ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน อาจมีเวลาที่คุณต้องให้ผู้อื่นเข้าถึงตารางงานที่วุ่นวายของคุณ หากคุณมีผู้ช่วยบริหาร คุณอาจต้องอนุญาตให้เข้าถึงปฏิทินอย่างถาวร การแชร์ปฏิทินยังเป็นประโยชน์เมื่อคุณต้องเดินทางและต้องการให้ผู้อื่นดูแลงานแทนจนกว่าคุณจะกลับมา
ไม่ว่าจะเป็นเหตุผลใด Outlook ก็มีหลายวิธีในการแชร์ตารางเวลา คุณสามารถส่งภาพรวมปฏิทิน (Calendar Snapshot) ผ่านอีเมล หรือดีกว่านั้นคือส่งคำเชิญแชร์
จุดเด่นของการแชร์ปฏิทิน Outlook คือไม่ได้จำกัดเฉพาะโฟลเดอร์ปฏิทินเริ่มต้น หากคุณมีโฟลเดอร์ปฏิทินหลายโฟลเดอร์ คุณสามารถเลือกแชร์เฉพาะโฟลเดอร์ที่ต้องการ เหมาะสำหรับการแชร์ปฏิทินโครงการกับเพื่อนร่วมงาน คุณยังสามารถให้สิทธิ์แก้ไขนัดหมายและกิจกรรมในปฏิทินได้อีกด้วย หากใช้ Office 365 หรือบัญชีที่ใช้ Exchange คุณสามารถส่งคำเชิญแชร์เพื่อให้ผู้รับดูปฏิทินในรายการปฏิทินของตนได้
หากมีรายการที่ต้องการเก็บไว้เป็นความลับ สามารถทำได้ง่ายