คุณเป็นคนมีระบบ: ใส่กิจกรรมในปฏิทิน วางแผนอาชีพใน Trello มีระบบ Label ใน Gmail ให้ตอบทุกอย่าง แตเมื่อเช็ค To-Do list พบงานจากที่อื่นๆ ที่ยังไม่ได้เข้ารายการ
แน่นอน สามารถตั้งระบบเพิ่มรายการจากที่เหล่านั้นด้วยมือได้ แต่วิธีนั้นเสียเวลา ควรเป็น อัตโนมัติ ตอนเช็ค To-Do list ด้วย Todoist Filters ที่เก่ง คุณจะมีทุกอย่างสำคัญอยู่ที่นี่ และไม่พลาดอะไรเลย
มา示範กันว่าไม่ลืมงานอย่างไร โดยใช้ Todoist เป็นเครื่องมือจับจองความจำ
เตรียมพร้อมสำหรับกิจกรรมในปฏิทิน
ถ้าชีวิตวางแผนไว้ใน Google Calendar สมเหตุสมผลที่จะ Trigger To-Do list จากรายการบางอย่างในปฏิทิน เช่น มี Meeting ใกล้เข้ามา ต้องเตรียมของล่วงหน้า ต้องวางแผน มี 2 วิธี
ขั้นแรก ตั้ง Reminder notification สำหรับปฏิทินสำคัญ ไปที่ปฏิทินในรายการ คลิกลูกศรขวา เลือก Edit Notifications ผมตั้งส่งอีเมลล่วงหน้า 1 สัปดาห์ แตคุณอาจชอบช่วงเวลาอื่น ผม Filter อีเมลเยอะมากจนไม่เห็นอีเมลเหล่านี้ แตจุดประสงค์คือเมื่ออีเมลเข้า Inbox ผมสามารถทำให้มันทำสิ่งมหัศจรรย์ได้
วิธีที่ 1: Todoist Premium (ส่งอีเมลไปยัง Project)
ตั้ง Filter ให้ Forward อีเมลไปที่ Private email address ของ Project เฉพาะ ผมจะสร้าง Project ใหม่ชื่อ "Meeting Preparation" ตัวเลือกนี้ใช้ได้เฉพาะ Todoist Premium เพราะแค่ Premium ที่รับ Task ผ่านอีเมลได้ ต้องเพิ่ม mail-noreply@google.com และ calendar-notification@google.com ใน Todoist "Accept Email" list และ Verify
วิธีที่ 2: IFTTT (ฟรี ใช้ได้ทุกคน)
ตัวเลือกที่ 2 ใช้ได้ทุกคน ตั้งได้ง่าย แต่ต้อง Link Gmail และ Todoist เข้า IFTTT ซึ่งไม่ใช่ทุกคนชอบ ขั้นตอนง่ายๆ:
- ตั้ง Gmail Filter ให้เพิ่ม Label เฉพาะสำหรับ Meeting Reminders
- เลือก Label ที่ใช้เฉพาะจุดประสงค์นี้
- ตั้ง IFTTT Recipe ให้ Trigger เมื่อมีอีเมลใหม่ใน Label นั้น
- ตั้งให้สร้าง To-Do item ใหม่ใน Project "Meeting Preparation"
- สามารถ Prefix/Append ข้อความใน Subject line ได้ (แก้ Subject ตรงๆ ไม่ได้)
ผม Prefix "Prepare for" พอเข้าใจ ไม่ได้ ตั้ง Priority และ Due date ได้ หรือตั้ง Note ใส่ Body ของอีเมลที่ Trigger task หากต้องการ Label ใน Task ให้ Append text ด้วย @Post หรือ @Phone
หมายเหตุ: หากไม่ใช้ Todoist สามารถใช้ IFTTT idea นี้สร้าง Task ใน iOS Reminders, Evernote หรือ Toodledo ได้ หรือใช้วิธีแรกสร้าง Task ในระบบ To-Do ที่รับอีเมลได้ เช่น Remember The Milk
Trigger อื่นๆ จาก Google Calendar ได้อะไรบ้าง?
