มีเรื่องน่าหงุดหงิดใจไม่น้อยไปกว่าการเขียนอีเมลด่วน เพียงเพราะว่าการตอบกลับมาช้าไป แต่ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่ผู้รับ มันอาจจะขึ้นอยู่กับคุณและวิธีที่คุณสร้างข้อความของคุณ
การวิจัยได้เปิดเผยข้อมูลเชิงลึกมากมายเกี่ยวกับวิธีการชักชวนให้สมาชิกในรายชื่อส่งเมลเปิด อ่าน และคลิกลิงก์ในอีเมลมากขึ้น แต่มีข้อมูลน้อยกว่าเกี่ยวกับการบรรลุเป้าหมายที่คล้ายกันสำหรับอีเมลส่วนตัวหรือที่ทำงาน
หากคุณมีปัญหาเร่งด่วนในที่ทำงาน ต้องการแนะนำตัวเองกับผู้มีอิทธิพล หรือจัดการประชุม คุณจะทำให้มีโอกาสมากขึ้นที่คุณจะได้รับการตอบกลับอีเมลของคุณทันที
ต่อไปนี้เป็นรายการสาเหตุที่การตอบกลับอีเมลของคุณยังคงมาถึงล่าช้าหรือไม่เลย เมื่อตระหนักถึงข้อผิดพลาดและเคล็ดลับทั่วไปเหล่านี้ คุณจะสามารถพัฒนาอัตราการตอบกลับที่รวดเร็วและสม่ำเสมอมากขึ้นสำหรับอีเมลแต่ละฉบับของคุณ
คุณ CC บุคคลที่คุณต้องการคำตอบจาก
หากคุณ CC ผู้คนในข้อความของคุณ พวกเขามักจะถือว่าพวกเขาถูกรวมไว้เพียงเพื่อให้อยู่ในวง วิธีนี้ช่วยลดโอกาสที่บุคคลเหล่านั้นจะโต้ตอบ เนื่องจากพวกเขาไม่รู้สึกว่าตนเองเป็นผู้รับหลัก หากคุณต้องการให้ทุกคนตอบกลับ ให้หลีกเลี่ยงการใช้ฟังก์ชัน CC ตามหลักการแล้ว คุณควรส่งอีเมลทีละคน แต่ถ้าคุณต้องการ CC ให้ทำให้ชัดเจนในอีเมลที่คุณ ต้องการ ให้ทุกคนตอบกลับ รวมทั้ง ผู้ที่ได้รับ CC'd
หัวเรื่องของคุณแย่มาก
หัวเรื่องที่มีคุณภาพต้องให้คนอื่นรู้ว่าคุณต้องการคำตอบอย่างเร่งด่วน ซึ่งหมายความว่ามากกว่าการตั้งชื่ออีเมลของคุณว่า "ด่วน" อย่างน่ารังเกียจ และไม่ได้หมายความว่าคุณต้องลงรายละเอียดอย่างไร้สาระ
เรื่องง่ายๆ อย่าง "Stevo เราต้องตัดสินใจภายในพรุ่งนี้" ก็ใช้ได้ดี ประการแรก มันกล่าวถึงบุคคล ดังนั้นพวกเขาจึงรู้ว่าความรับผิดชอบอยู่ที่ พวกเขา . ประการที่สอง เนื้อหาของหัวเรื่องนั้นสื่อถึงความรู้สึกถึงความเร่งด่วนและความอยากรู้ สิ่งนี้จะเพิ่มโอกาสที่ข้อความจะถูกเปิดทันที
คุณไม่ได้ระบุความต้องการของคุณอย่างรวดเร็ว
เราทุกคนทราบดีว่าอีเมลควรกระชับ แต่ถ้าคุณมีความยาวมากกว่าย่อหน้าสองสามย่อหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำขอของคุณอยู่ในความสนใจตั้งแต่เริ่มต้น มิฉะนั้นก็อาจถูกมองข้าม
นี่หมายถึงการทำความเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการอย่างสุภาพในประโยคแรกหรือประโยคที่สอง คุณลงรายละเอียดเพิ่มเติมได้ในภายหลัง แต่หลักการของสิ่งที่คุณตามหาต้องมาก่อน
ข้อความของคุณน่าเบื่อ
หากทุกคนคาดหวังว่าข้อความของคุณจะดูจืดชืด ยุ่งเหยิง เต็มไปด้วยศัพท์เฉพาะ และมีรายละเอียดมากเกินไป พวกเขาจะไม่ชอบความคิดที่จะเปิดอีเมลของคุณ
ให้คนอื่นตั้งตารอรับอีเมลจากคุณแทน ใช้อารมณ์ขัน. พูดคุยกับผู้คนเป็นการส่วนตัว หลีกเลี่ยงการพูดในองค์กร แต่งประโยคให้สั้นและกระชับ รวม GIF ตลก ๆ คุณยังสามารถทำให้วันของใครบางคนสดใสขึ้นได้ แม้ว่าคุณจะขอความช่วยเหลือจากพวกเขาก็ตาม
คุณไม่ได้กำหนดเส้นตาย
หากคุณต้องการบางสิ่งบางอย่าง ให้แจ้งให้ผู้รับทราบอย่างแน่ชัดว่าจำเป็นต้องใช้เมื่อใด บ่อยครั้งที่เราขอให้ตอบกลับ "โดยเร็ว" หรือ "เร็วๆ นี้" สิ่งนี้ทำให้เส้นตายเป็นอัตนัย หากคุณพูดว่า "ฉันต้องการคำตอบสำหรับคำถามนี้จริงๆ ภายใน 16.00 น. วันนี้" จะไม่มีที่ว่างสำหรับความกำกวม
คุณไม่ได้ระบุทางเลือกอื่น
ต่อจากตัวอย่างข้างต้น อาจเป็นกรณีที่ผู้รับไม่สามารถตอบกลับคุณภายในเวลา 16.00 น. คุณต้องพิจารณาถึงความเป็นไปได้นี้ในข้อความเริ่มต้นของคุณโดยขยายประโยค:
"ฉันต้องการคำตอบสำหรับคำถามนี้จริงๆ ภายใน 16.00 น. วันนี้ หากไม่สามารถทำได้ โปรดแจ้งให้เราทราบภายในเที่ยงวัน เพื่อเราจะได้เตรียมการอย่างอื่น"
อีเมลไม่ใช่ ลำดับความสำคัญสูง
หากข้อความของคุณ จริงๆ เป็นเรื่องเร่งด่วน คุณสามารถทำให้สิ่งนี้ชัดเจนยิ่งขึ้นโดยทำเครื่องหมายอีเมลดังกล่าวในไคลเอนต์อีเมลบางตัว ความสามารถในการทำเครื่องหมายอีเมลเป็น ลำดับความสำคัญสูง เป็นไปได้ใน Microsoft Outlook และ Apple Mail ขออภัย มันเป็นไปไม่ได้ใน Gmail ดังนั้น ทางเลือกที่ใกล้ที่สุดคือนำหน้าหัวข้อของคุณด้วย "ด่วน:"
ควรทำเฉพาะกรณีเร่งด่วนเท่านั้น หากคุณพบว่าทำเช่นนี้บ่อยเกินไป เคล็ดลับนี้จะสูญเสียประสิทธิภาพ
คุณไม่ได้กำลังคุกคาม
นี้ฟังดูแย่กว่าที่เป็นอยู่ แจ้งให้ผู้รับทราบว่าหากไม่ได้รับการตอบกลับภายในกำหนดเวลา ผลที่ตามมาจะตามมา ตัวอย่างเช่น "ถ้าฉันไม่ได้รับการตอบกลับจากคุณภายในเวลา 14.00 น. ฉันจะถือว่าทุกอย่างเรียบร้อย แล้วฉันจะส่งเงิน $10,000 ไปให้ผู้รับเหมา"
หากผู้รับเลือกที่จะเพิกเฉยต่อคำถาม พวกเขาก็รู้อย่างชัดแจ้งว่าสิ่งต่างๆ จะยังคงดำเนินต่อไปโดยปราศจากการป้อนข้อมูล หากพวกเขาต้องการได้ยินเสียงของพวกเขา พวกเขาต้องพูด ตอนนี้ .
คุณไม่ช่วยเลย
หากคำขอของคุณกว้างมาก ผู้รับมักจะคิดว่าพวกเขาต้องสร้างคำตอบที่เฉียบคมกว่าที่จำเป็น บอกให้พวกเขารู้ว่าคำตอบง่ายๆ คือ "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" หากคุณกำลังจัดการประชุม ให้เสนอเวลาที่สะดวกสามหรือสี่ครั้งเป็นจุดเริ่มต้น ทำในสิ่งที่ทำได้เพื่อลดภาระในการตอบกลับอีเมลไปยังผู้รับ
คุณกำลังส่งอีเมลผิดเวลา
หากคุณรู้ว่าผู้จัดการของคุณมักจะเร่งรีบในบ่ายวันพฤหัสบดี อย่ารอจนถึงเช้าวันพฤหัสบดีเพื่อส่งอีเมลหากคุณสามารถส่งได้ในวันอังคาร หากคุณรู้ว่าเพื่อนร่วมงานของคุณมีอีเมลจำนวนมากในตอนเริ่มต้นของแต่ละวัน อาจรอจนกว่าคุณจะรู้ว่าพวกเขาผ่านกล่องจดหมายเข้าก่อนที่จะส่งข้อความของคุณ วิธีนี้ทำให้อีเมลของคุณไม่ยุ่งยากอีกต่อไป
คุณส่งอีเมลมากเกินไป
หากคุณรู้จักคุณในสำนักงานว่าเป็นคนส่งอีเมลอย่างไม่หยุดยั้ง เพื่อนร่วมงานจะมองไม่เห็นกล่องจดหมายของคุณอย่างรวดเร็ว
ทำให้เป็นนิสัยที่อีเมลที่คุณส่งเป็นอีเมลที่สำคัญ จากนั้น เมื่อมีคนเห็นข้อความจากคุณในกล่องจดหมาย พวกเขามักจะได้รับการสังเกต
คุณเนรคุณ
หากคุณถามคนอื่นตลอดและไม่แสดงความกตัญญู อีกไม่นานผู้คนจะไม่พอใจที่ช่วยเหลือคุณ ในโลกของอีเมล นี่แปลว่าคนที่ไม่สนใจคุณ พวกเขาค่อนข้างจะตอบกลับและช่วยเหลือผู้อื่นที่เคารพเวลาและความพยายามของพวกเขา
ดังนั้นถ้ามีคนตอบกลับอย่างรวดเร็วขอบคุณเขาหรือเธอ หากพวกเขาพยายามตอบคุณหรือช่วยคุณ แสดงว่าคุณรู้สึกขอบคุณ
ลองดูสิ
หากได้รับการตอบกลับช้าหรือไม่มีการตอบกลับคือปัญหาที่คุณพบ ให้พยายามหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดแต่ละข้อข้างต้น ด้วยการทำเช่นนี้ อีเมลแต่ละฉบับของคุณจะถูกเปิด อ่าน และตอบกลับอย่างรวดเร็ว เมื่อคุณทำสิ่งนี้มาสองสามสัปดาห์แล้ว มันควรจะกลายเป็นเรื่องปกติไปแล้ว ก่อนที่คุณจะรู้ คุณจะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านอีเมล
เทคนิคอีเมลอื่นใดที่ช่วยให้คุณได้รับการตอบกลับอย่างรวดเร็ว ข้อใดข้อหนึ่งข้างต้นได้ผลสำหรับคุณโดยเฉพาะหรือไม่
