คุณกำลังมองหาช่วยเหลือสำหรับบัญชี Gmail ใหม่? หรือคุณยังพยายามเข้าใจว่าการตั้งค่าอีเมล Gmail ทั้งหมดหมายถึงอะไร? คุณมาถูกที่แล้ว
ในคู่มือนี้ ผมจะ...
- แสดงวิธีสร้างบัญชี Gmail ใหม่
- เข้าใจ Inbox และวิธีจัดระเบียบอีเมล
- สำรวจฟีเจอร์ขั้นสูงของ Gmail
- พูดถึงแอป Gmail บนมือถือ
- ชี้ให้เห็นว่า บริการ Cloud ภายนอกทำงานกับบัญชี Gmail ของคุณได้อย่างไร (ออนไลน์หรือออฟไลน์)
ไม่ว่าคุณจะมีบัญชี Gmail อยู่แล้ว หรือกำลังคิดจะสมัครใหม่ คู่มือนี้จะมีทุกอย่างที่คุณต้องการ เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากบัญชี Gmail ใหม่ที่เงางามนี้
ข้อได้เปรียบยิ่งใหญ่ของ Gmail
เมื่อคุณสมัครครั้งแรก คุณจะเข้าถึงรายการบริการ Google ยาวนาน ไม่ใช่แค่อีเมล บริการที่ใช้บ่อยที่สุดรวมถึง:
- Google Drive: สร้างสเปรดชีต เอกสาร และสไลด์โชว์ด้วยแอปออฟฟิศบน Cloud ฟรี พร้อมพื้นที่จัดเก็บไฟล์มากมาย เรามีคู่มือ Google Drive เต็มรูปแบบหากต้องการ
- Google Maps: แอปเว็บและมือถือช่วยหาทิศทาง นำทาง ดูจราจร ดาวเทียม รูปถ่ายสถานที่ และอื่นๆ คุณแม้แต่ใช้ Google Maps หาที่จอดรถ หรือสำรวจระบบสุริยะได้
- YouTube: ตั้งแต่ Google ซื้อ YouTube บัญชี Google ให้คุณเข้าฟีเจอร์ฟรีทั้งหมดบน YouTube
- Google Calendar: ระบบปฏิทินบน Cloud จัดระเบียบวันได้อย่างเข้าใจง่าย ใช้งานง่าย ทั้งเว็บและโทรศัพท์
- Google Keep: คิดถึง Sticky notes สำหรับคอมพิวเตอร์และโทรศัพท์ ตัวเลือกยอดเยี่ยมแทน Evernote
- Google Contacts: ซิงค์รายชื่อติดต่อทั้งหมดข้ามอีเมล บริการ Google ทั้งหมด และโทรศัพท์
- Google Analytics, Adwords, และ Adsense: ติดตาม โปรโมต และสร้างรายได้จากเว็บไซต์
นี่เพียงชุดย่อยของบริการ Cloud ที่คุณเข้าถึงได้เมื่อสมัครบัญชี Google ใหม่ หาก聽起來น่าสนใจ มาเริ่มสร้างบัญชี Google แรกของคุณกัน!
สร้างบัญชี Gmail
เมื่อคุณเข้าหน้า Google Gmail ครั้งแรก มุมขวาบนจะมีกล่องสีแดงใหญ่ Create An Account คลิกมัน
หน้าถัดไป จะมีฟอร์มง่ายๆ สำหรับกรอกรายละเอียดส่วนตัว เช่น วันเกิด เพศ เบอร์โทร และที่อยู่อีเมล รวมถึงชื่อ ชื่อผู้ใช้ และรหัสผ่านที่ต้องการ
จำไว้ว่า 요즘 มีผู้ใช้ Gmail หลายพันคน คุณน่าจะไม่ได้ชื่อบัญชีที่ตรงกับชื่อจริง วิธีแก้คือหลายคนใช้ชื่อเต็มตามด้วยตัวเลขสุ่ม
อย่าลืมปฏิบัติตามเคล็ดลับการเลือก رمزผ่านที่ดี
เบอร์โทรและอีเมลสำรองเป็นตัวเลือก แต่แนะนำให้ใส่ เพราะนี่คือวิธีเดียวที่ Google ยืนยันบัญชีหากคุณถูกล็อกเอาท์
เมื่อยอมรับเงื่อนไขและกด Continue to Gmail คุณจะพบ Inbox ใหม่ ว่างเปล่า รอคุณ
Inbox ของ Gmail
Inbox ของคุณโดยค่าเริ่มต้น จัดเรียงเป็น 3 แท็บ แท็บ Primary จะเก็บอีเมลเข้าทั่วไป แต่หากมีอีเมลที่ Google ระบุว่าเป็น Social notifications หรือ Promotional emails จะถูกจัดไปแท็บ Social หรือ Promotions ตามลำดับ
นี่คืออีเมลที่จัดระเบียบโดย "Category" ซึ่งคุณสามารถปรับแต่งและเพิ่มแท็บเพิ่มเติมได้
ใช้ Category Tabs
เมื่อได้อีเมลเข้าใหม่ คุณสามารถคลิกไอคอน Label ในเมนูบน และเลือก Category หรือสร้างใหม่สำหรับอีเมลนั้น
กลับสู่ Inbox หลัก หากคุณคลิกแท็บ "+" ข้างขวาของแท็บทั้งหมด จะเห็นรายการ Categories ปัจจุบัน เลือก Category ใหม่ที่สร้าง และมันจะปรากฏเป็นแท็บใหม่ใน Inbox
สิ่งนี้มีประโยชน์มากหากคุณมีโครงการหลายอย่าง หรือลูกค้ามากหลายคน และต้องการจัดอีเมลแยกเป็นแท็บต่างๆ การใช้ Categories และ Tabs แบบนี้ช่วยให้ Inbox สะอาดและดูแลง่ายขึ้น
เขียนอีเมล (Compose)
เพื่อส่งอีเมลแรก ให้คลิกกล่อง Compose สีแดง มุมซ้ายบนของ Inbox
หน้าต่างเขียนอีเมล อาจเป็นส่วนที่มีฟีเจอร์มากที่สุดและทรงพลังที่สุดของอินเทอร์เฟซ Gmail จึงคุ้มค่าที่จะใช้เวลาสำรวจทุกอย่างที่ทำได้ในมุมมองนี้
ก่อนอื่น ความลับเล็กๆ น้อยๆ คือ แม้หน้าต่างเขียนอีเมลจะเปิดติดมุมขวาล่างของหน้าจอ คุณสามารถเปิดเป็นหน้าต่างใหม่ได้ง่าย โดย ged Shift และคลิกที่ลูกศร Resize มุมขวาบนของหน้าต่าง Composer
คุณจะสังเกตว่าเมื่อวางเมาส์บนไอคอนลูกศรคู่ขณะกด Shift ไอคอนจะเปลี่ยนเป็นลูกศรเดี่ยวหนา คลิกมัน และหน้าต่างเขียนอีเมลจะโผล่เป็นหน้าต่างแยก
สิ่งนี้ทำให้เขียนอีเมลบนพื้นที่อื่นของหน้าจอ หรือหน้าจออีกเครื่องได้ง่ายขึ้น โดยไม่บังหน้าต่างเบราว์เซอร์ ช่วยให้คุณ Multitask ขณะเขียนอีเมล
จัดรูปแบบข้อความอีเมล
ด้านบนของหน้าต่างนี้มีช่อง To, Cc, Bcc และ Subject มาตรฐาน ที่คุณคุ้นเคยหากเคยใช้ Web client อื่น แต่ไม่เหมือน Web client ส่วนใหญ่ที่มีเมนูจัดรูปแบบข้อความด้านบน ใน Gmail เมนูนี้อยู่ด้านล่างของหน้าต่าง
แถบจัดรูปแบบนี้ให้คุณจัดรูปแบบข้อความอีเมลเหมือน Editor เอกสารอย่าง Microsoft Word คุณสามารถเปลี่ยนขนาดฟอนต์ สไตล์ และรูปแบบ เลเยอร์ข้อความ สร้างรายการตัวเลขหรือจุด หรือแม้แต่ Block quotes
เมนูถัดไปใต้เมนูนี้ รวมรายการเมนูระดับบนอื่นๆ โดยค่าเริ่มต้น เมนูจัดรูปแบบถูกเลือก แต่จากซ้ายไปขวา คุณสามารถ:
- แนบไฟล์ (ไอคอนคลิปกระดาษ)
- แทรกไฟล์จาก Google Drive (ไอคอน Google Drive)
- ส่งหรือขอเงินด้วย Google Wallet (ไอคอนดอลลาร์)
- แทรกภาพ (ไอคอนกล้อง)
- แทรก Hyperlink (ไอคอนโซ่)
- แทรก Emoticon (ไอคอน顏文字)
บันทึกเกี่ยวกับ Emoticons: ตลอดปีๆ มา Google ปรับปรุงรายการ Emoticons ให้ดีขึ้น ตอนนี้คุณจะพบรายการเลื่อนได้ครอบคลุม 5 หมวดหมู่
จำไว้ว่าหลายคนไม่ถือว่า Emoticons เป็นมืออาชีพ ใช้ให้น้อย และเฉพาะเมื่ออีเมลไม่ได้ส่งไปยังผู้รับทางวิชาชีพ
พื้นที่อื่นที่ควรจำไว้ขณะเขียนอีเมล คือ ลูกศร Dropdown มุมขวาล่าง
ที่นี่ คุณสามารถสลับโหมดแก้ไขเต็มหน้าจอ เลือก Label สำหรับอีเมลgehendทันที สลับโหมด Plain text (ไม่มีฟอร์แมต) พิมพ์อีเมล หรือตรวจสะพิมพ์ (เป็นนิสัยที่ดีที่ควรทำ)
