อีเมลเป็นสื่อสื่อสารสำคัญในชีวิตส่วนตัวและงาน ใช้เวลาหลายนาทีทุกวัน หากเรียนรู้ใช้งานอย่างถูกต้อง จะทำให้ชีวิตมีประสิทธิภาพมากขึ้น
มีวิธีปรับปรุงนิสัยอีเมลหลายอย่าง ส่วนหนึ่งคือเรียนรู้เขียนอีเมลดีขึ้น หรือ "โกง"ด้วยเทมเพลตและคำตอบสำเร็จรูป ควรยึดนิสัยอีเมลที่ดี และยิ่งเก่งกว่าจำกัดสแปม กล่องจดหมายจะมีจดขยะน้อยลง
ไม่ต้องติดตั้งแอปหรือส่วนขยายใหม่ เรื่องราวคือรู้ว่าจะหาที่ไหนและนำไปใช้ในชีวิต
Canned Emails (Web): อีเมลสำเร็จรูปสำหรับโอกาสทั่วไป
มีสถานการณ์เกิดบ่อยในอีเมล เช่น ต้องติดตามคำขอความช่วยเหลือ หรือแค่ขอคำแนะนำจากใคร
การเขียนอีเมลที่เหมาะสมเปิดโอกาสและทำให้สื่อสารง่ายขึ้น หากไม่แน่ใจว่าจะเขียนอะไร ใช้ canned emails เพื่อประสิทธิภาพ จำไว้ canned responses ทำให้อีเมลมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างอีเมลที่ได้:
- สมัครตำแหน่งงาน
- ติดตาม (Following up)
- ต้องการคำแนะนำ
- เลื่อนัดหมาย
- ป่วยลาไม่ไปทำงาน
คลิกตัวไหนก็ได้ เปิดเทมเพลตในไคลเอนต์อีเมลเริ่มต้น หรือคัดลอกข้อความธรรมดาไปวางที่ต้องการ
Contactually Templates (Web): เทมเพลตอีเมลสำหรับกิจกรรมหลากหลาย
เว็บอีกแห่งสำหรับ canned responses และเทมเพลตอีเมลที่ดี Contactually ก้าวไปข้างหน้าด้วยการลดความซับซ้อน อีเมลเขียนได้ดีกว่า รวมฮยูมอร์เพื่อคลายเครียดในสถานการณ์เหล่านี้
ก่อนอื่น เลือกจะติดต่อใคร: ลูกค้า, อดีตรัก, กฎหมาย, ลูกค้าที่สนใจ, ลูกค้าเก่า, อสังหาริมทรัพย์, VIP/ผู้มีอิทธิพล ขึ้นอยู่กับผู้ที่เลือก เลือกเหตุผลที่เหมาะสมในส่วน "What is the email about?"
วิธีเลือกเทมเพลตแบบ if-this-then-that ของ Contactually ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจว่าจะพูดอะไร สามารถใช้介面 Contactually ส่งอีเมลได้ แต่คัดลอกไปวางในไคลเอนต์อีเมลตัวเองและแก้ไขน่าจะดีกว่า บันทึกบางส่วนเป็น canned responses ใน Gmail ได้
ThisEmail.XYZ (Web): แปลงอีเมลใดๆ ให้เป็นเว็บเพจ
บางอีเมลควรแชร์ให้คนอื่นเห็น แต่อาจไม่อยากเปิดเผยอีเมลตัวเอง และไม่เป็นไปได้ที่จะขอที่อยู่อีเมลเพื่อนบนโซเชียล
ThisEmail.XYZ วิธีง่ายแปลงอีเมลเป็นเว็บเพจ ส่งต่ออีเมลใดๆ ไปที่ share@thisemail.xyz จะแปลงเนื้อหาอีเมลเป็นลิงก์แชร์ได้อัตโนมัติ เครื่องมือ no-signup อีกตัวที่ควรใช้
ลิงก์นี้แชร์ได้ทุกที่ ทุกคนเข้าชมได้ วิธีง่ายและมีประสิทธิภาพปกป้องความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยอีเมล ขณะยังแชร์สิ่งที่ต้องการ
Scrim (Web): แชร์ที่อยู่อีเมลกันบอท (ลิงก์เสียถูกนำออก)
แชร์ลิงก์บนโซเชียลหรือออนไลน์ บอทจะสแกนและเพิ่มในรีจิสทรี เริ่มได้สแปมมากขึ้น เทคนิคอย่างอีเมลแบบใช้แล้วทิ้งดี แต่อไม่ใช้ได้ตอนต้องแชร์อีเมลบนโซเชียล, Craigslist, หรือฟอรั่ม
Scrim ปกป้องอีเมลโดยแปลงเป็นลิงก์ที่บอทสแกนไม่ได้ เลือก URL ที่จดจำง่ายได้ เช่นไปที่ scr.im/mihirMUO ได้อีเมล MakeUseOf อย่างเป็นทางการของผม ผู้เข้าชมต้องพิสูจน์ก่อนว่ามนุษย์จริง
แชร์ลิงก์นี้บน Twitter ได้ปลอดภัย โดยไม่กังวลบอทเพิ่มในรีจิสทรี หรือสัญลักษณ์ @ ก่อให้เกิดความสับสนบนโซเชียล
Five Sentences (Web): วิธีผู้มีอิทธิพลส่งอีเมลสำเร็จ
Twitter จำกัด 140 ตัวอักษร คุณสร้างคำตอบตามนั้น ตอนแชทบน instant messengers ไม่เขียนย่อหน้ายาวๆ ซับซ้อน ทำไมถึงทำในอีเมล?
เหตุผลอีเมลใช้เวลามากคือเรามีผืนผ้าใบว่างและเขียนมากกว่าที่ต้องการ Five Sentences เป็นนโยบายส่วนตัวจำกัดความยาวอีเมล
"ปฏิบัติตอบอีเมลทั้งหมดเหมือน SMS ใช้จำนวนตัวอักษรกำหนดต่อการตอบ" นโยบายระบุ "เนื่องจากนับตัวอักษรยาก เรานับประโยคแทน"
หากกังวลคนอื่นจะคิดยังไงกับคำตอบสั้น (และอาจรูด) ใจเย็นๆ เว็บแนะนำลายเซ็นอีเมลง่ายๆ ลิงก์ไปหน้าของพวกเขา อธิบายปรัชญาใหม่ เพียงพอที่จะบีบเวลาออกมาอีก 1 ชั่วโมงต่อวัน
ปัญหาอีเมลใหญ่ขึ้นหรือยัง?
เมื่อโซเชียลและแชทมาขึ้น คิดว่าการใช้อีเมลจะลดลง แต่ฝ่ายส่วนตัว ผมพบว่าการใช้อีเมลเพิ่มขึ้น และใช้เวลามากกว่าเดิม
อีเมลกลายเป็นปัญหาใหญ่กว่าเดิมสำหรับคุณไหม? คุณทำอะไรรับมือกับข้อความที่เพิ่มขึ้น?
