Gmail เป็นบริการอีเมลที่แพร่หลายและใช้งานง่าย แต่ก็ใช่ว่าจะไม่มีข้อบกพร่อง หลายคนเลือกที่จะเสริมประสบการณ์ Gmail ของตนโดยใช้แอปอย่าง Boomerang ซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดเวลาอีเมลสำหรับอนาคตได้
แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่คุณสามารถเพิ่มพลังให้ Gmail ของคุณที่คุณอาจไม่เคยนึกถึง:ส่วนเสริมของ Google ไดรฟ์ .
ประกาศเมื่อเดือนมีนาคมที่ผ่านมา โปรแกรมเสริมของ Google ไดรฟ์มีไว้เพื่อเสริม Google เอกสารและ Google ชีต ทำให้เครื่องมือออนไลน์ของ Google ทั้งสองมีประโยชน์มากยิ่งขึ้น Google ไดรฟ์ทำงานแบบออฟไลน์และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอย่าง Google ชีตก็เป็นทางเลือกของ Excel ยอดนิยมอยู่แล้ว
คุณจึงสามารถเป็นนินจาของ Gmail ได้มากยิ่งขึ้นด้วยการใช้ประโยชน์จากส่วนเสริมเหล่านี้ มาดูกันดีกว่า
อีกหนึ่งจดหมายเวียน
จดหมายเวียนเป็นหนึ่งในฟังก์ชันที่จำเป็นที่สุดของอีเมล
ดังนั้น นี่อาจเป็นส่วนเสริมที่ทรงพลังที่สุดที่เราจะพูดถึง อีก Mail Merge ช่วยให้คุณสามารถส่งอีเมลจำนวนมากที่ปรับเปลี่ยนในแบบของคุณ ดังนั้นแต่ละคนจึงเห็นว่าอีเมลนั้นถูกส่งจากคุณถึงพวกเขาเท่านั้น สามารถประหยัดเวลาได้มากด้วยฟีเจอร์อื่นๆ
ในการติดตั้ง คุณจะต้องยอมรับรายการสิทธิ์จำนวนมาก ซึ่งรวมถึงความสามารถในการดูและจัดการอีเมล ดูและจัดการข้อมูล Google ไดรฟ์ หรือแม้แต่ส่งอีเมลในฐานะคุณ
เป็นแอปพลิเคชันที่น่าเชื่อถือ ซึ่งไม่น่าจะมีปัญหา แต่ผู้ที่คำนึงถึงความปลอดภัยอย่างยิ่งยวดอาจไม่อยากติดตั้งสิ่งนี้
เมื่อติดตั้งแล้ว คุณจะพบส่วนเสริมที่ด้านบนของ Google Spreadsheet ในส่วน "ส่วนเสริม" มันสามารถนำเข้ากลุ่มจาก Google Contacts ของคุณ หรือแม้แต่ผู้ติดต่อทั้งหมดของคุณ เมื่อนำเข้าแล้ว คุณควรมีคอลัมน์ที่เต็มไปด้วยชื่อและข้อมูลติดต่อ
เวอร์ชันฟรีรองรับการส่งอีเมลได้ไม่เกิน 50 อีเมลพร้อมกัน อย่างไรก็ตาม คุณจะต้องจ่ายเงินหากคุณมีรายชื่อจำนวนมากที่คุณต้องส่งอีเมลส่วนบุคคลไป
คุณแก้ไขคอลัมน์ใดก็ได้เพื่อเพิ่มข้อมูลที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น เช่น ชื่อ นามสกุล รูปภาพผลิตภัณฑ์ หรือชื่อผลิตภัณฑ์ จากนั้นคุณสามารถแทรกอะไรก็ได้จากคอลัมน์เหล่านี้ลงในอีเมลของคุณโดยใช้สัญลักษณ์มากกว่าและน้อยกว่าสองตัว
ตัวอย่างเช่น อีเมลสามารถอ่านได้:
สวัสดี <<ชื่อ>> คุณสนใจ <<ชื่อผลิตภัณฑ์>> ไหมขอบคุณ จัสติน เดนนิส
และฟิลด์เหล่านั้นจะถูกเติมด้วยชื่อและชื่อผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับอีเมลในแต่ละแถวดังนี้:
สวัสดี Taylor คุณสนใจ Fry Pan 3000 ตัวใหม่ไหม ขอบคุณ Justin Dennis
คุณยังเพิ่มไฟล์แนบ เพิ่มชื่อในช่อง CC และ BCC และส่งจากที่อยู่อีเมลแทนได้โดยทำตามเอกสารที่ค่อนข้างครอบคลุมของ Yet Another Mail
บันทึกอีเมลและไฟล์แนบ
โดยพื้นฐานแล้วโปรแกรมเสริมนี้ทำหน้าที่เหมือนชื่อของมันเลย -- มันบันทึกอีเมลและไฟล์แนบ
เมื่อติดตั้งแล้ว ให้ไปที่ Google Spreadsheet จากนั้น ส่วนเสริม> สร้างกฎใหม่ . จากนั้นจะดูเหมือนเมื่อคุณสร้างป้ายกำกับใน Gmail
