ทุกคนที่จัดการอีเมลทราบดีว่าการประมวลผลอีเมลต้องการการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ใช้งานอยู่ การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ไม่เสถียรอาจทำให้คุณเข้าถึงอีเมลได้จำกัดหรือไม่ได้เลย แล้วจะเป็นอย่างไรถ้าคุณตั้งค่า Gmail แบบออฟไลน์และเข้าถึงอีเมลทั้งหมดได้โดยไม่ต้องใช้อินเทอร์เน็ต?
สิ่งนี้จะเป็นประโยชน์มาก โดยเฉพาะเมื่อคุณกำลังเดินทางหรือขึ้นเครื่องบิน โชคดีที่หากคุณใช้ Gmail วันนี้เรามาดูวิธีตั้งค่าและใช้ Gmail แบบออฟไลน์กัน
อ่านก่อนเริ่มต้น
ตามที่คุณคาดการณ์ไว้ Gmail แบบออฟไลน์ใช้งานได้เฉพาะกับ Google Chrome เท่านั้น คุณไม่ควรตั้งค่าบนคอมพิวเตอร์สาธารณะหรือร่วมใช้ เนื่องจากอีเมลจะถูกเก็บไว้ในที่เก็บข้อมูลของเบราว์เซอร์ หากจำเป็นต้องใช้ ให้จำไว้ว่าต้องลบแอปพลิเคชันเมื่อใช้เสร็จ ตามที่จะอธิบายในส่วนต่อไป
ชัดเจนว่าคุณต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ทำงานอยู่เพื่อตั้งค่าครั้งแรก ก่อนที่จะเริ่มใช้งานแบบออฟไลน์ได้ หลังจากตั้งค่าแล้ว คุณสามารถเรียกดูอีเมล ค้นหา เก็บถาวร หรือลบได้ คุณแม้แต่สามารถเขียนอีเมลและจัดคิวไว้ได้ และจะถูกส่งทันทีที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
ตอนที่คุณคุ้นเคยกับพื้นฐานแล้ว มาเริ่มต้นกันเลย
วิธีเริ่มใช้ Gmail แบบออฟไลน์
ดาวน์โหลดแอป Gmail Offline [ไม่สามารถใช้งานได้แล้ว]
เปิดแอป Gmail Offline ใน Chrome Web Store คลิก เพิ่มใน Chrome > เพิ่มแอป จากนั้นพิมพ์ chrome://apps ในแถบที่อยู่และกด Enter ค้นหาและเปิด Gmail Offline
เปิดใช้งาน Gmail แบบออฟไลน์
ครั้งแรกที่คุณเปิดแอป คุณจะถูกถามให้อนุญาตอีเมลแบบออฟไลน์ ตามภาพด้านล่าง
เลือก อนุญาตอีเมลออฟไลน์ และคลิก ดำเนินการต่อ ระบบจะเริ่มซิงค์อีเมลของคุณเพื่อใช้งานแบบออฟไลน์
กำหนดค่า Gmail แบบออฟไลน์
โดยค่าเริ่มต้น จะซิงค์อีเมลเพียงสัปดาห์ที่ผ่านมาเท่านั้น หากต้องการซิงค์อีเมลเก่ากว่านั้น ให้คลิกไอคอน รูปเฟือง (Settings) ที่มุมขวาบนของหน้าจอ คุณสามารถเลือกดาวน์โหลดอีเมลจาก สัปดาห์ที่ผ่านมา 2 สัปดาห์ หรือ 1 เดือน คลิก ใช้ เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ในแผ่นการตั้งค่าเดียวกัน คุณยังสามารถตั้งค่า Vacation Responder (ตอบกลับอัตโนมัติขณะพักผ่อน) ได้ ซึ่งเป็นข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ส่งไปยังอีเมลที่เข้ามา ทำให้ผู้ส่งทราบว่าคุณไม่อยู่ใกล้อินเทอร์เน็ตและอาจตอบช้า เนื่องจากคุณใช้ Gmail แบบออฟไลน์ มีโอกาสสูงที่คุณไม่มีการเข้าถึงอินเทอร์เน็ต ดังนั้นการตั้งค่า Vacation Responder จึงเป็นความคิดที่ดี นี่คือวิธีทำ:
- สลับสวิตช์ Vacation Responder เป็นตำแหน่ง ON
- ระบุ วันที่เริ่มต้น และ วันที่สิ้นสุด ข้อความตอบกลับอัตโนมัติจะถูกส่งในช่วงเวลานี้
- ป้อน เรื่อง และ ข้อความ
- เปิดใช้งาน ส่งตอบกลับเฉพาะคนในรายชื่อติดต่อของฉัน
- คลิก ใช้ เพื่อบันทึก
วิธีเข้าถึงและใช้งาน Gmail แบบออฟไลน์
เพื่อเปิดแอป Gmail Offline ให้พิมพ์ chrome://apps ในแถบที่อยู่ ค้นหาและคลิก Gmail Offline หรือคุณสามารถลากไอคอนไปวางที่แถบบุ๊กมาร์กเพื่อเข้าถึงได้เร็วขึ้น (จำไว้ว่าให้จัดระเบียบแถบบุ๊กมาร์กของ Chrome ให้เป็นระเบียบนะ!)
