การดาวน์โหลดข้อมูล Gmail สำรองนั้นทำได้ง่ายมากด้วย Google Takeout แต่ Google จะให้ไฟล์ MBOX ซึ่งไฟล์นี้สามารถนำไปใช้ได้หลากหลายทาง ไม่ว่าจะเป็นการเก็บสำรองออฟไลน์ หรือย้ายอีเมลทั้งหมดไปยังบริการอีเมลใหม่หรือบัญชี Gmail ใหม่
บทความนี้จะแนะนำวิธีใช้ Google Takeout สร้างสำรองออฟไลน์ด้วย Thunderbird และย้ายข้อมูล Gmail ไปยังบริการอีเมลอื่น
ขั้นตอนที่ 1: ดาวน์โหลดข้อมูล Gmail ด้วย Google Takeout
ขั้นแรก ให้ดาวน์โหลดส่งออกข้อมูล Gmail จาก Google Takeout
ค่าเริ่มต้นจะเลือกข้อมูลบริการ Google ทั้งหมด รวมถึง Chrome และ Drive หากต้องการเฉพาะ Gmail ให้คลิก Deselect all ที่ด้านบนรายการ จากนั้นเลื่อนลงไปที่ Mail และติ๊กถูก
คุณจะเห็นว่า รูปแบบ MBOX ถูกเลือกอยู่แล้ว สามารถคลิกได้แต่ไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบสำหรับ Mail (แต่บริการ Google อื่นทำได้)
ค่าเริ่มต้นจะรวมอีเมล Gmail ทั้งหมดจากทุกหมวดหมู่ หากต้องการปรับเปลี่ยน ให้คลิก All Mail data included ยกเลิกถูก Include all messages in Mail เลือกโฟลเดอร์ที่ต้องการ แล้วคลิก OK
เลื่อนลงและคลิก Next ที่นี่เลือก Delivery method, Frequency, และ File type & size ได้ ค่าเริ่มต้นก็ใช้งานได้ แต่ปรับเปลี่ยนได้หากต้องการ พร้อมแล้วคลิก Create export
การส่งออกจะประมวลผล คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนเมื่อพร้อม หากเลือกเฉพาะ Mail จะไม่ใช้เวลานาน—รอที่หน้านั้นจนเสร็จ แล้วคลิก Download
เปิดไฟล์บีบอัดบนคอมพิวเตอร์และแตกไฟล์ ไฟล์ MBOX ที่ต้องการจะอยู่ในโฟลเดอร์ Takeout > Mail
ขั้นตอนที่ 2: นำเข้า MBOX ของ Gmail เข้า Thunderbird
สามารถนำเข้า MBOX เข้าไคลเอนต์อีเมลที่รองรับ MBOX ได้ หรือใช้ยูทิลิตี้อย่าง Windows MBox Viewer
บน Mac สามารถนำเข้า MBOX เข้าแอป Mail ได้โดยคลิก File > Import Mailboxes สำหรับ Microsoft Outlook ต้องแปลง MBOX เป็นรูปแบบอื่นที่ Outlook รองรับก่อน เนื่องจาก Outlook ไม่รองรับนำเข้า MBOX โดยตรง
ในคู่มือนี้เราใช้ Mozilla Thunderbird เนื่องจากฟรี โอเพนซอร์ส รองรับ MBOX โดยตรง และทำงานบน Windows, Mac, Linux
ติดตั้ง Thunderbird แล้วเปิดใช้งาน
ทำตามวิซาร์ดเพื่อเพิ่มบัญชีอีเมลใดก็ได้ใน Thunderbird ไม่จำเป็นต้องใช้บัญชีนั้นจริง แค่เพื่อให้ Thunderbird ตั้งค่าอีเมลให้สมบูรณ์
ปิด Thunderbird หลังเพิ่มบัญชี แล้วไปที่โฟลเดอร์เฉพาะของ Thunderbird ใน File Explorer เพื่อวางไฟล์ MBOX ของ Gmail วิธีการดังนี้
กด Windows key + R เปิด Run พิมพ์ %appdata%\Thunderbird\Profiles\
คลิก OK
จะเปิด File Explorer ควรเห็นโฟลเดอร์ชื่อ xxxxxxxx.default (x คือ 8 ตัวอักษรสุ่ม) เข้าไปในโฟลเดอร์นี้ แล้วไป Mail > Local Folders
นำไฟล์ MBOX ที่ดาวน์โหลดไว้ วางไว้ในโฟลเดอร์ Local Folders ลากวางระหว่างหน้าต่างเปิดอยู่ หรือคัดลอก (Ctrl + C) และวาง (Ctrl + V)
เปิด Thunderbird อีกครั้ง เนื้อหา Gmail ที่ดาวน์โหลดจะปรากฏภายใต้ Local Folders ใน Thunderbird
ขั้นตอนที่ 3: ใช้ Thunderbird เป็นคลังเก็บออฟไลน์
Thunerbird ให้วิธีอ่านอีเมลที่ดาวน์โหลดแบบออฟไลน์ สามารถเรียกดู อ่าน ค้นหา ดึงไฟล์แนบ—ทำได้ทุกอย่างเหมือน Gmail ออนไลน์
นี่เป็นโซลูชันสำรองที่ดีมาก ให้ความรู้สึกปลอดภัย สามารถเก็บไฟล์ MBOX สำรอง Gmail ไว้ที่ฮาร์ดดิสก์ภายนอกหรือ USB พร้อมไฟล์สำคัญอื่นๆ อย่างไรก็ตาม ควรดาวน์โหลด MBOX ใหม่เป็นระยะ หากยังใช้ Gmail อยู่ เพื่อให้สำรองทันสมัย
ไม่ว่าจะสูญเสียการเข้าถึง Gmail, Google ปิด Gmail, หรืออินเทอร์เน็ตล้มทั้งระบบ คุณก็ยังเข้าถึงคลังอีเมลได้เสมอ
นำอีเมลเข้าไปในบริการอีเมลอื่น
ยังสามารถนำสำรองออฟไลน์ของ Gmail ไปนำเข้าบัญชีอีเมลอื่นได้ ต้องการให้บริการอีเมลรองรับ IMAP เพื่อเข้าถึงจาก Thunderbird โปรโตคอล POP3 เก่าไม่ได้ ต้องใช้ IMAP
มีคู่มือแยกเรื่องความแตกต่างระหว่าง IMAP และ POP3 หากต้องการศึกษา
ด้วยวิธีนี้ สามารถนำอีเมลเข้า Gmail อีกบัญชี, ย้ายไป Outlook.com, เพิ่มใน Yahoo! Mail หรือนำเข้าบริการ IMAP อื่นๆ ใดๆ เหมาะสำหรับการย้ายบริการออกจาก Gmail หรือต้องการที่อยู่อีเมล Gmail ใหม่เป็นหลัก
ต้องเพิ่มบัญชีอีเมลอีกบัญชีเข้า Thunderbird ในแถบซ้าย คลิก ที่อยู่อีเมลระดับบนสุด ไปยังภาพรวม Thunderbird ภายใต้ Accounts > Set up an account คลิก Email
กรอกรายละเอียดบัญชีอีเมล Thunderbird จะพยายามดึงข้อมูลเซิร์ฟเวอร์อัตโนมัติ แต่คลิก Manual config ตรวจสอบรายละเอียด ตรวจสอบให้แน่ใจว่า Incoming server ตั้งเป็น IMAP
Thunderbird อาจไม่ตรวจจับการตั้งค่าบริการอีเมลได้อัตโนมัติ อาจต้องค้นหา IMAP hostname, port, และ SSL configuration ของผู้ให้บริการ ดูจากเอกสารช่วยเหลือของผู้ให้บริการ
ตั้งค่าบัญชีเสร็จ จะปรากฏในแถบด้านข้างของ Thunderbird สามารถลากวางอีเมลระหว่างสำรอง Gmail ในเครื่องกับบัญชี IMAP ได้ จริงๆ แล้วย้ายอีเมลทั้งหมดจาก MBOX ไปที่บัญชี IMAP อื่นก็ได้ Thunderbird จะอัปโหลดและอีเมลจะปรากฏในบัญชีใหม่
วิธีนี้ใช้ประโยชน์จากการทำงานของ IMAP ที่อนุญาตให้อัปโหลดและย้ายข้อความ บริการอีเมลปลายทางไม่ต้องรู้จัก MBOX หรือ Gmail แค่รองรับ IMAP ก็พอ
ยังสามารถนำ Gmail เข้าบัญชีอื่นโดยไม่ใช้ MBOX ที่ดาวน์โหลด เพียงเพิ่มทั้งสองบัญชีใน Thunderbird แล้วลากวางข้อความระหว่างกัน ตัวอย่างเพิ่มเติม: วิธีตั้งค่า Gmail ใน Microsoft Outlook
ไคลเอนต์อีเมลฟรีที่ดีที่สุด
ข้างต้นคือทั้งหมดที่ต้องรู้เกี่ยวกับการสร้างคลัง Gmail และการอ่านไฟล์ MBOX
เราใช้ Thunderbird ฟรีในที่นี้ แต่ไม่ได้เป็นตัวเลือกเดียว นี่คือไคลเอนต์อีเมลฟรีแนะนำสำหรับคอมพิวเตอร์
อาจสนใจวิธีส่งออกอีเมลจาก Outlook ด้วย
