กฎของ Outlook อาจ ไม่ทำงาน หากคุณใช้ Outlook รุ่นเก่า นอกจากนี้ โปรไฟล์ Outlook ที่เสียหาย หรือไฟล์ OST ที่เสียหาย ก็อาจเป็นสาเหตุของข้อผิดพลาดนี้
ปัญหานี้เกิดขึ้นเมื่อผู้ใช้ตั้งค่ากฎในโปรไฟล์ Outlook แต่กฎนั้นไม่ถูกดำเนินการเมื่อรับอีเมลที่ตรงตามเงื่อนไข ปัญหานี้รายงานพบทั้งบน Windows และ Mac (ไม่ว่าจะเป็น Exchange ในองค์กรหรือออนไลน์) มักเกิดหลังอัปเดตระบบปฏิบัติการ/Outlook หรือการย้ายกล่องจดหมาย
ก่อนจะดำเนินการแก้ไข โปรดตรวจสอบว่า ไม่มีกฎที่ขัดแย้งกัน อยู่ นอกจากนี้ โปรดทราบว่าอีเมลตามกฎไม่สามารถส่งต่อไปยัง มากกว่า 10 ผู้ใช้ภายนอกได้ อีกทั้ง กฎของ Outlook อาจไม่ทำงานกับ บัญชีที่เชื่อมต่อ (Gmail, Yahoo เป็นต้น) เนื่องจากรองรับเฉพาะบัญชี Outlook.com เท่านั้น ไม่มีกฎใดถูกนำไปใช้กับอีเมลที่ ถูกจดธงว่าเป็นจับขยะ และย้ายไปโฟลเดอร์ Junk (คุณอาจต้องเปลี่ยนตัวกรองจับขยะ รายการบล็อก และรายการผู้ส่งที่ปลอดภัย เพื่อให้อีเมลเฉพาะเจาะจงเข้าสู่กล่องจดหมาย)
เพิ่มเติมคือ กฎของ Outlook อาจไม่ทำงานหากคุณใช้ กฎมากกว่า 100 กฎ กฎที่ใช้ฝั่งไคลเอนต์ (บนไคลเอนต์ Outlook) จะไม่ทำงานฝั่งเซิร์ฟเวอร์ (บน Outlook Web App) นอกจากนี้ โปรดทราบว่าบางกฎทำงานกับ อีเมลใหม่ เท่านั้น (ไม่ใช่อีเมลที่มีอยู่แล้ว) สำหรับบางผู้ใช้ กฎ Outlook ไม่ทำงานหากมี โฟลเดอร์ IMAP เกี่ยวข้อง โปรดตรวจสอบว่าไม่ใช่กรณีนี้ อย่าใช้สัญลักษณ์ @ เมื่อใช้กฎ "With Specific Words in the Sender's Address" เพราะจะไม่ทำงาน กฎ Outlook ไม่ทำงานกับ กล่องจดหมายร่วม สุดท้าย โปรดตรวจสอบว่า Journal Report NDR ถูกปิดใช้งาน เพราะมันจะปิดใช้งานกฎทั้งหมดที่นำไปใช้ ลอง ปิด/เปิดโหมดแคช Exchange เพื่อแยกสาเหตุชั่วคราว
วิธีแก้ที่ 1: อัปเดต Outlook เป็นรุ่นล่าสุด
Outlook ได้รับการอัปเดตเป็นประจำเพื่อเพิ่มฟีเจอร์ใหม่และแก้ไขบั๊กที่รู้จัก คุณอาจพบข้อผิดพลาดนี้หากใช้ Outlook รุ่นเก่า ในกรณีนี้ การอัปเดต Outlook เป็นรุ่นล่าสุดอาจแก้ปัญหาได้
- เปิด Outlook และเปิดเมนู File
- ด้านซ้ายของหน้าต่าง เลือก Office Account แล้วด้านขวาคลิกปุ่ม Update Options
- ในเมนูย่อย คลิก Update Now และ รอ จนการอัปเดตเสร็จสิ้น
- อัปเดต Windows เป็นรุ่นล่าสุด ตรวจสอบว่าไม่มีการอัปเดตเพิ่มเติมที่ค้างอยู่
- จากนั้น รีสตาร์ท ระบบ และหลังรีสตาร์ท ตรวจสอบว่ากฎ Outlook ทำงานปกติหรือไม่
วิธีแก้ที่ 2: เปลี่ยนการตั้งค่าออฟไลน์การดาวน์โหลดอีเมลเป็น "ทั้งหมด"
คุณอาจไม่สามารถรันกฎกับข้อความทั้งหมด (กฎฝั่งไคลเอนต์) ได้ หากการตั้งค่าออฟไลน์ตั้งให้ซิงค์เฉพาะช่วงเวลาจำกัด (เช่น 3 วัน หรือ 1 ปี) ในกรณีนี้ การเปลี่ยนการตั้งค่าออฟไลน์เป็น "ทั้งหมด" อาจแก้ปัญหาได้
- เปิด Outlook และเปิดเมนู File
- ในแท็บ Info คลิก Account Settings แล้วเลือก Account Settings อีกครั้ง
- เลือก บัญชีที่มีปัญหา แล้วคลิกปุ่ม Change
- ใน Offline Settings เลื่อนแถบ Download Email for the Past ไปที่ปลาย ขวาสุด เพื่อเปลี่ยนระยะเวลาเป็น ทั้งหมด
- คลิก Next แล้ว Done
- เปิด Outlook ใหม่ และตรวจสอบว่ากฎทำงานปกติหรือไม่
วิธีแก้ที่ 3: ปิดใช้งานตัวเลือก "Stop Processing More Rules"
กฎของ Outlook ใช้งานตามลำดับจากบนลงล่าง บางกฎอาจไม่ทำงานหากกฎที่อยู่เหนือตรงเงื่อนไขและถูกดำเนินการ และกฎนั้นตั้งค่าให้หยุดการประมวลผลกฎเพิ่มเติม ในกรณีนี้ การปิดใช้งานตัวเลือก Stop Processing More Rules สำหรับกฎนั้นหรือทุกกฎ อาจแก้ปัญหาได้ แต่โปรดทราบว่าสิ่งนี้อาจทำให้มีข้อความอีเมลซ้ำ (เช่น หนึ่งในกล่องจดหมาย และอีกอันในโฟลเดอร์ที่ย้ายไปโดยกฎ)
- เปิด Outlook และคลิก Rules (บนแท็บ Home)
- ในเมนูดรอปดาวน์ เลือก Manage Rules and Alerts
- เลือก กฎที่มีปัญหา หนึ่งกฎ แล้วคลิก Change Rule
- ในเมนูดรอปดาวน์ เลือก Edit Rule Settings แล้วคลิก Next (ในหน้าต่าง Select Condition)
- ยกเลิกเครื่องหมายถูก ตัวเลือก Stop Processing More Rules แล้วคลิก Next
- คลิก Next อีกครั้งในหน้าต่างข้อยกเว้น แล้วคลิก Finish
- ทำซ้ำ กระบวนการเดียวกันสำหรับกฎทั้งหมด แล้วตรวจสอบว่ากฎ Outlook ทำงานปกติหรือไม่
- หากไม่ ให้เปิดใช้งานกฎ "On This Computer Only" และตรวจสอบว่าปัญหาแก้ไขหรือไม่
วิธีแก้ที่ 4: ลบไฟล์ OST
Outlook ใช้ไฟล์ OST เก็บข้อมูล คุณอาจพบข้อผิดพลาดนี้หากไฟล์ OST เสียหาย ในกรณีนี้ การลบไฟล์ OST (ไฟล์จะถูกสร้างใหม่เมื่อเปิด Outlook ครั้งต่อไป) อาจแก้ปัญหาได้
- ปิด Outlook และตรวจสอบว่าไม่มีกระบวนการเกี่ยวข้องทำงานใน System Tray หรือ Task Manager
- คลิกที่แถบ Windows Search พิมพ์ Control Panel แล้วคลิก Control Panel จากผลลัพธ์
- เปิด User Accounts และเลือก Mail (Microsoft Outlook)
- คลิก Email Accounts แล้วในหน้าต่าง Account Settings ไปที่แท็บ Data Files
- เลือก บัญชีที่มีปัญหา แล้วคลิก Open File Location
- ย่อหน้าต่างโฟลเดอร์ Outlook และ ปิดหน้าต่างอื่นๆ (Account Settings, Mail Setup)
- กลับไปที่ หน้าต่างโฟลเดอร์ Outlook และ ลบไฟล์ OST
- เปิด Outlook ใหม่ และ ปล่อยให้ซิงค์ กับเซิร์ฟเวอร์ แล้วตรวจสอบว่ากฎ Outlook ทำงานปกติหรือไม่
วิธีแก้ที่ 5: สร้างโปรไฟล์ Outlook ใหม่
กฎ Outlook อาจไม่ทำงานหากโปรไฟล์ Outlook เสียหาย ในบริบทนี้ การสร้างโปรไฟล์ Outlook ใหม่ อาจแก้ปัญหาได้
- ปิด Outlook และตรวจสอบว่าไม่มีกระบวนการเกี่ยวข้องทำงานใน Task Manager
- คลิกที่กล่อง Windows Search พิมพ์ Control Panel แล้วเลือก Control Panel จากผลลัพธ์
- เปิด User Accounts และเลือก Mail (Microsoft Outlook)
- คลิกปุ่ม Show Profiles แล้วคลิก Add
- ป้อน ชื่อ สำหรับโปรไฟล์ แล้ว ทำตามขั้นตอน บนหน้าจอเพื่อเพิ่มโปรไฟล์ใหม่
- หลังเพิ่มโปรไฟล์แล้ว เลือกตัวเลือก Prompt for a Profile to be Used แล้วคลิก Apply/OK
- เปิด Outlook และเลือก โปรไฟล์ที่สร้างใหม่ (เมื่อถูกถาม) เพื่อตรวจสอบว่ากฎทำงานปกติหรือไม่ หากมีการแจ้งเตือน ให้เลือก Keep Client Rules
- หากไม่ได้ผล ให้ ปิด Outlook และ ลบ โปรไฟล์ทั้งหมด (สำรองข้อมูลสำคัญ)
- เพิ่ม โปรไฟล์เดียว และตรวจสอบว่ากฎ Outlook ทำงานปกติหรือไม่
วิธีแก้ที่ 6: ใช้ Outlook Web App สร้างกฎ
Outlook รองรับทั้งกฎฝั่งเซิร์ฟเวอร์ (สร้างผ่าน Outlook Web App) และกฎฝั่งไคลเอนต์ (สร้างผ่านไคลเอนต์ Outlook) หากกฎฝั่งไคลเอนต์ไม่ทำงาน การใช้ Outlook Web App สร้างกฎฝั่งเซิร์ฟเวอร์ อาจแก้ปัญหาได้
- เปิด เบราว์เซอร์ และไปที่ Outlook Web App (เช่น Outlook Live สำหรับบัญชีส่วนตัว)
- มุมขวาบน คลิกไอคอน Settings (รูปเฟือง) แล้วคลิก View All Outlook Settings
- เลือก Rules (Mail < Rules) แล้วคลิก Add a New Rule
- เพิ่ม รายละเอียด ของกฎ (ชื่อ เงื่อนไข การดำเนินการ เป็นต้น) แล้วคลิก Save (ตรวจสอบว่าต้องการเปิด/ปิด Stop Processing More Rules)
- คลิกปุ่ม Play (หน้ากฎที่สร้างใหม่) และตรวจสอบว่าปัญหาแก้ไขหรือไม่
วิธีแก้ที่ 7: ปิด/เปิด และเพิ่มกฎ Outlook ใหม่
กฎ Outlook อาจเกิดจากข้อผิดพลาดชั่วคราวของการสื่อสารระหว่างเซิร์ฟเวอร์-ไคลเอนต์ หรือโมดูลแอปพลิเคชัน ข้อผิดพลาดนี้สามารถล้างได้โดยการเปิดใช้งานกฎ Outlook ใหม่