เลือก ธีม (Theme)
เหมือนคุณอาจอยากปรับแต่งคอมพิวเตอร์ใหม่ คุณอาจอยากปรับแต่ง Inbox อีเมลใหม่ Gmail ให้เลือกธีมต่างๆ ได้ เพื่อไม่ต้องเผชิญหน้ากับ Inbox สีขาวน่าเบื่อทุกวัน
เพื่อเลือกธีมใหม่ ให้คลิกไอคอนเฟืองสำหรับ "Settings" มุมขวาบน หน้าจอ ข้างใต้ไอคอนโปรไฟล์ เลือก Themes จากรายการ
Google มีพื้นหลังให้เลือกมากมาย
แค่เลือกหนึ่ง คลิก Select แล้ว Save พื้นหลัง Inbox ทั้งหมดจะเปลี่ยนเป็นภาพที่เลือก
Sent Mail, Spam, Trash และอื่นๆ
ด้านซ้ายของ Inbox คือที่ที่คุณจะพบโฟลเดอร์อีเมลอื่นๆ เมื่อคุณสร้าง Labels ใหม่ภายหลัง นี่คือที่ที่มันจะแสดง
ตอนเริ่มต้น คุณจะพบแค่ 4 โฟลเดอร์เพิ่มเติมนอกจาก Inbox
- Starred: อีเมลที่คุณ Star (คลิกไอคอนดาว) จะแสดงในโฟลเดอร์นี้
- Important: อีเมลที่คุณทำเครื่องหมาย Important จะแสดงที่นี่
- Sent Mail: ทุกครั้งที่คุณส่งอีเมลให้ใคร สำเนาจะถูกเก็บในโฟลเดอร์นี้
- Drafts: หากคุณเริ่มเขียนอีเมลแล้วปิดหน้าต่าง Composer สำเนา Draft จะอยู่ในโฟลเดอร์นี้
โฟลเดอร์ Starred และ Important เป็น 2 วิธีที่ดีในการจัดเรียงและจัดระเบียบอีเมล แต่มีอีกมากมาย เราจะลึกเข้ามาในหัวข้อนี้ต่อไป
เคล็ดลับจัดระเบียบอีเมล
หากคุณรับอีเมลเยอะในแต่ละวัน จำเป็นต้องจัดระเบียบ Inbox ให้ช่วยจัดเรียง จัดระเบียบ และ Archive การติดต่อเข้าทั้งหมด โชคดีที่ Gmail เป็นเครื่องมือที่ดีที่สุดสำหรับเรื่องนี้ มันเสนอฟีเจอร์หลากหลายที่ให้คุณจัดระเบียบและจัดลำดับความสำคัญได้หมด
Contacts
Google Contacts เป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างน่าประหลาด ให้ซิงค์ Contacts ข้ามแอปและอุปกรณ์มากมาย เพื่อเข้าถึง Contacts ให้คลิกที่ลูกศรข้างๆ คำว่า Gmail มุมซ้ายบนหน้าต่าง
Contacts เหล่านี้รวมระหว่าง Contacts อีเมลที่คุณเพิ่ม และ Contacts โทรศัพท์ที่คุณเพิ่มจากโทรศัพท์ Android หรือบริการอื่นๆ ที่คุณล็อกอินด้วยบัญชี Google พร้อม Contacts integration
คุณสามารถจัดระเบียบ Contacts ได้ง่ายด้วย Labels เช่น Friends, Family, Work Colleagues และอื่นๆ
การเก็บ Contacts ให้ทันสมัยจะช่วยคุณในการเขียนอีเมล เนื่องจากคุณแค่เริ่มพิมพ์ชื่อคน และอีเมลของพวกเขาจะเติมอัตโนมัติในช่อง To
Stars
หนึ่งในวิธีที่เร็วที่สุดและง่ายที่สุดในการจัดการอีเมลเข้าคือการ Star พวกเขา คุณ "Star" อีเมลโดยคลิกไอคอนดาวด้านซ้ายของอีเมล เมื่อคุณดูใน Inbox
แนวคิดคือ คุณสามารถสแกนอีเมลอย่างรวดเร็ว และแค่แตะไอคอนดาวบนรายการที่คุณรู้ว่าต้องติดตามภายหลัง วิธีนี้เมื่อคุณกลับมาภายหลัง คุณแค่ต้องไปโฟลเดอร์ Starred เพื่อดูรายการทั้งหมดในที่เดียว
เรียนรู้เพิ่มเติมว่าการ Star อีเมลช่วยจัดระเบียบอีเมลได้อย่างไร
Labels
อาจเป็นเครื่องมือทรงพลังที่สุดบน Gmail คือความสามารถในการใช้ Labels กับอีเมล สิ่งนี้ให้คุณจัดระเบียบอีเมลเข้ามาในระดับละเอียด (Granular)
เพื่อสร้าง Label ใหม่ ให้คลิกไอคอน Label ในเมนูบน และเลือก Create new จากรายการ
เมื่อคุณเปิดอีเมลอยู่ คุณสามารถจัดประเภทมันเข้า Label ใดๆ ได้ โดยคลิกไอคอนเดียวกัน และติ๊กถูกข้าง Label ที่ต้องการเก็บ มันจะจัดอีเมลใต้ Label นั้นในแถบนำทางซ้าย และคุณยังสามารถเพิ่ม Label เป็นแท็บเดี่ยวในการแสดง Gmail หลักได้ ตามที่กล่าวไว้ต้นบทความ
เห็นได้ว่า Labels ให้คุณเก็บ Inbox ให้เป็นระเบียบกว่าเดิม เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Label ใน Gmail
ฟีเจอร์ Gmail ขั้นสูง
ตอนนี้คุณอาจคิดว่า Gmail เป็น Web-based email client ที่มีประโยชน์และหลากหลาย แต่มันไม่จบแค่นี้ มีไลบรารีฟีเจอร์อื่นๆ มากมาย ที่ให้คุณทำอัตโนมัติวิธีจัดการอีเมลเข้า และแม้แต่เพิ่มบัญชีอื่นๆ เพื่อจัดการบัญชีอีเมลอื่นทั้งหมดจาก Inbox Gmail เดียว
General Settings
เพื่อเข้าถึงการตั้งค่าขั้นสูง ให้คลิกไอคอนเฟืองมุมขวาบน แล้วคลิก Settings
แท็บ General ภายในเมนู Settings คือที่ที่คุณจะพบสิ่งต่างๆ มากมายที่ปรับแต่งบัญชี Gmail ได้ รวมถึง:
- Language and country: ตั้งภาษาท้องถิ่นและรหัสประเทศโทรศัพท์เริ่มต้น
- Page size: จำกัดจำนวน Conversation และ Contacts ที่แสดงต่อหน้า
- Images: บล็อกหรือแสดง Inline images ในอีเมล
- Undo Send: ยกเลิกการส่งอีเมล หากยกเลิกภายในเวลาที่กำหนด
- Default Reply: กด Reply แล้วตอบทั้งหมดหรือตอบผู้ส่งอย่างเดียว?
- Default Text Style: ตั้งรูปแบบข้อความเริ่มต้นเมื่อสร้างอีเมลใหม่
- Conversation View: จับกลุ่ม Thread หัวข้อเดียวกัน - ปิดได้หากต้องการ
- Send and Archive: แสดงหรือซ่อนปุ่ม "Send & Archive"
- Preview Pane: ทำเครื่องหมายอ่านอัตโนมัติ หากอยู่ใน Preview Pane นานเกินกำหนด
- Stars: เมื่อ Star ข้อความ สีและไอคอนดาวหลายแบบ - ตั้งค่าที่นี่ว่าจะแสดงสี/ไอคอนไหนเมื่อคลิกดาวกี่ครั้ง
- Desktop Notifications: เปิด/ปิด Notification หรือตั้งสำหรับ Important mail เท่านั้น
- Keyboard Shortcuts: ปิด Shortcuts ได้หากต้องการ
- Button Labels: Labels ปุ่ม ตั้งเป็น Icons หรือ Text
- My Picture: โหลดรูปโปรไฟล์ ทำให้มองเห็นได้ทุกคน หรือบางคน
- People Widget: แสดงข้อมูลผู้คนข้างขวา Conversations หากต้องการ
- Create contacts for auto-complete: เพิ่มคนเข้ารายชื่ออัตโนมัติเมื่อตอบกลับอีเมลพวกเขา
- Importance signals for ads: การปรับแต่งโฆษณาตามอีเมล - ปรับแต่งได้ว่าจะบอกโฆษณาเกี่ยวกับคุณอย่างไร
- Signature: สร้างลายเซ็นอีเมลแบบกำหนดเอง - ที่นี่คือที่สร้าง
- Personal level indicators: ลูกศรเดี่ยวข้างข้อความที่ไม่ส่งไป Mailing list ลูกศรคู่ข้างข้อความส่งตรงถึงคุณ
- Snippets: แสดงตัวอย่างเนื้อหาอีเมลใน Inbox
