ้นเคยกับการใช้ Gmail สำหรับความต้องการอีเมลทั้งหมดแล้ว ให้สำรวจการผสานรวม Gmail กับบริการระบบคลาวด์อื่นๆ ที่คุณใช้ ต่อไปนี้คือบางส่วนของการผสานการทำงานกับ Gmail ที่เราได้กล่าวถึงที่ MakeUseOf โปรดอย่าลังเลที่จะสำรวจและติดตั้งสิ่งที่คุณต้องการ
- ใช้ส่วนขยาย SecureGmail เพื่อเข้ารหัสข้อความ Gmail ของคุณ
- ทำให้ชีวิตของคุณเป็นแบบอัตโนมัติโดยใช้ Gmail ด้วยการผสานรวมกับ Gmail IFTTT
- ผสาน Gmail กับแอป ToDo บนคลาวด์ยอดนิยม
- รวมบัญชี Gmail ของคุณกับ Dropbox
- ใช้ Mailstrom เพื่อรักษาบัญชี Gmail ของคุณให้สะอาด
- Customize Gmail with Chrome extensions to make Gmail more like Outlook.
The Mobile Gmail App
No email service is very good if you can't access it from multiple devices. You can download the Gmail app for Android from Google Play, or for iOS devices from iTunes.
The mobile app interface is very intuitive. You'll find all of the same email categories under the Primary inbox as you find on the web-based client.
While browsing messages you can quickly star them by tapping the star. You can also long-press them to label or mark them important.
Composing emails on your mobile device is fast and easy. It's also integrated with all of your Google Contacts.
The Gmail mobile app makes access to your Gmail account quick and convenient, no matter where you are.
The King of Cloud-Based Email
Email has been a critical part of nearly everyone's online experience since the first days of the Internet. The only thing that has really changed is where and when we're able to access our email.
Google stayed on top of internet trends all these years with an email platform that is flexible, intuitive, and compatible with many other services all across the web. Gmail is easy to streamline using any of the GTD techniques you might have learned about.
You already may have other email accounts. But, it's still worth signing up for Gmail to see if it helps you save time and energy. Even if it saves you only an hour a day, it'll be well worth it.
If you want to enhance Gmail even further, check out these great Gmail browser tools.
Image Credit: Google Gmail App via DepositPhotos
Originally written by Taty on Jul 9, 2010
