จนกว่าจะมีใครใส่ชั่วโมงในแต่ละวันหรือวันในสัปดาห์ให้มากขึ้น พวกเราหลายคนยังคงต้องทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ การแก้ปัญหาทุกอย่างที่ต้องทำอาจเป็นการต่อสู้ที่ยากลำบาก หากต้องการค้นหาวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการเวลาและประสิทธิภาพการทำงาน ไม่ต้องมองหาที่อื่นนอกจากเครื่องมือจาก Google
แม้ว่าเราจะใช้เคล็ดลับของเราเกี่ยวกับเครื่องมือของ Google แล้ว คุณก็สามารถปรับเปลี่ยนแนวคิดต่างๆ ให้เข้ากับเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอื่นๆ ได้เช่นกัน
บล็อกเวลาสำหรับอีเมล
อีเมลธุรกิจอาจเป็นส่วนสำคัญของวันทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของตำแหน่งที่คุณดำรงตำแหน่ง แม้ว่าคุณจะต้องสร้างและตอบกลับข้อความ แต่ก็อาจทำให้เสียสมาธิได้ ตัวอย่างเช่น คุณอาจกำลังทำงานเกี่ยวกับเอกสารทางธุรกิจแต่ต้องหยุดทำงานอย่างต่อเนื่องเพราะอีเมลเหล่านั้นกำลังส่งไปยังกล่องจดหมายของคุณ ในตอนนี้ เอกสารสำคัญกลับกลายเป็นว่า และ ทำให้คุณเสียเวลานานขึ้นเพื่อเติมเต็มความฟุ้งซ่านแต่ละครั้ง
ให้ลองบล็อกเวลาเฉพาะในการทำงานกับอีเมลในแต่ละวันแทน แน่นอนว่าควรให้ความสำคัญกับข้อความสำคัญหรือข้อความฉุกเฉินเป็นสำคัญ อย่างไรก็ตามผู้ที่รอได้ก็ควร
สร้างกิจกรรม
คุณสามารถบล็อกเวลาใน Google ปฏิทินโดยสร้างกิจกรรมที่เกิดซ้ำพร้อมการเตือนความจำ นอกจากนี้ หากคุณแชร์ปฏิทินกับผู้อื่น พวกเขาจะเห็นเวลาที่บล็อกของคุณ เพียงเลือกวันที่และเวลาที่เหมาะสมจาก Google ปฏิทิน ตั้งชื่อกิจกรรม ตั้งการเตือนความจำ ทำให้ทำซ้ำ แล้วคลิกสร้าง .
ตั้งค่าสถานะข้อความเพื่อติดตาม
หากคุณใช้ Gmail สำหรับธุรกิจของคุณ คุณสามารถติดตามข้อความเหล่านั้นที่คุณต้องจัดการในช่วงเวลาที่ถูกบล็อกได้อย่างง่ายดาย วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือการทำเครื่องหมายอีเมลตามที่คุณเห็น Gmail มีแฟล็กที่เรียกว่า Stars ให้เลือกมากมาย
หากต้องการเลือกรายการที่คุณต้องการใช้ ให้คลิก การตั้งค่า (ไอคอนรูปเฟือง) และ ทั่วไป แท็บ เลื่อนลงไปที่ ดาว และลากสิ่งที่คุณต้องการเปิดใช้งานจาก ไม่ได้ใช้งาน เพื่อ ใช้งานอยู่ . จากนั้นเมื่อคุณเห็นอีเมลที่ต้องการตั้งค่าสถานะ ให้คลิกที่ดาวข้างๆ อีเมลนั้นจนกว่าจะมีอีเมลที่ต้องการปรากฏขึ้น
ด้วยการผสมผสานระหว่าง Google ปฏิทินและ Gmail นี้ คุณสามารถจัดระเบียบเวลาอีเมลของคุณได้อย่างง่ายดาย
กำหนดเวลาความพร้อมของคุณ
การวางแผนสัปดาห์การทำงานของคุณเป็นส่วนสำคัญของการจัดการเวลา คุณต้องแน่ใจว่าคุณกำลังใช้เวลาที่มีอยู่ให้เกิดประโยชน์สูงสุด Google ปฏิทินทำให้การดูกำหนดการของคุณง่ายขึ้นด้วยมุมมองวัน สัปดาห์ เดือน และสัปดาห์ทำงาน และด้วยคุณสมบัติในตัวที่ใช้งานสะดวก คุณแสดงความพร้อมใช้งานได้
