เช็กอีเมลตอนเช้าหยุดไม่ได้? ลองทำพิธีนี้แทน

ตามบล็อก productivity ทุกเว็บ เช็กอีเมลก่อนอื่นๆ ตอนเช้าเป็นสิ่งแย่ที่สุด คุณก็ควรเปิดเบียร์และเปิด XBox เหมือนกัน พวกเขาบอก เพราะเวลาดูอีเมล คุณจะไม่ทำอะไรได้

ผม誇张 แต่การเริ่มวันด้วยอีเมลถูกดูถูกเป็นประจำ — แม้เราส่วนใหญ่ทำมัน เช็กอีเมลหลังตื่นนอนแย่จริงไหม?

ตามศาสตราจารย์ Duke Dan Ariely นักเศรษฐศาสตร์พฤติกรรม 2 ชั่วโมงแรกหลังตื่นนอนน่าจะเป็นช่วงที่ productive ที่สุด

ข้อผิดพลาดที่น่าเศร้าที่สุดในการจัดการเวลา คือ นิสัยของคนที่ใช้ 2 ชั่วโมงที่ productive ที่สุดของวัน ไปกับสิ่งที่ไม่ต้องการ cognitive capacity สูง

วิจัยแสดงว่าคุณอยู่ที่ดีที่สุด 2 ชั่วโมงแรกที่ตื่นเต็มที่ และดูอีเมลน่าจะไม่ใช่งานที่ต้องการให้คุณอยู่ที่ดีที่สุด ดังนั้นมีตรรกะบางอย่างในบล็อกที่แนะนำให้เลื่อน inbox

แตถ้าคุณเลื่อนลงจากโพสต์แบบนั้น จะพบการโต้แย้งเหมือนกันในคอมเมนต์ทุกครั้ง: "นี่ไม่ปฏิบัติได้สำหรับผม" ไม่ว่าจะเป็นกังวลลูกค้า คำสั่งจากผู้จัดการ หรือข้อมูลเกี่ยวกับงานวันนั้น สำหรับหลายคน อีเมลเป็นส่วนจำเป็นของ morning routine

แล้ว: สามารถใช้ 2 ชั่วโมงแรกอย่างมีประสิทธิภาพ พร้อมกับไม่พลาดอะไรสำคัญได้ไหม? ได้ แต่คุณต้องมีแผน

คุณต้องมี Exit Strategy

สำคัญที่ต้องจดจำว่า เทคโนโลยีไม่จำเป็นต้องควบคุมคุณ แน่นอนว่าอาจสูญเสีย 2 ชั่วโมงทุกเช้าจากการเช็กอีเมล แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องทำอย่างนั้น การแนะนำให้เพิกเฉยอีเมลตอนเช้า ในทางหนึ่งคือการ blame communication protocol ให้ความไม่สามารถ prioritize ได้ บางคนอาจพบอีเมล distract จนต้องเลื่อนทั้งหมด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าวิธีนั้นใช้ได้กับทุกคน

อาจจะสำหรับคุณ อีเมลเป็นขั้นตอนสำคัญในการวางแผนวัน ไม่มีปัญหา แตถ้าคุณพบว่าอีเมลครอบครองเช้าของคุณ ให้เลื่อนกระบวนการอีเมลให้มากที่สุดจนถึงภายหลัง ส่วนตัว ผมสังเกตว่าการผ่านอีเมลมี 3 ขั้นตอน:

1. ลบสิ่งที่ไม่เคยอยากอ่าน นิวส์เลตเตอร์ PR pitches ฯลฯ
2. อ่านสิ่งที่เหลือทั้งหมด archive สิ่งที่ไม่ต้องตอบ
3. ตอบอีเมลที่ต้องการตอบทั้งหมด

เคล็ดลับของผม: ผมไม่ทำทั้งสามอย่างพร้อมกัน นี่คือวิธีของผม แต่ถ้าอยากผ่านอีเมลเร็ว ควรเรียน keyboard shortcuts ของ email client ที่เลือก

1. จัดเรียงแบบ Strong Bad

ถ้าผมต้องเช็กอีเมลตอนเช้า ผมเริ่มด้วยการลบขยะที่ไม่อยากอ่าน

มักใช้เวลาไม่เกิน 1 นาที จบการทำความสะอาดเช้า ปิดอีเมล ทำอย่างอื่น เช่น ล้างจาน หรือ workout 7 นาที แนวคิดคือ clear หัวเล็กน้อย ก่อนเข้าขั้นตอนต่อไป

2. อ่านทุกอย่าง พร้อม archive

พร้อมกลับมาอีเมล ผมอ่านทุกอย่างใน inbox — แตไมตอบอะไรเลย ถ้าอะไรไม่ต้องการตอบจากผม archive ไป หากข้อความบ่งบอก task ที่ต้องทำภายหลัง แต่ไม่ต้องตอบ ผมจด task ก่อน archive และถ้าอีเมลต้องการตอบ ผมข้ามไปอีเมลถัดไป

ทำอย่างนี้หมายความว่าผมผ่านอีเมลทั้งหมดในไม่กี่นาที และมักเหลืออีเมลไม่มาก: เฉลี่ย 4-5 ฉบับ แต่สิ่งสำคัญคือ ผมมีเช้าที่เหลือให้ productive — การตอบกลับรอได้

แผนอีเมลของคุณคืออะไร?

แผนนี้ไม่พอดีทุกคน และผมไม่ได้พูดว่าจะพอดี จุดประสงค์คือ คุณควรพยายามมีแผน ไม่ว่าจะเป็นแบบไหน เพื่อจัดการอีเมลเร็ว หากคุณต้องดูอีเมลก่อนอื่นๆ ตอนเช้า หาวิธีเข้าและออกเร็ว เพื่อใช้ 2 ชั่วโมงแรกทำอย่างอื่น

ผมอยากรู้: แผนอีเมลของคุณคืออะไร? คุณมีการกระทำลด overload ไหม? ตอนเช้า: เข้าไปเลย หรือพยายามเลื่อน? ผมอยากได้ยิน workflow ของคุณ และอาจเรียนรู้จากมัน มาคุยกันในคอมเมนต์ด้านล่าง