Inbox Zero เป็นหนึ่งในคำศัพท์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในชุมชนการเพิ่มประสิทธิภาพ แอปอย่างเช่น โปรแกรมรับส่งเมลของ iPhone ยอดนิยม Mailbox ช่วยให้คุณจัดการกับอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายได้อย่างรวดเร็ว หากคุณใช้งานมากเกินไปจริงๆ คุณยังสามารถใช้บริการเช่น Mailstrom เพื่อลบอีเมลจำนวนมากได้ แนวคิดในการประกาศ อีเมลล้มละลาย — เพียงแค่ลบทุกอย่างและเริ่มต้นใหม่ — กำลังได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังในบางแวดวง
ทั้งหมดนี้มุ่งเน้นที่การล้างกล่องจดหมายของคุณ เพื่อให้บรรลุ Inbox Zero ที่เข้าใจยาก ทำให้คุณพลาดปัญหาพื้นฐานสองประการเกี่ยวกับการโอเวอร์โหลดอีเมล ในการแก้ปัญหาอีเมลของคุณอย่างแท้จริง คุณต้องไปไกลกว่า Inbox Zero และจัดการกับปัญหาที่ซ่อนอยู่:
- เหตุใดกล่องจดหมายของคุณจึงล้นตั้งแต่แรก
- ความสัมพันธ์ของคุณกับอีเมลเป็นอย่างไร
ปัญหาการโอเวอร์โหลดอีเมล
การสนทนาส่วนใหญ่เกี่ยวกับการโอเวอร์โหลดอีเมลล้มเหลวในการแยกแยะความแตกต่างระหว่างอีเมลที่ต้องการและไม่ต้องการ การปฏิบัติต่อทุกรายการในกล่องจดหมายของคุณเป็นเป้าหมายที่จะลบล้างจะเพิกเฉยต่อความเป็นจริงของสถานการณ์ อีเมลจากหัวหน้าของคุณที่ให้คำติชมเกี่ยวกับงานนำเสนอไม่เหมือนกับอีเมลจาก Groupon ที่เสนอข้อเสนอในเมืองที่คุณไปเมื่อปีที่แล้ว ในทำนองเดียวกัน อีเมลจากเพื่อนเก่าก็อาจได้รับการต้อนรับ ในขณะที่อีเมลจาก Facebook ที่บอกคุณว่าเพื่อนคนเดียวกันที่แท็กคุณในรูปภาพนั้นอาจจะไม่ใช่
หากคุณมีอีเมล 100 ฉบับอยู่ในกล่องจดหมาย ซึ่งทั้งหมดที่คุณต้องการรับแต่ยังไม่ได้จัดการ คุณมีปัญหาด้านการจัดการเวลาที่แอปอีเมลไม่สามารถแก้ไขได้ หากคุณมีอีเมลที่ไม่ต้องการอยู่ 10 ฉบับแทน แสดงว่าคุณมีปัญหาเรื่องอีเมล แต่ไม่มีแอปอีเมลใดแก้ปัญหาให้คุณได้
การสนทนาส่วนใหญ่เกี่ยวกับการโอเวอร์โหลดอีเมลล้มเหลวในการแยกแยะความแตกต่างระหว่างอีเมลที่ต้องการและไม่ต้องการ
สำหรับคนส่วนใหญ่ สาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสองประการของอีเมลที่ไม่ต้องการคือการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย จดหมายข่าวทางอีเมล และอีเมลที่ทำงานซ้ำซ้อน หากคุณเป็นบุคคลสาธารณะ คุณอาจจะต้องได้รับจดหมายจากแฟนๆ ที่ไม่พึงประสงค์หรือขอคำแนะนำเป็นจำนวนมาก
สแปมจะไม่ใช่ปัญหาอย่างที่เคยเป็นอีกต่อไป หากคุณใช้บริการอีเมลสมัยใหม่ เช่น Gmail คุณจะไม่ค่อยเห็นสแปมในกล่องจดหมาย
อีเมล Pavlovian
Inbox Zero เป็นแนวคิดที่ไม่สามารถระบุความสัมพันธ์ของคนส่วนใหญ่กับอีเมลได้ . การมีกล่องขาเข้าที่ว่างเปล่าเพราะคุณตรวจสอบทุกๆ 20 นาที หรือทุกครั้งที่ได้รับการแจ้งเตือน และการตอบกลับทุกอย่างในทันทีนั้นแทบจะไม่ดีเลย ในทำนองเดียวกัน หากคุณใช้เวลา 4 ชั่วโมงต่อวันในการแลกเปลี่ยนอีเมลไปมา คุณจะไม่มีประสิทธิภาพแม้ว่ากล่องจดหมายจะถึงศูนย์เมื่อสิ้นสุดวัน
Ivan Pavlov เป็นนักวิทยาศาสตร์ที่ได้รับรางวัลโนเบลชาวรัสเซียซึ่งมีชื่อเสียงจากผลงานของเขาเกี่ยวกับการปรับสภาพแบบคลาสสิก ด้วยการกดกริ่งทุกครั้งที่ให้อาหารสุนัข เขาสามารถทำให้สุนัขน้ำลายไหลได้แม้จะไม่มีอาหารอยู่ที่นั่นก็ตาม ในฐานะบัณฑิตจิตวิทยา ตอนนี้ฉันน้ำลายสอทุกครั้งที่พูดถึง Pavlov!
ปมของการปรับสภาพแบบคลาสสิกคือยิ่งกระตุ้นตามด้วยการตอบสนองมากเท่าไรก็ยิ่งแยกสิ่งเหล่านั้นออกจากกันได้ยากขึ้น ทุกครั้งที่คุณตรวจสอบอีเมลเป็นอย่างแรกในตอนเช้าหรือเมื่อมีการแจ้งเตือนใหม่เข้ามา แสดงว่าคุณกำลังปรับตัวเองให้ทำแบบเดิมต่อไป
หากต้องการไปให้ไกลกว่าศูนย์กล่องจดหมายอย่างแท้จริง คุณต้องควบคุมวิธีรับและตอบกลับอีเมล—คุณต้องหยุดวงจรของ Pavlovian กล่องขาเข้าที่ว่างเปล่าเป็นเพียงขั้นตอนที่เป็นไปได้ในการบรรลุเป้าหมายนี้
หลักการทั้งห้า
โชคดีที่สามารถแก้ปัญหาอีเมลเกินกำลังและความสัมพันธ์แบบ Pavlovian ได้อย่างง่ายดาย มีหลักการง่ายๆ สองสามข้อที่หากคุณนำไปใช้จริง จะต้องแน่ใจว่าคุณต้องการรับอีเมลเกือบทั้งหมด และควบคุมได้ว่าจะตรวจสอบเมื่อใดและที่ไหน
หลักการที่หนึ่ง:ไซโลที่ไม่ทับซ้อนกัน
ในการแก้ปัญหาการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย ฉันใช้แนวคิดเรื่องไซโลที่ไม่ทับซ้อนกัน การแจ้งเตือนของ Facebook ทั้งหมดควรอยู่ใน Facebook—ตอนท้ายเรื่อง ไม่ควรปรากฏในกล่องจดหมายอีเมลของฉัน ในเมนูการแจ้งเตือนของโทรศัพท์หรือที่อื่นใดนอกจาก Facebook การแจ้งเตือนบน Facebook จะไม่มีความสำคัญเท่ากับอีเมลจากบรรณาธิการของฉัน ดังนั้นจึงไม่ควรได้รับการปฏิบัติแบบเดียวกัน
ขั้นตอนการดำเนินการ
ใช้เวลา 30 นาทีในการเข้าสู่ระบบบัญชีโซเชียลมีเดียทั้งหมดของคุณและยกเลิกการสมัครรับอีเมลแจ้งเตือนทุกฉบับ คุณอาจแปลกใจกับจำนวนช่องทำเครื่องหมายที่คุณต้องยกเลิกการเลือก Justin เพื่อนนักเขียน MakeUseOf ของฉันได้เขียนบทความที่ยอดเยี่ยมเกี่ยวกับวิธีหยุดอีเมลโซเชียลมีเดียที่น่ารำคาญด้วย NotifyMeNot NotifyMeNot จะนำคุณผ่านขั้นตอนต่างๆ ในการยกเลิกรับการแจ้งเตือนทางอีเมลของเว็บไซต์เครือข่ายสังคมที่สำคัญทั้งหมด
หลักการที่สอง:ข้อตกลงหรือการลบ
ปัญหาจดหมายข่าวจะจัดการได้ยากขึ้นเล็กน้อย ปัญหาคือ ในหลายกรณี คุณสมัครรับจดหมายข่าวอย่างแข็งขัน เนื่องจากมีข้อมูลที่คุณต้องการรับ หากคุณเป็นนักสะสมดิจิทัลเช่นฉัน คุณอาจพยายามโน้มน้าวตัวเองว่าคุณยังต้องการรับข้อเสนอ Groupon รายวันเหล่านั้น หลักการของการจัดการหรือการลบช่วยให้คุณเอาชนะสัญชาตญาณการกักตุนเหล่านี้ได้
ขั้นตอนการดำเนินการ
จัดสรรเวลา 15 นาทีทุกวันเพื่ออ่านจดหมายข่าวทางอีเมลทั้งหมดในกล่องจดหมายของคุณ สำหรับทุกคน คุณต้องอ่านแบบเต็มหรือยกเลิกการสมัคร ถ้าคุณไม่อ่านมันในช่วงเวลาที่ตั้งค่าไว้สำหรับทำอย่างนั้น คุณจะไม่อ่านเลย
ในช่วงสองสัปดาห์ ฉันยกเลิกการสมัครรับจดหมายข่าวเกือบสามในสี่ที่ฉันสมัครรับข้อมูล ตอนนี้ทุกครั้งที่ฉันเห็นจดหมายข่าวที่ยังไม่ได้อ่านเริ่มเล็ดลอดเข้ามาในกล่องจดหมายของฉัน ฉันจะคืนสถานะข้อตกลงหรือลบทิ้ง
หลักการที่สาม:เวลาอีเมลสูงสุด
สำหรับคนจำนวนมาก รวมทั้งฉันด้วยตอนที่ฉันไม่ระวัง การเช็คอีเมลเป็นการกระทำที่สะท้อนกลับ หากคุณไม่ได้ทำอะไรอย่างจริงจังหรือฟุ้งซ่านในเสี้ยววินาที คุณเปิดกล่องขาเข้าและตรวจดูอีเมลของคุณ แม้ว่าจะดูไม่ใช่เรื่องใหญ่ แต่ก็ทำให้ขั้นตอนของคุณหยุดชะงักและคุณอาจตกใจกับระยะเวลาที่คุณใช้ตรวจสอบอีเมลจริงๆ
ดีกว่ามากอย่างที่เพื่อนนักเขียนของฉัน Akshata แนะนำคือการกำหนดเวลาที่ตั้งไว้และตรวจสอบอีเมลเท่านั้น ฉันจะไปต่อและแนะนำว่าเพื่อจัดการกับทั้งอีเมลที่ล้นเกินและความสัมพันธ์แบบ Pavlovian -- กำหนดเวลาสูงสุดของอีเมล .
