ทำอย่างไรให้มั่นใจว่าคุณจะไม่มีวันลืมงานอีกต่อไป

คุณเป็นคนมีระเบียบ คุณเพิ่มกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นลงในปฏิทินของคุณ คุณวางแผนอาชีพใน Trello และมีระบบการติดป้ายกำกับที่ดีใน Gmail เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะตอบสนองต่อสิ่งต่างๆ อยู่เสมอ และเมื่อคุณตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำ มีงานบางอย่างจากที่อื่นๆ เหล่านี้ที่ยังไม่ได้เข้าสู่รายการ

ได้ คุณสามารถตั้งค่าระบบเพื่อเพิ่มรายการจากสถานที่เหล่านี้ไปยังรายการสิ่งที่ต้องทำได้ด้วยตนเอง แต่จะเสียเวลาเปล่า ตามหลักการแล้ว จะต้องเป็นแบบอัตโนมัติ จากนั้นเมื่อคุณตรวจสอบรายการสิ่งที่ต้องทำด้วยตัวกรอง Todoist ขั้นสูงสุดที่คุณสร้างขึ้น คุณจะมีทุกสิ่งที่จำเป็นอยู่ที่นั่น และคุณจะไม่มีวันพลาดสิ่งใด

มาสาธิตวิธีการไม่ลืมงานโดยใช้ Todoist เป็นเครื่องมือบันทึกความทรงจำ

เตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมในปฏิทิน

หากทั้งชีวิตของคุณได้รับการวางแผนไว้ใน Google ปฏิทิน คุณควรเรียกรายการสิ่งที่ต้องทำจากรายการบางรายการในนั้น เช่น เวลาประชุมต้องเตรียมของล่วงหน้า ซึ่งต้องใช้การวางแผน และมีสองวิธีที่จะทำได้

ขั้นแรก คุณต้องตั้งค่าการแจ้งเตือนสำหรับปฏิทินสำคัญของคุณ ไปที่ปฏิทินในรายการปฏิทินของคุณ คลิกลูกศรทางด้านขวา จากนั้นเลือก แก้ไขการแจ้งเตือน . ฉันได้ตั้งค่าให้ส่งอีเมลล่วงหน้าหนึ่งสัปดาห์ก่อนกิจกรรม แต่คุณอาจต้องการกรอบเวลาอื่น ฉันยังกรองอีเมลของฉันอย่างบ้าคลั่ง ดังนั้นฉันจึงไม่เคยเห็นสิ่งเหล่านี้จริงๆ แต่นั่นไม่ใช่ประเด็น ประเด็นก็คือเมื่ออีเมลมาถึงกล่องจดหมายของฉัน ฉันก็สามารถดำเนินการสิ่งที่เจ๋งๆ ได้

ขั้นตอนที่สองคือการตั้งค่าตัวกรองใน Gmail เพื่อจับเหตุการณ์ทั้งหมดที่คุณมุ่งเน้น ตัวอย่างเช่น คุณต้องตั้งค่าตัวกรองเพื่อดักจับอีเมลจาก calendar-notification@google.com กับคำว่า "ประชุม" ในเรื่อง นั่นจะเป็นวิธีกระตุ้นรายการสิ่งที่ต้องทำหนึ่งสัปดาห์ก่อนการประชุมของคุณ

ในตอนนี้ มีสองวิธีในการรับจากจุดนี้ไปสู่การมีรายการสิ่งที่ต้องทำใหม่ในรายการสิ่งที่ต้องทำของ Todoist

วิธีแรกคือการตั้งค่าตัวกรองเพื่อส่งต่ออีเมลไปยังที่อยู่อีเมลส่วนตัวสำหรับโครงการหนึ่งๆ ฉันจะตั้งโครงการใหม่สำหรับสิ่งนี้ เรียกว่า "การจัดเตรียมการประชุม" ตัวเลือกนี้ใช้ได้กับ Todoist premium เท่านั้น เนื่องจากผู้ใช้ระดับพรีเมียมเท่านั้นที่สามารถรับงานใหม่ผ่านอีเมลได้ นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการเพิ่ม mail-noreply@google.com และ calendar-notification@google.com ไปที่รายการ "ยอมรับอีเมล" ของ Todoist และตรวจสอบการตั้งค่า

ตัวเลือกที่สองใช้ได้กับทุกคนและตั้งค่าได้ง่ายมาก แต่เกี่ยวข้องกับการเชื่อมโยงทั้ง Gmail และ Todoist กับ IFTTT ซึ่งไม่ใช่ทุกคนที่ยินดีจะทำ แต่ขั้นตอนก็ง่าย