- เปิด Outlook และคลิก Rules (บนแท็บ Home)
- ในเมนูดรอปดาวน์ เลือก Manage Rules & Alerts
- คลิก Options แล้วคลิกปุ่ม Export Rules เพื่อสำรองกฎ
- คลิก OK แล้วในหน้าต่าง Manage Rules & Alerts ยกเลิกเครื่องหมายถูก ของ ทุกกฎ แล้วคลิก Apply/OK
- เปิด Outlook ใหม่ และ เปิดใช้งานกฎทีละกฎ ตรวจสอบว่าทำงานปกติหรือไม่ หากได้ ให้เปิดใช้งานกฎทั้งหมดทีละกฎ
- หากไม่ได้ผล ให้ ลบกฎที่มีปัญหา แล้ว เพิ่มใหม่ ตรวจสอบว่ากฎ Outlook ทำงานปกติหรือไม่
- หากไม่ได้ผล ให้ ลบทุกกฎ (สามารถใช้สวิตช์บรรทัดคำสั่ง Outlook.exe /cleanrules) แล้ว เพิ่มกฎกลับ ตรวจสอบว่า Outlook ทำงานปกติหรือไม่
- หากไม่ได้ผล ให้ ลบทุกกฎจากไคลเอนต์และเซิร์ฟเวอร์ (ตามวิธีแก้ที่ 5) แล้ว รีสตาร์ท ระบบ
- หลังรีสตาร์ท ให้ เพิ่มกฎในไคลเอนต์ Outlook ตรวจสอบว่าทำงานปกติหรือไม่ หากได้ ให้ นำเข้ากฎ (ที่ส่งออกขั้นตอนที่ 3) ตรวจสอบว่ากฎทำงานปกติหรือไม่
- หากไม่ได้ผล ให้ ลบกฎและลบไฟล์โปรไฟล์ (ตามวิธีแก้ที่ 4) และ รีสตาร์ท ระบบ
- หลังรีสตาร์ท ให้ เพิ่มโปรไฟล์ใหม่ (ตามวิธีแก้ที่ 4) และ เพิ่มกฎ ตรวจสอบว่าปัญหาแก้ไขหรือไม่
- หากได้ผล ให้ นำเข้ากฎ และตรวจสอบว่า Outlook ทำงานปกติหรือไม่
วิธีแก้ที่ 8: ลดขนาดโฟลเดอร์
กฎ Outlook อาจไม่ทำงานหากขนาดโฟลเดอร์ของไฟล์ข้อมูลใหญ่เกินไป ในกรณีนี้ การลดขนาดโฟลเดอร์โดยการล้างอีเมล อาจแก้ปัญหาได้
- เปิด Outlook และ คลิกขวา ที่ ที่อยู่อีเมล ใน फलกซ้ายของหน้าต่าง
- เลือก Data File Properties แล้วคลิกปุ่ม Folder Size
- ตรวจสอบว่า ขนาดโฟลเดอร์ใหญ่มาก (เช่น เป็น GB) หากใช่ ให้ลบ อีเมลที่ไม่จำเป็น เพื่อลดขนาด สามารถใช้ Conversation Clean Up (File > Options > Mail > Conversation Clean Up) ล้างโฟลเดอร์ แต่อย่าลืมสำรองอีเมล/ไฟล์แนบสำคัญ
- หลังลดขนาดโฟลเดอร์ (น้อยกว่า 100MB) ตรวจสอบว่ากฎ Outlook ทำงานปกติหรือไม่
หากไม่มีวิธีแก้ไขใดมีผล โปรดตรวจสอบว่าการใช้ บัญชีอื่น แก้ปัญหาได้หรือไม่ นอกจากนี้ ลองกู้คืนระบบไปยังภาพเก่าก่อนหน้า ดูว่าช่วยได้หรือไม่ อีกทั้ง ตรวจสอบว่าสามารถ ย้ายอีเมลไปโฟลเดอร์ที่สร้างเอง ตามกฎได้หรือไม่ หากปัญหายังคงอยู่ ให้ลอง นำเข้ากฎ Outlook จากไคลเอนต์ Outlook อื่น (จากระบบอื่นที่กฎทำงานปกติ) หากยังไม่ได้ผล ให้ รันกฎด้วยตนเอง (จนกว่าปัญหาจะแก้ไข)
