Gmail เปลี่ยนแปลงไปมากตลอดเวลา จนการเรียกมันว่าแค่ "Email Client" ไม่พอที่จะอธิบายความสามารถทั้งหมด คิดดูสิ: คุณอาจใช้สมาร์ทโฟนเพื่อโทรศัพท์อย่างเดียว หรือใช้คอมพิวเตอร์สร้างเอกสารอย่างเดียว คุณอาจมีรถสปอร์ตแต่ขับแค่ไม่กี่บล็อก คุณทำได้ แต่มันมีความสามารถมากกว่านั้นมาก และคุณจะเสียเปรียบถ้าใช้เพียงอย่างเดียว Gmail ก็เช่นกัน แม้มันจะฟรี
ในคู่มือนี้: เริ่มต้นใหม่กับ Gmail | Gmail เป็นศูนย์กลางการสื่อสาร | Labels: DNA ของ Gmail | 感受搜索和过滤器的力量 | Gmail Productivity Tools
หมายเหตุ: คู่มือ Gmail นี้ไม่ใช่สำหรับผู้ใช้ใหม่ แต่สำหรับผู้ที่ใช้ Gmail อยู่แล้วและต้องการใช้ประโยชน์จากฟีเจอร์มากมาย ผู้ที่เป็นมือใหม่ควรอ่าน The Beginner's Guide to Gmail ก่อน ซึ่งจะแนะนำบริการและวิธีใช้ฟีเจอร์พื้นฐานที่สำคัญ
เริ่มต้นใหม่กับ Gmail
1.1 ธีมและ Mindset การใช้ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ
รูปภาพมีค่ากว่าพันคำ ดังนั้นแทนที่จะอธิบายว่าอินเทอร์เฟซ Gmail ของผมดูยังไง ผมจะแสดงให้ดูโดยตรง:
สิ่งแรกที่คุณสังเกตคืออะไร? คือการรวม Google Calendar, แท็บที่ช่วยจัดระเบียบ หรือไอคอนการแจ้งเตือน?
จริงๆ แล้วสิ่งแรกที่เราจะเริ่มคือ ธีม Gmail ของคุณ นั่นอาจเป็นสิ่งที่คุณไม่ได้สังเกตทันที ไม่มีดาวประดับ ไม่มีนินจาล่องลอยระหว่างหัวข้อ และไม่มีภาพพื้นหลัง นั่นคือจุดประสงค์: ธีมอยู่เบื้องหลัง ไม่รบกวน ด้วยธีม คุณสามารถเลือกให้ Gmail มีลักษณะที่แตกต่างกัน ซึ่งเป็นฟีเจอร์ที่ผู้ใช้หลายคนชอบ คุณสามารถอ่านคู่มือ Gmail ต้นฉบับเพื่อเรียนรู้วิธีใช้ธีม แต่หากคุณจริงใจอยากมีประสิทธิภาพกับอีเมล ควรพิจารณาให้สิ่งต่างๆ อยู่ในรูปแบบที่เรียบง่ายที่สุด
ธีม Gmail ของคุณไม่ได้เป็นแค่ชุดสีหรือพื้นหลังสวยงาม มันตั้งค่าอารมณ์เมื่อคุณดูอีเมล และอาจส่งผลต่อวิธีที่คุณตอบกลับ ในบัญชี Gmail ทางวิชาชีพที่คุณจัดการงานและโครงการ ความมีประสิทธิภาพควรมีความสำคัญมากกว่าความคิดสร้างสรรค์ เลือกธีมที่สะอาด คอนทราสต์สูง และอย่าให้สิ่งรบกวนมากเกินไป
การแยกงานและชีวิตส่วนตัวเป็นหนึ่งในสิ่งสำคัญที่สุดสำหรับความสำเร็จของทั้งสอง ดังนั้น สำหรับ Inbox ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลองเปลี่ยนธีม Gmail กลับเป็นธีมเดิมเป็นระยะ 2 สัปดาห์ คุณจะเรียนรู้ที่จะชื่นชมมัน อย่าต่ำ估计คำแนะนำเล็กๆ นี้ แต่สำคัญ มันจะวาง Mindset ให้ถูกต้องสำหรับส่วนที่เหลือของคู่มือนี้
1.2 ล้างใจ ล้าง Inbox
การเก็บ Inbox ให้ว่างเปล่าเป็นจุดสำคัญอีกประการหนึ่งของการใช้ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ เหมือนกับธีมเรียบง่าย มันคือ Mindset ที่คุณต้องฝึกตัวเองให้เข้าสู่ภาวะนั้น Inbox ที่เต็มไปด้วยข้อความมากมาย เหมือนโต๊ะทำงานที่เต็มไปด้วยเอกสาร คุณควรใช้ Inbox สำหรับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านและต้องตอบกลับเท่านั้น ส่วนที่เหลือควรเก็บไว้ในที่เก็บ (Archive)
เราจะเรียนรู้ภายหลังว่าจะใช้ฟิลเตอร์อันทรงพลังของ Gmail (ดูบทที่ 4) เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่เข้ามา และใช้คีย์บอร์ดชอร์ทคัท (ดูบทที่ 5) เพื่อ Archive อีเมลที่ไม่ต้องการสนใจทันที Gmail ยังมีแท็บและระบบ Label อัตโนมัติสำหรับการจัดระเบียบที่ง่ายขึ้น (อยู่ในบทที่ 5 เช่นกัน)
จัดการ Inbox เหมือน "To-do list" อีเมลใดก็ตามใน Inbox ต้องการให้คุณทำบางอย่าง (มักจะเป็นตอบกลับ) ทันทีที่คุณจัดการอีเมลนั้นเสร็จ ให้ Archive มันทิ้ง คุณอาจประหลาดใจได้ว่าการมี Inbox ว่างเปล่าสบายใจมากแค่ไหน
1.3 Gmail และการรวมรวมกับผลิตภัณฑ์ Google อื่นๆ
แม้คู่มือนี้จะเน้น Gmail และวิธีใช้ประโยชน์สูงสุดจากมัน Google ก็ได้ปล่อยผลิตภัณฑ์มากมายที่ทำงานร่วมกันอย่างลงตัว มีอะไรมากที่จะพูดถึงเกี่ยวกับบริการเหล่านี้ (บางส่วนเราจะกล่าวถึงในจุดต่างๆ ของคู่มือนี้) แต่ตอนนี้ ลองจินตนาการ Gmail เป็น "เลเยอร์" หนึ่งของบริการเหนือเลเยอร์อื่นๆ ทั้งหมด ไหลไปในทิศทางเดียวกัน
การปรับปรุง Gmail หลายอย่างที่อธิบายในคู่มือนี้ ทำงานผ่านบริการอื่นๆ ที่รวมอยู่ใน Gmail อย่างสมบูรณ์ เพื่อใช้ประโยชน์สูงสุดจากเหล่านี้ คุณจะต้องเดินไปสำรวจด้วยตัวเอง ผมแนะนำให้ทำอย่างนั้นอย่างยิ่ง
2. Gmail เป็นศูนย์กลางการสื่อสาร
2.1 ให้พื้นที่ Chat ตามที่มันควรได้
หวังว่าตอนนี้คุณอยู่ใน Mindset การใช้ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว ผมอยากให้คุณพิจารณาฟีเจอร์ Chat ของ Gmail และการใช้ Hangouts โดยค่าเริ่มต้น Gmail บีบพื้นที่การสื่อสารไว้มุมซ้ายล่าง ซ่อนอยู่ใต้เส้นแบ่ง นี่อาจเป็นการตั้งค่า Chat ของคุณอยู่แล้ว
หากคุณต้องการใช้ Gmail เป็นศูนย์กลางการสื่อสาร คุณต้องให้พื้นที่ Chat มีตำแหน่งที่โดดเด่นกว่าบนหน้าจอ ในการทำเช่นนี้ เราจะย้ายแถบ Chat ไปทางขวาของหน้าจอ คลิกไอคอน เฟือง ที่ด้านบน เลือก Settings เลือก Labs จากด้านบน และในช่องค้นหาที่ปรากฏ ให้พิมพ์ "chat" เพื่อดูตัวเลือกเฉพาะฟีเจอร์ Chat จากนั้น เปิดใช้งาน Right-Side Chat และคลิก Save Changes ที่ด้านล่างของหน้า Gmail จะโหลดใหม่พร้อมการเปลี่ยนแปลง
ง่ายใช่ไหม? จำแท็บ Labs ไว้ เพราะเราจะกลับมาใช้อีกครั้งสำหรับฟีเจอร์เพิ่มเติม
Right-side Chat ใช้พื้นที่ด้านขวาของหน้าจอ ซึ่งไม่ค่อยถูกใช้ใน Gmail มันช่วยให้คุณเห็นผู้ติดต่อมากขึ้นในคราวเดียว ทำให้ Chat โดดเด่นขึ้นทางสายตา และให้พื้นที่มากขึ้นสำหรับดู Labels ด้านซ้าย โดยไม่ต้องยกเลื่อนแถบไดนามิกที่รบกวนตลอดเวลา นี่คือสถานการณ์ Win-win แบบเรียบง่าย
2.2 ใช้ Chat สำหรับมากกว่าการแชทเพียงอย่างเดียว
какที่กล่าวมา Chat ของ Gmail เป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่ทรงพลังที่สุด แต่ผู้ใช้ Gmail หลายคนยังไม่รู้จักความสามารถเต็มที่ของมัน และ Google ดูเหมือนจะทำงานส่งเสริมฟีเจอร์เหล่านี้ไม่ค่อยดี
ลองดูแถบ Chat ของเราให้ดีกว่านี้ ปุ่มแรกคือ Hangouts Contacts ซึ่งจะแสดงผู้ที่คุณเคยเข้าร่วม Hangout ไปมาก่อนหน้านี้ หากเลือกหนึ่งราย คุณจะมีตัวเลือกติดต่อผ่าน Video call, Hangout หรืออีเมล คุณยังสามารถตรวจสอบรายละเอียดพื้นฐานของพวกเขาได้
ต่อไปคือปุ่ม Hangouts ซึ่งเป็นเวอร์ชันของ Google สำหรับการประชุมวิดีโอ Hangouts เป็นส่วนประกอบของ Google Plus อนุญาตให้คุณพูดคุยกับได้สูงสุด 5 คนใน Gmail (สามารถพูดกับคนมากกว่านั้นได้โดยตรงผ่าน Google Plus) คุณแม้แต่สามารถให้คนเข้าร่วมผ่านโทรศัพท์ได้ นี่คือเครื่องมือการสื่อสารอันสูงสุดของ Gmail และหนึ่งในฟีเจอร์ที่ดีที่สุดที่มันเสนอ
ทางขวาของปุ่มนั้นคือปุ่ม Phone Call ซึ่งจะแสดงรายชื่อที่คุณสามารถโทรได้ จะเริ่มการโทรในหน้าต่าง Dial pad ขนาดเล็ก
ที่ด้านบนของพื้นที่ Chat เราเห็นรูปโปรไฟล์ของเรา คลิกที่รูปหรือลูกศรข้างๆ จะแสดงหน้าต่างที่เปลี่ยนสถานะและปรับตั้งค่าอื่นๆ ได้
ฟีเจอร์ในพื้นที่นี้เข้าใจง่าย: ให้คุณใส่ข้อความสถานะ เช่น "กำลังทำงาน" หรือ "อยู่บนโทรศัพท์" และระบุว่าคุณว่างหรือไม่ว่าง คุณยังสามารถปรับการแจ้งเตือน ตั้งค่าทั่วไป และตรวจสอบรายการ เช่น Hangouts ที่เก็บถาวร และรายชื่อที่บล็อก
2.2.1 Google Voice และการได้หมายเลขของคุณเอง
เราไม่สามารถพูดถึงการโทรศัพท์และข้อความใน Gmail ได้โดยไม่กล่าวถึง Google Voice แม้แต่สั้นๆ Google Voice เป็นบริการอีกอย่างยอดเยี่ยมจาก Google ทำงานเหมือน Operator ระหว่าง Carrier ของคุณและผู้ติดต่อ
ฟีเจอร์ของ Google Voice กว้างกว่าวัตถุประสงค์ของคู่มือ Gmail นี้ แต่ผมจะกล่าวไว้ว่าหากคุณตั้งค่า Google Voice ไว้ คุณสามารถโทรโทรศัพท์ ส่งและรับข้อความได้ Google มีราคาแข่งขันสำหรับการโทรต่างประเทศ แต่คุณสามารถตั้งค่าได้เฉพาะผ่าน Google Voice นี่คือบริการที่ยอดเยี่ยมมาก โดยเฉพาะหากคุณมีเพื่อนและญาติต่างประเทศ
3. Labels: DNA ของ Gmail
3.1 Labels คืออะไรอย่างแท้จริง?
Labels เป็นหัวใจของวิธีที่ Gmail จัดระเบียบอีเมล เมื่อ Google ปล่อยบริการอีเมลครั้งแรก ผู้ใช้ส่วนใหญ่เปรียบเทียบ Gmail กับ Outlook และ Labels ของ Gmail กับโฟลเดอร์ของ Outlook พวกมันดูเหมือนกัน (Inbox, Sent, Drafts) และดูเหมือนทำงานเหมือนกัน ดังนั้นผู้ใช้ส่วนใหญ่จึงทิ้งไว้ที่นั่น และถือว่า "Labels" เป็นเพียงข้อความการตลาด แต่ Labels แตกต่างออกไป และผู้ใช้ Gmail ขั้นสูง (อย่างคุณ) ควรทราบความแตกต่างก่อนจะไปต่อ
Labels ทำงานคล้าย Tags มากกว่าโฟลเดอร์ หากอีเมลคือเอกสารกระดาษที่วางในโฟลเดอร์ Labels ก็เหมือนสติกเกอร์สีสันที่ติดบนเอกสารเหล่านั้นเพื่อจัดประเภท อีเมลไม่ได้ถูกวางใน Label โดยตรง แต่เชื่อมโยงกับ Label ดังนั้น อีเมลหนึ่งจึงสามารถมี Label ได้มากกว่าหนึ่ง (คิดถึงกระดาษที่มีสติกเกอร์หลายแผ่น) และสามารถค้นหาอีเมลด้วย Label หลายตัวได้เช่นกัน
ตัวอย่างเช่น Label "Professional" ของผมใน Gmail มีอีเมลจากทั้งสองที่ทำงานของผม ผมมี Label สำหรับแต่ละสถานที่ แต่บางเนื้อหาเป็นร่วมกันระหว่างทั้งสอง อีเมลเหล่านั้นจึงมี Label 3 ตัว: Label "Professional" บ่งบอกว่าเกี่ยวกับงาน และ Label สำหรับแต่ละสถานที่ ทำให้ผมค้นหาเนื้อหาที่ตอบสนองความต้องการของทั้งสองที่ได้
ทุกอย่างใน Gmail ใช้ระบบ Label-based ไม่มีโฟลเดอร์ ไม่มีลิงก์ที่เปิดไปส่วนต่างๆ ของเว็บไซต์ ทุกข้อความอยู่ที่นั่น Gmail แค่แสดงการเชื่อมโยง Label ที่ถูกต้องเมื่อคุณเลือก ผมอาจอธิบายเพิ่มเติมด้วยแผนภาพ Venn ได้ แต่น่าจะไม่ต้องแล้ว เพราะคุณก็ตื่นเต้นอยากไปต่อเหมือนผม
3.1.1 การตั้งค่า Labels และประเภทของ Labels
คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่า Labels ทั้งหมดใน Gmail จากแท็บ Labels ภายใน Settings ปัจจุบันมี Labels 3 ประเภทใน Gmail: System labels, Categories, และ Custom labels
System labels และ Custom labels มีตัวเลือก Show in IMAP คุณควรกำหนดค่าตัวเลือกเหล่านี้หากคุณใช้แอป อื่นๆ ซอฟต์แวร์อย่าง Outlook หรือ Add-ons บางอย่าง คู่มือนี้เน้นการใช้ประโยชน์สูงสุดจากอินเทอร์เฟซ Gmail จึงจะไม่กล่าวถึงตัวเลือกเหล่านี้ที่นี่ หากสนใจ ตรวจสอบ The Beginner's Guide to Gmail
3.2 System Labels
Labels ที่คุ้นเคยที่สุดใน Gmail คือ System labels 那些是ลิงก์ด้านซ้ายบนที่คุณเห็นมาตั้งแต่เริ่มใช้บริการ เช่น Inbox, Starred, Sent Mail, Drafts, Trash สำหรับการใช้ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ ผมแนะนำให้คุณทำให้ System labels เหล่านี้มองเห็นได้ คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณมีตัวเลือก Show if Unread สำหรับ Labels Drafts และ Spam การเปิดตัวเลือกนี้จะแสดง Labels เหล่านี้เฉพาะเมื่อมีอีเมลเชื่อมโยงอยู่
3.2.1 All Mail และการเก็บอีเมลเก่า
คุณอาจจำปรัชญา "Empty Inbox" จากบทนำของคู่มือนี้ หาก Inbox คือโต๊ะทำงาน All Mail คือตู้เก็บเอกสาร ดีกว่านั้น มันคือห้องใต้ดินที่เต็มไปด้วยตู้เก็บเอกสาร ไม่จำเป็นต้องลงห้องใต้ดินทุกครั้งที่ต้องเขียนอีเมล แต่มีประโยชน์หากคุณต้องการดึงข้อความจากอดีต
All Mail คือห้องใต้ดิน การเปิดใช้งาน (เลือก Show) หมายถึงการเข้าถึงอีเมลเก่าได้ทันที จัดระเบียบตามวันที่ แม้คุณจะเข้าถึงอีเมลเก่าได้จากแถบค้นหา ลิงก์นี้กลายเป็นที่ช่วยเหลือมากเมื่อคุณทำความสะอาด Inbox บ่อย และต้องการชมภาพรวมเร็วๆ เพื่อหาอีเมลที่ได้รับมาก่อนหน้านี้ในวันนั้น
3.2.2 การใช้งาน Drafts ที่คุณไม่เคยคิดถึง
คุณอาจรู้ว่า Gmail บันทึกข้อความที่คุณเขียนไว้ใน Label Draft อัตโนมัติ แม้คุณจะพิมพ์แค่ไม่กี่ประโยค อะไรที่คุณเคยเขียนและไม่ได้ส่ง จะถูกเก็บไว้ที่นั่น โอกาสสูงที่คุณมี Drafts อยู่แล้ว (หรือเยอะกว่านั้น!)
