เลื่อนอีเมลทุกเช้าไม่ได้หรือ ลองใช้พิธีกรรมนี้แทน

ตามบล็อกของ Productivity ทุกบล็อก การตรวจสอบอีเมลของคุณเป็นสิ่งแรกในตอนเช้าเป็นสิ่งที่แย่ที่สุดที่คุณสามารถทำได้ คุณอาจจะเปิดเบียร์และเปิดเครื่อง XBox ของคุณ เพราะเมื่อคุณดูอีเมล คุณจะทำอะไรไม่เสร็จ

ฉันพูดเกินจริง แต่การเริ่มต้นวันใหม่ของคุณ อีเมลมักจะถูกทิ้งลงเป็นประจำ แม้ว่าพวกเราส่วนใหญ่จะทำแบบนั้นก็ตาม เช็คอีเมลหลังตื่นนอนแย่มากไหม

Dan Ariely ศาสตราจารย์ด้านเศรษฐศาสตร์เชิงพฤติกรรมจาก Duke บอกว่า 2 ชั่วโมงแรกหลังจากที่คุณตื่นนอนมีแนวโน้มว่าจะให้ผลดีที่สุด

ข้อผิดพลาดที่เศร้าที่สุดประการหนึ่งในการบริหารเวลาคือความโน้มเอียงที่ผู้คนจะใช้เวลาสองชั่วโมงให้เกิดประโยชน์สูงสุดในหนึ่งวันไปกับสิ่งที่ไม่ต้องการความสามารถในการรับรู้สูง

การวิจัยแสดงให้เห็นว่าคุณทำได้ดีที่สุดในสองชั่วโมงแรกที่ตื่นเต็มที่ และการดูอีเมลอาจไม่ใช่งานที่คุณต้องทำให้ดีที่สุด ดังนั้นจึงมีเหตุผลบางอย่างในบล็อกโพสต์ทั้งหมดที่แนะนำให้คุณเลิกใช้กล่องจดหมาย

แต่ถ้าคุณเลื่อนลงจากโพสต์ดังกล่าว คุณจะพบการโต้แย้งเดียวกันในความคิดเห็น ทุกครั้ง:"วิธีนี้ใช้ไม่ได้ผลสำหรับฉัน" ไม่ว่าจะเป็นข้อกังวลของลูกค้า คำสั่งจากฝ่ายบริหารหรือข้อมูลอื่นๆ เกี่ยวกับงานของวันนั้น อีเมลเป็นส่วนสำคัญของกิจวัตรตอนเช้าสำหรับหลายคน

ดังนั้น:เป็นไปได้ไหมที่จะใช้ส่วนใหญ่ของสองชั่วโมงแรกให้เกิดประสิทธิผล โดยที่ไม่พลาดสิ่งสำคัญ? ใช่ แต่คุณต้องมีแผน

คุณต้องมีกลยุทธ์ในการออก

สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าเทคโนโลยีไม่จำเป็นต้องควบคุมคุณ แน่นอนว่า การตรวจสอบอีเมลของคุณอาจเสียเวลา 2 ชั่วโมงทุกเช้า แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าคุณต้องทำ การแนะนำให้ผู้คนเพิกเฉยอีเมลในตอนเช้าเป็นการตำหนิโปรโตคอลการสื่อสารที่ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ บางคนอาจพบว่าอีเมลกวนใจอย่างล้นเหลือจนต้องละทิ้งทั้งหมด แต่นั่นไม่ได้หมายความว่าการทำเช่นนั้นจะได้ผลสำหรับทุกคน

สำหรับคุณ อีเมลอาจเป็นขั้นตอนสำคัญในการวางแผนวันของคุณ ที่ดีอย่างสมบูรณ์ แต่ถ้าคุณพบว่าอีเมลครอบงำช่วงเช้าของคุณ ให้เลื่อนขั้นตอนอีเมลออกไปให้ได้มากที่สุดจนกว่าจะถึงภายหลัง โดยส่วนตัวแล้ว ฉันสังเกตเห็นว่าการส่งอีเมลมีสามขั้นตอน:

1. กำลังลบสิ่งที่ไม่เคยอยากอ่านเลย จดหมายข่าว การเสนอขายหุ้น ฯลฯ
2. อ่านอย่างอื่นทั้งหมด โดยเก็บถาวรทุกอย่างที่ไม่ต้องการคำตอบ
3. ตอบกลับอีเมลทั้งหมดที่ต้องการ

เคล็ดลับของฉัน:ฉันไม่เคยทำทั้งสามสิ่งนี้พร้อมกัน . นี่คือวิธีการทำงานสำหรับฉัน แต่โปรดทราบว่าหากต้องการอ่านอีเมลอย่างรวดเร็ว คุณควรเรียนรู้แป้นพิมพ์ลัดสำหรับไคลเอนต์อีเมลที่คุณเลือก

1. เรียงลำดับอย่างแรง

หากฉันต้องเช็คอีเมลในตอนเช้า ฉันจะเริ่มต้นด้วยการลบเรื่องไร้สาระที่ไม่อยากอ่าน

โดยปกติจะใช้เวลาไม่เกินหนึ่งนาที เมื่อทำความสะอาดตอนเช้าเสร็จแล้ว ฉันจะปิดอีเมลและทำอย่างอื่น ล้างจาน พูด หรือออกกำลังกาย 7 นาที แนวคิดคือต้องเคลียร์หัวหน่อยก่อนจะเข้าสู่ด่านต่อไป

2. อ่านทุกอย่างขณะเก็บ

เมื่อฉันพร้อมที่จะกลับเข้าสู่อีเมล ฉันจะอ่านทุกอย่างในกล่องจดหมาย – แต่ฉันไม่ตอบกลับอะไรเลย . หากบางสิ่งไม่ต้องการคำตอบจากฉัน ฉันจะเก็บมันไว้ หากบางข้อความชี้ให้เห็นถึงงานที่ฉันต้องทำในภายหลัง แต่ไม่ต้องการคำตอบ ฉันจะจดบันทึกงานนั้นไว้ก่อนที่จะเก็บถาวร และหากอีเมลต้องการคำตอบจากฉัน ฉันก็แค่ข้ามไปยังอีเมลถัดไป

การทำเช่นนี้หมายความว่าฉันสามารถอ่านอีเมลทั้งหมดของฉันได้ภายในไม่กี่นาที และโดยทั่วไปจะมีอีเมลเหลืออยู่ไม่มากนัก:โดยเฉลี่ยแล้วสี่หรือห้าฉบับ แต่สิ่งที่สำคัญคือ ฉันมีเวลาว่างในตอนเช้าเพื่อทำงาน คำตอบรอได้

แผนอีเมลของคุณคืออะไร

แผนนี้จะไม่เหมาะกับทุกคน และฉันไม่ได้บอกว่าแผนนี้จะเข้าได้ ประเด็นของฉันคือคุณควรพยายามมีแผน ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตาม เพื่อจัดการกับอีเมลอย่างรวดเร็ว หากคุณต้องการดูอีเมลเป็นอย่างแรกในตอนเช้า ให้หาวิธีเข้าและออกอย่างรวดเร็วเพื่อให้ใช้เวลา 2 ชั่วโมงแรกทำอย่างอื่นได้อย่างคุ้มค่า

ฉันต้องการทราบ:แผนอีเมลของคุณคืออะไร คุณดำเนินการเพื่อลดการโอเวอร์โหลดหรือไม่ แล้วตอนเช้าล่ะ คุณดำดิ่งลงไปหรือพยายามเลิกมอง? ฉันชอบที่จะได้ยินเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานของคุณ และอาจเรียนรู้เกี่ยวกับมัน เรามาพูดคุยกันในความคิดเห็นด้านล่าง