คู่มือผู้ใช้ขั้นสูงสำหรับ Gmail

Gmail ได้เปลี่ยนแปลงไปมากเมื่อเวลาผ่านไป การเรียกง่ายๆ ว่า "โปรแกรมรับส่งเมล" นั้นไม่ยุติธรรม คิดแบบนี้ คุณสามารถใช้สมาร์ทโฟนเพื่อโทรออกโดยเฉพาะหรือใช้คอมพิวเตอร์สร้างเอกสารเท่านั้น คุณสามารถเป็นเจ้าของรถสปอร์ตได้เพียงขับไปสองสามช่วงตึกเท่านั้น คุณทำได้ แต่ยังมีอีกมากที่สิ่งเหล่านี้สามารถทำเพื่อคุณได้ และคุณจะต้องเสียเงินเพื่อใช้มันเพียงสิ่งเดียวเท่านั้น คุณสามารถพูดได้เช่นเดียวกันเกี่ยวกับ Gmail แม้ว่าคุณจะไม่เสียค่าใช้จ่ายแม้แต่บาทเดียวก็ตาม

ในคู่มือนี้: เริ่มต้นใหม่ด้วย Gmail | Gmail เป็นศูนย์รวมการสื่อสาร | ป้ายกำกับ DNA ของ Gmail | สัมผัสพลังแห่งการค้นหาและตัวกรอง | เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Gmail

หมายเหตุ: คู่มือ Gmail นี้ไม่เหมาะสำหรับผู้ใช้ใหม่ แต่สำหรับผู้ที่ใช้ Gmail อยู่แล้วและต้องการใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะมากมาย ผู้ที่ยังใหม่ควรอ่าน The Beginner's Guide to Gmail ก่อน ซึ่งจะให้ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับบริการและวิธีใช้คุณลักษณะพื้นฐานและสำคัญที่สุด

เริ่มต้นใหม่ด้วย Gmail

1.1 ธีมและความคิดของ Gmail ที่มีประสิทธิภาพ

รูปภาพมีค่าหนึ่งพันคำ ดังนั้น แทนที่จะอธิบายว่าอินเทอร์เฟซ Gmail ของฉันเป็นอย่างไร ฉันจะแสดงให้คุณเห็น:

สิ่งแรกที่คุณสังเกตเห็นคืออะไร? เป็นการรวมปฏิทิน Gmail แท็บที่เป็นประโยชน์สำหรับองค์กร หรือไอคอนการแจ้งเตือนหรือไม่

อันที่จริง สิ่งแรกที่เราจะเริ่มด้วยคือธีม Gmail ของคุณ อาจเป็นสิ่งหนึ่งที่คุณไม่ได้สังเกตทันที ไม่มีดาวแฟนซี ไม่มีนินจาแขวนอยู่ระหว่างหัวเรื่อง และไม่มีรูปภาพอยู่เบื้องหลัง และนั่นคือประเด็น:ธีมนี้ไม่มีประโยชน์ ด้วยธีม คุณสามารถเลือกให้ Gmail ของคุณมีรูปลักษณ์ที่แตกต่างออกไป ซึ่งเป็นคุณลักษณะที่ชื่นชอบของผู้ใช้จำนวนมาก คุณสามารถอ่านคู่มือ Gmail ฉบับดั้งเดิมเพื่อเรียนรู้วิธีใช้งาน แต่หากคุณจริงจังกับการใช้อีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ คุณควรพิจารณาทำให้ทุกอย่างเรียบง่ายที่สุด

ธีม Gmail ของคุณเป็นมากกว่าคอลเล็กชันสีหรือพื้นหลังที่เรียบร้อย ซึ่งจะกำหนดอารมณ์ของคุณเมื่อคุณดูอีเมล และอาจส่งผลต่อวิธีการตอบกลับของคุณ ในบัญชี Gmail แบบมืออาชีพที่คุณจัดการกับงานและโครงการ ประสิทธิภาพควรมีความสำคัญเหนือความคิดสร้างสรรค์ เลือกธีมที่สะอาดและมีคอนทราสต์สูงและอย่าทำให้ตัวเองเสียสมาธิ

การแยกงานและชีวิตส่วนตัวของคุณอาจเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อความสำเร็จของทั้งคู่ ดังนั้น เพื่อให้กล่องจดหมายมีประสิทธิภาพมากขึ้น ให้ลองเปลี่ยน Gmail กลับเป็นธีมเดิมสักสองสามสัปดาห์ คุณจะได้เรียนรู้ที่จะชื่นชมมัน อย่าประมาทคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ แต่สำคัญนี้ เพราะจะทำให้คุณมีทัศนคติที่ถูกต้องสำหรับคำแนะนำที่เหลือของคู่มือเล่มนี้

1.2 ล้างสมอง ล้างกล่องจดหมาย

การทำให้กล่องจดหมาย Gmail ว่างเปล่าเป็นอีกประเด็นสำคัญในการใช้ Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ เช่นเดียวกับธีมที่เรียบง่าย มันคือกรอบความคิดที่คุณต้องฝึกฝนตัวเองเพื่อเข้าถึง กล่องขาเข้าขนาดใหญ่ที่เต็มไปด้วยข้อความ เทียบเท่ากับโต๊ะทำงานที่เต็มไปด้วยกระดาษ คุณควรใช้กล่องจดหมายสำหรับอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านและต้องการตอบกลับเท่านั้น ส่วนที่เหลืออยู่ในการจัดเก็บ

เราจะเรียนรู้วิธีใช้ตัวกรองที่มีประสิทธิภาพของ Gmail ในภายหลัง (ดูบทที่ 4) เพื่อจัดระเบียบอีเมลขาเข้าและวิธีใช้แป้นพิมพ์ลัด (ดูบทที่ 5) เพื่อเก็บถาวรอีเมลที่ไม่ต้องการการดูแลทันที Gmail ยังมีแท็บและระบบการติดป้ายกำกับอัตโนมัติเพื่อการจัดระเบียบที่ง่ายขึ้น (ในบทที่ 5 ด้วย)

ปฏิบัติต่อกล่องจดหมายของคุณเหมือนรายการ "ที่ต้องทำ" คุณต้องดำเนินการบางอย่างเกี่ยวกับอีเมลในนั้น (โดยปกติตอบกลับอีเมลนั้น) ทันทีที่คุณจัดการอีเมลนั้นเสร็จแล้ว ให้เก็บถาวร คุณอาจจะแปลกใจที่ได้เรียนรู้ว่าการบรรเทากล่องจดหมายที่ว่างเปล่านั้นสามารถบรรเทาได้อย่างไร