1. ตั้งค่าตัวกรอง Gmail เพื่อเพิ่มป้ายกำกับเฉพาะในการเตือนความจำการประชุม
2. เลือกป้ายกำกับที่ไม่ซ้ำกันเพื่อใช้เพื่อการนี้เท่านั้น
3. ตั้งค่าสูตร IFTTT เพื่อทริกเกอร์เมื่อใดก็ตามที่มีอีเมลใหม่ในป้ายกำกับนั้น
4. ตั้งค่าให้ทริกเกอร์รายการสิ่งที่ต้องทำใหม่ในโครงการเตรียมการประชุมที่กำหนดไว้
5. คุณยังสามารถเติมคำนำหน้าหรือต่อท้ายข้อความในหัวเรื่องของคุณได้ (ขออภัยที่คุณไม่สามารถแก้ไขหัวเรื่องได้)

ฉันนำหน้าข้อความ "Prepare for" ซึ่งเพียงพอสำหรับฉัน คุณยังสามารถกำหนดลำดับความสำคัญของงานและวันที่ครบกำหนด หรือแม้แต่ตั้งค่าบันทึกย่อที่สามารถมีเนื้อหาของอีเมลที่ทริกเกอร์งานได้ หากคุณต้องการเพิ่มป้ายกำกับในงานของคุณ คุณสามารถต่อท้ายข้อความด้วย @Post หรือ @Phone เพื่อตั้งค่านี้

หมายเหตุ: หากคุณไม่ได้ใช้ Todoist คุณสามารถใช้แนวคิด IFTTT เดียวกันนี้เพื่อสร้างงานใน iOS Reminders, Evernote หรือ Toodledo ได้ หรือใช้วิธีแรกเพื่อสร้างงานในระบบรายการสิ่งที่ต้องทำที่จะรับอีเมล เช่น Remember The Milk

ฉันสามารถตั้งค่าทริกเกอร์อื่นใดจาก Google ปฏิทินได้บ้าง

รับแรงบันดาลใจ -- มีหลายสิ่งที่คุณทำได้กับระบบนี้

• หากคุณมีปฏิทินสำหรับวันเกิด ให้ตั้งค่างานที่จะเตือนให้คุณซื้อของขวัญ
• หากคุณมีแขกเข้าพักบ่อยๆ ให้เริ่มงานเพื่อเตรียมกิจกรรมท่องเที่ยวและสิ่งอื่น ๆ สำหรับการมาถึงของพวกเขา
• หากคุณติดตามกำหนดการฉีดวัคซีนสำหรับบุตรหลาน ให้เรียกใช้งานเพื่อโทรนัดหมาย
• หากคุณต้องการเตรียมพร้อมสำหรับงานปาร์ตี้ที่คุณเข้าร่วม ให้เริ่มงานเพื่อรับของขวัญและทานอาหารร่วมกัน

ฉันได้รับการแจ้งเตือนของ Google ปฏิทินให้ทริกเกอร์รายการสิ่งที่ต้องทำใหม่สำหรับคอนเสิร์ตและคอนเสิร์ต เตือนให้ฉันจัดเพลงและเสื้อผ้าให้เป็นระเบียบ (เพราะมันจะต่างกันเสมอ) อีกแนวคิดหนึ่งคือการนำสิ่งที่คุณติดป้ายกำกับว่า "สิ่งที่ต้องทำ" เพื่อไปที่ Gmail แต่ฉันพบว่ามันเหนือกว่าเล็กน้อย

พิจารณาประเภทของปฏิทินที่คุณสมัครรับข้อมูลและวิธีที่สามารถช่วยคุณได้ หากคุณสมัครรับข้อมูลปฏิทิน Last.fm ซึ่งจะแจ้งให้คุณทราบเมื่อใดก็ตามที่วงดนตรีที่คุณชื่นชอบเล่นในพื้นที่ คุณสามารถสร้างงานเพื่อซื้อตั๋วคอนเสิร์ตจากวงดนตรีโปรดของคุณ หากคุณสมัครรับข้อมูลปฏิทินวันหยุดนักขัตฤกษ์หรือปฏิทินวันหยุดโรงเรียน คุณจะเริ่มงานเพื่อเตรียมงานเฉลิมฉลองหรือดูแลเด็กได้ หากคุณสมัครรับปฏิทินการแข่งขันสำหรับการแข่งขันกวีนิพนธ์หรือมาราธอน คุณสามารถกำหนดงานเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะเข้าร่วมการแข่งขัน

รับการ์ด Trello หรืองาน Basecamp เป็น Todoist

คุณใช้ Trello ในการระดมความคิดทั่วไป การวางแผนบล็อก งาน หรือวิธีอื่นในการดูแผนชีวิตโดยรวมของคุณหรือไม่ รับปฏิทินสำหรับบอร์ด Trello ของคุณ ไปที่แถบด้านข้าง คลิก เมนู เมนูแบบเลื่อนลง จากนั้นเลือก เพิ่มพลัง และคุณจะเห็นการตั้งค่าปฏิทิน

นอกจากนี้ยังสามารถรับฟีด iCal ใน Basecamp และบริการรายการสิ่งที่ต้องทำอื่นๆ ได้อีกด้วย

สมัครรับฟีด iCal นี้ใน Google ปฏิทิน กำหนดวันครบกำหนดใน Basecamp หรือ Trello และให้แสดงใน Google ปฏิทินของคุณ ซึ่งจะทริกเกอร์การแจ้งเตือนให้ส่งงานไปยัง Gmail และ Todoist ดังนั้นคุณจะไม่ลืมทำงานให้เสร็จ

ระบบนี้ดีเป็นพิเศษหากเพื่อนร่วมงานของคุณต้องการวางแผนร่วมกันใน Trello หรือ Basecamp แต่คุณไม่อยากพลาดกำหนดเวลาที่กำหนดให้กับคุณ คุณปรับแต่งตัวกรอง Gmail ให้ละเอียดเพื่อจับเฉพาะงานที่มอบหมายให้กับตัวคุณเองได้อย่างง่ายดาย

แฮ็กนักเรียนนักฆ่า

นักเรียนสามารถใช้ระบบนี้เพื่อเรียกชุดงานล่วงหน้าสำหรับการสอบที่จะมาถึงหรือวันที่ส่งงาน คุณสามารถตั้งค่าการแจ้งเตือนจากปฏิทินให้ส่งล่วงหน้าหนึ่งเดือน จากนั้นจึงทริกเกอร์ให้ตั้งค่าชุดของงาน ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตั้งค่างานที่มีลำดับความสำคัญต่ำหนึ่งงานทันทีเพื่อค้นคว้างาน งานที่มีลำดับความสำคัญสูงกว่าในสองสามสัปดาห์ต่อมาเพื่อเตรียมโครงร่าง งานที่มีลำดับความสำคัญสูงอีกงานหนึ่งจึงค่อยทำแบบร่างให้เสร็จ และงานที่มีลำดับความสำคัญสูงในขั้นสุดท้ายเล็กน้อย ในภายหลังเพื่อให้แน่ใจว่างานจะเสร็จสิ้นและส่ง

เพื่อให้แน่ใจว่าจะไม่มีอะไรพลาดไป คุณสามารถทริกเกอร์การแจ้งเตือนอีกครั้งหนึ่งสัปดาห์ก่อนถึงวันครบกำหนดเพื่อตรวจสอบว่าเสร็จสิ้นและส่งไปแล้ว ด้วยวิธีนี้ คุณจะไม่พลาดทุกสิ่งที่เพิ่มเข้ามาใกล้วันครบกำหนด

คุณสามารถทำอะไรกับ Todoist และ IFTTT ได้อีกบ้าง

เนื่องจากมีการรวม IFTTT อื่นๆ อีกหลายร้อยรายการ จึงมีความเป็นไปได้มากมายสำหรับ Todoist แม้แต่การช่วยเตือนทุกวัน เช่น ตั้งค่างานเพื่อให้แน่ใจว่ามีชุดอุปกรณ์เอาตัวรอดในฤดูหนาวในรถของคุณเมื่อสภาพอากาศบอกว่าหิมะกำลังตก (หรือในทางกลับกัน กระดานโต้คลื่นบนรถของคุณเมื่อมีแดด)

แต่ในทางกลับกัน มีสิ่งที่น่าสนใจบางอย่างที่คุณสามารถทำได้เมื่อเรียกใช้ IFTTT จาก Todoist เช่น ส่งอีเมลรายงานให้เจ้านายของคุณโดยอัตโนมัติ

คุณผสานรวม Todoist กับ IFTTT, Gmail และ Google ปฏิทินได้อย่างไร คุณติดอยู่ระหว่างรายการสิ่งที่ต้องทำสำหรับการทำงานและการเล่นหรือไม่? บอกเคล็ดลับที่ดีที่สุดของคุณให้เราทราบ!