ทำงานกับช่วงเวลาที่สะดวกสำหรับนัดหมาย
วิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดการเวลาของคุณให้เพื่อนร่วมงานดูคือด้วยคุณลักษณะ>ช่วงเวลานัดหมายของ Google ปฏิทิน โปรดทราบว่าคุณต้องมีบัญชีที่ทำงานหรือโรงเรียน เพื่อเข้าถึงคุณลักษณะนี้ ในช่วงเวลานัดหมาย คุณจะไม่ปิดกั้นเวลาของคุณเหมือนกับกิจกรรมในปฏิทิน แต่ให้เวลาเมื่อคุณอยู่ ได้
ตัวอย่างเช่น หากคุณว่างตั้งแต่ 13.00 น. ถึง 16.00 น. ต่อไปนี้เป็นขั้นตอนเมื่อคุณเข้าถึง Google ปฏิทิน:
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปฏิทินของคุณอยู่ใน วัน หรือ สัปดาห์ ดู.
- คลิกวันและเวลาที่คุณจะสามารถใช้ได้
- เลือก ช่วงเวลานัดหมาย ในหน้าต่างป๊อปอัป
- เพิ่มชื่อสำหรับช่อง เลือกประเภท แล้วคลิก สร้าง . ในกรณีที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม คลิก แก้ไขรายละเอียด แทนที่จะ สร้าง .
หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงฟีเจอร์ช่วงนัดหมาย คุณยังคงแสดงเวลาว่างได้โดยการบล็อกเวลาที่คุณยุ่ง ดังที่เราทำไว้ด้านบนสำหรับเวลาอีเมล
เพิ่มประสิทธิภาพเวลาการประชุม
หากคุณประสานงานการประชุมเป็นประจำ ให้ Google เอกสารและ Google ปฏิทินช่วยคุณทำให้กระบวนการนี้ราบรื่น
วาระการประชุมและรายงานการประชุม
ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการประชุมที่ไม่มีแผน องค์กร หรือโครงสร้าง ดังนั้น ให้เริ่มต้นด้วยการสร้างวาระการประชุมที่คุณสามารถแนบไปกับคำขอปฏิทินได้ Google เอกสารมีเทมเพลตต่างๆ สองสามแบบที่รวมกำหนดการกับนาทีเป็นเอกสารแบบครบวงจร
หลังจากลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณบน Google เอกสารแล้ว ให้คลิก แกลเลอรีเทมเพลต จากด้านบน. เลื่อนลงไปที่ งาน และคุณจะเห็น บันทึกการประชุม แม่แบบ แต่ละตัวเลือกมีรายละเอียดพื้นฐานเหมือนกัน ซึ่งรวมถึงผู้เข้าร่วม ระเบียบวาระ บันทึกย่อ และรายการดำเนินการ ต่างกันแค่รูปลักษณ์เท่านั้น
คำขอประชุม
หลังจากที่คุณสร้างกำหนดการแล้ว ให้รวบรวมการเรียกประชุมกับ Google ปฏิทิน
เลือกวันและเวลาที่เหมาะสมสำหรับการประชุมของคุณใน Google ปฏิทิน จากนั้นคลิก แก้ไขรายละเอียด ปุ่ม. เมื่อหน้าเปิดขึ้น คุณจะเห็นจุดทางด้านขวาเพื่อเพิ่มแขก . เพียงกรอกอีเมลของผู้เข้าร่วมประชุม
หากต้องการแนบระเบียบวาระการประชุม ให้คลิกเพิ่มไฟล์แนบ ใต้ คำอธิบาย และเลือกไฟล์ของคุณ
สลับงานและเตือนความจำ
แม้ว่า Google Tasks จะเป็นเครื่องมือที่ดีสำหรับสิ่งที่ต้องทำง่ายๆ แต่คุณจะพบข้อดีมากมายในการใช้ Google Keep แทน นอกจากนี้ คุณยังสลับไปมาระหว่างการช่วยเตือนของ Google Tasks และ Google Keep ในปฏิทินได้อย่างรวดเร็ว
เพิ่มงานใน Google Keep
ด้วย Google Keep คุณสามารถเปลี่ยนโน้ตให้เป็นงานและรายการสิ่งที่ต้องทำได้อย่างง่ายดาย จากนั้น ใช้ประโยชน์จากคุณลักษณะที่เป็นประโยชน์ในการจัดการงานเหล่านั้น คุณตั้งค่าการช่วยเตือน สร้างรายการตรวจสอบ แนบรูปภาพ เพิ่มภาพวาด และทำงานร่วมกับเพื่อนร่วมงานได้
นอกจากนี้ คุณสามารถปักหมุดโน้ตเพื่อเก็บไว้ที่ด้านบนสุดของรายการ ซึ่งเหมาะสำหรับรายการที่มีลำดับความสำคัญสูง คุณยังสามารถรวมแท็กและรหัสสีเพื่อการจัดระเบียบที่ง่ายดาย หากคุณยังไม่ได้ลองใช้ Google Keep ในการจัดการโครงการและงานง่ายๆ ลองใช้เลย
สลับระหว่างงานและการเตือนความจำ
หากต้องการสลับไปมาระหว่างงานและการเตือนความจำใน Google ปฏิทิน ต้องแน่ใจว่าคุณอยู่ที่หน้าจอหลักของปฏิทิน ทางด้านซ้ายภายใต้ปฏิทินของฉัน คลิกลูกศรถัดจาก งาน . จากนั้นเลือก เปลี่ยนเป็นการเตือนความจำ . การช่วยเตือนทั้งหมดที่คุณตั้งค่าไว้ใน Google Keep จะแสดงในปฏิทินของคุณ
เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนกลับ เพียงทำตามขั้นตอนเดียวกันซึ่งลงท้ายด้วย สลับไปที่งาน . จากนั้น Google Tasks ของคุณจะเปิดขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอตามปกติ
วางแผนสัปดาห์ของคุณล่วงหน้า
เมื่อวางแผนสัปดาห์การทำงาน Google ช่วยให้คุณทำได้ง่ายจากทุกที่ ไม่ว่าคุณจะพักผ่อนบนโซฟาหรือนั่งพักผ่อนบนลานบ้าน เพียงหยิบอุปกรณ์เคลื่อนที่และใช้เครื่องมือของ Google ที่คุณต้องการ
คุณไม่จำเป็นต้องเปิดคอมพิวเตอร์ด้วยซ้ำ Google ปฏิทิน, Google Keep, Google เอกสาร และ Gmail มีให้บริการทั้งสำหรับอุปกรณ์ Android และ iOS:
- Google ปฏิทินสำหรับ Android (ฟรี) | iOS (ฟรี)
- Google Keep สำหรับ Android (ฟรี) | iOS (ฟรี)
- Google เอกสารสำหรับ Android (ฟรี) | iOS (ฟรี)
- Gmail สำหรับ Android (ฟรี) | iOS (ฟรี)
การจัดเตรียมและทบทวนตารางเวลาของคุณไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณมีแผนการทำงานรายสัปดาห์ที่ดี แต่ยังช่วยให้คุณเริ่มต้นได้อย่างรวดเร็วก่อนเข้าสำนักงานในเช้าวันจันทร์ด้วย
คุณลักษณะใดของ Google ที่ช่วยคุณจัดการเวลาได้
ด้วยข้อเสนอผลิตภัณฑ์ Google มากมาย มีแนวโน้มที่คุณจะใช้มากกว่าหนึ่งรายการ เช่นเดียวกับเคล็ดลับเหล่านี้ในการจัดการเวลา การรวมแอปพลิเคชันจะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น
มีคุณลักษณะเฉพาะของผลิตภัณฑ์ Google ที่ช่วยคุณในการจัดการเวลาหรือไม่ แจ้งให้เราทราบข้อเสนอแนะของคุณในความคิดเห็นด้านล่าง!
