วิธีจบอีเมลอย่างเป็นมืออาชีพ: คำท้าย สวัสนาการ และลายเซ็นที่สร้างความประทับใจ

อีเมลเป็นส่วนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ในชีวิตสมัยใหม่ ไม่ว่าจะส่งเพื่อธุรกิจหรือหางาน จะต้องจัดการทุกวัน แม้หลายครั้งต่อวัน

เพราะฉะนั้น จึงต้องใส่ใจและเวลาในการเขียนอีเมล รวมถึงการจบอีเมลให้เหมาะสม

นี่คือคำท้าย (Email Sign-offs) ที่ดีที่สุดสำหรับการสื่อสารอย่างเป็นมืออาชีพ พร้อมอธิบายว่าทำไมลายเซ็นอีเมลจึงสำคัญสำหรับธุรกิจ

1. ทำไมต้องมีคำจบอีเมลที่ดี

เหตุผลที่ต้องมีคำจบอีเมลที่ดี:

• ไม่มีการปิดท้ายที่เหมาะสม อาจดูรูดหรือสบายๆ เกินไป
• อีเมลธุรกิจ ต้องการให้ฝ่ายรับรู้ว่าคุณเป็นมืออาชีพ
• อีเมลสมัครงาน มักถูก Forward ให้ผู้จัดการฝ่ายบุคคล คุณต้องการให้บุคคลที่สามเห็นความมืออาชีพเช่นกัน

คำจบอีเมลที่ดี ยังเพิ่มโอกาสได้รับตอบกลับ Call to Action เช่น "ขอบคุณที่อ่านเรซูเม่ ผมคาดหวังโอกาสสัมภาษณ์" จะทำหน้าที่กระตุ้นการตอบกลับ

รูปแบบคำจบอีเมลที่ดี ควรประกอบด้วย:

• บรรทัดปิดท้าย: แสดงความขอบคุณหรือ Call to Action
• คำท้าย (Closing Salutation): เช่น "Best Wishes," "Sincerely," "Regards" ประเภทขึ้นอยู่กับบริบทและความยาวของการสนทนา
• ชื่อ-นามสกุลเต็ม ใต้คำท้าย เพื่อระบุตัวตนผู้ส่งชัดเจน
• ลายเซ็นอีเมล (Email Signature): ข้อมูลติดต่อ ลิงก์เว็บไซต์ โซเชียลมีเดีย (ถ้ามี) เพื่อให้ผู้อ่านรู้ช่องทางติดต่อเพิ่มเติม

หมายเหตุ: คิดว่าลายเซ็นแบบไหนเข้ากับสไตล์การสื่อสารของคุณ คำปิดท้ายต้องสอดคล้องกับสถานการณ์จากความเป็นมืออาชีพและโทนเสียง และต้องดูแท้จริง ตรงกับ "เสียง" ของคุณ

2. ประเภทคำท้ายอีเมลต่างๆ และเมื่อไหร่ควรใช้

ก่อนตัดสินใจคำปิดท้าย ให้ใช้บริบท (Context clues) วิเคราะห์โทนที่ควรตั้ง:

• ติดต่อธุรกิจใหม่หรือไม่?
• Startup ที่สื่อสารแบบ Casual?
• หรือองค์กรเก่า/ราชการที่เป็นทางการ?
• รู้จักผู้รับโดยตรงหรือไม่?
• เคยส่งอีเมลกันมาก่อนหรือไม่?