สิ่งที่คุณอาจไม่ได้คิดคือการใช้ Drafts สำหรับบันทึกง่ายๆ เขียนไอเดีย ทำรายการช้อปปิ้ง หรือเก็บข้อมูลติดต่อของใครอย่างรวดเร็ว โปรแกรมจัดการอีเมลส่วนใหญ่วันนี้ให้แนบไฟล์และรูปภาพในอีเมลได้ ทำให้โฟลเดอร์ Drafts เป็นที่ดีสำหรับอัปโหลดไฟล์และซิงค์ระหว่างคอมพิวเตอร์ หากต้องการวิธีเร็ว แต่อย่าเก็บไฟล์ใน Drafts นานเกินไป! นี่ไม่ใช่ที่เก็บไฟล์ถาวร
การใช้งานอีกอย่างที่ดีของส่วน Drafts คือการเก็บ Template หากคุณเขียนอีเมลซ้ำๆ บ่อยๆ ให้เก็บสำเนาว่างของอีเมลไว้ใน Drafts และ Copy-Paste ไปในอีเมลใหม่ทุกครั้งที่ต้องการ (อย่าส่ง Draft ต้นฉบับ – จะทำให้ Label Draft หายไป!) คุณสามารถเก็บลายเซ็นอีเมล ลิงก์ และรูปภาพได้เช่นนี้ ตั้งชื่อ Draft template ให้สะท้อนการใช้งาน เพื่ออ้างอิงง่าย เช่น "wedding: thank you letter" หรือ "fans: thank you for adding letter" เป็นต้น
อีกทางเลือกคือใช้ Canned Responses เพื่อเก็บ Template อีเมลสำหรับข้อความที่ส่งบ่อย
3.3 Categories
Categories คือ Labels ที่สอดคล้องกับแท็บที่คุณเห็นใน Gmail ได้แก่ Social, Promotions, Updates, และ Forums Gmail นำ Label เหล่านี้ไปใช้งานอัตโนมัติเพื่อช่วยจัดระเบียบ Inbox ให้เป็นระเบียบเมื่ออีเมลเข้ามา
คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะแสดงหรือซ่อน Label แต่ละตัวใน Label list และ Message list ได้ โปรดสังเกตว่านี่แยกจากการแสดง Categories เป็นแท็บ
หากต้องการเพิ่มหรือลบแท็บสำหรับ Category ใด ให้คลิกไอคอน บวก ข้างขวาของแท็บสุดท้าย จากนั้น เปิดใช้งาน Category ที่ต้องการโดยติ๊กถูก และกด Save เมื่อเสร็จ
3.4 Custom Labels
รายการสุดท้ายทางซ้ายของหน้าจอ Gmail คือ Custom labels ของคุณ คุณอาจมีอยู่แล้วหลายตัว Custom labels ยังคงเป็น Labels ที่ทรงพลังที่สุดของ Gmail (ตอนนี้) และคุณควรเรียนรู้การใช้งานให้ดี โดยเฉพาะกับฟิลเตอร์อันทรงพลังของ Gmail
คุณสามารถเพิ่มและแก้ไข Labels จากแท็บ Label ภายใต้ Settings เหมือนกับ Label อื่นๆ แต่เร็วกว่าคือคลิกที่สี่เหลี่ยมสีข้างๆ ชื่อ Custom label เมนูป๊อปอัปยังมีประสิทธิภาพมากกว่าแท็บ Labels ตรงๆ ภายใต้ Settings เพราะมันให้คุณเลือกและแก้ไขสีของ Label ได้โดยตรง
จำไว้ว่า Custom labels สามารถซ้อนกันได้ (Nested) เช่น คุณสามารถมี Label สำหรับ Work Forms ที่รวม Sub-labels สำหรับ ภาษี, ข้อมูลประกันสุขภาพ และบันทึก事务 คุณแม้แต่สามารถสอน Gmail ให้แยกแยะและจัดอีเมลเข้าไปในจุดเหล่านั้นอัตโนมัติได้
4. 感受搜索和过滤器的力量
ถ้า Labels เป็น DNA ของ Gmail การค้นหาและฟิลเตอร์ก็คือสมองของมัน มีการผสมผสานน้อยมากที่จะไม่พาคุณไปยังอีเมลที่ต้องการ แม้จะเป็นหลายปีก่อน ก็ภายในไม่กี่วินาที Gmail เรียกรายการกฎในการจัดระเบียบอีเมลว่า Filters และเนื่องจากทั้งสองเกี่ยวข้องกันมาก Google จึงรวมมันเข้าด้วยกัน ตอนนี้คุณสามารถสร้าง Filters ได้โดยตรงจากการค้นหา
ก่อนอื่น ให้คุ้นเคยกับช่องค้นหาของ Gmail คุณคุ้นเคยกับ Search Operators ยอดนิยม เช่น "from" หรือ "has:attachment" (หากไม่คุ้นเคย คุณอยู่ที่ถูกต้อง) คำเหล่านี้บอก Gmail ให้ไปดึงข้อมูลที่ต้องการ โชคดีที่คำเหล่านี้อธิบายตัวเองได้ดี
คุณสามารถพิมพ์ Operators เองได้ แต Gmail จะทำให้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณกรอกข้อมูลในกล่อง Dropdown ค้นหา เพียงคลิกลูกศรในช่องค้นหาและกรอกรายละเอียดสำหรับการค้นหา ซึ่งอาจรวมถึง ผู้ส่งหรือผู้รับ เรื่องหัวข้อ ข้อความมีหรือไม่มีคำเฉพาะ และมีไฟล์แนบหรือไม่
คุณสามารถจำกัดการค้นหาโดยขนาดและวันที่ได้อีกด้วย สังเกตในภาพด้านบนว่า Element การค้นหาที่คุณป้อนจะแสดงในช่องค้นหา
4.1 การเปลี่ยนการค้นหาเป็น Filter
การกลายเป็นนินจาค้นหา Gmail นั้นเก่ง แต่การบันทึกการค้นหาเหล่านี้ทำยังไง? ถ้าคุณต้องการค้นหาไฟล์ Word ทั้งหมดใน Gmail บ่อยๆ ดีกว่านั้น ถ้าคุณต้องการให้การค้นหานี้ทำงานอัตโนมัติ จะดีมั้ย? ถ้า Gmail หาไฟล์ Word ให้คุณทุกครั้ง และทำบางอย่างกับมัน เช่น ส่งให้เพื่อน หรือติด Label เฉพาะ? Gmail ทำได้ และง่ายมาก คำสั่งอัตโนมัติเหล่านี้เรียกว่า Filters เพื่อทำให้การค้นหาเป็น Filter ให้คลิกที่ลิงก์ด้านล่างของกล่อง Dropdown ค้นหา Create filter with this search
หน้าต่างถัดไปจะแสดงรายการตัวเลือก คุณสามารถเลือกที่จะ ลบ, Archive, ส่งต่ออีเมลเหล่านั้นอัตโนมัติ คุณสามารถกำหนด Label ให้พวกเขา หรือแม้แต่ตั้งค่าให้ Gmail ตอบกลับอีเมลเหล่านั้นอัตโนมัติด้วยอีเมลสำเร็จรูป เมื่อเสร็จแล้ว คลิกปุ่ม Create filter สีน้ำเงิน หากคุณเลือกใช้ Filter กับอีเมลที่มีอยู่ใน Gmail แล้ว การกระทำที่คุณเลือกจะทำกับอีเมลเก่าๆ ด้วย
คุณสามารถเข้าถึง Filters ที่มีอยู่จากแท็บ Filters ภายใต้ Settings จากนั้นคุณสามารถแก้ไขหรือลบ Custom filters ใดๆ ได้
4.1.1 ตัวอย่าง Filters ที่มีประโยชน์
นี่คือ Gmail Filters ที่มีประโยชน์ที่สุดที่ผมใช้มาหลายปี:
Semi-junk mail filter (ฟิลเตอร์อีเมลครึ่งขยะ):
บางอีเมลไม่ได้เป็น Junk แท้ๆ แต่ก็ไม่ต้องการสนใจ เช่น ใบแจ้งหนี้ คำแจ้งยอดบัตรเครดิต การแจ้งเตือนจาก Facebook อีเมลจากสำนักงานที่คุณรู้ว่าอาจต้องใช้วันหนึ่ง หรือเพื่อนในครอบครัวที่เติม Inbox ด้วยรูปลูกสุนัขน่ารัก คุณไม่อยากลบอีเมลเหล่านี้ทิ้ง แต่อยากไม่ให้ต้องจัดการทันที
สร้างการค้นหาด้วย Operator "from:" และเพิ่มอีเมลด้วยเครื่องหมายจุลภาคเพื่อรวมที่อยู่อีเมลเพิ่มเติม เช่น "from:auntsusie@gmail.com, uncleBob11@gmail.com, auntjess223kar@gmail.com" จะแสดงอีเมลจากทุกคนเหล่านี้ คลิกลูกศรลงและสร้าง Filter ที่ทำเครื่องหมายอ่านแล้วและ Archive อีเมลเหล่านี้อัตโนมัติ
ครั้งหน้า ป้า Susie ส่งรูปลูกสุนัข มันจะไม่อยู่ใน Inbox ของคุณ แตถ้าเธอโทรถาม คุณหาได้ใน Archive ได้เร็ว
Mark down Amazon delivery notifications (ทำเครื่องหมายการแจ้งส่งของ Amazon):
หากคุณใช้ Amazon บ่อย คุณอาจได้อีเมลเยอะจากพวกเขา เช่น โปรโมชัน ใบเสร็จ ขอ Feedback คุณสามารถสร้าง Filter ส่งทั้งหมดไป Label "Semi-junk" ได้ง่าย แต่ปัญหาคือคุณยังอยากรู้ทันทีเมื่อ Amazon ส่งของ เพื่อให้ได้หมายเลข Tracking จะทำยังไง?
ค้นหา "Amazon" ใน Gmail และคลิกลูกศรลงเพื่อสร้าง Filter คำว่า "Amazon" จะดึงอีเมลทุกฉบับที่ส่งมาจาก Amazon.com ขั้นตอนต่อไปคือเพิ่มคำที่มีเฉพาะในอีเมลยืนยันการส่งของ Amazon ในบรรทัด "has the words" ให้พิมพ์ "has shipped!" ในเครื่องหมายคำพูด สิ่งนี้บอก Gmail ให้หาชุดคำ "has shipped!" อย่างแม่นยำ: สองคำ ช่องว่าง และเครื่องหมายหมายเลข คุณจะสังเกตว่ารายการลดลงเหลือเฉพาะอีเมลจาก Amazon ที่มีวลี "has shipped!"
ยังมีบางอีเมลผ่านมาได้ โดยเฉพาะหากคุณขายของบน Amazon คุณจะได้ข้อความขอให้คุณส่งของ ไม่เป็นไร เพิ่มชุดคำ "ship now" ในบรรทัด "doesn't have" และดูรายการหดลงอีก ดูดีแล้วใช่ไหม? จากนั้นสร้าง Filter
ต่อไป คุณสามารถกำหนด Label ให้อีเมลเหล่านี้ เช่น "shipped from Amazon" ตั้งแต่นี้ไป อีเมลสั่งซื้อจาก Amazon ทุกอย่างจะจัดส่งไป Label นี้อย่างสวยงาม และคุณติดตามการจัดส่งได้ง่ายในอนาคต ใช้ Filter กับอีเมลที่มีอยู่แล้ว และคุณสามารถค้นหาย้อนหลังได้
5. Gmail Productivity Tools
ตอนนี้คุณรู้จัก Gmail และใช้ฟีเจอร์ทรงพลังแล้ว ถึงเวลาดูการปรับแต่งเพิ่มเติมที่ทำให้ Gmail กลายเป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพจริงๆ
5.1 Priority Inbox และรูปแบบต่างๆ
ในภารกิจทำให้ Email ทำงานได้ดีขึ้น Google รวมอัลกอริทึมขั้นสูงมากมายใน Gmail ฟีเจอร์ยอดเยี่ยมหนึ่งคือ Inbox Styles ต่างๆ ซึ่งมี 5 แบบ: Classic, Important first, Unread first, Starred first และ Priority Inbox การทำงานของแต่ละแบบตั้งแต่เข้าใจง่าย (Classic, Unread first) จนถึงค่อนข้างซับซ้อน (Priority Inbox) วิธีเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือลองทดลองใช้เองและดูว่าอันไหนเหมาะสมที่สุด
Priority Inbox จัดเรียงอีเมลอัตโนมัติและตัดสินใจว่าคุณควรอ่านอะไรก่อน และอย่างไร แต่ไม่แยกรายการอีเมลออกได้ดีเท่าประเภท Inbox อื่นๆ Important first Inbox ซึ่งรวมกับ Smart tags ทำงานได้ดีเยี่ยมในการจัดระเบียบ Inbox ให้คุณ อีเมลที่คุณถือว่าสำคัญจะแสดงในรายการบน และที่เหลือไปอยู่รายการล่าง แม้จะยังไม่ได้อ่าน
เพื่อเปลี่ยนประเภท Inbox ให้คลิก Inbox ภายใต้ Settings และเลือกจาก Dropdown box อย่าลืมคลิก Save Changes ที่ด้านล่างเมื่อเสร็จ
5.1.1 VIP Emails vs. Regular Emails
เมื่อ Gmail เปิดตัวครั้งแรก ก่อนจะมี Priority Inbox อีเมลถูกถือว่าสำคัญโดย Flag ใน Outlook หรือ Star ใน Gmail แม้ยังคงเป็นวิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดในการ "Bookmark" อีเมลทันที Gmail ตอนนี้เข้าใจว่าบางผู้ติดต่อสำคัญกว่าผู้อื่น
Gmail ตัดสินใจว่าอีเมลไหนสำคัญจากความถี่ที่คุณอ่านและตอบกลับอีเมลจากผู้ติดต่อคนนั้น และการโต้ตอบกับพวกเขา กลไกของ Gmail ดีพออยู่แล้ว แต่คุณสามารถแทรกแซงโดยตรงและให้อีเมลบางฉบับมีสถานะ VIP โดยทำเครื่องหมาย Important หรือถอดความสำคัญออกจากอีเมลก็ได้
คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลว่า Important หรือ Not important โดยคลิกไอคอน Tag เล็กๆ ข้างๆ ในรายการอีเมลหลัก หรือที่ด้านบนเมื่อเปิดข้อความ (ดูรูปด้านล่าง)
เมื่อคุณคลิกและปรับอีเมล Gmail จะปรับอัลกอริทึมของตัวเองตามไปด้วย: ไม่ต้องทำเครื่องหมายทุกข้อความจากผู้ติดต่อคนนั้น Gmail จะเข้าใจหลังจากปรับแต่งด้วยตนเองไม่กี่ครั้ง และจะทำเครื่องหมายให้คุณอัตโนมัติ
5.1.2 การทำเครื่องหมาย Starred
เหมือนที่กล่าวไป Stars (เทียบเท่า Flags ใน Outlook) มาตั้งแต่ต้นและยังคงมีประสิทธิภาพในการทำเครื่องหมายอีเมลอย่างรวดเร็ว เพื่อ Star อีเมล ให้คลิกไอคอนดาวข้างๆ ในรายการอีเมลหลัก ข้างๆ ไอคอน Importance "tag" ที่อธิบายไป
ทำไมต้อง Star อีเมล หากมีฟีเจอร์ขั้นสูงอย่าง Priority Inbox? เพราะบางครั้งคุณแค่ต้องจดจำอย่างรวดเร็ว หรือเตือนตัวเองว่าอยากทำบางอย่างกับอีเมลเฉพาะนั้น แทนที่จะถือว่ากลุ่มอีเมลสำคัญ จำไว้ว่า Stars ทำงานเหมือนกันทั้งในอีเมลสำคัญและไม่สำคัญ
เช่น Star อีเมลที่ตอบไม่ทันแต่อยากตอบภายหลังในวันนั้น หรือ Star อีเมลที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น ที่อยู่และเบอร์โทรที่ต้องใช้ภายหลัง คุณสามารถ Archive อีเมลที่ Starred ไว้ เพื่อนำออกจาก Inbox และเข้าถึงได้ภายหลังจาก System Label "Starred" ด้านซ้ายบน เมื่อทำเสร็จสิ่งที่ต้องทำกับอีเมลแล้ว ให้ Unstar โดยคลิกไอคอนดาวอีกครั้ง
5.2 Keyboard Shortcuts
หลายคนลดล้างความทรงพลังของ Keyboard Shortcuts และมองมันว่าเป็นเรื่องรบกวน แต่ผมบอกเลยว่าคุณไม่สามารถเป็นผู้ใช้ Gmail ที่มีประสิทธิภาพได้ หากไม่เชี่ยวชาญ Shortcuts อย่างน้อยสองสามคำสั่ง มีความแตกต่างระหว่างวันและคืนระหว่างใช้เมาส์ทำทุกอย่าง และรู้จักจัดระเบียบ Inbox ในไม่กี่วินาทีด้วย Shortcuts เหล่านี้
คุณสามารถเข้าถึงรายการ Keyboard Shortcuts ใน Gmail ได้ตลอดเวลาด้วยการกดเครื่องหมายคำถาม หรือ Shift + / (Slash) ตราบใดที่คุณไม่ได้กำลังเขียนอีเมล (ซึ่งจะแค่ใส่เครื่องหมายคำถามลงในเนื้อหาอีเมล)
ก่อนที่จะใช้ Keyboard Shortcuts ใน Gmail ได้ เราต้องแน่ใจว่ามันเปิดใช้งานอยู่ ไปที่ Settings เลื่อนลงไปที่ Keyboard shortcuts เพื่อเปิดใช้งาน
การนำทาง (Navigation):
- กด J และ K เพื่อเคลื่อนขึ้น-ลงในรายการอีเมลบนหน้าจอหลัก
- กด X เพื่อเลือก Conversation ("Mark" หรือ Highlight มัน)
การเลือกอีเมลแบบนี้ช่วยให้คุณเลือกอีเมลที่ต้องการลบ Archive หรือย้ายไป Label อื่นได้เร็วขึ้น หลังจากฝึกฝนสักพัก คุณจะพบว่าการเลือกแบบนี้เร็วกว่าใช้เมาส์มาก เมื่อคุณเริ่มเข้าใจความทรงพลังของ Shortcuts คุณจะพร้อมสำหรับอะไรที่เก่งกว่านี้
การกระทำ (Actions):
- กด Enter เพื่อเปิดอีเมลและอ่าน
- กด E เพื่อ Archive อีเมล
ทำงานได้ทั้งจากภายในอีเมลและจากรายการอีเมลบนหน้าจอหลัก ลองเลือกหลายอีเมล (โดยเคลื่อนขึ้น-ลงด้วย J และ K และเลือกด้วย X) แล้วกด E พลาง!
- กด # (Shift + 3) เพื่อลบอีเมล
ทำงานได้กับหลายอีเมลจากหน้าจอหลัก หรือจากภายในอีเมลที่เปิดอยู่
- ภายในอีเมลที่เปิดอยู่ กด R เพื่อตอบกลับผู้ส่ง; กด A เพื่อตอบกลับทุกคน
- ภายในอีเมลที่เปิดอยู่ กด G แล้ว I เพื่อกลับไป Inbox
นี่คือ Shortcuts สำคัญ คุณคงเห็นแล้วว่าด้วยการปุ่มนิ้วไม่กี่ครั้ง คุณสามารถเลือกหลายอีเมล ตอบกลับทุกคนพร้อมกัน และลบชุดอีเมลได้เร็ว ลองฝึกไม่กี่ครั้งก่อนไป Shortcuts ที่เก่งจริงๆ
Keyboard Shortcuts ที่เก่งจริงๆ:
- ภายในอีเมลที่เปิดอยู่ กด Shift + R เพื่อตอบกลับในหน้าต่างใหม่; กด Shift + A เพื่อตอบกลับทุกคนในหน้าต่างใหม่
ช่วยมากบนหน้าจอเล็ก ที่ต้องการพื้นที่อ่านและตอบกลับ มันยังบล็อก Chat และ Labels ให้คุณโฟกัสที่อีเมล
- ภายในอีเมลที่เปิดอยู่ กด G แล้ว K เพื่อไป Task List
คุณจำได้ไหมว่า Gmail รวมกับ Google Tasks? เราจะกล่าวถึงต่อไป ในรายการอีเมลหลัก ให้ Mark อีเมล (X) และกด Shift + K เพื่อแนบอีเมลเข้ากับ "To-do" ใหม่ใน Task List ฟีเจอร์นี้ทำงานได้เฉพาะกับ Keyboard Shortcuts! ไม่มีวิธีใช้เมาส์ทำได้
- กด G แล้ว P เพื่อเปิดหน้าต่างโทรศัพท์และโทร
- กด Shift + F เพื่อส่งต่ออีเมล
- กด Shift + U เพื่อทำเครื่องหมายอ่านแล้วเป็นยังไม่อ่าน
- กด + หรือ – เพื่อทำเครื่องหมาย Important หรือ Not important (เหมือนที่กล่าวไป)
ไม่ต้องรู้ Shortcuts ทั้งหมด ฝึกตัวเองจดจำที่ใช้บ่อย และบังคับใช้เป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์ (ห้ามใช้เมาส์!) จนกลายเป็น天性 คุณจะพบว่าไม่อยากกลับไปใช้เมาส์ใน Gmail อีก และจัดการอีเมลเร็วกว่ามาก
5.3 Tasks และ To-Do Lists
Google Tasks ใน Gmail ค่อนข้างพื้นฐาน และค่อนข้างตรงข้ามกับแอปอีเมลที่เต็มฟีเจอร์ แต่สะดวก
เข้าถึง Google Tasks โดยคลิกลูกศรลงข้างๆ หัวข้อ Gmail สีแดงมุมซ้ายบน จะแสดงเมนูนำไปสู่ Tasks หรือ Contacts Tasks ของคุณจะปรากฏมุมขวาล่างในหน้าต่างที่คล้าย Chat pop up หรือเข้าถึง Tasks ได้โดยกด B แล้ว K ทุกที่ใน Gmail ตามที่กล่าวไปก่อนหน้า
Google Tasks กับ Gmail สามารถเป็นประโยชน์ได้ คุณสร้าง Task ได้ง่าย และซ้อน Subtasks โดย "Tab" Task ใหม่ไปทางขวา ทำให้เป็น Subtask ของ Task เดิม มีประโยชน์สำหรับแยกโครงการเป็นขั้นตอนเล็กๆ เนื่องจากคุณสามารถเชื่อมอีเมลเข้ากับ Tasks โดยตรง คุณจึงสามารถใส่ข้อมูลที่มีประโยชน์ใน Task นั้นได้ เช่น ลิงก์ ข้อมูลติดต่อ และไฟล์ เมื่อ Task เสร็จ คุณสามารถติ๊กถูกได้ และจะมีเส้นทับข้ามผ่าน บอกว่าเสร็จแล้ว
คลิกที่ Task ใดๆ จะเปิดตัวเลือกเพิ่ม Notes หรือเลือก Due date มีประโยชน์โดยเฉพาะหากคุณทำงานกับ Google Calendar เนื่องจาก Task Lists ซิงค์ร่วมกันอย่างราบรื่น และจะแสดงบน Calendar ด้วย
5.4 การจัดการ Contacts
เพื่อเข้าถึง Contacts ให้คลิกที่ ลูกศรลง ข้างๆ Mail มุมซ้ายบน เหมือนที่ทำกับ Tasks หรือกด G แล้ว C จาก Inbox หากต้องการช่วยเหลือเพิ่มเติม ดู The Beginner's Gmail Guide ที่กล่าวไปก่อนหน้านี้ เราจะแค่พูดถึงวิธีจัดการอย่างมีประสิทธิภาพ
คุณจะสังเกตว่าการคลิก Contacts จาก Dropdown จะนำคุณไปหน้าใหม่ ที่นี่คุณเห็น Contacts แต่ละรายพร้อมอีเมลและเบอร์โทร (ถ้ามี) คุณยังสามารถคลิก Frequently contacted เพื่อดูผู้ติดต่อที่ติดต่อล่าสุด
เหมือนกับอีเมล คุณสามารถสร้างและแก้ไข Labels สำหรับ Contacts สำหรับธุรกิจ โรงเรียน ครอบครัว และอื่นๆ นี่เป็นวิธียอดเยี่ยมในการแยก Contacts และเข้าถึงได้ง่าย คุณยังเลือกวิธีจัดเรียงหน้า Contacts ได้ โดยคลิก Settings ด้านซ้าย และเลือก First name หรือ Last name สำหรับลำดับการจัดเรียง
ข้างๆ แต่ละ Contact คุณสามารถคลิกเมนู More (ไอคอนสามจุด) เพื่อเปลี่ยน Label ลบ หรือซ่อนจากรายชื่อติดต่อ
วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการ Contacts คือจัดกลุ่มด้วย Labels เพื่อให้ติดต่อได้จาก Gmail อย่างรวดเร็ว
5.5 ฟีเจอร์ Labs เพิ่มเติม
Gmail มีฟีเจอร์ตัวเลือกหลายอย่างที่สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้
เข้าถึงได้ที่แท็บ Labs ใน Settings ด้านล่างผมจะระบุบางอย่างที่ผมคิดว่ามีประโยชน์ จัดเรียงตามลำดับในพื้นที่ Labs รู้สึกอิสระที่จะสำรวจและหาเพิ่มเติมเอง
Smart Labels:
หนึ่งในฟีเจอร์โปรดของผม ฟีเจอร์นี้ให้ Gmail "เดา" ว่าอีเมลเข้ามาไหนเป็น Notification, ตอบกลับจากฟอรัมออนไลน์ และ Bulk (Newsletters ฯลฯ) Gmail จะเพิ่ม Label ให้แต่ละประเภทอัตโนมัติ และเดาได้ค่อนข้างดี มันจะขอให้คุณ "ฝึก" มันโดยเลือก Label ที่ถูกต้องเป็นไม่กี่วันเมื่อเปิดใช้งาน ลองดูว่ามันส่งผลต่อการจัดระเบียบอย่างไร
Canned Responses:
พรสวรรค์หากคุณได้รับอีเมลเยอะที่ต้องตอบกลับแบบเดียวกัน เปิดใช้งาน แล้วเขียนอีเมลเป็น "Template" บันทึกไว้ และใช้ครั้งหน้าเมื่อต้องตอบด่วน เหมาะสำหรับจดหมายขอบคุณ หรือ Newsletters
5.6 Gmail Add-ons
คุณสามารถหา Add-ons สำหรับ Gmail ได้โดยคลิก ไอคอนเฟือง แล้วเลือก Get add-ons ที่นี่คุณสามารถเรียกดูเครื่องมือที่ช่วยให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น จัดระเบียบดีขึ้น หรือสื่อสารดีขึ้น แม้ตัวเลือกจะจำกัด คุณอาจชอบบางอย่าง
QuickBooks สำหรับการเงิน Trello สำหรับจัดการโครงการ Dialpad สำหรับการสื่อสาร และ Hire สำหรับทรัพยากรบุคคล เป็นตัวเลือกบางส่วน หากคุณเลือกติดตั้ง Add-on ให้จำไว้ว่าส่วนใหญ่มาจากแหล่งภายนอก (Third-party) ดังนั้นคุณอาจต้องตรวจสอบเงื่อนไขหลังกด Install และก่อนกด Continue
Inbox Gmail ของคุณถูกควบคุมแล้ว
แค่นี้แหละ! หวังว่าคุณจะกลายเป็นผู้ใช้ Gmail ที่ดีขึ้น และชีวิตง่ายขึ้นเล็กน้อย Enjoy!
ตอนนี้อาจถึงเวลาเอาความสามารถ Gmail ไปสู่อีกระดับ และค้นพบฟีเจอร์แฝงของ Gmail บน Android
เราพลาดอะไรไปไหม? คุณค้นพบอะไรเกี่ยวกับ Gmail ที่ผู้อ่านคนอื่นต้องรู้? โปรดแบ่งปันกับเราในความคิดเห็น
