นี่คือโซลูชันการจัดเรียงอีเมลที่แน่ชัดที่สุดที่คุณจะต้องการ

ไม่ว่าคุณจะใช้ Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail หรืออะไรก็ตาม อีเมลก็คืออีเมล และเร็วหรือช้า Inbox ของคุณจะท่วมท้น แต่ ระบบจัดเรียงเพียงระบบเดียว จะทำให้คุณไม่รู้สึกว่ามันควบคุมไม่ได้และคุณจะอยู่เหนือข้อความเสมอ

เคยลองนำเทคนิค To-do list ไปใช้กับ Inbox อีเมลไหม? ผมลอง มากกว่าครึ่งไม่ได้ผล สิ่งที่เราเข้าใจผิดเกี่ยวกับความแตกต่างระหว่างอีเมลและ to-do lists คือ งาน (tasks) ต้องการแค่การกระทำจากคุณ ส่วนอีเมลเกี่ยวกับการสื่อสารกับคน

แตการปรับแต่งระบบประสิทธิภาพยอดนิยมหนึ่งคือคำตอบสำหรับการควบคุมน้ำท่วมอีเมล เมทริกซ์ของประธานาธิบดี Dwight Eisenhower ในการจัดเรียงงาน มีประสิทธิภาพมหัศจรรย์สำหรับจัดเรียงอีเมลด้วย หากคุณปรับแต่งให้ถูกต้อง

เมทริกซ์ Eisenhower ที่ปรับแต่งสำหรับอีเมล

เมทริกซ์ Eisenhower คือวิธีที่เขาจัด To-do list เป็น 4 ควอดรันต์ ช่วยให้เขารู้ว่างานไหนควรทำต่อไป เมทริกซ์พื้นฐานเป็นแบบนี้ และเราจะเก็บรูปแบบนี้ไว้:

คุณจะจัดประเภทอีเมลแต่ละฉบับเข้าไปในหนึ่งใน 4 ควอดรันต์ ควอดรันต์เหล่านี้จะบอกว่าคุณควรทำอะไรกับอีเมลนั้นและเมื่อไหร่ ลืม "Inbox Zero" ไป เราจะเน้นแค่ทำให้สิ่งต่างๆ เสร็จสิ้น

ดีที่สุดคือรวมเมทริกซ์กับโฟลเดอร์ใน Outlook หรือใช้ป้ายกำกับ Gmail เพื่อควบคุม Inbox ดังนั้นแต่ละควอดรันต์จะมีชื่อป้ายกำกับ/โฟลเดอร์ของตัวเอง และอาจมีสีของตัวเองด้วย

อะไรที่คุณทำ อย่เปลี่ยนชื่อควอดรันต์เหล่านี้ ดังนั้นโฟลเดอร์หรือป้ายกำกับของคุณจะมีเพียง 4 หมวดหมู่นี้:

• สำคัญ และ ด่วน (Important And Urgent)
• สำคัญ (ไม่ด่วน) (Important (Not Urgent))
• ด่วน (ไม่สำคัญ) (Urgent (Not Important))
• ไม่สำคัญ และ ไม่ด่วน (Not Important Nor Urgent)

"ด่วน" (Urgent) คืออะไร?

ง่ายที่จะระบุว่า "สำคัญ" คืออะไร — เป็นการตัดสินใจ subjektive ที่เราทำได้ง่าย ขึ้นอยู่กับลำดับความสำคัญของเรา แต "ด่วน" (Urgent) สร้างภาพลักษณ์การคำนวณจากเวลา และทำให้คนสับสน

ผ่อนคลาย อย่าตื่นตระหนก "ด่วน" ในที่นี่ จะหมายถึง whatever you want it to mean ถ้าคุณมีวันที่วุ่นวายโดยไม่มีวินาทีว่าง "ด่วน" จะมีความหมายใหม่ ถ้าคุณมีวันเต็มไปด้วยการประชุม "ด่วน" จะมีความหมายอีกแบบ ให้มันยืดหยุ่น จริงๆ แล้วความยืดหยุ่นนี้สำคัญ

ผู้เชี่ยวชาญประสิทธิภาพหลายคนชอบกำหนดเวลาสำหรับคอลัมน์ "ด่วน" ของเมทริกซ์ Eisenhower แต่มันไม่เป็นไปได้ เพราะความต้องการตามเวลาของชีวิตและงานเปลี่ยนแปลงตลอด

ไม่มีสูตรเวทหรือขีดจำกัดเวลาคงที่ในการกำหนด "ด่วน" คุณจะรู้ตอนเห็น มันไม่ใช่คำที่ยาก จะไม่คิดมาก

ทำให้เรียบง่าย อย่ามี "กฎควอดรันต์"

คุณจะถูกดึงดูดให้ผูกมัดการกระทำกับควอดรันต์ เช่น Bryan Lee ของ Tutum ใช้ระบบนี้และวางการกระทำเฉพาะสำหรับแต่ละควอดรันต์ เช่น "ตัดสินใจเมื่อไหร่จะทำ" สำหรับ "สำคัญแต่ไม่ด่วน" และ "มอบหมายให้คนอื่น" สำหรับ "ด่วนแต่ไม่สำคัญ"

ต้านทานสิ่งนั้น มีปัญหาสองประการกับสิ่งนี้

แรก "กฎการกระทำ" เหล่านี้ทำให้การติดป้ายกำกับอีเมลลำบาก หากคุณรู้ว่าต้องกระทำกับอีเมลทันทีแต่ไม่มีเวลา คุณจะพบว่าสมองหลอกคุณให้จัดประเภทผิด

สอง ควอดรันต์ไม่ได้มีการกระทำเดียวกันเสมอไป การมอบหมายงานไม่ได้เป็นตัวเลือกเสมอไป "ไม่ด่วนไม่สำคัญ" ไม่ได้หมายความว่าต้องลบ คุณอาจยังต้องการอีเมลนั้นภายหลัง

แทนนั้น ให้เชื่อในเมทริกซ์ของ Eisenhower และเชื่อในความสามารถของตัวเองในการทำให้สำเร็จ ระบบประสิทธิภาพที่ซับซ้อนและเฉพาะเจาะจงเกินไป คือระบบที่คุณจะทิ้งทิ้งไปพร้อมกฎ three-strike ชื่อของควอดรันต์เหล่านี้จริงๆ ให้ความเข้าใจที่ดีเกี่ยวกับอีเมล และคุณจะตัดสินใจได้ถูกต้อง

กฎทองขั้นเดียว: ห้ามไปข้อความถัดไปโดยไม่ติดป้ายกำกับ

แนวคิดคือจัดเรียงอีเมลอย่างไร้เหลือ และเกี่ยวข้องกับการวินัยตนเองหนึ่งอย่าง — คุณไม่สามารถไปข้อความถัดไปได้ หากคุณยังไม่ติดป้ายกำกับข้อความที่กำลังอ่าน

นี่สำคัญมาก ทุกครั้งที่คุณเปิดอีเมล คุณต้องจัดเรียงมันห้ามปล่อยให้ตรวจสอบเมลถัดไปหากคุณยังไม่จัดประเภทอีเมลนี้ในควอดรันต์

เหมือนที่พูดไป การไม่จัดเรียงหรือจัดเรียงผิดคือเหตุผลที่แอปประสิทธิภาพของคุณไม่ทำงาน คุณต้องทำขั้นตอนจัดเรียงให้ถูกต้อง แล้วสิ่งอื่นๆ จะเข้าสู่ที่

วิธีโจมตีอีเมลของคุณ

นี่คือความสวยงาม: เมื่อ Inbox ของคุณจัดเรียงแล้ว คุณจริงๆ ไม่ต้องการคำแนะนำมากเกี่ยวกับเมื่อไหร่และว่าจะจัดการอีเมลอย่างไร สำหรับสิ่งที่ด่วนและสำคัญ คุณจะจัดการทันทีที่มีเวลาว่าง

สำหรับสิ่งอื่นๆ ตามที่ Andy Mitchell ของ ActiveInbox บอก MakeUseOf

เลือกจุดที่พลังงานต่ำในวันของคุณ (เช่น ครึ่งชั่วโมงง่วงหลังเที่ยง) และดุบลงใน Inbox เพื่อยิงผ่านมัน

ถ้ามันจัดลำดับความสำคัญแล้ว ง่ายที่จะทำให้เสร็จโดยไม่พลาดงานที่ต้องทำ

ท้ายแต่ละวัน ให้ดำเนินการกับอีเมลที่จัดเรียงแล้วทั้งหมด แม้จากแอปมือถือ กดเชื่อผม ได้เวลาครึ่งหนึ่งของเวลาที่คุณใช้ปกติ

นี่ง่ายหรือยาก?

ส่วนตัว ผมพบว่าวิธีจัดเรียงอีเมลด้วยเมทริกซ์ Eisenhower เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่ผมเคยใช้ มันทำให้ Inbox ของผมจัดการได้ง่ายขึ้นมาก และผมไม่พลาดอะไรเพราะมัน

คุณคิดว่าระบบนี้ง่ายต่อการนำไปใช้ หรือคุณจะรู้สึกยาก? บอกเหตุผล!