อีเมลเป็นส่วนสำคัญของชีวิตสมัยใหม่ ไม่ว่าคุณจะส่งอีเมลสำหรับธุรกิจหรือการหางาน ความจริงก็คือคุณจะต้องจัดการกับพวกเขาเป็นรายวันหรือรายชั่วโมง
ด้วยเหตุนี้ คุณจึงต้องใส่ใจและเวลาในการส่งอีเมล จากนั้นคุณต้องนึกถึงวิธีสิ้นสุดอีเมลด้วย
นี่คือการลงชื่อออกจากอีเมลที่ดีที่สุดที่คุณสามารถใช้เพื่อให้การสื่อสารของคุณเป็นมืออาชีพ นอกจากนี้ เราจะพูดถึงสาเหตุที่ต้องมีลายเซ็นอีเมลหากคุณส่งลายเซ็นเพื่อธุรกิจ
1. ทำไมคุณถึงต้องการการลงท้ายอีเมลที่ดี
มีเหตุผลสองประการที่คุณต้องการการลงท้ายอีเมลที่ดี:
- การไม่มีป้ายบอกทางที่ถูกต้องอาจถือว่าหยาบคายหรือไม่เป็นทางการเกินไป
- หากคุณกำลังส่งอีเมลหาใครสักคนเพื่อทำธุรกิจ คุณต้องการสร้างความประทับใจให้บุคคลนั้นว่าคุณเป็นมืออาชีพ
- หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงบริษัทเกี่ยวกับการโพสต์รับสมัครงาน มีโอกาสสูงที่อีเมลของคุณจะถูกส่งต่อไปยังผู้จัดการการจ้างงานที่เหมาะสม คุณต้องการสร้างความประทับใจให้บุคคลที่สามเหล่านั้นว่าคุณเป็นมืออาชีพด้วย
การลงชื่อออกจากอีเมลที่ดียังช่วยเพิ่มโอกาสในการตอบกลับอีเมลนั้นได้อีกด้วย คำกระตุ้นการตัดสินใจ เช่น "ขอบคุณที่สละเวลาอ่านประวัติย่อ ฉันหวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ"---สามารถดำเนินการได้ทันที
เมื่อคุณกำลังลงชื่อออกจากระบบ รูปแบบอีเมลที่ดีควรประกอบด้วย:
- บรรทัดปิด โดยปกติแล้วจะเป็นการแสดงความขอบคุณหรือการเรียกร้องให้ดำเนินการ
- คำทักทายปิด เช่น "ความปรารถนาดี" "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ประเภทของอีเมลลงชื่อออกที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับบริบทของอีเมลและความยาวของชุดข้อความอีเมล
- ชื่อนามสกุลของคุณอยู่ใต้คำทักทายปิด ซึ่งจะทำให้ชัดเจนว่าใครเป็นผู้ส่งอีเมล
- ในตอนท้าย คุณควรใส่ลายเซ็นอีเมลของคุณ ซึ่งควรรวมถึงข้อมูลติดต่อ ลิงค์เว็บไซต์ และโซเชียล (ถ้ามี) เพื่อให้ผู้ที่อ่านอีเมลทราบวิธีเพิ่มเติมในการติดต่อ
หมายเหตุ: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณคิดว่าลายเซ็นอีเมลประเภทใดที่ตรงกับรูปแบบการสื่อสารของคุณ กล่าวปิดงานต้องสะท้อนสถานการณ์ในแง่ของความเป็นมืออาชีพและน้ำเสียง พวกเขายังต้องให้เสียงที่เหมือนจริงสำหรับคุณและ "เสียง" ของคุณด้วย
2. การลงชื่อออกจากอีเมลประเภทต่างๆ และเมื่อใดที่เหมาะสม
ก่อนที่คุณจะตัดสินใจเลือกอีเมลที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้น ให้ใช้เบาะแสบริบทเพื่อค้นหาว่าคุณต้องกำหนดโทนเสียงใดในอีเมลของคุณ
- นี่คือธุรกิจใหม่ที่คุณกำลังติดต่ออยู่ใช่หรือไม่
- ธุรกิจสตาร์ทอัพมีวิธีการสื่อสารแบบเป็นกันเองหรือไม่?