1.3 Gmail และการทำงานร่วมกับผลิตภัณฑ์อื่นๆ ของ Google

แม้ว่าคู่มือ Gmail นี้จะเน้นที่ Gmail และวิธีการใช้งานให้เกิดประโยชน์สูงสุด Google ได้เปิดตัวผลิตภัณฑ์มากมายที่ทำงานร่วมกันได้อย่างกลมกลืน มีหลายอย่างที่สามารถพูดได้เกี่ยวกับบริการเหล่านี้ (ซึ่งบางส่วนเราจะกล่าวถึงในประเด็นต่างๆ ในคู่มือนี้) แต่สำหรับตอนนี้ ให้ลองนึกภาพ Gmail เป็นบริการ "ชั้นหนึ่ง" ที่อยู่บนชั้นอื่นๆ ที่ไหลมารวมกัน ไปในทิศทางเดียว

การปรับปรุงหลายอย่างของ Gmail ที่อธิบายไว้ในคู่มือนี้ทำงานผ่านบริการอื่นๆ ที่ผสานรวมเข้ากับ Gmail อย่างสมบูรณ์ เพื่อที่จะใช้ประโยชน์จากสิ่งเหล่านี้ให้ได้เต็มที่ คุณจะต้องลองเสี่ยงดู เราขอแนะนำให้คุณทำเช่นนั้น

2. Gmail เป็นฮับการสื่อสาร

2.1 ให้ห้องที่มันสมควรได้รับ

หวังว่าตอนนี้คุณเข้าสู่กรอบความคิด Gmail ที่มีประสิทธิภาพแล้ว ฉันจึงอยากให้คุณพิจารณาคุณลักษณะการแชทของ Gmail และการใช้แฮงเอาท์ ตามค่าเริ่มต้น Gmail จะบีบการสื่อสารไปที่มุมล่างซ้ายของหน้าจอ โดยซ่อนอยู่ใต้เส้นแบ่ง นี่อาจเป็นวิธีการตั้งค่าแชทของคุณในตอนนี้

หากคุณต้องการใช้ Gmail เป็นศูนย์กลางการสื่อสาร คุณต้องทำให้พื้นที่การแชทมีตำแหน่งที่โดดเด่นมากขึ้นบนหน้าจอ ในการดำเนินการนี้ เราจะย้ายแถบแชทไปทางด้านขวาของหน้าจอ คลิก เฟือง ไอคอนที่ด้านบนและเลือก การตั้งค่า . เลือก ห้องทดลอง จากด้านบนและในหน้าต่างค้นหาที่ปรากฏขึ้น ให้พิมพ์ "แชท" เพื่อดูเฉพาะตัวเลือกที่มีให้สำหรับฟีเจอร์แชท จากนั้นเปิดใช้งาน แชทด้านขวา ตัวเลือกแล้วคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง ที่ด้านล่างของหน้า Gmail ควรโหลดใหม่พร้อมกับการเปลี่ยนแปลง

นั่นเป็นเรื่องง่ายใช่มั้ย จำแท็บ Labs นี้ไว้เพราะเราจะกลับมาใช้เร็วๆ นี้ และใช้สำหรับคุณลักษณะเพิ่มเติม

แชทด้านขวาใช้ด้านขวาของหน้าจอ ซึ่งค่อนข้างไม่ได้ใช้ใน Gmail ช่วยให้คุณเห็นผู้ติดต่อของคุณมากขึ้นในคราวเดียว ทำให้การแชทดูโดดเด่นยิ่งขึ้น และให้คุณมีพื้นที่มากขึ้นในการดูป้ายกำกับของคุณทางด้านซ้าย โดยไม่ต้องย้ายแถบไดนามิกที่น่ารำคาญไปอย่างต่อเนื่อง นี่เป็นสถานการณ์แบบ win-win ง่ายๆ

2.2 การใช้แชทเป็นมากกว่าการแชท

ดังที่ได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้ การแชทของ Gmail เป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่ทรงพลังที่สุด ขออภัย ผู้ใช้ Gmail จำนวนมากยังไม่ทราบถึงความสามารถทั้งหมดของตน และดูเหมือนว่า Google จะทำผลงานได้ไม่ดีในการทำให้คุณลักษณะเหล่านี้เป็นที่รู้จัก

มาดูแถบสนทนาของเรากันดีกว่า อย่างแรกคือปุ่มรายชื่อติดต่อแฮงเอาท์ซึ่งจะแสดงคนที่คุณเคยเข้าร่วมแฮงเอาท์ด้วยก่อนหน้านี้ หากคุณเลือก คุณจะมีตัวเลือกในการติดต่อพวกเขาผ่านแฮงเอาท์วิดีโอ แฮงเอาท์ หรืออีเมล คุณยังตรวจสอบรายละเอียดพื้นฐานได้อีกด้วย

ถัดมาคือปุ่มแฮงเอาท์ ซึ่งเป็นเวอร์ชันสำหรับการประชุมทางวิดีโอของ Google แฮงเอาท์เป็นองค์ประกอบหนึ่งของ Google Plus ซึ่งช่วยให้คุณพูดคุยกับผู้คนใน Gmail ได้ถึงห้าคน (คุณสามารถพูดคุยกับผู้คนจำนวนมากขึ้นโดยตรงผ่าน Google Plus) คุณสามารถให้คนอื่นเข้าร่วมทางโทรศัพท์ได้ เป็นเครื่องมือสื่อสารชั้นยอดของ Gmail และเป็นหนึ่งในคุณลักษณะที่ดีที่สุดที่สามารถมอบให้คุณได้

ทางด้านขวาของนั้นเป็นปุ่มโทรออกซึ่งจะแสดงรายชื่อที่คุณสามารถโทรได้ การดำเนินการนี้จะเริ่มต้นการโทรในหน้าต่างแป้นหมายเลขขนาดเล็ก

ที่ด้านบนของพื้นที่ฟีเจอร์แชท เราจะเห็นรูปโปรไฟล์ของเรา การคลิกที่รูปภาพหรือลูกศรที่อยู่ติดกันจะเป็นการเปิดหน้าต่างที่ช่วยให้เราเปลี่ยนสถานะและปรับการตั้งค่าอื่นๆ ได้

คุณลักษณะในพื้นที่นี้มีความชัดเจน:ช่วยให้คุณสามารถแทรกข้อความสถานะเช่น "ไม่ว่างในที่ทำงาน" หรือ "บนโทรศัพท์ของฉัน" และระบุว่าคุณไม่ว่างหรือว่าง คุณยังปรับการแจ้งเตือน การตั้งค่าทั่วไป และตรวจสอบรายการต่างๆ เช่น แฮงเอาท์ที่เก็บถาวรและรายชื่อติดต่อที่ถูกบล็อกได้

2.2.1 Google Voice และรับหมายเลขของคุณเอง

เราไม่สามารถพูดคุยเกี่ยวกับการโทรและการส่งข้อความใน Gmail โดยไม่เอ่ยถึง Google Voice แม้แต่สั้นๆ Google Voice เป็นบริการที่ยอดเยี่ยมอีกบริการหนึ่งจาก Google และทำหน้าที่เป็นตัวดำเนินการระหว่างผู้ให้บริการและผู้ติดต่อของคุณ

คุณสมบัติของ Google Voice มีมากกว่าวัตถุประสงค์ของคู่มือ Gmail นี้ แต่ฉันจะพูดถึงที่นี่ว่าหากคุณตั้งค่า Google Voice ไว้ คุณสามารถโทรออก และส่งและรับข้อความตัวอักษรได้เช่นกัน Google เสนอราคาที่แข่งขันได้มากสำหรับการโทรระหว่างประเทศ แต่คุณสามารถตั้งค่าผ่าน Google Voice เท่านั้น นี่เป็นบริการที่ยอดเยี่ยมอย่างแท้จริง โดยเฉพาะถ้าคุณมีเพื่อนและญาติในต่างประเทศ

3. ป้ายกำกับ DNA ของ Gmail

3.1 ป้ายกำกับคืออะไรกันแน่

ป้ายกำกับเป็นหัวใจสำคัญของการจัดระเบียบอีเมลของ Gmail เมื่อ Google เปิดตัวบริการอีเมลครั้งแรก ผู้ใช้ส่วนใหญ่เปรียบเทียบ Gmail กับ Outlook และป้ายกำกับของ Gmail กับโฟลเดอร์ของ Outlook พวกเขาดูเหมือนกัน (กล่องจดหมาย อีเมลที่ส่ง ฉบับร่าง) และดูเหมือนจะทำสิ่งเดียวกัน ดังนั้นผู้ใช้ส่วนใหญ่จึงละทิ้งข้อความนั้นไว้และถือว่าคำว่า "ป้ายกำกับ" เป็นเพียงสำนวนทางการตลาดเท่านั้น แต่ป้ายกำกับต่างกัน และเป็นสิ่งสำคัญที่ผู้ใช้ Gmail ขั้นสูง (เช่นตัวคุณเอง) จะต้องทราบความแตกต่างก่อนที่เราจะดำเนินการต่อ

ป้ายกำกับทำงานเหมือนแท็กมากกว่าโฟลเดอร์ หากอีเมลเป็นเอกสารกระดาษที่วางไว้ในโฟลเดอร์ ป้ายกำกับก็เหมือนกับสติกเกอร์หลากสีสันที่วางอยู่บนกระดาษเหล่านี้เพื่อจัดหมวดหมู่เพิ่มเติม อีเมลไม่อยู่ในป้ายกำกับโดยตรง แต่จะเชื่อมโยงกับป้ายกำกับ ดังนั้น อีเมลหนึ่งฉบับสามารถมีป้ายกำกับได้มากกว่าหนึ่งป้าย (ลองนึกถึงกระดาษที่มีสติกเกอร์หลายแบบ) และสามารถค้นหาอีเมลได้ด้วยป้ายกำกับมากกว่าหนึ่งป้ายเช่นกัน

ตัวอย่างเช่น ป้ายกำกับ "มืออาชีพ" ของฉันใน Gmail มีอีเมลจากที่ทำงานของฉันทั้งสองแห่ง ฉันมีป้ายกำกับสำหรับแต่ละสถานที่ แต่เนื้อหาบางอย่างใช้ร่วมกันได้สำหรับทั้งสองสถานที่ อีเมลเหล่านี้จะมีป้ายกำกับสามป้าย:ป้ายกำกับ "มืออาชีพ" ซึ่งระบุว่าเกี่ยวข้องกับงาน และป้ายกำกับสำหรับที่ทำงานแต่ละแห่ง ซึ่งช่วยให้ฉันสามารถค้นหาเนื้อหาที่ตรงกับความต้องการของทั้งสองสถานที่ได้

ทุกอย่างใน Gmail เป็นป้ายกำกับ ไม่มีโฟลเดอร์และไม่มีลิงก์ที่เปิดไปยังส่วนต่างๆ ของเว็บไซต์ มีข้อความทั้งหมดอยู่ที่นั่น -- Gmail จะแสดงการเชื่อมโยงป้ายกำกับที่ถูกต้องเท่านั้นเมื่อคุณเลือก ฉันสามารถยกตัวอย่างเพิ่มเติมและใช้บางอย่างเช่นแผนภาพเวนน์ แต่คุณอาจรู้สึกตื่นเต้นที่จะก้าวไปข้างหน้าเช่นเดียวกับฉัน

3.1.1 การตั้งค่าป้ายกำกับและประเภทของป้ายกำกับ

คุณสามารถเข้าถึงการตั้งค่าป้ายกำกับทั้งหมดใน Gmail จาก ป้ายกำกับ แท็บด้านใน การตั้งค่า . ปัจจุบัน Gmail มีป้ายกำกับ 3 ประเภท ได้แก่ ป้ายกำกับระบบ หมวดหมู่ และป้ายกำกับที่กำหนดเอง

ป้ายระบบและป้ายที่กำหนดเองมี แสดงใน IMAP ตัวเลือก; คุณควรกำหนดค่าตัวเลือกเหล่านี้หากคุณใช้แอปอื่น ซอฟต์แวร์ เช่น Outlook หรือโปรแกรมเสริมบางอย่าง คู่มือ Gmail นี้เน้นที่การใช้งานอินเทอร์เฟซ Gmail ให้เกิดประโยชน์สูงสุด ฉันจะไม่เข้าไปอยู่ในตัวเลือกเหล่านี้ที่นี่ หากคุณสนใจ โปรดอ่านคู่มือสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน Gmail

3.2 ป้ายกำกับระบบ

ป้ายกำกับที่คุ้นเคยที่สุดใน Gmail คือป้ายกำกับของระบบ นี่คือลิงก์ที่ด้านบนซ้ายที่คุณเห็นตั้งแต่เริ่มใช้บริการ เช่น กล่องขาเข้า ที่ติดดาว จดหมายที่ส่ง ฉบับร่าง ถังขยะ เพื่อการใช้งาน Gmail อย่างมีประสิทธิภาพ เราขอแนะนำให้คุณเตรียมป้ายกำกับระบบเหล่านี้ไว้ นอกจากนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าคุณมี แสดงว่ายังไม่ได้อ่าน ตัวเลือกสำหรับป้ายกำกับร่างจดหมายและจดหมายขยะ การเปิดตัวเลือกนี้จะแสดงป้ายกำกับเหล่านี้เฉพาะในกรณีที่เชื่อมโยงกับอีเมลใดๆ

3.2.1 อีเมลทั้งหมดและการเก็บถาวรอีเมลเก่า

คุณอาจจำปรัชญา Inbox ที่ว่างเปล่าได้จากการแนะนำคู่มือ Gmail นี้ หากกล่องจดหมายเข้าของคุณคือโต๊ะทำงาน All Mail ก็คือตู้เก็บเอกสารของคุณ ยิ่งไปกว่านั้น มันคือห้องใต้ดินที่เต็มไปด้วยตู้เก็บเอกสาร ไม่จำเป็นต้องลงไปที่ห้องใต้ดินทุกครั้งที่ต้องเขียนอีเมล แต่ควรให้อีเมลพร้อมใช้งานหากคุณต้องการดึงข้อความจากอดีต

จดหมายทั้งหมดคือห้องใต้ดินนั้น เปิดใช้งาน (เลือก แสดง ) หมายถึงการเข้าถึงอีเมลที่ผ่านมาของคุณทันที โดยจัดเรียงตามวันที่ แม้ว่าคุณจะสามารถเข้าถึงอีเมลเก่าจากแถบค้นหาได้ แต่ลิงก์นี้จะมีประโยชน์มากเมื่อคุณล้างกล่องจดหมายของคุณบ่อยๆ และเพียงแค่ต้องการดูคร่าวๆ เพื่อค้นหาอีเมลที่คุณได้รับก่อนหน้านี้เล็กน้อยของวัน

3.2.2 ร่างการใช้งานที่คุณไม่ได้พิจารณา

ดังที่คุณทราบ Gmail จะบันทึกข้อความที่คุณเขียนลงในป้ายกำกับ "ร่าง" โดยอัตโนมัติ แม้ว่าคุณจะพิมพ์เพียงสองสามประโยคก็ตาม ทุกสิ่งที่คุณเคยเขียนและไม่ได้ส่งจะถูกเก็บไว้ที่นั่น เป็นไปได้ว่าคุณอาจมีร่างจดหมายสองสามฉบับที่เก็บไว้แล้ว (หรือมากกว่านั้น!)

แต่สิ่งที่คุณอาจไม่ได้พิจารณาก็คือการใช้ร่างจดหมายเพื่อบันทึกง่ายๆ จดแนวคิด ทำรายการซื้อของ หรือจัดเก็บข้อมูลติดต่อของใครบางคนอย่างรวดเร็ว โปรแกรมรับส่งเมลส่วนใหญ่ในปัจจุบันมีตัวเลือกให้คุณแนบไฟล์และรูปภาพไปกับอีเมล ซึ่งจะทำให้โฟลเดอร์แบบร่างของคุณเป็นที่ที่ยอดเยี่ยมในการอัปโหลดไฟล์และซิงค์ระหว่างคอมพิวเตอร์ต่างๆ หากคุณต้องการโซลูชันที่รวดเร็ว อย่าทิ้งไฟล์ไว้ในโฟลเดอร์ร่างจดหมายของคุณตลอดไป! ที่นี่ไม่ใช่ที่สำหรับพวกเขา

การใช้งานที่ยอดเยี่ยมอีกประการหนึ่งสำหรับส่วนฉบับร่างคือการจัดเก็บแม่แบบ หากคุณพบว่าตัวเองกำลังเขียนอีเมลฉบับเดิมซ้ำแล้วซ้ำเล่า ให้บันทึกสำเนาอีเมลเปล่าในฉบับร่างของคุณ แล้วคัดลอกและวางลงในอีเมลใหม่ทุกครั้งที่คุณต้องการ (อย่าส่งฉบับร่างต้นฉบับ เพราะจะเป็นการนำฉบับร่างออก) ฉลาก!). คุณสามารถบันทึกลายเซ็นอีเมล ลิงก์ และแม้แต่รูปภาพด้วยวิธีนี้ ให้อีเมลฉบับร่างเกี่ยวกับหัวข้อที่สะท้อนถึงการใช้งานเพื่อให้คุณอ้างอิงได้ง่าย เช่น "งานแต่งงาน:จดหมายขอบคุณ" หรือ "แฟนๆ:ขอบคุณสำหรับการเพิ่มจดหมาย" เป็นต้น

หรือคุณสามารถใช้คำตอบสำเร็จรูปเพื่อเก็บเทมเพลตอีเมลสำหรับประเภทของข้อความที่คุณส่งออกตลอดเวลา

3.3 หมวดหมู่

หมวดหมู่คือป้ายกำกับที่สอดคล้องกับแท็บที่คุณเห็นใน Gmail โซเชียล โปรโมชั่น อัปเดต และฟอรัม Gmail ติดป้ายกำกับเหล่านี้โดยอัตโนมัติเพื่อช่วยให้กล่องจดหมายของคุณมีการจัดการที่ดีเมื่อมีข้อความเข้ามา

คุณตัดสินใจได้ว่าต้องการแสดงหรือซ่อนป้ายกำกับเหล่านี้ทั้งในรายการป้ายกำกับและรายการข้อความ โปรดทราบว่าสิ่งนี้แยกจากการแสดงหมวดหมู่เหล่านั้นเป็นแท็บ

หากคุณต้องการเพิ่มหรือลบแท็บสำหรับหมวดหมู่ใดหมวดหมู่หนึ่ง ให้คลิก บวก ไอคอนทางด้านขวาของแท็บสุดท้าย จากนั้นเปิดใช้งานสิ่งที่คุณต้องการโดยทำเครื่องหมายในช่องที่เหมาะสมแล้วกด บันทึก เมื่อเสร็จแล้ว

3.4 ป้ายที่กำหนดเอง

สุดท้ายในรายการทางด้านซ้ายของหน้าจอ Gmail ของคุณคือป้ายกำกับที่กำหนดเอง คุณอาจมีไม่กี่คนอยู่แล้ว ป้ายกำกับที่กำหนดเองยังคงเป็นป้ายกำกับที่ทรงพลังที่สุดของ Gmail (ในตอนนี้) และคุณควรเรียนรู้วิธีใช้งานให้ดี โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับตัวกรองที่ยอดเยี่ยมของ Gmail

คุณสามารถเพิ่มและแก้ไขป้ายกำกับจาก ป้ายกำกับ แท็บภายใต้ การตั้งค่า เช่นเดียวกับป้ายกำกับอื่นๆ แต่การคลิกสี่เหลี่ยมสีข้างชื่อป้ายกำกับที่กำหนดเองจะเร็วยิ่งขึ้นไปอีก เมนูป๊อปอัปมีประสิทธิภาพมากกว่าแท็บป้ายกำกับแบบเดิมในการตั้งค่า เนื่องจากช่วยให้คุณเลือกและแก้ไขสีของป้ายกำกับได้โดยตรง

โปรดทราบว่าป้ายกำกับที่กำหนดเองสามารถซ้อนกันได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถมีป้ายกำกับสำหรับแบบฟอร์มการทำงานที่สามารถรวมโฟลเดอร์ย่อยสำหรับภาษี ข้อมูลการประกันสุขภาพ และบันทึกช่วยจำ คุณยังสอน Gmail ถึงวิธีแยกแยะและวางอีเมลขาเข้าในจุดเหล่านี้ให้คุณโดยอัตโนมัติ

4. สัมผัสพลังแห่งการค้นหาและตัวกรอง

หากป้ายกำกับคือ DNA ของ Gmail การค้นหาและตัวกรองก็คือสมอง มีชุดค่าผสมน้อยมากที่จะไม่นำคุณไปสู่อีเมลที่คุณต้องการ แม้กระทั่งเมื่อหลายปีก่อน ทั้งหมดนี้ภายในไม่กี่วินาที Gmail เรียกใช้รายการกฎเพื่อจัดระเบียบตัวกรองอีเมล และเนื่องจากทั้งสองมีความเกี่ยวพันกันมาก Google ได้รวมพวกเขาเข้าด้วยกัน คุณจึงสร้างตัวกรองได้โดยตรงจากการค้นหาของคุณ

ก่อนอื่น ทำความคุ้นเคยกับหน้าต่างค้นหาของ Gmail คุณอาจคุ้นเคยกับตัวดำเนินการค้นหายอดนิยม เช่น "จาก" หรือ "มี:ไฟล์แนบ" (และหากไม่ใช่ แสดงว่าคุณมาถูกที่แล้ว) คำเหล่านี้เป็นคำที่บอกให้ Gmail ไปดึงข้อมูลบางอย่าง โชคดีที่คำเหล่านี้มักอธิบายได้ชัดเจน

คุณสามารถป้อนโอเปอเรเตอร์เหล่านั้นได้ด้วยตนเอง แต่ Gmail จะทำเพื่อคุณเมื่อคุณป้อนข้อมูลลงในช่องค้นหาแบบเลื่อนลง เพียงคลิกลูกศรในช่องค้นหาและกรอกรายละเอียดสำหรับการค้นหาของคุณ ซึ่งอาจมีตั้งแต่อีเมลส่งถึงใคร หัวเรื่องคืออะไร หากข้อความมีหรือไม่มีคำเฉพาะ และมีไฟล์แนบหรือไม่

จากนั้น คุณสามารถจำกัดการค้นหาของคุณตามขนาดและวันที่ได้ หากจำเป็น โปรดสังเกตในภาพด้านบนว่าองค์ประกอบการค้นหาที่คุณป้อนจะแสดงในช่องค้นหา

4.1 เปลี่ยนการค้นหาเป็นตัวกรอง

การเปลี่ยนเป็นนินจาการค้นหาของ Gmail นั้นยอดเยี่ยม แต่แล้วการบันทึกการค้นหาเหล่านี้ล่ะ จะทำอย่างไรถ้าคุณต้องการทำการค้นหาที่พบไฟล์ Word ทั้งหมดใน Gmail ของคุณบ่อยๆ ยิ่งไปกว่านั้น ถ้าคุณต้องการให้การค้นหานี้ทำงานโดยอัตโนมัติล่ะ คงจะดีไม่น้อยหาก Gmail สามารถค้นหาไฟล์ Word เหล่านี้ให้คุณได้ทุกครั้งและทำอะไรกับมันให้คุณ เช่น ส่งให้เพื่อนหรือติดป้ายกำกับด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง Gmail สามารถทำสิ่งเหล่านี้ได้อย่างง่ายดาย คำสั่งอัตโนมัติเหล่านี้ไปยัง Gmail เรียกว่าตัวกรอง ในการค้นหาตัวกรอง ให้คลิกที่ลิงก์ที่ด้านล่างของช่องค้นหาแบบเลื่อนลง สร้างตัวกรองด้วยการค้นหานี้ .

หน้าต่างถัดไปจะแสดงรายการตัวเลือกที่มีให้คุณ คุณสามารถเลือกที่จะลบ เก็บถาวร และส่งต่ออีเมลเหล่านี้โดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ป้ายกำกับหรือตั้งให้ Gmail ตอบอีเมลเหล่านี้โดยอัตโนมัติด้วยอีเมลที่สร้างไว้ล่วงหน้าเพื่อจุดประสงค์นั้น เมื่อเสร็จแล้ว คลิกสร้างตัวกรองสีน้ำเงิน ปุ่ม. หากคุณเลือกใช้ตัวกรองกับอีเมลทั้งหมดที่อยู่ใน Gmail ของคุณ การดำเนินการที่คุณเลือกก็สามารถทำได้เช่นกัน

คุณสามารถเข้าถึงตัวกรองที่มีอยู่ได้ตลอดเวลาจากตัวกรอง แท็บภายใต้ การตั้งค่า . จากที่นั่น คุณสามารถเลือกแก้ไขหรือลบตัวกรองที่กำหนดเองได้

4.1.1 ตัวอย่างตัวกรองที่มีประโยชน์

ต่อไปนี้คือตัวกรอง Gmail ที่มีประโยชน์ที่สุดบางส่วนที่ฉันใช้มาหลายปี:

ตัวกรองอีเมลกึ่งขยะ:

อีเมลบางฉบับไม่ใช่อีเมลขยะ แต่คุณไม่จำเป็นต้องให้ความสนใจ ใบแจ้งยอดบิลและบัตรเครดิต, การแจ้งเตือนบน Facebook, อีเมลจากสำนักงานที่คุณรู้ว่าคุณอาจต้องการหนึ่งวัน หรือแม้แต่สมาชิกในครอบครัวที่ทำให้กล่องจดหมายของคุณเต็มไปด้วยรูปภาพของลูกสุนัขตัวใหม่ที่น่ารัก คุณไม่ต้องการลบอีเมลเหล่านี้ทั้งหมด แต่ไม่ต้องการจัดเรียงทันทีเช่นกัน

สร้างการค้นหาด้วยตัวดำเนินการ "จาก:" และเพิ่มอีเมลด้วยเครื่องหมายจุลภาคเพื่อรวมที่อยู่อีเมลเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น "from:auntsusie@gmail.com, uncleBob11@gmail.com, auntjess223kar@gmail.com" จะแสดงอีเมลจากบุคคลเหล่านี้ คลิกลูกศรลงและสร้างตัวกรองที่ทำเครื่องหมายอีเมลเหล่านี้ว่าอ่านแล้วโดยอัตโนมัติและเก็บไว้ในที่เก็บถาวร

ครั้งต่อไปที่ป้าซูซี่ส่งรูปลูกสุนัขของเธอ ภาพนั้นจะไม่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณด้วยซ้ำ แต่ถ้าเธอโทรหาคุณและถามคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้ คุณจะพบมันในที่เก็บถาวรของคุณอย่างรวดเร็ว

ทำเครื่องหมายการแจ้งเตือนการจัดส่งของ Amazon:

หากคุณใช้ Amazon เป็นจำนวนมาก คุณอาจได้รับอีเมลมากมายจากพวกเขา เช่น โปรโมชั่น ใบเสร็จ และคำขอความคิดเห็น คุณสามารถสร้างตัวกรองเพื่อส่งสิ่งเหล่านี้ไปยังป้ายกำกับ "กึ่งขยะ" ได้อย่างง่ายดาย แต่ปัญหาคือคุณยังต้องการทราบทันทีเมื่อ Amazon ส่งสินค้าให้คุณ เพื่อให้คุณมีหมายเลขติดตามที่พร้อมใช้งาน คุณทำอย่างนั้นได้อย่างไร

ค้นหา "Amazon" ใน Gmail ของคุณและคลิกลูกศรลงเพื่อสร้างตัวกรองของคุณ คำว่า "Amazon" จะแสดงอีเมลทุกฉบับที่ส่งถึงคุณจาก Amazon.com ดังนั้นขั้นตอนต่อไปคือการรวมคำเพิ่มเติมที่มีอยู่ในอีเมลยืนยันการจัดส่งของ Amazon เท่านั้น ในบรรทัด "มีคำ" พิมพ์ใน "จัดส่งแล้ว!" ในเครื่องหมายคำพูด สิ่งนี้จะบอก Gmail ว่าคุณกำลังมองหาชุดค่าผสมคำว่า "จัดส่งแล้ว!" ตรงตามที่ปรากฏในข้อความ:สองคำ ช่องว่าง และเครื่องหมายอัศเจรีย์ คุณจะสังเกตเห็นว่ารายการลดขนาดลงอย่างมากเพื่อรวมเฉพาะอีเมลจาก Amazon ที่มีวลี "จัดส่งแล้ว!"

อย่างไรก็ตาม อีเมลบางฉบับสามารถผ่านได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณขายสินค้าใน Amazon คุณจะได้รับข้อความขอให้คุณจัดส่งสินค้าของคุณ ไม่มีปัญหา. เพียงใส่คำว่า "จัดส่งเลย" ลงในบรรทัด "ไม่มี" แล้วดูรายการของคุณย่อลงอีก ดูดีทีเดียวตอนนี้ไม่ได้หรือไม่ จากนั้นสร้างตัวกรอง

ขั้นต่อไป คุณสามารถใช้ป้ายกำกับกับอีเมลเหล่านี้ได้ เช่น "ส่งจาก Amazon" จากนี้ไป รายการทั้งหมดของคุณที่สั่งซื้อจาก Amazon จะถูกจัดส่งไปยังป้ายกำกับนี้อย่างเรียบร้อย และคุณสามารถติดตามการจัดส่งของคุณในอนาคตได้อย่างง่ายดาย ใช้ตัวกรองกับอีเมลที่มีอยู่ทั้งหมด และคุณยังสามารถค้นหาอดีตของคุณได้อีกด้วย

5. เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ Gmail

เมื่อคุณรู้วิธีใช้งาน Gmail และวิธีใช้คุณลักษณะที่ทรงพลังที่สุดแล้ว ก็ถึงเวลามองหาการปรับแต่งสนุกๆ เพิ่มเติมที่ทำให้ Gmail เป็นเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่างแท้จริง

5.1 กล่องจดหมายสำคัญและรูปแบบต่างๆ

ในการพยายามทำให้อีเมลทำงานได้ดีขึ้น Google ได้รวมอัลกอริธึมขั้นสูงจำนวนมากไว้ใน Gmail หนึ่งในคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้คือรูปแบบกล่องจดหมายที่แตกต่างกัน ซึ่งมีห้ารูปแบบ:คลาสสิก สำคัญมาก่อน ยังไม่ได้อ่านก่อน ติดดาวก่อน และกล่องจดหมายสำคัญ สิ่งที่แต่ละคนทำมีตั้งแต่ตรงไปตรงมา (คลาสสิก ยังไม่ได้อ่านก่อน) ไปจนถึงอธิบายยากเล็กน้อย (กล่องจดหมายสำคัญ) วิธีที่ดีที่สุดในการเรียนรู้เกี่ยวกับสไตล์กล่องจดหมายต่างๆ ก็คือการทดลองกับสไตล์เหล่านั้นและดูว่าแบบไหนดีที่สุด

กล่องจดหมายสำคัญจะจัดเรียงอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติและตัดสินใจว่าคุณควรอ่านอะไรก่อนและอย่างไร แต่ไม่แยกรายชื่ออีเมลของคุณรวมถึงกล่องจดหมายประเภทอื่นๆ กล่องจดหมายสำคัญอันแรกซึ่งรวมเข้ากับสมาร์ทแท็ก จะช่วยจัดระเบียบกล่องจดหมายของคุณได้เป็นอย่างดี ข้อความทั้งหมดที่คุณเห็นว่าสำคัญจะแสดงที่รายการด้านบน และรายการอื่นๆ จะอยู่ที่รายการด้านล่าง แม้ว่าคุณจะไม่ได้อ่านก็ตาม

หากต้องการเปลี่ยนประเภทกล่องจดหมาย ให้คลิกกล่องจดหมาย ภายใต้ การตั้งค่า และเลือกจากกล่องดรอปดาวน์ อย่าลืมคลิก บันทึกการเปลี่ยนแปลง ที่ด้านล่างเมื่อคุณทำเสร็จแล้ว

5.1.1 อีเมลวีไอพีกับอีเมลทั่วไป

เมื่อ Gmail เปิดตัวครั้งแรก ก่อนที่จะมีกล่องจดหมายสำคัญ อีเมลถือว่ามีความสำคัญโดยการตั้งค่าสถานะใน Outlook หรือติดดาวใน Gmail แม้ว่าวิธีนี้ยังคงเป็นวิธีที่ดีที่สุดและง่ายที่สุดในการ "บุ๊กมาร์ก" อีเมลในทันที แต่ขณะนี้ Gmail เข้าใจดีว่าที่อยู่ติดต่อบางส่วนของคุณมีความสำคัญต่อคุณมากกว่าคนอื่นๆ

Gmail ตัดสินใจว่าอีเมลใดมีความสำคัญมากกว่าโดยพิจารณาจากความถี่ที่คุณอ่านและตอบกลับอีเมลจากผู้ติดต่อบางราย และวิธีที่คุณโต้ตอบกับพวกเขา กลไกของ Gmail นั้นค่อนข้างดีในตัวมันเอง แต่คุณสามารถแทรกแซงโดยตรงและแจ้งสถานะ VIP ของอีเมลบางส่วนได้ด้วยการทำเครื่องหมายว่ามีความสำคัญ หรือจะดึงอีเมลออกจากความสำคัญของอีเมลก็ได้

คุณสามารถทำเครื่องหมายอีเมลว่าสำคัญหรือไม่สำคัญได้โดยคลิกที่ไอคอนแท็กเล็กๆ ข้างๆ ในรายการอีเมลหลักหรือที่ด้านบนสุดเมื่ออยู่ภายในข้อความ (ดูรูปด้านล่าง)

เมื่อคุณคลิกและปรับอีเมล Gmail จะปรับอัลกอริทึมของตัวเองและตอบกลับตามนั้น ไม่จำเป็นต้องทำเครื่องหมายข้อความทั้งหมดจากผู้ติดต่อบางรายว่ามีความสำคัญ Gmail จะทำงานหลังจากการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเองเล็กน้อยและทำเครื่องหมายให้คุณ

5.1.2 อีเมลติดดาว

ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น ดวงดาว (เทียบเท่ากับแฟล็กใน Outlook) มีมาตั้งแต่เริ่มต้น และยังคงมีประสิทธิภาพในการทำเครื่องหมายอีเมลอย่างรวดเร็ว ในการติดดาวอีเมล เพียงคลิกไอคอนรูปดาวที่อยู่ถัดจากรายการอีเมลหลัก ถัดจาก "แท็ก" สำคัญที่อธิบายไว้ข้างต้น

เหตุใดคุณจึงต้องการติดดาวอีเมลหากคุณมีคุณลักษณะขั้นสูง เช่น กล่องจดหมายสำคัญอยู่แล้ว เพราะบางครั้งคุณเพียงแค่จำบางอย่างได้อย่างรวดเร็วหรือเตือนตัวเองว่าคุณต้องการทำบางอย่างเกี่ยวกับอีเมลบางฉบับ แทนที่จะคิดว่ากลุ่มอีเมลสำคัญ โปรดทราบว่าดาวทำงานเหมือนกันทั้งในอีเมลสำคัญและในอีเมลที่ไม่สำคัญ

ตัวอย่างเช่น ติดดาวอีเมลที่คุณไม่สามารถตอบได้ทันทีแต่ต้องการตอบกลับในภายหลังในวันนั้น หรือติดดาวอีเมลที่มีข้อมูลสำคัญ เช่น ที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ที่คุณต้องการในภายหลัง คุณสามารถเก็บถาวรอีเมลที่ติดดาวอย่างสะดวกเพื่อนำออกจากกล่องจดหมายและเข้าถึงได้ในภายหลังจากป้ายกำกับระบบ "ที่ติดดาว" ที่ด้านบนซ้าย เมื่อคุณทำทุกอย่างที่ต้องทำกับอีเมลเสร็จแล้ว ให้เลิกติดดาวโดยคลิกที่ไอคอนรูปดาวอีกครั้ง

5.2 แป้นพิมพ์ลัด

หลายคนดูถูกดูแคลนพลังของแป้นพิมพ์ลัดและโบกมือให้มันเป็นความรำคาญที่ดีที่สุด แต่ฉันจะบอกคุณว่าคุณไม่สามารถเป็นผู้ใช้ Gmail ที่มีประสิทธิภาพได้หากปราศจากผู้เชี่ยวชาญอย่างน้อยสองคน มีความแตกต่างของเวลาทั้งกลางวันและกลางคืนระหว่างการใช้เมาส์สำหรับทุกสิ่งกับการรู้วิธีจัดระเบียบกล่องจดหมายอย่างรวดเร็วในไม่กี่วินาทีด้วยปุ่มลัดเหล่านี้

คุณสามารถเข้าถึงรายการแป้นพิมพ์ลัดใน Gmail ได้เสมอโดยกดเครื่องหมายคำถามหรือ shift + / (เครื่องหมายทับ) ตราบใดที่คุณไม่ได้เขียนอีเมล (ซึ่งแน่นอนว่าจะเพียงแค่ใส่เครื่องหมายคำถามลงในเนื้อหาของคุณ อีเมล)

ก่อนที่เราจะสามารถใช้แป้นพิมพ์ลัดใน Gmail ได้ เราต้องตรวจสอบให้แน่ใจก่อนว่าเปิดใช้งานแล้ว โดยไปที่ การตั้งค่า และเลื่อนลงไปที่แป้นพิมพ์ลัด เพื่อเปิดใช้งาน

การนำทาง:

• กดปุ่ม J และ เค ปุ่มเพื่อเลื่อนขึ้นและลงรายชื่ออีเมลบนหน้าจอหลัก
• กด X เพื่อเลือกการสนทนา ("ทำเครื่องหมาย" หรือไฮไลต์)

การเลือกอีเมลด้วยวิธีนี้ทำให้คุณสามารถเลือกอีเมลที่ต้องการลบ เก็บถาวร หรือย้ายไปยังป้ายกำกับอื่นได้อย่างรวดเร็ว หลังจากการฝึกฝน คุณจะพบว่าการเลือกอีเมลด้วยวิธีนี้ทำได้เร็วกว่าการใช้เมาส์มาก เมื่อคุณเริ่มเข้าใจถึงพลังของแป้นพิมพ์ลัด คุณก็จะพร้อมสำหรับสิ่งต่างๆ มากขึ้น

การดำเนินการ:

• กด Enter เพื่อเปิดอีเมลและอ่าน
• กด E เพื่อเก็บถาวรอีเมล

ใช้งานได้โดยตรงจากภายในอีเมลหรือจากรายการอีเมลบนหน้าจอหลัก ลองเลือกอีเมลหลายฉบับ (โดยเลื่อนขึ้นและลงรายการด้วย J และ เค และเลือกข้อความด้วย X ) และกด E . อุ๊ย!

