ไม่มีอะไรหงุดหงิดมากกว่าเขียนอีเมลด่วนจัด แล้วการตอบกลับมาช้ามาก หรือไม่มีเลย แต่ปัญหาอาจไม่ได้อยู่ที่ผู้รับ มันอาจอยู่ที่คุณและวิธีเขียนข้อความ
Research เปิดเผยข้อมูลมากเกี่ยวกับการ Persuade Mailing List ให้ Open, Read, Click Links แต่น้อยกว่าสำหรับ Personal/Work Email
หากมี Urgent Issue ที่ทำงาน อยาก Introduce ตัวเองให้ Influencer หรือจัด Meeting ทำอย่างไรให้ได้ Reply รวดเร็ว?
ต่อไปคือรายการเหตุผลที่ Reply มาช้าหรือไม่มีเลย ด้วยการตระหนัก Mistakes และ Tips เหล่านี้ คุณจะเพิ่ม Response Rate ให้เร็วและ Consistent ขึ้น
คุณ CC คนที่ต้องการ Reply
ถ้า CC คนเข้าไปในข้อความ พวกเขามักคิดว่าโดน Include เพื่อ Stay in the loop เท่านั้น ลดโอกาสตอบกลับ เพราะไม่รู้สึกว่าเป็น Prime Recipient หากต้องการให้ทุกคนตอบ หลีกเลี่ยง CC ควรส่ง Email ทีละคน แตถ้าต้อง CC ให้ชี้ชัดตั้งแต่ต้นว่าต้องการ Reply จาก ทุกคน รวมถึง CC
Subject Line ของคุณแย่
Subject Line ที่ดีต้องบอกว่าต้องการ Reply ด่วน ไม่ใช่แค่ Title ว่า "URGENT" อย่างหยิ่ง และไม่ต้องรายละเอียดมาก
อย่างง่ายๆ "Stevo, we need to make this decision by tomorrow" ดีแล้ว 1) เรียกชื่อคนนั้น ทราบว่า Responsibility อยู่ที่ เขา 2) เนื้อหา Subject สื่อความ Urgent และ Curiosity เพิ่มโอกาส Open ทันที
คุณไม่ได้ระบุความต้องการเร็วพอ
เรารู้ว่าอีเมลควร Concise แตถ้ายาวกว่า 2-3 Paragraphs ให้แน่ใจว่า Request อยู่ใน Spotlight ตั้งแต่ต้น ไม่งั้นจะถูกมองข้าม
หมายถึง การสื่อสารสิ่งที่ต้องการอย่างสุภาพในประโยคแรกหรือสอง รายละเอียดเพิ่มทีหลังได้ แต Premise ต้องมาก่อน
ข้อความของคุณน่าเบื่อ
ถ้าทุกคนคาดการณ์ว่าข้อความคุณ น่าเบื่อ, วงเวียน, Jargon, เยอะเกินไป พวกเขาจะเกลียดการเปิดอีเมลคุณ
ให้คนรอคอยอีเมลจากคุณ ใช้ Humor เรียกชื่อส่วนตัว หลีกเลี่ยง Corporate-speak ประโยคสั้นกระชับ ใส่ GIF ตลก คุณยัง Brighten วันของคนอื่นได้ แม้ขอ Favor
คุณไม่ตั้ง Deadline
ถ้าต้องการบางอย่าง บอกผู้รับชัดเจนว่าต้องการเมื่อไหร่ บ่อยครั้งถูกขอ Reply "ASAP" หรือ "Soon" ทำให้ Deadline Subjective แต่ถ้าพูดว่า "I really need an answer to this question by 4pm today" ไม่มี Ambiguity
คุณไม่เสนอ Alternative
ต่อจากตัวอย่างข้างต้น อาจเป็นไปได้ว่าผู้รับตอบไม่ทัน 4 โมงเย็น ต้องคำนึงความเป็นไปได้นี้ในข้อความแรก โดยขยายประโยค:
"I really need an answer to this question by 4pm today. If that's not possible, please let me know by midday so I can make alternative arrangements."
อีเมลไม่ใช่ High Priority
ถ้าข้อความ จริงๆ Urgent ทำให้ชัดเจนโดย Mark High Priority ใน Email Clients บางตัว Outlook และ Apple Mail ทำได้ Gmail ทำไม่ได้ ทางเลือกคือขึ้นต้น Subject ด้วย "URGENT:"
ทำเฉพาะกรณี Urgent จริงๆ หากทำบ่อยเกินไป Tip นี้จะเสียประสิทธิภาพ
คุณไม่ทำ Threat
聽起來แย่กว่าจริง บอกผู้รับว่า ถ้าไม่ได้ Reply ภายใน Deadline จะมี Consequence ตามมา ตัวอย่าง: "If I've not heard back from you by 2pm, I'll assume everything is ok, and I'll send the $10,000 to the contractor"
หากผู้รับเลือก Ignore พวกเขารู้ชัดเจนว่าเรื่องจะดำเนินต่อไปโดยไม่มี Input จากพวกเขา หากต้องการให้เสียงของพวกเขาถูกได้ยิน ต้องพูด ตอนนี้
คุณไม่ช่วยให้ง่ายขึ้น
ถ้า Request กว้างเกินไป ผู้รับมักคิดว่าต้องตอบอย่าง Eloquent มากกว่าจำเป็น บอกว่า "Yes" หรือ "No" ก็พอ ถ้าจัด Meeting เสนอ 3-4 เวลาที่สะดวกเป็นจุดเริ่มต้น ทำอะไรได้เพื่อให้ Reply ไม่เป็นภาระ
คุณส่งอีเมลเวลาผิด
ถ้ารู้ Manager วุ่นวายวันพฤหัสบดีบ่าย อย่ารอถึงเช้าพฤหัสบดี ถ้าส่งอังคารได้ หากรู้เพื่อนร่วมงานมีอีเมลเยอะตอนต้นวัน รอจนกว่าจะเคลียร์ Inbox แล้วค่อยส่ง ทำให้อีเมลคุณไม่ได้กลาย Needle in a haystack
คุณส่งอีเมลเยอะเกินไป
ถ้าคุณรู้จักว่าเป็น Relentless Emailer เพื่อนร่วมงานจะ Blind ต่อ Inbox Pleas ของคุณเร็วๆ นี้
ทำ習慣ให้อีเมลที่ส่งเป็น Important Emails แล้วเวลาเห็นข้อความจากคุณใน Inbox จะสนใจมากขึ้น
คุณไม่รู้จักขอบคุณ
ถ้าขอของคนอื่นเรื่อยๆ ไม่แสดงความขอบคุณ เร็วๆ นี้คนจะ怨恨 ช่วยคุณ ในโลกอีเมล แปลว่าเพียงแค่ Ignore คุณ พวกเขาชอบ Reply และช่วยคนที่ Respect เวลาและความพยายามของพวกเขา
ถ้าตอบเร็ว ให้ขอบคุณ ถ้าไปทางไกลเพื่อตอบ/ช่วย ให้แสดงความขอบคุณ
ลองทำดู
ถ้า Slow/No Replies เป็นปัญหา ลองหลีกเลี่ยง Mistakes ข้างต้น ทุกอีเมลจะมีโอกาส Open, Read, Reply เร็วขึ้น ทำเป็นประจำ 몇 สัปดาห์ จะกลายเป็น Second Nature ก่อนจะรู้ตัว คุณจะเป็น Email Expert
Email Techniques อื่นที่ช่วยได้ Reply รวดเร็ว? ข้อไหนในข้างต้น Effective มากสำหรับคุณ?
