Inbox Zero เป็น buzz word ยอดนิยมในชุมชน productivity แอปอย่าง Mailbox iPhone email client ทำให้จัดการอีเมลใน inbox เร็วขึ้น หาก overloaded จริงๆ ใช้ service อย่าง Mailstrom bulk delete emails แนวคิด email bankruptcy — ลบทั้งหมดเริ่มใหม่ — ได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังในบางวง
การเน้น clear inbox เพื่อบรรลุ Inbox Zero ที่ลับลับนี้ พลาดปัญหาพื้นฐาน 2 ประการของ email overload เพื่อแก้ปัญหาอีเมลจริงๆ ต้องไป beyond Inbox Zero และจัดการปัญหา root cause:
- ทำไม inbox จึงล้นตั้งแต่แรก
- ความสัมพันธ์ของคุณกับอีเมลเป็นอย่างไร
ปัญหา Email Overload
การสนทนารอบๆ email overload ไม่แยกแยะระหว่างอีเมลที่อยากได้และไม่อยากได้ การจัดทุก item ใน inbox เป็นเป้าหมายที่ต้อง clear ไม่สะท้อนความเป็นจริง อีเมลจากหัวหน้าให้ feedback การนำเสนอ ไม่เหมือนอีเมลจาก Groupon เสนอ deal ในเมืองที่คุณย้ายไปปีที่แล้ว เช่นเดียวกัน อีเมลจากเพื่อนเก่าอาจยินดีรับ แต่อีเมลจาก Facebook บอกว่าเพื่อนคนนั้น tag คุณในรูป อาจไม่ยินดี
ถ้าคุณมี 100 อีเมลใน inbox ทั้งหมดที่คุณอยากรับแต่ยังไม่จัดการ = ปัญหา time management ที่แอปอีเมลแก้ไม่ได้ ถ้ามี 10 อีเมลที่ไม่ได้อยากรับ = ปัญหาอีเมล แต่ไม่มีแอปไหนแก้ได้
การสนทนารอบๆ email overload ไม่แยกแยะระหว่างอีเมลที่อยากได้และไม่อยากได้
สำหรับคนส่วนใหญ่ สาเหตุ 2 อันดับแรกของอีเมลไม่พึงประสงค์คือ การแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย นิวส์เลตเตอร์อีเมล และอีเมลงานซ้ำซ้อน หากคุณเป็น public figure อาจได้ unsolicited fan-mail หรือขอคำแนะนำมาก
Spam ไม่ใช่ปัญหาใหญ่แล้ว หากใช้บริการอีเมลสมัยใหม่อย่าง Gmail จะเห็น spam ใน inbox นานๆ ครั้ง
อีเมลแบบปั๊วโลฟ
Inbox Zero เป็นแนวคิด ยังพลาดความสัมพันธ์ของคนส่วนใหญ่กับอีเมล inbox ว่างเพราะเช็กทุก 20 นาที หรือทุกครั้งที่มี notification และตอบทันที ไม่ใช่สิ่งดี ตรงกันข้าม ถ้าใช้ 4 ชม./วัน ในการสนทนาอีเมลไปมา คุณไม่ productive แม้จะ inbox zero ตอนเย็น
Ivan Pavlov นักวิทยาศาสตร์รัสเซีย Nobel รางวัล โดดเด่นด้วย classical conditioning ดัดแปลงเสียงระฆังทุกครั้งที่ให้สุนัขกิน จนสุนัขขี้เซียมแม้ไม่มีอาหาร ด้วยนักจิตวิทยา ผมขี้เซียมทุกครั้งที่พูดถึง Pavlov!
แก่นของ classical conditioning คือ ยิ่ง stimulus ตามด้วย response บ่อย ยิ่งยากที่จะแยก พอคุณเช็กอีเมลตอนเช้าหรือเมื่อมี notification ใหม่ คุณ condition ตัวเองให้ทำซ้ำ
เพื่อไป beyond inbox zero จริงๆ คุณต้องควบคุมการรับและตอบอีเมล — คุณต้อง break Pavlovian cycle Inbox ว่างเพียงเป็นขั้นตอนที่เป็นไปได้บนเส้นทางสู่เป้าหมายนี้
5 หลักการ
โชคดีที่การแก้ unwanted email overload และความสัมพันธ์แบบปั๊วโลฟ ทำได้ง่าย มีหลักการง่ายๆ ที่หากนำไปปฏิบัติ จะทำให้คุณอยากรับอีเกือบหมด และคุณควบคุมเมื่อและที่ไหนเช็ก
หลักการ 1: Silos ที่ไม่ทับซ้อน
แก้ปัญหาการแจ้งเตือนโซเชียลมีเดียด้วยแนวคิด non-overlapping silos การแจ้งเตือน Facebook ทุกอย่างควรอยู่ใน Facebook — จบเรื่อง ไม่ควรปรากฏใน email inbox, เมนูแจ้งเตือนโทรศัพท์ หรือที่อื่นนอกจาก Facebook ไม่มีการแจ้งเตือน Facebook ไหนสำคัญเท่าอีเมลจากบรรณาธิการ จึงไม่ควรได้รับการปฏิบัติเท่าเทียม
Action Steps
ใช้ 30 นาที login ทุกบัญชีโซเชียลมีเดีย และ unsubscribe จากการแจ้งเตือนอีเมลทุกอย่าง คุณอาจประหลาดว่ามี checkbox ให้ uncheck มากแค่ไหน เพื่อนร่วมงาน Justin เขียนบทความดีเกี่ยวกับการหยุดอีเมลโซเชียลมีเดียที่รบกวนด้วย NotifyMeNot NotifyMeNot นำคุณผ่านขั้นตอน unsubscribe จากการแจ้งเตือนอีเมลของ major social networking sites ทั้งหมด
หลักการ 2: จัดการหรือลบ
ปัญหานิวส์เลตเตอร์ยากกว่านิดหน่อย ปัญหาคือ ในหลายกรณี คุณสมัครสมัครใจเพราะมีข้อมูลที่อยากรับ หากคุณเป็น digital hoarder อย่างผม อาจพยายาม convince ตัวเองว่ายังอยากได้ daily Groupon deals หลักการ deal or delete ช่วยเอาชนะ instinct การสะสม
Action Steps
แยก 15 นาทีทุกวัน ผ่านนิวส์เลตเตอร์อีเมลใน inbox ทุกอัน ต้องอ่านจบ หรือ unsubscribe หากคุณไม่อ่านในเวลาที่แยกไว้สำหรับการอ่าน คุณจะไม่เคยอ่าน
ใน 2 สัปดาห์ ผม unsubscribe เกือบ 3/4 ของนิวส์เลตเตอร์ที่สมัคร ตอนนี้ทุกครั้งที่ unread newsletters เริ่มลุกลิ้มเข้า inbox ผม enforce deal or delete อีกครั้ง
หลักการ 3: Max Email Time
สำหรับคนหลายคน — รวมถึงผมตอนไม่ระมัดระวัง — เช็กอีเมลเป็น reflex action หากไม่ได้ทำงานอย่างตั้งใจ หรือ distracted แค่ชั่วกิโลวินาที คุณเปิด inbox เช็กอีเมล แม้ดูไม่อย่างใหญ่โต มัน break flow และคุณอาจตกใจกับเวลาที่ใช้จริงในการเช็กอีเมล
ดีกว่ามาก ตามที่เพื่อนร่วมงาน Akshata แนะนำ คือ กำหนดเวลาเฉพาะและเช็กอีเมลเฉพาะตอนนั้น ผมไปไกลกว่า: เพื่อแก้ email overload และความสัมพันธ์แบบปั๊วโลฟ พร้อมกัน — ตั้ง max email time
หากคุณอยู่กลางทางตอบอีเมลเมื่อเวลาหมด บันทึกเป็น draft และทำต่อวันพรุ่งนี้
Action Steps
เลือก 1-2 เวลาเช็กอีเมลต่อวัน และคำนวณว่าใช้เวลานานแค่ไหนจัดการอีเมลสำคัญ นั่นคือ max email time ของคุณ มากกว่า 45 นาทีน่าจะยาวเกินไป เช็กอีเมลเฉพาะเวลาเหล่านั้น และไม่เกิน max email time หากอยู่กลางทางตอบเมื่อเวลาหมด save draft ทำต่อวันพรุ่งนี้
แม้เป็น extreme solution หากตั้ง max email time ที่สมเหตุสมผล คุณจะจัดการอีเมลสำคัญทั้งหมดได้ ในขณะที่ไม่สนใจอีเมลที่เพียง urgent หากจัดการ volume ไม่ได้ ต้องใช้หลักการในบทความนี้ลดปริมาณที่รับ
หลักการ 4: ถามตัวเอง "ทำไม?"
บางคนไม่มีลักษณะพิสูจน์ว่าจะเช็กอีเมลเฉพาะเวลา — หากคุณเป็นหนึ่งในนั้น ยังสามารถจัดการการเช็กอีเมลซ้ำได้ ตลอดวันจะมีเวลาที่ต้องเช็กอีเมล อาจหัวหน้าถามว่า John ส่งรายงานไปรึยัง แต่ก็จะมีเวลาที่เช็กแค่ไม่มีเหตุผล
Action Steps
หากไม่สามารถตั้งเวลาเช็กอีเมลได้ ทุกครั้งที่ดู inbox ให้ถามตัวเองว่าทำไม และจot คำตอบใน text file หรือกระดาษ นับเหตุผลดี — "หัวหน้าขอ", "ห่างจากโต๊ะ 1 ชม." — และเหตุผลแย่ — "เลื่อนเวลา", "โทรศัพท์และบราวซ์ไป", "ตอบ notification" — สิ้นสุดวัน เป้าหมายคือ minimize จำนวนเหตุผลแย่ เมื่อคุณ aware ทำไม คุณเช็กอีเมล คุณสามารถ ensure ว่าเช็กเฉพาะตอนที่มีเหตุผลชัดเจน
หลักการ 5: ลด Inputs
หาคุณปฏิบัติหลักการทั้งหมดแล้ว และยังโดนอีเมลฝนตก คุณต้องจัดการ inputs แหล่งหลักที่เหลือของ unwanted email คือ เพื่อนร่วมงานที่ trigger-happy มี 2 ขั้นตอน — แรก เปลี่ยนอีเมลที่คุณส่ง ที่สอง คุยกับเพื่อนร่วมงาน
Action Steps
พิจารณาทุกอีเมลที่คุณเขียน หากเป็นอีเมลคำเดียวอย่าง "perfect" หรือ "thanks" อย่าส่ง หากคุณ act on ข้อมูลในอีเมลที่รับ มันจะชัดว่าคุณอ่านแล้ว confirmation จึงไม่จำเป็น หากมีความคลุมเครือ ให้กำจัด แทนที่จะถามว่าว่างช่วงบ่าย ให้ถามว่าว่างเวลาไหนชัดเจน
หากมี potential back-and-forth ให้จับโทรศัพท์แทน สิ่งที่อาจใช้ 5 อีเมล อาจใช้ไม่ถึง 1 นาทีทางโทรศัพท์
พิจารณาทุกอีเมลที่คุณเขียน
จบอีเมลด้วยการบอกว่าคุณคาดหวังอะไรจากผู้รับ แจ้งว่าคุณจะไม่เช็ก reply แต่จะ assume ว่าพวกเขาจะเริ่มทำงานตามที่ส่ง ให้แน่ใจว่าให้ทุกอย่างที่พวกเขาต้องการ เพื่อไม่ต้องกลับมาหาคุณ
เมื่อคุณโครงสร้างอีเมลให้คุณไม่ตอบไม่จำเป็น และลดความจำเป็นของผู้อื่นตอบแล้ว ถึงเวลาคุยกับเพื่อนร่วมงาน เริ่มจาก worst offenders ขอให้ไม่ CC คุณในอีเมลเว้นแต่สำคัญและเกี่ยวข้อง คล้ายกัน ขอให้ตอบแค่ sender แทน reply all
หมายเหตุเกี่ยวกับ Fan-mail
หากคุณมีชื่อเสียง หรือถูกมองว่าเป็น expert จะได้อีเมลจากแฟนคลับขอคำแนะนำ กุญแจจัดการอีเมลประเภทนี้คือพิจารณาว่า wanted หรือ unwanted แม้จะเป็นภาระตอบคำขอคำแนะนำ unsolicited 1 ชม./วัน หากพวกเขาเป็นลูกค้าทiềmนำหรือปัจจุบัน คุณน่าจะอยากได้ยินจากพวกเขา
แต่หากคุณไม่ได้ประโยชน์จากการตอบ ต้องพิจารณาว่าพวกเขาเข้าถึงอีเมลคุณได้อย่างไร หากโพสต์สาธารณะบนเว็บไซต์ ให้ลบ หากไม่ได้ และ volume ไม่สามารถจัดการได้ คุณสามารถ delegate งานอีเมลไม่สำคัญทั้งหมดให้ assistant virtual หรืออื่นๆ
ส่วนใหญ่วันละได้อีเมลจากคนอ่าน tutorials ที่ผมเขียน แม้ตื่นนอนกับ tirade ว่า Software X ดีกว่า Y และผมโง่ที่เขียน Y ไม่พร้อมแต่อย่างไรก็ตาม ผมชอบ feedback จากคนอ่านงานผม ได้ไอเดีย tutorial ต่อจากคำถามของพวกเขา
สรุป
Inbox Zero เป็นความคิดดีในทฤษฎี แต่พลาดแก่นของปัญหาอีเมล: ให้แน่ใจว่าคุณได้รับแค่อีเมลที่อยากรับ และจัดการในเงื่อนไขของคุณเอง การใช้เวลาลบการแจ้งเตือนโซเชียลมีเดีย นิวส์เลตเตอร์ไม่อ่าน และอีเมลงานที่ไม่จำเป็น เพื่อให้ถึง Inbox Zero ไม่มีประโยชน์ ดีกว่าคือใช้ไม่กี่นาทีต่อวัน เป็นระยะสั้น และ apply หลักการใน tutorial นี้ และจัดการความสัมพันธ์กับอีเมลครั้งหนึ่งและตลอดไป
