บางครั้ง คุณต้องการส่งอีเมลที่เป็นความลับให้คนอื่นเห็นได้เท่านั้น แม้ว่าจะไม่มีทางทำให้อีเมลมีความปลอดภัยอย่างแท้จริง แต่ทั้ง Gmail และ Outlook ต่างก็มีวิธีป้องกันไม่ให้อีเมลของคุณถูกส่งต่อ
แน่นอน อาจมีบางคนจับภาพหน้าจออีเมลของคุณและแชร์ด้วยวิธีนั้นได้ แต่การใช้ฟีเจอร์การป้องกันการส่งต่อของ Gmail และ Outlook เป็นวิธีง่ายๆ ในการปกป้องอีเมลของคุณ วิธีใช้งานมีดังนี้
วิธีป้องกันการส่งต่ออีเมลใน Gmail
Gmail มีคุณสมบัติที่เรียกว่า Confidential Mode ซึ่งจะปิดใช้งานฟังก์ชันส่งต่อ คัดลอก พิมพ์ และดาวน์โหลดสำหรับผู้รับ หากผู้รับใช้ Gmail ผู้ที่ไม่ได้ใช้ Gmail จะได้รับอีเมลที่มีลิงก์พิเศษเพื่อเปิดอีเมลในเบราว์เซอร์ ซึ่งสะดวกน้อยกว่าการอ่านในบรรทัดเหมือนใน Gmail เล็กน้อย แต่จะทำงานได้ดี
คุณยังกำหนดวันหมดอายุของอีเมลและล็อกอีเมลด้วยรหัสผ่านที่ได้รับทาง SMS ได้อีกด้วย
ในการใช้โหมดความลับใน Gmail:
- เขียนอีเมล
- คลิก โหมดความลับ ปุ่มในแถบเครื่องมือด้านล่าง ดูเหมือนล็อคและจับเวลา
- ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้ใช้ Set Expiry ดรอปดาวน์เพื่อกำหนดวันหมดอายุของอีเมล คุณต้องกำหนดวันหมดอายุ ดังนั้นถ้าคุณไม่กังวลเกี่ยวกับอีเมลที่เหลืออยู่ในกล่องจดหมายของผู้รับ ให้ตั้งวันหมดอายุไว้ไม่เกินห้าปี
- ถัดไป เลือกตัวเลือกรหัสผ่านของคุณ หากคุณเลือก ไม่มีรหัสผ่านทาง SMS ไม่มีการป้องกันเพิ่มเติม หากคุณเลือก รหัสผ่าน SMS คุณต้องป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับเพื่อรับรหัสผ่านทาง SMS
- คลิก บันทึก . คุณจะเห็นข้อความที่ด้านล่างของอีเมลที่ระบุว่าคุณกำลังส่งอีเมลที่เป็นความลับ หากต้องการเปลี่ยนการตั้งค่าเหล่านี้ ให้คลิกแก้ไข . หรือคลิก X เพื่อลบโหมดความลับออกจากอีเมล
- เขียนอีเมลที่เหลือของคุณให้เป็นมาตรฐาน แล้วคลิก ส่ง .
วิธีป้องกันการส่งต่ออีเมลใน Outlook
คุณสามารถส่งอีเมลที่เข้ารหัสใน Outlook ได้ทั้งเวอร์ชันเว็บและแอปเดสก์ท็อป แต่อุปสรรคในการเข้าใช้งานนั้นสูงกว่า Gmail มาก ได้รับการออกแบบมาสำหรับผู้ใช้ทางธุรกิจเป็นหลัก นั่นเป็นเพราะว่าคุณต้องการใบรับรองการเข้ารหัส S/MIME หรือสิทธิ์การใช้งาน Office 365 Enterprise วิธีขอรับอดีตอยู่นอกขอบเขตของบทความนี้และมีรายละเอียดอยู่ในเว็บไซต์สนับสนุนของ Microsoft
หากคุณได้รับการตั้งค่าสำหรับการเข้ารหัสอีเมลใน Outlook หมายความว่าคุณสามารถส่งข้อความที่สามารถเปิดได้โดยผู้รับที่ต้องการเท่านั้น ดังนั้นจึงไม่สามารถส่งต่อได้
นี่คือวิธีการใน Outlook สำหรับเดสก์ท็อป:
- เขียนอีเมล
- คลิก ตัวเลือก แท็บ
- ในเมนูแบบเลื่อนลง ให้เลือก อย่าส่งต่อ .
- หากคุณเปลี่ยนใจก่อนที่จะส่งอีเมล ให้คลิก ลบการเข้ารหัส .
และใน Outlook บนเว็บ:
- เขียนอีเมล
- เลือก สามจุดแนวนอน ไอคอนแล้วคลิก ตัวเลือกข้อความ .
- คลิก เข้ารหัสข้อความนี้ (S/MIME) .
รักษาอีเมลของคุณให้ปลอดภัยและเข้ารหัส
จำไว้ว่าไม่มีอีเมลใดที่สามารถเห็นได้เพียงคนเดียวเท่านั้น นั่นเป็นเพราะผู้รับสามารถแจกจ่ายอีเมลด้วยวิธีอื่นได้ เช่น ใช้ภาพหน้าจอหรือพิมพ์ด้วยตนเอง หากมีคนต้องการส่งต่ออีเมลของคุณจริงๆ พวกเขาจะหาวิธีได้ แต่วิธีการที่อธิบายไว้ในที่นี้เป็นแนวป้องกันด่านแรกที่ดี
อย่างไรก็ตาม หากการรักษาความปลอดภัยของอีเมลมีความสำคัญต่อคุณมาก อาจพิจารณาใช้ผู้ให้บริการอีเมลที่ให้ความสำคัญกับความปลอดภัยของคุณเป็นอันดับแรก ProtonMail เป็นตัวอย่างที่มีชื่อเสียง แต่ยังมีบริการอื่นๆ ที่จะช่วยรักษาข้อมูลและข้อความของคุณให้ปลอดภัย