อินเทอร์เฟซของแอป Gmail Offline อิงตามอินเทอร์เฟซแท็บเล็ตของ Gmail มีโครงสร้างแบบสองแผง แผงซ้ายแสดงรายการอีเมลเข้าทั้งหมด เพื่อเข้าถึงโฟลเดอร์อื่น ให้คลิกปุ่มเมนู (สามเส้นแนวนอน) ที่มุมซ้ายบน ที่นี่คุณสามารถตรวจสอบ Sent Mail, Drafts, Trash, Spam หรือกรองอีเมลด้วย Labels ได้
เพื่อค้นหาอีเมล ให้พิมพ์คำค้นหาใน แถบค้นหา และกด Enter แอป Gmail Offline ตัดฟีเจอร์หลายอย่างของ Gmail ออกไป แต่โชคดีที่คุณยังใช้โอเปอเรเตอร์ค้นหาขั้นสูงของ Gmail เพื่อจำกัดผลลัพธ์ได้
เพื่อเขียนอีเมลใหม่ ให้คลิกไอคอน Compose สีแดง หลังจากพิมพ์ข้อความและใส่ที่อยู่อีเมลผู้รับ ให้กด ส่ง ข้อความจะถูกจัดคิวไว้ในโฟลเดอร์ Outbox และจะถูกส่งทันทีที่คอมพิวเตอร์เชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
แผงขวาแสดงเนื้อหาของอีเมลที่คุณเลือกในแผงซ้าย เพื่อตอบกลับหรือส่งต่อข้อความ ให้เลื่อนลงไปด้านล่างของข้อความ คลิก ตอบกลับ เพื่อตอบผู้ส่ง หรือคลิก ส่งต่อ เพื่อส่งต่ออีเมล
คุณสามารถ เก็บถาวร (Archive) หรือ ลบ (Delete) อีเมลเฉพาะรายการได้โดยใช้ปุ่มบนแถบเครื่องมือ เพื่อดูตัวเลือกเพิ่มเติม ให้คลิกไอคอน ลูกศรชี้ลง ข้างปุ่ม Delete ที่นี่คุณสามารถเลือก ย้ายไปโฟลเดอร์ กำหนด Label Mute รายงานสแปม และอื่นๆ ได้
หากต้องการจัดการอีเมลหลายรายการพร้อมกัน ให้เลือกอีเมลโดยใช้ชекบ็อกซ์ด้านข้าง แล้วคลิก Archive หรือ Delete การกระทำใดๆ ที่คุณทำจะถูกซิงค์กับ Gmail เมื่อคอมพิวเตอร์ของคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
วิธีลบ Gmail แบบออฟไลน์
การลบแอป Gmail Offline จาก Chrome มี 2 ขั้นตอน ขั้นแรกคือลบข้อมูลที่จัดเก็บในเครื่อง ในการทำเช่นนี้ ให้คลิกปุ่ม เมนู (สามจุดแนวตั้ง) ใน Chrome แล้วคลิก Settings
เลื่อนลงล่างสุดและคลิก Advanced ไปที่ Content Settings > Cookies > See all cookies and site data > Remove all กล่องโต้ตอบยืนยันจะปรากฏขึ้น คลิก Clear all เพื่อยืนยัน
ตอนที่คุณล้างข้อมูลที่บันทึกแล้ว สามารถดำเนินการลบแอป Gmail Offline ได้ ให้พิมพ์ chrome://apps ในแถบที่อยู่ คลิกขวาที่ Gmail Offline และเลือก Remove from Chrome
ข้อจำกัดของ Gmail แบบออฟไลน์
ข้อเสียที่ชัดเจนคือ Gmail Offline ต้องใช้ Google Chrome เท่านั้น แม้ Chrome จะเป็นที่นิยมของผู้ใช้ส่วนใหญ่ แต่ก็ยังมีเบราว์เซอร์ที่ยอดเยี่ยมอีกมากมาย
นอกจากนี้ Chrome ต้องเปิดอยู่ตลอดเวลาเพื่อซิงค์อีเมลทั้งหมด ไม่เป็นความลับว่า Chrome อาจใช้ทรัพยากรระบบมากมาย โดยเฉพาะบน Mac
ทางเลือกหนึ่งสำหรับผู้ที่ไม่ใช้ Chrome และต้องการใช้ Gmail แบบออฟไลน์ คือการตั้งค่า Email Client บนเดสก์ท็อปให้ใช้งาน Gmail ได้ Email Client บนเดสก์ท็อปสามารถดาวน์โหลดอีเมลมาเก็บในเครื่อง ทำให้คุณสามารถดำเนินการกับอีเมลขณะออฟไลน์ หากคุณมองหา Email Client ที่ดี นี่คือรายการ Email Client เดสก์ท็อปที่ดีที่สุดของเรา
Gmail Offline เป็นเวอร์ชันที่ลดทอนของ Gmail จึงไม่มีฟีเจอร์ครบถ้วน ขนาดไฟล์แนบสูงสุดต่อไฟล์เดียวคือ 5MB เท่านั้น ในขณะที่ Gmail ปกติรองรับถึง 25MB อย่างไรก็ตาม คุณสามารถแนบไฟล์หลายไฟล์รวมกันได้สูงสุด 25MB ในข้อความเดียว กีย์บอร์ดชอร์ทคัทของ Gmail ช่วยให้เลื่อนลำดับได้เร็วขึ้น แต่วอร์ชันออฟไลน์ไม่รองรับ คุณยังพลาดฟีเจอร์ Gmail Labs ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีกด้วย
ไม่มีอินเทอร์เน็ต? ไม่เป็นไร
แม้ชุดฟีเจอร์ของ Gmail Offline จะจำกัด แต่ทำได้ดีอย่างหนึ่งคือ ให้ผู้ใช้จัดการข้อความ Gmail แบบออฟไลน์ ไม่ว่าคุณจะอยู่บนเครื่องบินหรือชายหาดที่ไม่มีอินเทอร์เน็ต คุณก็สามารถจัดการอีเมลและประหยัดเวลาได้
คุณเคยตั้งค่า Gmail Offline ไหม? ประสบการณ์เป็นอย่างไร? แชร์ความคิดเห็นกับเราในส่วนความคิดเห็นด้านล่างได้เลย
