วิธีย้าย Outlook (ทุกเวอร์ชัน) ไปคอมพิวเตอร์ใหม่

คอมใหม่ دائمًا มันน่าตื่นเต้น แต่เร็วๆ นี้จะเจอภารกิจย้ายข้อมูล ข้อมูลบางอย่างย้ายง่าย แต่ Outlook ไม่ง่าย แต่ก็ไม่ยากมาก แค่ต้องทำขั้นตอนมากกว่าย้ายไฟล์ทั่วไป เราจะให้วิธีที่ดีที่สุดย้ายข้อมูล Outlook สำคัญไปคอมใหม่

วิธีนี้ต้องทำรายละเอียดทุกขั้นตอน แต่ให้ความควบคุมข้อมูลสูงสุด และ ฟรีทั้งหมด

พร้อมแล้ว เริ่มกันเลย!

วิธีย้ายข้อมูล Outlook ไปคอมใหม่ด้วยตนเอง (Manual Migration)

ขั้นตอนด้านล่างครอบคลุมทุกอย่างที่ต้องทำเพื่อย้ายข้อมูล Outlook อย่างมีประสิทธิภาพ ใช้เวลาบ้าง แต่ดีกว่า Windows Easy Transfer (ซึ่งจะทำให้โปรไฟล์ Outlook เสียหาย)

แบ่งขั้นตอนเพื่อความชัดเจน ใช้ได้กับ Outlook 2010, 2013, 2016 และ Windows 7, 8, 10 ขั้นตอนคล้ายรุ่นเก่า แต่ Path จะต่างไป

สำคัญ: บัญชี (Accounts) ย้ายไม่ได้ด้วยวิธีนี้ เพราะเก็บใน Registry ต้องสร้างใหม่บนคอมใหม่ (เราจะสอน)

ขั้นตอน 1: แสดงไฟล์/โฟลเดอร์ Hidden และ Extension

ก่อนอื่นต้องดึงไฟล์จากคอมเก่า ไฟล์จำเป็นอยู่ในโฟลเดอร์ Hidden ของ Windows วิธีแสดง:

1. เปิด File Explorer เลือกแท็บ View
   
2. ติ๊ก File name extensions
3. ติ๊ก Hidden items

ขั้นตอน 2: ดึงไฟล์ที่จำเป็นจากคอมเก่า

ตอนนี้เห็น Extension และ Hidden แล้ว เริ่มดึงไฟล์ Outlook (เมล, ปฏิทิน, ผู้ติดต่อ)

Outlook 2010: ข้อมูลอยู่ใน 2 ไฟล์ PST แยกกัน
Outlook 2013: ใช้ OST เก็บ ปฏิทิน, ผู้ติดต่อ, งาน

1. ปิด Outlook สนิท (ไม่งั้นไฟล์ไม่ Updated)
2. ไป %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook
   
3. คัดลอกเฉพาะไฟล์นามสกุล .pst (ถ้ามีหลายไฟล์ เลือกไฟล์ใหญ่ที่สุด)
4. หากใช้ Macro บ่อย ให้คัดลอกไฟล์ VBA ด้วย (ถ้ามี)
5. เปิด Outlook ไป File > Rules and Alerts
   
6. ขยายแท็บ Options คลิก Export Rules
   
7. เสียบ USB/ฮาร์ดดิสก์ภายนอก วางไฟล์ที่ดึงมาไว้ หรือใช้ Cloud sync

ขั้นตอน 3: ย้ายไฟล์ไปคอมใหม่

เสียบอุปกรณ์เก็บข้อมูลในคอมใหม่ หรือดึงจาก Cloud

หากยังไม่ติดตั้ง Outlook ตอนนี้ติดตั้งเลย แล้วทำต่อ:

1. หากมีไฟล์ VBA ให้วางที่ %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook บนคอมใหม่ (ข้ามหากไม่มี)
2. วางไฟล์ PST ไว้ที่ My Documents / Outlook Files (หรือตำแหน่งที่คุณชอบ แต่จำ Path ไว้)
   
3. วางไฟล์ Rules ไว้ที่ %YOURUSERNAME% \ Local Settings \ Application Data \ Microsoft \ Outlook

ขั้นตอน 4: สร้างโปรไฟล์ใหม่บนคอมใหม่

ไฟล์ PST วางแล้ว ต้องสร้างโปรไฟล์ใหม่เพื่อโหลดข้อมูลเก่า:

1. เปิด Control Panel ค้นหา Mail settings คลิก 32-bit version
   
2. ใต้ Profiles คลิก Show Profiles
   
3. คลิก Add สร้างโปรไฟล์ใหม่ ตั้งชื่อ OK
   
4. ใส่ชื่อจริง อีเมล รหัสผ่าน สมมติ ISP รองรับ Auto setup คลิก Next รอเสร็จ
   

ขั้นตอน 5: เชื่อมโยง PST file กับโปรไฟล์ใหม่

โปรไฟล์สร้างแล้ว ต้องตั้งค่าให้รู้จัก PST ที่ดึงมา:

1. กลับหน้าต่าง Mail เดิม คลิกโปรไฟล์ที่เพิ่งสร้าง 1 ครั้ง คลิก Properties
   
2. คลิก Data files เปิด Account Settings
   
3. แท็บ Data files คลิก Add
   
4. Browse ไปที่ PST ที่วางไว้ เลือก
5. คลิก PST ที่เพิ่ง Import เลือก Set as Default
   
6. ปิดกล่องโต้ตอบ เปิด Outlook — เมล, ผู้ติดต่อ, ปฏิทิน, Macro (ถ้านำ VBA ไป) ควรพร้อมใช้งานบนคอมใหม่