หากคุณต้องตอบอีเมลกลางคันเมื่อหมดเวลา ให้บันทึกไว้เป็นฉบับร่างแล้วรับในวันถัดไป
ขั้นตอนการดำเนินการ
เลือกหนึ่งหรือสองครั้งเพื่อตรวจสอบอีเมลต่อวัน และคำนวณว่าคุณต้องใช้เวลานานเท่าใดในการจัดการกับอีเมลสำคัญของคุณ นี่คือเวลาอีเมลสูงสุดของคุณ สิ่งที่เกิน 45 นาทีอาจยาวเกินไป ตรวจสอบอีเมลในช่วงเวลาดังกล่าวเท่านั้นและอย่าเกินเวลาอีเมลสูงสุดของคุณ หากคุณต้องตอบอีเมลกลางคันเมื่อหมดเวลา ให้บันทึกไว้เป็นฉบับร่างแล้วรับในวันถัดไป
แม้ว่าวิธีนี้จะเป็นทางออกที่ดีที่สุด แต่หากคุณตั้งค่าเวลาอีเมลสูงสุดที่เหมาะสม คุณจะสามารถจัดการกับอีเมลที่สำคัญจริงๆ ทั้งหมดได้ โดยไม่สนใจอีเมลที่เป็นเรื่องเร่งด่วนเพียงอย่างเดียว หากคุณไม่สามารถจัดการกับปริมาณอีเมลได้ คุณต้องใช้หลักการบางอย่างในบทความนี้เพื่อลดจำนวนที่คุณได้รับ
หลักการที่สี่:ถามตัวเองว่า “ทำไม”
บางคนอาจจะไม่กล้าประกาศว่าจะตรวจสอบอีเมลในบางช่วงเวลาเท่านั้น หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น คุณยังสามารถตรวจสอบอีเมลได้อย่างต่อเนื่อง ตลอดทั้งวันจะมีบางครั้งที่คุณต้องตรวจสอบอีเมลของคุณ บางทีเจ้านายของคุณอาจถามว่าจอห์นส่งรายงานหรือไม่ แต่ก็มีบางครั้งที่คุณเพียงแค่ตรวจสอบโดยไม่มีเหตุผลที่แท้จริง
ขั้นตอนการดำเนินการ
หากคุณไม่สามารถตั้งเวลาตรวจสอบอีเมลได้ ทุกครั้งที่คุณดูกล่องจดหมาย ให้ถามตัวเองว่าทำไมคุณถึงทำแบบนั้น และเขียนคำตอบลงในไฟล์ข้อความหรือบนกระดาษ รวบรวมเหตุผลที่ดีทั้งหมด — "เจ้านายขอให้ฉัน", "ไม่อยู่ที่โต๊ะเป็นเวลาหนึ่งชั่วโมง" — และเหตุผลที่ไม่ดีทั้งหมด— "ผัดวันประกันพรุ่ง", "คุยโทรศัพท์แล้วเปิดดู", "ตอบกลับการแจ้งเตือน" — ในตอนท้ายของวัน. จุดมุ่งหมายคือการลดจำนวนเหตุผลที่ไม่ดี เมื่อคุณรู้แล้วว่า ทำไม คุณกำลังตรวจสอบอีเมล คุณสามารถทำให้แน่ใจว่าจะทำได้ก็ต่อเมื่อมีเหตุผลที่ชัดเจนในการทำเช่นนั้น
หลักการที่ห้า:การลดอินพุต
หากคุณได้ปฏิบัติตามหลักการก่อนหน้านี้ทั้งหมดแล้ว และคุณยังคงประสบปัญหากับอีเมล คุณจะต้องจัดการกับข้อมูลที่ป้อนเข้ามา แหล่งที่มาหลักของอีเมลที่ไม่ต้องการนั้นมาจากเพื่อนร่วมงานที่มีความสุข มีสองขั้นตอนในการแก้ไข ขั้นแรกคือการเปลี่ยนอีเมลที่คุณส่ง อย่างที่สองคือการ พูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณ .
ขั้นตอนการดำเนินการ
พิจารณาอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียน หากเป็นอีเมลคำเดียว เช่น "สมบูรณ์แบบ" หรือ "ขอบคุณ" ก็อย่าส่ง หากคุณดำเนินการกับข้อมูลในอีเมลที่ได้รับ จะเห็นได้ชัดว่าคุณอ่านข้อมูลนั้น ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องมีการยืนยัน หากมีความคลุมเครือ ให้ลบออก แทนที่จะถามว่ามีใครว่างไหมในตอนบ่าย ให้ถามว่าเขาว่างตามเวลาที่กำหนดไหม
หากมีโอกาสกลับไปกลับมา ให้หยิบโทรศัพท์ขึ้นมาแล้วโทรออกแทน อีเมลห้าฉบับที่ต้องใช้เวลาคุยโทรศัพท์อาจใช้เวลาไม่ถึงนาที
พิจารณาอีเมลทุกฉบับที่คุณเขียน
จบอีเมลของคุณโดยพูดในสิ่งที่คุณคาดหวังจากผู้รับ แจ้งพวกเขาว่าคุณจะไม่กำลังตรวจสอบการตอบกลับ แต่จะถือว่าพวกเขาจะเริ่มทำงานกับสิ่งที่คุณส่งไป ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้จัดเตรียมทุกสิ่งที่จำเป็นไว้เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องกลับมาหาคุณ
เมื่อคุณได้จัดโครงสร้างอีเมลของคุณแล้ว เพื่อไม่ให้คุณตอบกลับโดยไม่จำเป็น และลดความจำเป็นในการตอบกลับของผู้อื่นให้เหลือน้อยที่สุด ก็ถึงเวลาพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณ เริ่มต้นด้วยผู้กระทำผิดที่แย่ที่สุด สุภาพขอไม่ส่งสำเนาถึงอีเมล เว้นแต่จะมีความสำคัญและเกี่ยวข้อง ในทำนองเดียวกัน ขอให้ผู้คนตอบกลับเฉพาะผู้ส่งเท่านั้น หากเป็นไปได้ แทนที่จะกดตอบกลับทั้งหมด
หมายเหตุเกี่ยวกับ Fan-mail
หากคุณรู้จักกันดีหรือถูกมองว่าเป็นผู้เชี่ยวชาญ คุณจะได้รับอีเมลจากคนแปลกหน้าเพื่อขอคำแนะนำ กุญแจสำคัญในการจัดการกับอีเมลประเภทนี้คือการพิจารณาว่าเป็นที่ต้องการหรือไม่ต้องการ แม้ว่าการใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงต่อวันในการตอบคำร้องที่ไม่ได้รับการร้องขออาจเป็นภาระหากพวกเขาเป็นลูกค้าที่มีศักยภาพหรือเป็นลูกค้าปัจจุบัน คุณก็อาจต้องการรับฟังจากพวกเขา
ในทางกลับกัน หากคุณไม่ได้ประโยชน์อะไรจากการตอบกลับ คุณต้องพิจารณาว่าพวกเขาสามารถเข้าถึงอีเมลของคุณได้ตั้งแต่แรกอย่างไร หากโพสต์แบบสาธารณะบนเว็บไซต์ของคุณ ให้ลบออก หากทำไม่ได้ และปริมาณอีเมลไม่สามารถจัดการได้ คุณอาจพิจารณามอบหมายงานอีเมลที่ไม่สำคัญทั้งหมดให้กับผู้ช่วย เสมือนหรืออย่างอื่น
ส่วนใหญ่ฉันได้รับอีเมลจากผู้ที่อ่านบทช่วยสอนที่ฉันเขียน ขณะตื่นขึ้นมาพร้อมกับคำด่าทอที่อธิบายว่าเหตุใด Software X จึงดีกว่าซอฟต์แวร์ Y และฉันเป็นคนงี่เง่าที่เขียนเกี่ยวกับ Y นั้นไม่เป็นที่พอใจ ฉันชอบที่จะได้รับคำติชมจากคนที่อ่านงานของฉัน ฉันมีแนวคิดดีๆ ในการติดตามบทเรียนจากคำถามของพวกเขา
บทสรุป
โดยหลักการแล้ว Inbox Zero เป็นแนวคิดที่ดี แต่ไม่สามารถระบุจุดสำคัญของปัญหาอีเมลได้:ตรวจสอบว่าคุณได้รับอีเมลที่ต้องการรับเท่านั้นและจัดการด้วยเงื่อนไขของคุณเอง การใช้เวลาในการลบการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย จดหมายข่าวทางอีเมลที่ยังไม่ได้อ่าน และอีเมลงานที่ไม่จำเป็นเพียงเพื่อเข้าถึง Inbox Zero นั้นไม่มีประโยชน์ ดีกว่ามากที่จะใช้เวลาสองสามนาทีต่อวันและนำหลักการบางอย่างในบทช่วยสอนนี้ไปใช้และกล่าวถึงความสัมพันธ์ของคุณกับอีเมลทุกครั้ง
