นี่คือโซลูชันการจัดเรียงอีเมลที่เด็ดขาดที่สุดที่คุณต้องการ

ไม่ว่าคุณจะใช้ Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail หรืออย่างอื่น อีเมลก็คืออีเมลและไม่ช้าก็เร็ว แต่ ระบบการเรียงลำดับแบบง่ายเพียงระบบเดียว จะทำให้แน่ใจว่าคุณไม่รู้สึกว่ามันหลุดมือและอยู่เหนือข้อความของคุณเสมอ

เคยลองใช้เคล็ดลับรายการสิ่งที่ต้องทำกับกล่องจดหมายอีเมลของคุณหรือไม่? ฉันทำ. บ่อยกว่านั้นพวกเขาไม่ทำงาน สิ่งที่เราไม่เข้าใจเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างอีเมลและรายการสิ่งที่ต้องทำคืองานต้องการเพียงการดำเนินการจากคุณ ในขณะที่อีเมลเป็นการสื่อสารกับผู้คน

แต่การแก้ไขระบบผลิตภาพที่เป็นที่นิยมหนึ่งระบบคือคำตอบของการควบคุมอีเมลที่วุ่นวายอย่างต่อเนื่อง เมทริกซ์ของประธานาธิบดีสหรัฐ Dwight Eisenhower ในการจัดเรียงงานนั้นมีประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมในการจัดเรียงอีเมลเช่นกัน หากคุณปรับแต่งให้ถูกต้อง

แก้ไข Eisenhower Matrix สำหรับอีเมล

Eisenhower Matrix คือวิธีที่เขาจัดเรียงรายการสิ่งที่ต้องทำออกเป็นสี่ส่วน ซึ่งช่วยให้เขาคิดออกว่าควรทำอะไรต่อไป เมทริกซ์พื้นฐานมีลักษณะดังนี้ และเราจะรักษาไว้เหมือนเดิม:

คุณจะจัดประเภทอีเมลแต่ละฉบับให้เป็นหนึ่งในสี่ส่วนเหล่านี้ ควอแดรนต์เป็นตัวกำหนดสิ่งที่คุณทำกับอีเมลนั้นและเมื่อคุณดำเนินการกับอีเมลนั้น ลืมเรื่อง "กล่องขาเข้าศูนย์" ไปได้เลย เราแค่มีสมาธิกับการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ

เป็นการดีที่สุดที่จะรวมเมทริกซ์กับโฟลเดอร์ใน Outlook หรือใช้ป้ายกำกับ Gmail เพื่อทำให้กล่องจดหมายของคุณเชื่อง ดังนั้นแต่ละจตุภาคจะมีชื่อเลเบล/ชื่อโฟลเดอร์เป็นของตัวเอง และบางทีอาจมีสีเป็นของตัวเองด้วย

ไม่ว่าคุณจะทำอะไร อย่าเปลี่ยนชื่อของจตุภาคเหล่านี้ ดังนั้นโฟลเดอร์หรือป้ายกำกับของคุณจะมีเพียงสี่หมวดหมู่นี้:

• สำคัญและเร่งด่วน
• สำคัญ (ไม่ด่วน)
• ด่วน (ไม่สำคัญ)
• ไม่สำคัญหรือเร่งด่วน

"ด่วน" คืออะไร

การระบุว่า "สำคัญ" คืออะไรนั้นง่าย — เป็นการเรียกร้องส่วนตัวที่เราสามารถทำได้โดยง่าย ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของเรา แต่ "ด่วน" ประกอบภาพการคำนวณตามเวลา และทำให้คนผิดหวัง

ผ่อนคลายอย่าตื่นตระหนก "ด่วน" ในที่นี้จะหมายถึงสิ่งที่คุณต้องการหมายความว่า หากคุณมีวันที่วุ่นวายและไม่มีเวลาเหลือเลย "ด่วน" จะนำความหมายใหม่มาใช้ หากคุณมีวันที่เต็มไปด้วยการประชุม "ด่วน" ก็มีความหมายอื่น ปล่อยให้มันยืดหยุ่น ที่จริงแล้ว ความยืดหยุ่นเป็นสิ่งสำคัญ

ผู้เชี่ยวชาญด้านการผลิตหลายคนชอบจำกัดเวลาให้กับคอลัมน์ "เร่งด่วน" ของ Eisenhower Matrix แต่มันไม่สามารถทำได้เนื่องจากความต้องการด้านเวลาของชีวิตและงานเปลี่ยนแปลงไป

ไม่มีสูตรเวทย์มนตร์หรือกำหนดเวลาในการกำหนด "ด่วน" คุณจะรู้เมื่อคุณเห็นมัน เป็นคำที่เข้าใจได้ไม่ยาก อย่าคิดมาก

ทำให้มันเรียบง่าย อย่ามี "กฎจตุภาค"

คุณจะถูกล่อลวงให้เชื่อมโยงการกระทำกับควอแดรนต์ของคุณ ตัวอย่างเช่น ไบรอัน ลีของ Tutum ใช้ระบบและกำหนดการดำเนินการเฉพาะสำหรับแต่ละควอแดรนต์ เช่น "ตัดสินใจว่าจะทำเมื่อใด" สำหรับ "สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน" และ "มอบหมาย" สำหรับ "ด่วนแต่ไม่สำคัญ"

ต่อต้านสิ่งนั้น มีสองปัญหาในเรื่องนี้

ประการแรก "กฎการดำเนินการ" เหล่านี้จบลงด้วยการให้น้ำหนักกับการแท็กอีเมลของคุณ หากคุณรู้ว่าคุณต้องดำเนินการกับอีเมลตอนนี้แต่ไม่มีเวลาทำ คุณจะพบว่าสมองหลอกให้คุณจำแนกอีเมลอย่างไม่ถูกต้อง

ประการที่สอง จตุภาคไม่ได้มีการกระทำแบบเดียวกันเสมอไป การมอบหมายงานอาจไม่ใช่ตัวเลือกเสมอไป "ไม่เร่งด่วนหรือสำคัญ" ไม่ได้หมายความว่าคุณต้องลบ คุณยังอาจต้องใช้อีเมลนั้นในภายหลัง

ให้เชื่อมั่นในเมทริกซ์ของ Eisenhower และเชื่อมั่นในความสามารถของคุณเองในการทำสิ่งต่างๆ ให้สำเร็จ ระบบผลิตภาพที่มีความเฉพาะเจาะจงมากเกินไปที่ซับซ้อนเกินไปคือระบบที่คุณจะทิ้งด้วยกฎประสิทธิภาพการทำงานสามนัด ชื่อของควอแดรนต์เหล่านี้จะทำให้คุณมีความคิดที่ดีว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร และคุณจะสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้องตามนั้น

กฎทองข้อหนึ่ง:ห้ามก้าวต่อไปโดยไม่มีป้ายกำกับ

แนวคิดคือการจัดเรียงอีเมลของคุณอย่างไร้ความปราณี และเกี่ยวข้องกับวินัยในตนเองอย่างหนึ่ง — คุณไม่สามารถย้ายไปยังอีเมลถัดไปโดยไม่ติดป้ายกำกับว่าคุณกำลังอ่านอยู่

นี่เป็นสิ่งสำคัญ ทุกครั้งที่คุณเปิดอีเมล คุณจะต้องเรียงลำดับอย่างแน่นอน อย่าปล่อยให้ตัวเองตรวจสอบจดหมายฉบับถัดไป หากคุณไม่ได้จัดประเภทจดหมายนี้ไว้ในจตุภาค

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การไม่เรียงลำดับหรือเรียงลำดับอย่างไม่ดีเป็นสาเหตุที่แอปเพิ่มประสิทธิภาพของคุณไม่ทำงาน คุณต้องทำให้ขั้นตอนการจัดเรียงถูกต้อง จากนั้นทุกอย่างก็เข้าที่

วิธีโจมตีอีเมลของคุณ

นี่คือข้อดี:เมื่อกล่องจดหมายของคุณได้รับการจัดเรียงแล้ว คุณจะไม่ต้องการคำแนะนำมากนักเกี่ยวกับเวลาและวิธีที่คุณควรระบุอีเมลของคุณ สำหรับเรื่องเร่งด่วนและสำคัญ คุณจะต้องจัดการทันทีที่มีเวลาว่าง

สำหรับทุกสิ่งทุกอย่าง ตามที่ Andy Mitchell จาก ActiveInbox บอกกับ MakeUseOf

เลือกจุดที่ใช้พลังงานต่ำในแต่ละวัน (เช่น ครึ่งชั่วโมงที่ง่วงนอนหลังอาหารกลางวัน) แล้ววางลงในกล่องจดหมายเพื่อซูมดู

หากมีการจัดลำดับความสำคัญอยู่แล้ว การทำสิ่งต่างๆ ให้เสร็จสิ้นโดยไม่พลาดรายการที่ต้องทำก็เป็นเรื่องง่าย

ในตอนท้ายของแต่ละวัน ดำเนินการกับอีเมลที่จัดเรียงทั้งหมดของคุณ แม้ว่าจะมาจากแอปสมาร์ทโฟนของคุณก็ตาม เชื่อฉันเถอะว่าเมื่อจัดลำดับความสำคัญแล้ว คุณจะผ่านมันไปได้ภายในเวลาครึ่งหนึ่งที่คุณทำอย่างอื่น

นี่ง่ายหรือยาก

โดยส่วนตัวแล้ว ฉันพบว่าวิธีการจัดเรียงอีเมลของ Eisenhower Matrix เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่ฉันเคยใช้ มันทำให้กล่องจดหมายของฉันสามารถจัดการได้ดีขึ้นมาก และฉันก็ไม่พลาดสิ่งใดเพราะเหตุนี้

คุณคิดว่าระบบนี้ใช้งานง่ายหรือคุณคิดว่ายากไหม บอกเราว่าทำไม!