- ถ้าไม่ใช่เรื่องสบาย ๆ นี่เป็นธุรกิจหรือบริการที่เก่ากว่าและเป็นที่ยอมรับอย่างสำนักงานของรัฐหรือไม่?
- คุณรู้จักบุคคลที่คุณกำลังติดต่อโดยตรงหรือไม่
- คุณเคยส่งอีเมลถึงพวกเขามาก่อนหรือไม่
ธุรกิจประเภทต่างๆ ต้องการอีเมลประเภทต่างๆ การแสดงอย่างมืออาชีพนั้นปลอดภัยกว่าเสมอ แต่ในทางกลับกัน คุณคงไม่อยากเสี่ยงที่จะฟังดูแข็งเกินไปหรือหลุดจากการสัมผัส
คุณต้องตัดสินใจเกี่ยวกับความยาวของอีเมลที่ลงท้ายด้วย ตัวอย่างเช่น อีเมลแนะนำจะต้องมีการเรียกร้องให้ดำเนินการในเชิงลึกมากขึ้น ชุดข้อความอีเมลกับเพื่อนร่วมงานของคุณอาจไม่ใช่เรื่องง่าย
มาพูดถึงการลงชื่อออกจากอีเมลและวิธีปิดอีเมลตามสถานการณ์กันดีกว่า
วิธีทั่วไปในการสิ้นสุดอีเมลที่ทำงานได้ดี
ดีที่สุด หรือ ความปรารถนาดี
- การเปลี่ยนแปลงใดๆ ของคำว่า "ดีที่สุด" มักจะเป็นเดิมพันที่ปลอดภัย เป็นการลงชื่อออกจากอีเมลทั่วไปและเหมาะสมสำหรับการตั้งค่าทั้งแบบไม่เป็นทางการและเป็นทางการ
- อย่างไรก็ตาม การศึกษาโดยบูมเมอแรงตั้งข้อสังเกตว่าการตอบสนองนี้มีอัตราการตอบกลับที่ต่ำกว่าค่าเฉลี่ย ดังนั้น พึงระลึกไว้เสมอว่าเมื่อคุณใช้ "ความปรารถนาดี"
ในบริบท การปิดอีเมลประเภทนี้จะคล้ายกับสิ่งนี้:
ด้วยความปรารถนาดีชื่อเต็ม
ขอแสดงความนับถือ
- "ขอแสดงความนับถือเป็นอีกวิธีหนึ่งในการสิ้นสุดอีเมล วิธีนี้ใช้ได้ผลดีสำหรับสถานการณ์ทางธุรกิจที่เป็นทางการ
- "ขอแสดงความนับถือ" เป็นวิธีที่ดีในการสิ้นสุดอีเมลเมื่อคุณสมัครงานใหม่กับบริษัท เป็นการตอกย้ำว่าคุณมีความจริงใจในความปรารถนาที่จะยื่นมือออกไป
- คุณยังจริงใจด้วยหวังว่าคุณจะได้รับการตอบกลับจากอีกฝ่าย ดังนั้นจึงถือว่าเป็นของแท้
ในบริบท อีเมลที่ใกล้ชิดกว่านี้จะอ่านคล้ายกับสิ่งนี้:
ขอแสดงความนับถือ ชื่อเต็ม
ขอแสดงความนับถือ
- "ขอแสดงความนับถือ" เสี่ยงต่อการหลุดออกมาอย่างแข็งทื่อเกินไป หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงใครบางคนในสถานการณ์ทางธุรกิจที่เป็นทางการ "ขอแสดงความนับถือ" ก็ใช้ได้ดี
ในบริบท อีเมลฉบับนี้จะอ่านว่า:
ขอแสดงความนับถือ ชื่อเต็ม
วิธีทั่วไปอื่นๆ ในการสิ้นสุดอีเมลที่ได้ผลดี:
- ขอแสดงความนับถือ
- ขอบคุณมาก
- ความปรารถนาดี
อีกครั้ง อย่าลืมจับคู่อารมณ์และน้ำเสียงของการติดต่อกันเมื่อต้องเลือกลงชื่อในอีเมลที่ได้ผลดีที่สุด ปัจจัยภายนอกเหล่านี้จะส่งผลต่ออัตราความสำเร็จของคุณ
หมายเหตุเกี่ยวกับ "ไชโย"