- Vacation Responder: ปรับแต่งและจัดตารางตอบกลับอัตโนมัติขณะไม่อยู่ตอบอีเมล
เห็นได้ว่าแท็บ General ให้คุณปรับแต่งเกี่ยวกับ Inbox ทั้งหมดและประสบการณ์ผู้ใช้ Gmail ได้มากมาย
Accounts and Import
เมนู Accounts and Import คือที่สำหรับอัปเดตรหัสผ่านหรือการตั้งค่า Google (ภายใต้ Change account settings) หรือควบคุมการนำเข้าอีเมลและข้อมูลติดต่อจากบัญชีภายนอก เช่น Yahoo!, Hotmail หรือบัญชี POP3 อื่นๆ
เพื่อให้ Gmail ตรวจสอบบัญชี POP3 ภายนอก ให้คลิก Add a mail account ในส่วน Check mail from other accounts:
Gmail จะพยายามนำเข้าอีเมลด้วย Gmailify หากไม่ได้ คุณสามารถคลิก Next เพื่อนำเข้าโดยใช้การตั้งค่า POP3 ในหน้าตั้งค่า POP3 ให้แน่ใจว่ากรอก POP3 server และ Port number ที่เหมาะสมจากผู้ให้บริการอีเมลที่คุณนำเข้า
อย่าลืมบอก Gmail ว่าจะทำกับอีเมลเข้าเหล่านั้นอย่างไร เช่น ใช้ Label เฉพาะ (ช่วยจัดระเบียบได้ดีขึ้น โดยไม่ทำ Inbox หลักสับสน)
อย่าลืมตั้งค่าการส่งอีเมลในส่วน Send mail as: นี่คือที่คุณจะตั้งค่า SMTP server เพื่อส่งอีเมลผ่านบัญชี Gmail แต่ทำให้ดูเหมือนส่งจากบัญชี POP3 ภายนอก
ทุกบัญชีอีเมลที่ตั้งค่าที่นี่ จะแสดงใน Dropdown box ใกล้ช่อง "From" ในหน้าต่าง Composer
เพื่อเพิ่มการตั้งค่า SMTP สำหรับบัญชี POP3 ภายนอก ให้คลิก Add another email address
หน้าต่างนี้คือที่ที่คุณจะพิมพ์ที่อยู่ SMTP server, Port number, ID และ Password ที่เหมาะสม สวมถึงเลือกตัวเลือกความปลอดภัยที่ถูกต้อง
เมื่อเสร็จ คุณจะเห็นบัญชีทั้งหมดที่เพิ่ม ใน Dropdown list ในช่อง From สำหรับอีเมลใหม่ทุกฉบับ
การตั้งค่านี้ยังทำงานเมื่อคุณเชื่อมต่อบัญชี Gmail ผ่านมือถือ (ดูด้านล่าง) บัญชีทั้งหมดจะสามารถส่งและรับอีเมลจากมือถือได้เช่นกัน
การใช้ Filters
ภายใต้เมนู Filters and Blocked Addresses คุณจะพบ Filters ทั้งหมดที่ตั้งค่าไว้สำหรับอีเมลเข้า Filters เป็นหนึ่งในวิธีทรงพลังที่สุด ไม่ใช่แค่จัดเรียงอีเมลเข้าอัตโนมัติ แต่ยังตอบกลับ ส่งต่อ หรือลบอีเมลเข้าได้โดยไม่ยกนิ้ว
เพื่อทำเช่นนี้ ให้คลิกลิงก์ Create a new filter
ฟอร์ม Filter เป็นวิธีทรงพลังในการทำอัตโนมัติการจัดการอีเมลเข้ามี Field มากมาย นี่คือคำแนะนำว่าทุกอย่างหมายถึงอะไร เรายังครอบคลุมวิธีใช้ Email filters อย่างมีประสิทธิภาพบ่อยครั้ง
ในฟอร์มหน้าแรก คุณกำหนดว่าอีเมลเข้าไหนควรใช้กฎนี้
- From: อีเมลจากที่อยู่อีเมลเฉพาะ (รวมหลายอันได้ด้วยจุลภาค)
- To: อีเมลส่งไปที่อยู่อีเมลเฉพาะ มีประโยชน์หากคุณมีอีเมลเข้าสำหรับบัญชีหลายบัญชี
- Subject: อีเมลที่มีคำเฉพาะในเรื่อง ใช้เครื่องหมายคำพูดสองชั้น (") หากต้องการค้นหวลีพอดี
- Has the words: ค้นหาคำในเนื้อหาข้อความ
- Doesn't have: ค้นหาเพื่อให้แน่ใจว่าคำบางคำ ไม่ได้อยู่ ในเนื้อหา
