จนกว่าจะมีใครเพิ่มชั่วโมงในวัน หรือวันในสัปดาห์ หลายคนติดกับ 40-hour work week การทำทุกอย่างที่ต้องทำ เป็น掙扎 จะหาวิธีจัดการเวลาและ Productivity ที่ดีที่สุด ไปที่ Tools ของ Google
แม้ Tips จะอิง Google Tools แตปรับใช้กับ Productivity tools อื่นๆ ได้
Block Time สำหอีเมล
ขึ้นกับตำแหน่ง Business emails อาจเป็นส่วนใหญ่ของวัน แม้ต้องสร้างและตอบข้อความ แตมัน Distracting ตัวอย่าง: กำลังทำ Business document แตหยุดตลอดเพราะอีเมลเข้ามา Document สำคัญกลับเป็น Second priority และ ใช้เวลานานขึ้นทุก Distraction
ลอง Block เวลาเฉพาะสำหอีเมลทุกวัน ข้อความ Critical/Emergency ควร Priority แตที่รอได้ ควรรอ
สร้าง Event
Block เวลาใน Google Calendar โดยสร้าง Recurring event พร้อม Reminder หาก Share Calendar กับผู้อื่น จะเห็น Blocked time เลือก Date/Time จาก Google Calendar ตั้งชื่อ Event ตั้ง Reminder ทำ Repeat คลิก Create
Flag Messages สำห Follow-up
หากใช้ Gmail สำห Business ติดตามข้อความที่ต้องจัดการใน Blocked time ได้ง่าย วิธีง่าย: Flag emails เมื่อเห็น Gmail มี Stars เลือกได้หลากหลาย
เลือก Stars ที่จะใช้: คลิก Settings (Gear) > General Tab เลื่อนลง Stars ลาก Stars ที่ต้องการจาก Not in use ไป In use ตอนเห็นอีเมลอยาก Flag คลิก Star ถัดๆ ไปจนได้ Star ที่ต้องการ
ผสมผสาน Google Calendar และ Gmail จัดการ Email time ได้ง่าย
จัดตาราง Availability
Plan Work week สำคัญสำห Time management ต้องแน่ใจว่าใช้เวลาที่มีให้เต็มที่ Google Calendar ดู Schedule ง่าย: Day, Week, Month, Work-week views พร้อม Built-in feature แสดง Availability
ใช้ Appointment Slots
วิธีจัดการเวลาให้ Coworkers เห็น: Google Calendar's Appointment Slots ต้องมี Work or School account ถึงใช้ได้ Appointment Slots ไม่ Block เวลาเหมือน Events แตให้เวลาที่ ว่าง
เช่นว่าง 1 PM - 4 PM ขั้นตอนใน Google Calendar:
- Calendar ต้องใน Day หรือ Week View
- คลิก Day/Time ที่ว่าง
- เลือก Appointment Slots ใน Popup
- ตั้งชื่อ Slot, เลือก Type, คลิก Create หากต้อง Detail คลิก Edit Details แทน
หากไม่มี Appointment Slots ยังแสดง Availability ได้ โดย Block เวลาที่ Busy เหมือน Email time ข้างบน
Optimize Meeting Time
หากจัด Meeting บ่อย ให้ Google Docs และ Google Calendar ช่วยทำให้ Smooth
Meeting Agenda และ Minutes
ไม่มีอะไรแย่กว่า Meeting ไม่มี Plan, Organization, Structure สร้าง Meeting Agenda Attach ไปกับ Calendar request Google Docs มี Templates รวม Agenda + Minutes All-in-one
Sign in Google Docs คลิก Template Gallery บนสุด เลื่อนลง Category Work จะ見 Meeting Notes templates 3 แบบ รายละเอียดพื้นฐานเหมือนกัน: Attendees, Agenda, Notes, Action items แตกต่างแค่ Look and feel
Meeting Requests
สร้าง Agenda แล้ว สร้าง Meeting Request ด้วย Google Calendar
เลือก Date/Time Meeting ใน Google Calendar คลิก Edit Details หน้าเปิดจะมีช่องเพิ่ม Guests ขวา ใส่ Email Attendees
Attach Agenda: คลิก Add Attachment ใต้ Description box เลือก File
Toggle Tasks และ Reminders
Google Tasks Tool เล็กน้อยสำห Simple to-dos แต Google Keep มี Advantages มากกว่า สลับ Tasks และ Keep Reminders ใน Calendar ได้เร็ว
เพิ่ม Tasks ใน Google Keep
Google Keep เปลี่ยน Notes เป็น Tasks และ To-do lists ง่าย ใช้ Features จัดการ Tasks: Set reminder, Create checklist, Attach image, Add drawing, Collaborate Coworker
เพิ่ม Pin notes เก็บ Top of list สำห High-priority items ใช้ Tags และ Color-coding จัดระเบียบง่าย ยังไม่ลอง Google Keep สำห Simple projects/tasks ให้ลอง
สลับ Tasks และ Reminders
สลับใน Google Calendar: อยู่ Main calendar screen ด้านซ้าย My calendars คลิกลูกศรข้าง Tasks เลือก Switch to Reminders Reminders จาก Google Keep จะโชว์บน Calendar
กลับมาก็ทำขั้นตอนเดียวกัน จบด้วย Switch to Tasks Google Tasks จะโผล่ขวาจอเหมือนเดิม
Plan สัปดาห์ล่วงหน้า
Plan Work week Google ทำให้ง่ายจากที่ไหนก็ได้: นั่งนิ่ง Sofa หรือ Patio จับ Mobile device ใช้ Google Tools ที่ต้อง
ไม่ต้องเปิด Computer Google Calendar, Keep, Docs, Gmail 有 Android และ iOS:
- Google Calendar Android (Free) | iOS (Free)
- Google Keep Android (Free) | iOS (Free)
- Google Docs Android (Free) | iOS (Free)
- Gmail Android (Free) | iOS (Free)
Prepare และ Review Schedule ไม่แค่ให้ Solid work-week plan แต Head start ก่อนเข้าออฟฟิศวันจันทร์
Google Features ไหนช่วยจัดการเวลาคุณ?
ด้วย Google Products มากมาย น่าจะใช้มากกว่าหนึ่ง ตาม Tips จัดการเวลา Combine Apps ช่วย Productive มากขึ้น
มี Google Product Features ใดช่วย Time management? แนะนำในความคิดเห็น!