ได้แรงบันดาลใจ – มีอะไรทำได้เยอะมากกับระบบนี้
- มีปฏิทินวันเกิด ตั้ง Task แจ้งซื้อของขวัญ
- มีแขกพักบ่อย Trigger Task เตรียมกิจกรรมท่องเที่ยวสำหรับการมาถึง
- ติดตามตารางวัคซีนลูก Trigger Task โทรนัดหมาย
- ชอบเตรียมตัวไปปาร์ตี้ Trigger Task เตรียมของขวัญและอาหารแบ่งปัน
ผมตั้งให้ Google Calendar notifications Trigger To-Do สำหรับคอนเสิร์ต/การแสดง จดจำให้จัดเพลงและชุด (เพราะต่างกันทุกครั้ง) อีกไอเดีย: ให้ Label "To-Do" ไป Gmail แตผมรู้สึก Overkill
พิจารณาประเภทปฏิทินที่คุณ Subscribe และช่วยได้อย่างไร หาก Subscribe Last.fm calendar บอกว่าเพลงโปรดเล่นที่ไหน ใกล้บ้าน สร้าง Task ซื้อบัตรเพลงโปรดสุดๆ หาก Subscribe ปฏิทินวันหยุดราชการ/โรงเรียน สร้าง Task เตรียมเทศกาล/ดูแลลูก หาก Subscribe ปฏิทินแข่งขัน กวี/มาราธอน ตั้ง Task ให้แน่ใจว่าสมัครแล้ว
นำ Trello Cards หรือ Basecamp Tasks เข้า Todoist
ใช้ Trello สำหรับ Brainstorming, วางแผนบล็อก, งาน, หรือมุมมองชีวิตอื่นๆ? ดึงปฏิทินของ Trello Board ไปที่ Sidebar คลิก Menu dropdown เลือก Power Ups จะเจอ Calendar setup
ยังสามารถดึง iCal feed ใน Basecamp และบริการ To-Do อื่นๆ ได้
Subscribe iCal feed นี้ใน Google Calendar ตั้ง Due date ใน Basecamp/Trello ให้แสดงใน Google Calendar Trigger notification ส่ง Task ไป Gmail และ Todoist – คุณจะไม่ลืมทำ Task นั้น
ระบบนี้ดีมากหากเพื่อนร่วมงานวางแผนร่วมกันใน Trello/Basecamp แตคุณไม่อยากพลาด Deadline ที่มอบหมาย ให้ปรับ Gmail Filter จับเฉพาะ Task ที่มอบหมายให้ตัวเอง
Hack สำหรับนักศึกษาที่เลthal
นักศึกษาใช้ระบบนี้ Trigger ชุด Tasks ล่วงหน้าสำหรับ Exam หรือวันส่ง Assignment ตั้ง Notification จากปฏิทินส่งล่วงหน้า 1 เดือน แล้ว Trigger ให้สร้างชุด Tasks เช่น Task ความสำคัญต่ำ ทันที: Research Assignment Task สำคัญ 2 สัปดาห์ต่อไป: Outline Task สำคัญ อีกนิด: Draft Task สำคัญสุดท้าย: ส่ง Assignment
เพื่อความแน่ใจ Trigger Notification อีกครั้ง 1 สัปดาห์ก่อน Due date เช็คว่าเสร็จและส่งแล้ว วิธีนี้ไม่พลาดอะไรที่เพิ่มเข้ามาใกล้ Due date
อะไรอีกที่ทำได้กับ Todoist และ IFTTT?
ด้วย IFTTT integrations หลายร้อยตัว มีความเป็นไปได้มากกับ Todoist แม้ Reminder แบบวันๆ เช่น ตั้ง Task ใส่ชุดรถยนต์ฤดูหนาวเมื่อพยากรณ์อากาศหิมะ (หรือกระดานโต้คลื่นตอนแดด)
แต่กลับด้าน สิ่งมหัศจรรย์เกิดขึ้นเมื่อ Trigger IFTTT จาก Todoist เช่น ส่งอีเมลรายงานให้บอสอัตโนมัติ
คุณผสาน Todoist กับ IFTTT, Gmail และ Google Calendar อย่างไร? ติดระหว่าง To-Do lists หลายตัวสำหรับงานและเล่น? แชร์ Hack ที่เก่งที่สุดได้เลย!
