การส่งอีเมลไปยังกลุ่มคน ทั่วไปในทั้งงานและชีวิตส่วนตัว อาจใช้กลุ่มสำหรับทีมโครงการที่ทำงาน และสมาชิกในครอบครัวที่บ้าน การสร้างกลุ่มอีเมลสำหรับ Distribution List ใน Microsoft Outlook ประหยัดเวลามาก
ตั้งค่าเสร็จ แค่นำกลุ่มไปใส่ในอีเมล ก็ติดต่อหลายคนด้วยข้อความเดียว หากไม่เคยทำ มาเริ่มกันเลย: วิธีสร้างกลุ่มใน Outlook บน Windows และ Mac
Contact Group, Contact List, Email Group และ Distribution List ต่างกันไหม?
ใน Microsoft Outlook ไม่มีความแตกต่าง คำเหล่านี้ใช้แทนกันได้
เว็บสนับสนุน Microsoft Office ใช้คำว่า "Contact Group" แทน "Distribution List" แล้ว:
Use a contact group (formerly called a "distribution list") to send an email to multiple people…
Outlook App ใช้คำว่า Contact Group (Windows) และ Contact List (Mac) บน Ribbon เมนู และเอกสารสนับสนุน เราจะใช้คำเหล่านี้ในขั้นตอนด้านล่าง
ก่อนเริ่ม หากต้องการส่งออก Contacts ของ Outlook ภายหลัง ดูคู่มือได้ที่นี่
วิธีสร้าง Contact Group ใน Outlook บน Windows
เปิด Outlook บน Windows เตรียมสร้าง Contact Group
- เลือก People มุมซ้ายล่างของหน้าต่าง Outlook
- คลิก New Contact Group จาก Ribbon
- ตั้งชื่อกลุ่ม
หรือเลือก New Items > More Items > Contact Group จากเมนูแท็บ Home
เพิ่มสมาชิก: คลิก Add Members จาก Ribbon เพิ่มจาก Outlook Contacts, Address Book หรือสร้าง Contact ใหม่
เพิ่มจาก Contacts/Address Book: ดับเบิลคลิกชื่อในหน้าต่าง Popup จะเพิ่มเข้าไปที่พื้นที่ Members ด้านล่าง เสร็จแล้วกด OK
Contact ใหม่: กรอกชื่อที่ต้องการแสดง, ใส่อีเมล, กด OK
เพิ่มสมาชิกเสร็จ กด Save & Close จาก Ribbon
ไม่เห็นปุ่มเหล่านี้ หรืออยากปรับแต่ง Ribbon? ดูวิธีใช้ Ribbon และ Menu ใน Office 2016 ให้เต็มที่
เขียนอีเมลส่งกลุ่มใน Outlook บน Windows
หลังสร้างกลุ่มอีเมลใน Outlook มี 2 วิธีส่งข้อความให้สมาชิก
เขียนอีเมลจากส่วน Mail
ในส่วน Mail ของ Outlook ส่งอีเมลให้ Contact Group ที่สร้างโดย:
- คลิก New Email
- ในช่อง To เริ่มพิมพ์ชื่อกลุ่มที่ตั้งไว้ หรือกดปุ่ม To ค้นหาหรือเลือกชื่อกลุ่มจากรายการ
- เจอกลุ่มแล้ว เลือก แล้วกด OK
เขียนอีเมลจากส่วน People
หากอยู่ในส่วน People คลิก Contact Group ในรายการ แล้วเลือก Email icon อีเมลใหม่จะเปิดพร้อมกลุ่มในช่อง To แล้ว
วิธีสร้าง Contact List ใน Outlook บน Mac
เปิด Outlook บน Mac เตรียมสร้าง Contact List
- เลือก People มุมซ้ายล่าง
- คลิก New Contact List จาก Ribbon
- ตั้งชื่อ List
หรือเลือก File > New > Contact List จาก Menu Bar
เพิ่มสมาชิก: พิมพ์ชื่อและอีเมลในช่อง Name และ E-mail ใน Popup หากพิมพ์ชื่อที่มีใน Contacts แล้ว จะมี Suggestion ให้เลือกเพิ่มได้เลย
Contact ใหม่: กรอกชื่อและอีเมล ก่อนออก สามารถกำหนด Category ให้กลุ่มจาก Ribbon ได้ เช่น Family, Friends, Team
เพิ่มสมาชิกเสร็จ กด Save & Close จาก Ribbon
ปุ่ม New Contact List ขาว薄 (Grayed out) บน Mac?
หากกดปุ่ม New Contact List บน Ribbon ของส่วน People ไม่ได้ แก้ได้ง่าย:
- คลิก Outlook > Preferences จาก Menu Bar
- เลือก General
- ยกเลิกติ๊ก Hide On My Computer
เขียนอีเมลส่งกลุ่มใน Outlook บน Mac
หลังสร้างกลุ่มอีเมลใน Outlook มีหลายวิธีส่งข้อความ
เขียนอีเมลจากส่วน Mail
ส่วนใหญ่จะอยู่ใน Mail ส่งอีเมลให้ Distribution List ที่สร้าง:
- คลิก New Email
- ในช่อง To พิมพ์ชื่อ Contact List ที่ตั้งไว้ หรือกดปุ่ม Search ด้านขวาช่อง ค้นหาในกล่องด้านบน
- เจอ List แล้ว คลิกเลือก จะเข้าไปในช่อง To อัตโนมัติ
เขียนอีเมลจากส่วน People
หากอยู่ในส่วน People วางเมาส์เหนือ Contact List เมื่อเห็น Email icon ให้คลิก
อีเมลใหม่จะเปิดพร้อม Contact List ในบรรทัด To พร้อมเขียนข้อความ
เร่งความเร็วด้วย Outlook Groups
สร้างกลุ่มใน Outlook ง่ายมาก หากส่งอีเมลให้คนกลุ่มเดิมบ่อยๆ จะเร่งกระบวนการได้จริง
อยากทำอะไรกับอีเมลและ Inbox เพิ่มเติม? ดู 10 เคล็ดลับเก่งขึ้นกับ Outlook