- Has attachment: ตรวจสอบว่าข้อความเข้ามีไฟล์แนบหรือไม่
- Don't include chats: แยก Chat notification emails ออกจากกฎ
- Size greater (or less) than: ระบุข้อความที่มีขนาดจำกัด
คุณนึกภาพได้ว่าเกณฑ์ทั้งหมดนี้ให้ความสามารถค้นหาทรงพลังสำหรับ Filter และจัดระเบียบอีเมลเข้าอย่างถูกต้อง ขั้นตอนต่อไป หลังจากระบุอีเมลเข้าที่ต้องการแล้ว คือจัดการมันอัตโนมัติ ส่วนนี้จัดการในหน้าถัดไปของฟอร์ม Filter
นี่คือสิ่งที่ Filter actions แต่ละอย่างจะทำ หากคุณเลือก
- Skip the Inbox (Archive It): Archive ข้อความเข้าทันที มีประโยชน์สำหรับสแปมจากธุรกิจที่คุณสมัคร แต่อยากไม่ได้อ่านโฆษณา
- Mark as read: ทำเครื่องหมายอ่านแล้ว แม้คุณยังไม่อ่าน ป้องกันไม่ให้ไฮไลท์เป็น Unread ใน Inbox มีประโยชน์สำหรับอีเมลเข้าที่คุณรู้ว่าไม่สำคัญ
- Star it: หากคุณรู้ว่าอีเมลจากคนเฉพาะจะสำคัญ ให้ Star อัตโนมัติ!
- Apply the label: ติด Label อีเมลเข้าทันทีที่ตรงกับการค้นหา นี่เป็นวิธียอดเยี่ยมจัดเรียงอีเมลจากบัญชีต่างๆ โดยให้ Label สำหรับบัญชีนั้น
- Forward it to: ส่งต่ออีเมลเฉพาะไปที่อยู่อีเมลอื่นอัตโนมัติ
- Delete it: ลบอีเมลที่ตรงกับ Filter อัตโนมัติ ใช้ด้วยความระมัดระวัง!
- Never send it to Spam: มีประโยชน์หากคุณรู้ว่า Google มักส่งอีเมลเฉพาะไป Spam ตั้ง Filter ให้ไม่ส่งอีเมลจากที่อยู่นั้นไป Spam
- Send canned response: ตอบกลับอีเมลเฉพาะอัตโนมัติด้วย Canned response มีประโยชน์หากคุณรธุรกิจและอยากขอบคุณผู้ส่งทันที
- Always mark it as important: อยากทำเครื่องหมายทุกอีเมลจากบอสเป็น Important? ใช้นี่
- Never mark it as important: ใช้นี่หากคุณเกลียดบอส
- Categorize as <category>: ย้ายอีเมลไป Category เฉพาะใน Inbox อีกวิธีจัดระเบียบอัตโนมัติที่มีประโยชน์
คุณสามารถดู Filters ทั้งหมดที่สร้าง (และลบหรือแก้ไขได้) ที่แท็บ Filters and Blocked Addresses
Email Forwarding และ POP/IMAP
แท็บถัดไปใน Settings ที่น่าสนใจคือ Forwarding and POP/IMAP
มี 3 ส่วนในพื้นที่นี้ ส่วนแรกคือ ส่งต่อสำเนาอีเมลเข้าทั้งหมดไปที่อยู่อีเมลเฉพาะ
ส่วนใหญ่สำหรับคนที่ใช้ Email client อื่นส่วนใหญ่ของวัน - เช่น อีเมลงาน - และอยากรับ Gmail เข้าที่นั่นด้วย ตัวเลือกนี้ให้ลบอีเมลเข้าอัตโนมัติ หรือเก็บสำเนาใน Inbox Gmail
ส่วนถัดไปคือ POP Download POP ย่อมาจาก Post Office Protocol โปรโตคอลที่ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่ใช้ส่งอีเมล ในพื้นที่นี้ คุณสามารถเปิดใช้งาน POP ในบัญชี Gmail ให้ใช้ Email client ใดๆ (แม้ Desktop) นำเข้าอีเมล Gmail ทั้งหมดได้ ตราบใดที่ Client รองรับการเชื่อมต่อ POP server
นี่คือที่คุณตั้งค่า Gmail ให้ เก็บสำเนาอีเมลต้นฉบับ ทำเครื่องหมายอ่านแล้ว ลบ หรือ Archive หากคลิก Configuration instructions คุณอ่าน Server และ Port settings เฉพาะสำหรับตั้งค่า Email client ให้ดึงอีเมล Gmail ได้
ส่วน IMAP ของแท็บนี้ คล้าย POP แต่มีความแตกต่างเล็กน้อย IMAP ย่อมาจาก "Internet Message Access Protocol" เหมือน POP เป็นโปรโตคอลส่งอีเมลอีกตัว
เพื่อให้ IMAP email clients เข้าถึงบัญชี Gmail ได้ คุณต้อง Enable IMAP ที่นี่
IMAP เป็นการแลกเปลี่ยน 2 ทิศทาง ดังนั้นคุณตั้งค่า Gmail ให้ Copy การกระทำที่คุณทำใน IMAP client ได้ เช่น ถ้าคุณลบที่นั่น คุณตั้งค่า Gmail ให้ลบในบัญชี Local ด้วย
อีกครั้ง คลิก Configuration instructions สำหรับ IMAP servers และ Ports ที่แน่นอน เมื่อคุณตั้งค่า IMAP email client ให้เชื่อมต่อบัญชี Gmail
Offline Email
แท็บ Offline ให้คุณเปิดใช้งานการเข้าถึง Gmail แม้คุณจะออฟไลน์ สมมติคุณอยู่บนเครื่องบินไม่มีเว็บ คุณจะสามารถตอบกลับและส่งอีเมลได้โดยไม่ต้องล็อกอิน Gmail ออนไลน์
หากคุณเปิดใช้งาน Gmail Offline มันจะดาวน์โหลด Gmail client extension แบบ Local ลงในเบราว์เซอร์ เพื่อให้คุณตอบกลับและอ่านอีเมล หรือเพิ่ม Contacts ได้ เมื่อคอมพิวเตอร์เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตอีกครั้ง การเปลี่ยนแปลงออฟไลน์ทั้งหมดจะ Re-sync และอัปเดตบัญชี Gmail ออนไลน์ของคุณ คุณแม้แต่แนบไฟล์ที่จะส่งเมื่อกลับมาออนไลน์
เพื่อเปิดใช้งาน Offline ให้คลิกลิงก์ Install Gmail Offline และ Gmail จะติดตั้ง Chrome extension และสร้างไอคอนบนเดสก์ท็อป มันเกือบเหมือนมีแอป Email client ติดตั้งบนคอมพิวเตอร์ ข้อดีคือ แม้คอมพิวเตอร์เสีย คุณยังมีอีเมลและ Contacts ทั้งหมดปลอดภัยใน Cloud ของบัญชี Gmail
Labs
แม้พื้นที่ Gmail Labs (เข้าถึงได้ที่แท็บ Labs) จะไม่ได้เพิ่มฟีเจอร์น่าสนใจใหม่ๆ มานานหลายปี ฟีเจอร์ Add-on ที่มีอยู่ก็ยังมีประโยชน์ นี่คือรายการสั้นของตัวดีที่สุด
Canned Responses ให้คุณนำการทำอัตโนมัติอีเมลไปสู่อีกระดับ
เมื่อคุณกำลังเขียนอีเมลใหม่ ให้คลิกลูกศร Dropdown มุมขวาล่างของหน้าต่าง แล้วคลิก Canned responses
คุณจะพบรายการ Canned responses ที่สร้างไว้แล้ว ภายใต้ Insert, Save, หรือ Delete
- Insert: คลิกเพื่อแทรก Canned response ที่เลือก ลงในหน้าต่าง Composer ปัจจุบัน
- Save: คลิกเพื่อบันทึกอีเมลที่กำลังเขียนอยู่ เป็น Template Canned Response ใหม่
- Delete: คลิกเพื่อลบ Canned response ที่เลือก ออกจากรายการ Template
สิ่งนี้มีประโยชน์มาก หากคุณเป็น Manager และต้องส่งอีเมลซ้ำๆ เกือบเหมือนกันให้พนักงานมาก ใช้ Template Canned Response เขียนอีเมลเป็น Template แทรกลงในอีเมลใหม่ทุกครั้ง แล้วแค่กรอกรายละเอียดเฉพาะของคนนั้น
ใช้ Canned Responses อย่างสร้างสรรค์ เพราะมันประหยัดเวลาจริง
The Preview Pane ใน Labs มีประโยชน์มาก หากคุณชอบดูเนื้อหาอีเมลใน Inbox โดยไม่ต้องเปิด ใช้ฟีเจอร์นี้เมื่อเปิดใช้งานแล้ว ให้คลิกลูกศร Dropdown ด้านซ้ายของปุ่ม Settings และเลือกว่าจะดู Preview Pane แยกจาก Inbox view แบบ Vertical split หรือ Horizontal split
Lab features อื่นๆ ที่มีประโยชน์:
- Google Calendar gadget: แสดง Gadget พร้อม Google Calendar และ Events มุมซ้ายล่างของหน้าต่าง Gmail Inbox
- Right-side chat: เปิดใช้งานการรวม Google Hangouts Chat ด้านขวาของหน้าต่าง Gmail Inbox
- Multiple Inboxes: เปิดใช้งานแท็บ Multiple Inboxes ใน Settings สร้าง Multiple Inboxes จาก Search queries เฉพาะ (คล้าย Filters) ต้องปิด Tabs ก่อนจึงจะใช้ได้
Lab features อื่นๆ รายงานว่าค่อนข้าง Flaky หรือไม่ค่อยมีประโยชน์ อย่าให้สิ่งนั้นหยุดคุณจากการทดลองและปรับแต่ง Inbox Gmail ในรูปแบบที่คุณชอบ!
Cool Gmail Integrations
เมื่อคุณเคยชินใช้ Gmail สำหรับความต้องการอีเมลทั้งหมด ลองสำรวจการรวม Gmail กับบริการ Cloud อื่นๆ ที่คุณใช้ นี่คือ Gmail Integrations ที่เราครอบคลุมที่ MakeUseOf รู้สึกอิสระสำรวจและติดตั้งที่คุณชอบ
- ใช้ SecureGmail extension เข้ารหัสข้อความ Gmail
- ทำอัตโนมัติชีวิตด้วย Gmail IFTTT integrations
- รวม Gmail กับ ToDo apps บน Cloud ยอดนิยม
- รวมบัญชี Gmail กับ Dropbox
- ใช้ Mailstrom ทำให้บัญชี Gmail สะอาด
- ปรับแต่ง Gmail ด้วย Chrome extensions ให้ Gmail ใกล้เคียง Outlook
แอป Gmail บนมือถือ
ไม่มีบริการอีเมลไหนดี หากเข้าถึงจากอุปกรณ์หลายเครื่องไม่ได้ คุณสามารถดาวน์โหลดแอป Gmail สำหรับ Android จาก Google Play หรือสำหรับ iOS จาก iTunes
อินเทอร์เฟซแอปมือถือเข้าใจง่ายมาก คุณจะพบ Categories อีเมลทั้งหมดภายใต้ Primary Inbox เหมือน Client เว็บ
ขณะ瀏覽ข้อความ คุณสามารถ Star ได้เร็วโดยแตะดาว กดค้างเพื่อ Label หรือทำเครื่องหมาย Important
การเขียนอีเมลบนมือถือ รวดเร็วและง่าย รวมถึงรวมกับ Google Contacts ทั้งหมด
แอป Gmail มือถือ ทำให้เข้าถึงบัญชี Gmail ได้รวดเร็ว สะดวก ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหน
The King of Cloud-Based Email
อีเมลเป็นส่วนสำคัญของประสบการณ์ออนไลน์เกือบทุกคน ตั้งแต่วันแรกของอินเทอร์เน็ต สิ่งที่เปลี่ยนไปจริงๆ คือ ที่และเวลาที่เราสามารถเข้าถึงอีเมลได้
Google อยู่บน Trend อินเทอร์เน็ตตลอดปีๆ ด้วยแพลตฟอร์มอีเมลที่ยืดหยุ่น เข้าใจง่าย และรองรับบริการอื่นๆ มากมายทั่วเว็บ Gmail 易于 ใช้ GTD techniques ใดๆ ที่คุณเคยเรียนรู้
คุณอาจมีบัญชีอีเมลอื่นอยู่แล้ว แต่ยังคุ้มค่าที่จะสมัคร Gmail ดูว่าช่วยประหยัดเวลาพลังงานได้ไหม แม้ประหยัดได้แค่ 1 ชั่วโมงต่อวัน ก็คุ้มค่ามาก
หากต้องการเพิ่มประสิทธิภาพ Gmail อีก ดู Gmail browser tools ยอดเยี่ยมเหล่านี้
Image Credit: Google Gmail App via DepositPhotos
Originally written by Taty on Jul 9, 2010
