สถานที่ทำงานกำลังดิจิทัลไลซ์ (digitized) มากขึ้นผ่านการทำอัตโนมัติและทางเลือกที่มีประสิทธิภาพ แม้อีเมลจะมีประโยชน์มานาน เทคโนโลยีได้แนะนำเครื่องมือที่ตรงไปตรงมาและมีประสิทธิภาพมากกว่าสำหรับการสื่อสารและทำงานร่วมกัน (collaboration)
คุณอาจมองหาเครื่องมือที่รองรับการทำงานร่วมกันได้ดีกว่า อาจเบื่ออีเมลเพราะความคาดหวังที่จะใช้ภาษามืออาชีพ หรือแค่เพราะคุณอาจไม่รู้จักจัดการกล่องจดหมายที่แทรกซ้อน (overloaded)
มีเครื่องมือทำงานร่วมกัน (collaborative tools) มากมายที่ช่วยคุณหลุดพ้นจากความเครียดของอีเมล นี่คือเหตุผลว่าทำไมคุณควรใช้พวกเขาแทน!
1. ประหยัดเวลา (Save Time)
เครื่องมือทำงานร่วมกันมีตัวเลือกการแจ้งเตือน (notification) แจ้งคุณหรือเพื่อนร่วมงานเมื่อมีข้อความ แม้คุณจะเปิดการแจ้งเตือนอีเมลได้ เครื่องมือทำงานร่วมกันทำให้สมาชิกทีมสื่อสารผ่านแชทที่มีประสิทธิภาพแทนอีเมล
Slack เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มทำงานร่วมกันยอดนิยมสำหรับงานจากบ้าน (remote work) Slack เสนอประโยชน์หลากหลายที่ทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ เพื่อจัดระเบียบการสื่อสาร คุณสร้างช่องทาง (channels) แยกสำหรับแต่ละทีมและหัวข้อ
2. การสื่อสารโดยตรง (Direct Communication)
เครื่องมือทำงานร่วมกันให้คุณเพลิดเพลินกับรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพมากกว่า แทนที่จะต้อง CC หลายคนหรือส่งอีเมลกระจาย (broadcast email) คุณเพียงส่งข้อความเดียวเข้าแพลตฟอร์มแชท นอกจากนี้ การใช้เครื่องมือทำงานร่วมกันจะส่งเสริมให้คุณและเพื่อนร่วมงานถามคำถามบนแพลตฟอร์มเปิด แทนการส่งอีเมล
ส่วนที่มีประสิทธิภาพที่สุดคือ คุณสื่อสารได้แบบ real-time (เรียลไทม์) หากต้องถามคำถามด่วน ส่งอีเมลไม่ใช่ตัวเลือกดี เพราะเพื่อนร่วมทีมอาจตอบช้า ตัวอย่าง Slack มีฟีเจอร์ mention (แท็ก) ส่ง push notification ดึงดูดความสนใจ มีหลาย Slack alternatives สำหรับการสื่อสารทีม
3. หลีกเลี่ยงกล่องจดหมายอีเมลที่แทรกซ้อน (Overloaded Inbox)
หากคุณใช้แอปทำงานร่วมกันสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน คุณไม่ต้องจัดการกับกล่องจดหมายอีเมลที่แทรกซ้อน หรือสูญเสียสิ่งสำคัญในอีเมล แม้เครื่องมือทำงานร่วมกันอาจไม่ได้ลบความจำเป็นของอีเมลหมด แต่การใช้แอปเมสเซนเจอร์ทำงานอย่าง Microsoft Teams หรือ Slack ลดความจำเป็นในการส่งอีเมลบางส่วน
4. การทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบ Real-time
ซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกันอนุญาตให้คุณและทีมทำงานบนโปรเจกต์สด (live project) พร้อมกัน Google Docs เป็นหนึ่งในเครื่องมือทำงานร่วมกันเอกสารยอดนิยมที่สุดที่อนุญาต real-time collaboration
คุณยังใช้เครื่องอย่าง Dropbox Paper ได้ ซึ่งทำหน้าที่เดียวกัน ขณะคุณแก้ไขสดใน Dropbox Paper ทีมของคุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและเสนอการเปลี่ยนแปลงได้ นี่ช่วยให้ทีมประสบการณ์ session แบบสด แทนที่จะส่งเอกสารไปมาสำหรับแก้ไข
Google ยังสร้างแอปและฟีเจอร์ที่ทีมใช้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
5. ค้นหาข้อมูลได้ง่าย (Find Information Easily)
ซอฟต์แวร์ทำงานร่วมกันทำให้ค้นหาข้อมูลง่าย เพราะเอกสารสำคัญจัดเก็บบนแพลตฟอร์มร่วม (shared platform) อีเมล ด้านอื่น ไม่ได้มีประสิทธิภาพเท่ากันในการค้นหาข้อมูล
อีเมลเป็นแพลตฟอร์มปิด (closed platform) ที่ไม่ให้คุณค้นหาข้อมูลที่ไม่ได้ส่งตรงไปหาคุณ ตัวอย่าง หากคุณใช้ Slack และต้อนรับสมาชิกใหม่ สมาชิกใหม่เข้าถึงข้อมูล ลิงก์ และเอกสารที่แชร์ก่อนที่พวกเขาจะเข้าร่วมทีมได้
สำรวจเครื่องมือทำงานร่วมกันบ้าง
ดังนั้น นี่คือเหตุผลว่าการเปลี่ยนจากการสื่อสารอีเมลไปสู่สิ่งที่直觉 (intuitive) มากกว่านี้ เช่น real-time collaboration อาจเป็นประโยชน์ นอกจากความง่ายในการใช้งาน พวกเขายังให้เครื่องมือยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
