สถานที่ทำงานได้รับการแปลงเป็นดิจิทัลมากขึ้นผ่านระบบอัตโนมัติและทางเลือกที่มีประสิทธิภาพ แม้ว่าอีเมลจะมีประโยชน์มาเป็นเวลานาน แต่เทคโนโลยีได้แนะนำให้เรารู้จักกับเครื่องมือที่ตรงและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน
คุณอาจกำลังมองหาเครื่องมือที่รองรับการทำงานร่วมกันมากกว่า บางทีคุณอาจเบื่อกับอีเมลเพราะคาดหวังที่จะใช้ภาษามืออาชีพหรือเพียงเพราะคุณอาจไม่รู้วิธีจัดการกล่องจดหมายอีเมลที่โอเวอร์โหลด
มีเครื่องมือในการทำงานร่วมกันมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อช่วยให้คุณไม่ต้องเครียดกับอีเมล นี่คือเหตุผลที่คุณควรใช้มันแทน!
1. ประหยัดเวลา
เครื่องมือการทำงานร่วมกันมีตัวเลือกการแจ้งเตือนเพื่อเตือนคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณเมื่อมีข้อความ แม้ว่าคุณจะเปิดการแจ้งเตือนทางอีเมลได้ แต่เครื่องมือในการทำงานร่วมกันช่วยให้สมาชิกในทีมสื่อสารผ่านการแชทที่มีประสิทธิภาพแทนอีเมลได้ง่ายขึ้น
Slack เป็นหนึ่งในแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันที่ใช้กันอย่างแพร่หลายสำหรับการทำงานระยะไกล Slack มีประโยชน์มากมายที่ช่วยให้สื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากต้องการจัดระเบียบการสื่อสาร คุณสามารถสร้างช่องทางแยกสำหรับแต่ละทีมและหัวข้อ
2. การสื่อสารโดยตรง
เครื่องมือในการทำงานร่วมกันช่วยให้คุณเพลิดเพลินกับรูปแบบการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น แทนที่จะต้อง CC หลายคนหรือส่งอีเมลออกอากาศ คุณสามารถส่งข้อความเดียวไปยังแพลตฟอร์มแชทได้ นอกจากนี้ การใช้เครื่องมือในการทำงานร่วมกันจะกระตุ้นให้คุณและเพื่อนร่วมงานถามคำถามบนแพลตฟอร์มแบบเปิดแทนการส่งอีเมล
ส่วนที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดเกี่ยวกับการใช้เครื่องมือเหล่านี้คือคุณสามารถสื่อสารแบบเรียลไทม์ หากคุณต้องการถามคำถามสั้นๆ การส่งอีเมลไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุด เนื่องจากเพื่อนร่วมทีมของคุณอาจใช้เวลาในการตอบกลับนานกว่า ตัวอย่างเช่น Slack มีคุณสมบัติการกล่าวถึงที่ส่งการแจ้งเตือนแบบพุชเพื่อดึงดูดความสนใจของใครบางคน มีตัวเลือก Slack มากมายสำหรับการสื่อสารในทีม
3. หลีกเลี่ยงกล่องจดหมายอีเมลที่โอเวอร์โหลด
หากคุณใช้แอปการทำงานร่วมกันเพื่อการสื่อสารและการทำงานร่วมกัน คุณไม่จำเป็นต้องจัดการกับกล่องจดหมายอีเมลที่มากเกินไปหรือสูญเสียสิ่งสำคัญในอีเมลของคุณ แม้ว่าเครื่องมือในการทำงานร่วมกันอาจไม่ได้ขจัดความจำเป็นในการใช้อีเมลโดยสิ้นเชิง แต่การใช้แอป Messenger ในที่ทำงาน เช่น Microsoft Teams หรือ Slack ช่วยลดความจำเป็นในการส่งอีเมลบางฉบับ
4. การทำงานร่วมกันของเอกสารแบบเรียลไทม์
ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันช่วยให้คุณและสมาชิกในทีมของคุณทำงานในโครงการจริงได้ในเวลาเดียวกัน Google Docs เป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานร่วมกันในเอกสารที่ได้รับความนิยมมากที่สุดซึ่งช่วยให้ทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้
คุณยังสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น Dropbox Paper ซึ่งมีจุดประสงค์เดียวกัน ในขณะที่คุณแก้ไขสดใน Dropbox Paper ทีมของคุณสามารถเพิ่มความคิดเห็นและแนะนำการเปลี่ยนแปลงได้ ซึ่งจะช่วยให้ทีมของคุณสามารถสัมผัสประสบการณ์จริงโดยไม่ต้องส่งเอกสารไปมาเพื่อทำการแก้ไข
Google ยังได้สร้างแอปและคุณลักษณะต่างๆ ที่ทีมสามารถใช้เพื่อปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันได้
5. ค้นหาข้อมูลได้อย่างง่ายดาย
ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันช่วยให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายขึ้น เนื่องจากสามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญบนแพลตฟอร์มที่ใช้ร่วมกันได้ ในทางกลับกัน อีเมลไม่ได้ผลในการหาข้อมูล
อีเมลเป็นแพลตฟอร์มปิดที่ไม่อนุญาตให้คุณค้นหาข้อมูลที่ไม่ได้ส่งถึงคุณโดยตรง ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Slack และได้ต้อนรับสมาชิกใหม่เข้าสู่ทีม สมาชิกใหม่จะสามารถเข้าถึงข้อมูล ลิงก์ และเอกสารที่แชร์ก่อนเข้าร่วมทีมได้
สำรวจเครื่องมือการทำงานร่วมกัน
ดังนั้น นี่คือสาเหตุบางประการที่การเปลี่ยนจากการสื่อสารทางอีเมลเป็นสิ่งที่ใช้งานง่ายกว่า เช่น การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์อาจเป็นประโยชน์ นอกจากความง่ายในการใช้งานแล้ว ยังมีเครื่องมือที่ยอดเยี่ยมสำหรับการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