• กด # (Shift + 3) เพื่อลบอีเมล

อีกครั้ง วิธีนี้ใช้ได้กับอีเมลหลายฉบับจากรายการหลักหรือจากภายในอีเมลที่คุณเปิด

• ในอีเมลที่เปิดอยู่ ให้กด R เพื่อตอบกลับผู้ส่ง กด A เพื่อตอบกลับผู้ส่งทั้งหมด
• ในอีเมลที่เปิดอยู่ ให้กด G แล้วก็ ฉัน เพื่อกลับไปที่กล่องจดหมาย

นี่คือทางลัดที่สำคัญ คุณอาจจะเห็นว่า ด้วยการแตะเพียงไม่กี่นิ้ว คุณสามารถเลือกอีเมลหลายฉบับ ตอบกลับผู้ส่งทั้งหมดพร้อมกัน และลบอีเมลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว ฝึกฝนสองสามครั้งก่อนที่คุณจะไปยังทางลัดที่เจ๋งจริงๆ

แป้นพิมพ์ลัดที่ยอดเยี่ยมจริงๆ:

• ในอีเมลที่เปิดอยู่ ให้กด Shift + R เพื่อตอบกลับในหน้าต่างใหม่ กด Shift + A เพื่อตอบกลับผู้ส่งทั้งหมดในหน้าต่างใหม่

สิ่งนี้มีประโยชน์เป็นพิเศษในหน้าจอขนาดเล็ก ซึ่งคุณต้องการพื้นที่เพิ่มเติมในการอ่านและตอบกลับอีเมล นอกจากนี้ยังบล็อกแชทและป้ายกำกับที่ช่วยให้คุณจดจ่อกับอีเมลได้

• ในอีเมลที่เปิดอยู่ ให้กด G แล้วก็ K เพื่อไปที่รายการงานของคุณ

คุณจำได้ไหมว่า Gmail ทำงานร่วมกับ Google Tasks? เราจะครอบคลุมมันต่อไป ในรายการอีเมลหลัก ให้ทำเครื่องหมายอีเมล (X ) และกด Shift + K เพื่อแนบอีเมลกับรายการ "สิ่งที่ต้องทำ" ใหม่ในรายการงานของคุณ คุณลักษณะนี้ใช้งานได้กับแป้นพิมพ์ลัดเท่านั้น! ไม่มีทางเป็นไปได้หรอก

• กด G แล้วก็ ป เพื่อเปิดหน้าต่างโทรศัพท์และโทรออก
• กด Shift + F เพื่อส่งต่ออีเมล
• กด Shift + U เพื่อทำเครื่องหมายอีเมลว่ายังไม่ได้อ่าน
• กด + หรือ – เพื่อทำเครื่องหมายอีเมลว่าสำคัญหรือไม่สำคัญ (ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น)

ไม่รู้สึกผูกพันที่จะรู้ทางลัดทั้งหมด ฝึกตัวเองให้จดจำสิ่งที่คุณใช้บ่อยและใช้เวลาหนึ่งสัปดาห์ (อย่าใช้เมาส์!) จนกว่าจะกลายเป็นเรื่องปกติ คุณจะพบว่าคุณไม่ต้องการกลับไปใช้เมาส์ใน Gmail และจัดการอีเมลด้วยทางลัดได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

5.3 รายการงานและสิ่งที่ต้องทำ

Google Tasks ใน Gmail เป็นแบบพื้นฐานและค่อนข้างแตกต่างจากแอปอีเมลที่มีคุณลักษณะครบถ้วน แต่จะสะดวก

เข้าถึง Google Tasks โดยคลิกลูกศรลงถัดจากส่วนหัวของ Gmail สีแดงที่ด้านบนซ้าย นี้จะแสดงเมนูที่จะนำคุณไปสู่งานหรือผู้ติดต่อ งานของคุณจะปรากฏที่มุมล่างขวาในหน้าต่างที่คล้ายกับป๊อปอัปแชท หรือเข้าถึงงานโดยกด B แล้วก็ K ที่ใดก็ได้ใน Gmail ตามที่กล่าวไว้ก่อนหน้านี้

Google Tasks กับ Gmail มีประโยชน์มากทีเดียว คุณสามารถสร้างงานแล้วซ้อนงานภายในงานได้อย่างง่ายดายโดย "แท็บ" งานใหม่ทางด้านขวา ทำให้เป็นงานย่อยของงานเดิม สิ่งนี้มีประโยชน์ในการทำให้โปรเจ็กต์ง่ายขึ้นโดยแบ่งเป็นขั้นตอนเล็กๆ ระหว่างทาง Since you can connect emails directly to tasks you can include useful information inside that task, such as links, contact information and even files. When a task is done, you can check it off and be rewarded by a strike-through passing through it, crossing it off as complete.

Clicking on any task will open an option to add notes to the task or choose a due date. This comes in handy especially if you work with Google Calendar, as the task lists sync seamlessly and would show up on your calendar as well.

5.4 Managing Your Contacts

To access your contacts, click on the down arrow next to Mail on the top left, as you did with your tasks, or press G and then C from your inbox. If you really need help getting started, look into The Beginner's Gmail to Guide mentioned previously. So, we will just touch on how to manage them effectively.

You will notice that when you click Contacts from your dropdown, you are taken to a new page. Here, you can see each of your contacts with their email address and phone number, if applicable. You can also click on Frequently contacted to see your most recent contact communicators.

Just like with emails, you can create and edit labels for your contacts for business, school, and family. This is a wonderful way to keep your contacts separated and easily accessible. You can also choose how to sort your contacts page by clicking Settings from the left and choosing from first name or last name for the sort order.

Next to each contact, you can click the More (three-dot icon) menu to change their label, delete them, or hide them from your contact list.

The easiest way to manage your contacts is to group them with labels so that you can contact them from Gmail quickly.

5.5 Additional Labs Features

Gmail contains several optional features that can further enhance your productivity.

They are accessible under the Labs tab in Settings . Below I will name a couple that I find helpful, organized by their order in the Labs area. Feel free to explore and find more on your own.

Smart labels :

One of my personal favorites, this handy feature allows Gmail to "guess" which of your incoming emails are notifications, replies from online forums, and bulk (newsletters and such). Gmail automatically adds labels to each kind and does a pretty good job at guessing. It will also ask you to "train" it by choosing the right label for a few days when you turn it on. Try it and see how it affects your organization.

Canned response:

A godsend if you receive many emails to which you reply the same way. Turn it on, and then compose an email as a "template." Save it, and use it next time you want to respond quickly. This is excellent for thank you letters, for example, or for newsletters.

5.6 Gmail Add-ons

You can find a bunch of add-ons for Gmail by clicking the gear icon and then selecting Get add-ons . Here you can browse through tools that help you be more productive, extra organized, or a better communicator. While the options are limited, you may still like a few of these handy tools.

QuickBooks for finance, Trello for project management, Dialpad for communication, and Hire for human resources are a few of the options available. If you choose to install an add-on, just keep in mind that most come from third party sources, so you may want to check out the terms after hitting Install and before pressing Continue .

Your Gmail Inbox Mastered

แค่นั้นแหละ! I hope you've become a better Gmail user by reading this, and that it makes your life just a little bit easier. Enjoy!

Now it may be time to take our Gmail mastery to the next level and find out about hidden Gmail features on Android.

Did we miss something? What have you discovered about Gmail that fellow readers must know? Please share with us in the comments.