แม้ว่าคำว่า "ไชโย" เป็นวิธีที่น่าจะได้รับการตอบกลับ แต่ก็ดูเหมือนว่าจะมีรายงานที่ขัดแย้งกันเกี่ยวกับประสิทธิภาพโดยรวม
โดยพื้นฐานแล้ว "ไชโย" อาจดูเหมือนไม่เป็นทางการเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอีเมลแนะนำตัว นอกจากนี้ คุณควรจับคู่ให้เข้ากับรูปแบบการพูดและการสื่อสารของคุณ เพื่อให้อ่านได้ว่าเป็นจริง
วิธีทั่วไปในการสิ้นสุดอีเมลที่ไม่ได้ผล
เรายังจำเป็นต้องชี้ให้เห็นถึงวิธีการสองสามอย่างที่คุณไม่ควรสิ้นสุดอีเมล
เพื่อนของคุณ หรือ ขอแสดงความนับถือ
- เว้นแต่ว่านี่คืออีเมลส่วนตัวและอีกฝ่ายหนึ่งเป็นเพื่อนของคุณอย่างแท้จริง สิ่งนี้ไม่สมเหตุสมผล "Yours Truly" นั้นไม่เป็นทางการเกินไปสำหรับการตั้งค่าธุรกิจส่วนใหญ่
ส่งจาก iPhone ของฉัน
- มักถูกใช้เป็นจุดสิ้นสุดของมุขตลกออนไลน์ "ส่งจาก iPhone ของฉัน" เป็นข้อความสมัยใหม่ที่เทียบเท่ากับโพสต์อิทที่คิดว่าไม่ดีในตู้เย็น มันดูไม่มีรสนิยมที่ดีและในนาทีสุดท้าย
ดูแล
- "ดูแล" อาจทำให้เกิดความวิตกกังวลในผู้รับอีเมล ตามที่ Business Insider กล่าว นอกจากนี้ยังสามารถบอกเป็นนัยว่ามีบางอย่างผิดปกติกับผู้รับ ซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับสุขภาพ ซึ่งจะทำให้อัตราการตอบกลับลดลง
3. ความสำคัญของลายเซ็นอีเมล
ดังที่เราได้กล่าวไว้ในตอนต้นของบทความนี้ จุดสิ้นสุดของอีเมลระดับมืออาชีพควรมีลายเซ็นอีเมลแนบมาด้วย
เราได้พูดคุยกันแล้วเกี่ยวกับสิ่งที่คุณควรจะใส่ ใน ลายเซ็นนี้ แต่เราต้องการเน้นว่าลายเซ็นนั้นสำคัญเพราะเป็นหน้าสาธารณะของคุณ คนอื่นๆ จะสร้างความประทับใจแรกพบให้กับคุณได้อย่างไร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานจากระยะไกล
คิดว่าลายเซ็นอีเมลที่ดีเช่นการแต่งกายสำหรับงานที่คุณต้องการ คุณต้องก้าวไปข้างหน้าอย่างดีที่สุดในระหว่างการสัมภาษณ์งานนั้น สิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้คือมองว่าเลอะเทอะ ไม่ว่าในรูปลักษณ์หรือพฤติกรรมของคุณ
สิ้นสุดอีเมลของคุณด้วยความมั่นใจ
อีเมลใช้เวลาส่วนใหญ่ในชีวิตการทำงานของเรา น่าเสียดายที่พวกเขาเป็นสิ่งที่เราต้องจัดการเสมอ อย่างไรก็ตาม หากคุณมีเทมเพลตทั่วไปสำหรับอีเมลของคุณ คุณจะสามารถเขียนได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการส่งอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพ ต่อไปนี้คือเคล็ดลับบางประการในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบ