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถกำหนดให้ทุกครั้งที่ส่งใบเสร็จถึงคุณ ส่วนเสริมจะบันทึกอีเมลเป็น PDF ใน Google ไดรฟ์ของคุณ หรือคุณจะบันทึกไฟล์แนบที่ส่งจากคนที่คุณกำลังทำงานด้วยโดยอัตโนมัติก็ได้
อันที่จริง ความเป็นไปได้นั้นขึ้นอยู่กับคุณ แต่การมีตัวเลือกให้บันทึกอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติก็เป็นเรื่องดี
ตัวส่งต่ออีเมล
ส่วนเสริมนี้เป็นส่วนเสริมของนักพัฒนา ซึ่งใช้สำหรับส่งต่ออีเมลของคุณเท่านั้น (ราวกับว่าคุณเดาไม่ถูก) ข้อดีหลัก ๆ ของมันที่มากกว่าการส่งต่ออีเมลเริ่มต้นใน Gmail คือคุณไม่จำเป็นต้องยืนยันที่อยู่ที่คุณส่งไป และคุณสามารถส่งต่ออีเมลจำนวนมากที่มีอยู่ในกล่องจดหมายของคุณแล้ว
เช่นเดียวกับส่วนเสริมสุดท้ายส่วนนี้มี "เมื่อตรงตามเงื่อนไขทั้งหมด" จากนั้น "ทำดังต่อไปนี้" คุณจึงตัดสินใจได้ว่าต้องการส่งต่ออีเมลประเภทใด จากนั้นจึงส่งต่อไป
ในการส่งต่ออีเมลที่มีอยู่แล้ว คุณเพียงแค่สร้างป้ายกำกับใหม่สำหรับอีเมลเหล่านั้น แล้วสร้างกฎการส่งต่อโดยใช้ป้ายกำกับนั้น มันรันกฎของสเปรดชีตโดยอัตโนมัติทุก ๆ ชั่วโมง แต่คุณสามารถบอกได้ว่ามันทำงานทันทีเช่นกัน คำแนะนำและการสนับสนุนและรวมอยู่ในส่วนเสริมในกรณีที่คุณสับสน
ส่วนเสริมนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับการส่งใบเสร็จจำนวนมากให้กับคนที่คุณแบ่งปันด้านการเงินด้วย หรือส่งต่อใบแจ้งยอดจากธนาคารไปยังบัญชี แต่อีกครั้ง การใช้งานขั้นสุดท้ายขึ้นอยู่กับคุณ
อีเมลตอบกลับอัตโนมัติ
และส่วนเสริมนี้มีไว้สำหรับ -- คุณเดา -- ตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ!
เป็น "เวอร์ชัน" ที่ดีกว่าของคำตอบสำเร็จรูป การตอบกลับสำเร็จรูปไม่สามารถใช้ได้เป็นค่าเริ่มต้นในเวอร์ชันมือถือ ดังนั้น สคริปต์ระบบตอบกลับอัตโนมัติของอีเมลจึงเป็นวิธีแก้ปัญหาอื่น เปิด Google ชีต เลือก ส่วนเสริม> ระบบตอบกลับอัตโนมัติของอีเมล> สร้างกฎใหม่ .
เช่นเดียวกับสองข้อสุดท้าย คุณสามารถตั้งกฎและปล่อยให้สคริปต์ทำงาน
เพียงสร้างร่างจดหมาย Gmail เพื่อใช้เป็นการตอบกลับอัตโนมัติ เท่านี้ก็เรียบร้อย เปิดสเปรดชีตและเรียกใช้ส่วนเสริมเพื่อกำหนดเงื่อนไขของกฎ และคุณสามารถตอบกลับอัตโนมัติสำหรับสำนวนการขายที่น่ารำคาญหรืออีเมลงานบางอย่าง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใช้โอเปอเรเตอร์การค้นหาขั้นสูงของ Gmail เพื่อสร้างกฎได้ ส่วนเสริมนี้ไม่ได้เปิดเผยว่าอีเมลนั้นเป็นคำตอบสำเร็จรูปซึ่งแตกต่างจากฟีเจอร์ของ Gmail
เท่านี้ก็เรียบร้อย คุณประหยัดเวลาได้มากในการตอบกลับอีเมลเดิม
ส่วนเสริมนี้มีเวอร์ชันพรีเมียมที่ให้คุณสร้างกฎที่ไม่จำกัดสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติและมีขีดจำกัดในการส่งอีเมลที่สูงกว่า
คุณจะปรับปรุง Gmail ได้อย่างไร
ส่วนเสริมของ Google ไดรฟ์เหล่านี้ควรปรับปรุงประสบการณ์การใช้ Gmail ของคุณให้ดีขึ้นเล็กน้อย หากคุณลักษณะใหม่ของ Gmail ไม่เพียงพอสำหรับคุณ มี Firefox Add-on ที่ยอดเยี่ยมสำหรับ Gmail เช่นเดียวกับวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ลายเซ็น Gmail ของคุณถูกต้องจาก Google ไดรฟ์ ถ้าคุณต้องการมากกว่านี้
แล้วคุณล่ะ? คุณปรับปรุง Gmail ของคุณอย่างไร คุณใช้ส่วนเสริมหรืออย่างอื่นหรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็น!