ธุรกิจแต่ละประเภท ต้องการอีเมลต่างกัน ควรเลือกฝ่ายปลอดภัย (Professional) แต่อย่าควายเกินไปจนดูแข็งตัว Outdated

ยังต้องตัดสินใจความยาวคำจบ เช่น อีเมลแนะนำตัว ต้องการ Call to Action ลึก อีเมลกับเพื่อนร่วมงาน สบายๆ ได้

คำท้ายอีเมลทั่วไปที่ใช้ได้ดี

Best หรือ Best Wishes

• คำท้ายขึ้นต้น "Best" มักปลอดภัย เหมาะทั้ง Casual และ Formal
• แต่ศึกษาของ Boomerang พบ Response rate ต่ำกว่าเฉลี่ย จึงควรคิดก่อนใช้ "Best Wishes"

บริบท:

Best Wishes,
Full Name

Sincerely

• คำท้ายทั่วไปอีกอย่าง เหมาะธุรกิจทางการ
• เหมาะสำหรับสมัครงานใหม่ แสดงความจริงจังในการติดต่อ และหวังได้รับตอบกลับ ดู Authentic

บริบท:

Sincerely,
Full Name

Regards

• เสี่ยงดูแข็งตัวเกินไป แต่ธุรกิจทางการ ใช้ได้ดี

บริบท:

Regards,
Full Name

คำท้ายทั่วไปอื่นๆ ที่ใช้ได้ดี:

• Respectfully
• Many Thanks
• Warm Wishes

จงจับให้คำท้ายสอดคล้องกับ Mood และ Tone ของการสนทนา ปัจจัยเหล่านี้ส่งผลต่ออัตราสำเร็จ

ข้อสังเกตเกี่ยวกับ "Cheers"

"Cheers" อาจได้ Response rate สูง แต่มีรายงานขัดแย้งกันเรื่องประสิทธิภาพ

โดยพื้นฐาน "Cheers" อาจดู Casual เกินไปในอีเมลแนะนำตัว ควรจับคู่กับสไตล์พูด/สื่อสารของตัวเอง เพื่อให้ดู Authentic

คำท้ายอีเมลทั่วไปที่ ไม่ควรใช้

Your Friend หรือ Yours Truly

• เว้นแต่อีเมลส่วนตัวและฝ่ายรับเป็นเพื่อนจริง ไม่เช่นนั้นดูไม่จริงใจ "Yours Truly" สบายๆ เกินไปสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่

Sent from my iPhone

• มักใช้เป็นปลายกริยาในมิม "Sent from my iPhone" คือเทียบเท่าสติกเกอร์ติดตู้เย็นที่คิดไม่ค่อยรอบคอบ ดู Cheap และ Last-minute

Take Care

• Business Insider รายงานว่า "Take care" อาจก่อให้เกิดความกังวลในผู้รับ บ่งชี้ว่าผู้รับอาจมีปัญหา (โดยเฉพาะสุขภาพ) นำไปสู่ Response rate ต่ำ

3. ความสำคัญของลายเซ็นอีเมล (Email Signature)

เหมือนที่กล่าวไว้ต้นบท อีเมลธุรกิจควรมีลายเซ็นอีเมลปิดท้าย

เราพูดถึงสิ่งที่ควรอยู่ ใน ลายเซ็นแล้ว แต่ต้องเน้นว่าลายเซ็นสำคัญเพราะมันคือ ใบหน้าสาธารณะ ของคุณ มันคือการสร้าง First impression ให้ผู้อื่น โดยเฉพาะหากทำงาน Remote

ลายเซ็นอีเมลที่ดี เหมือนการแต่งกายสำหรับงานที่อยากได้ ต้อง Put your best foot forward ในการสัมภาษณ์ สิ่งแย่ที่สุดคือดู Sloppy ไม่ว่าจะรูปลักษณ์หรือพฤติกรรม

จบอีเมลด้วยความมั่นใจ

อีเมลกินเวลาส่วนใหญ่ในชีวิตวิชาชีพ น่าเสียดายที่ไม่หลีกเลี่ยงได้ หากมี Template อีเมลทั่วไป คุณจะเขียนได้เร็วขึ้น

อยากเรียนรู้อีเมลที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น? ดูเคล็ดลับเขียนอีเมลมืออาชีพสมบูรณ์แบบได้ที่นี่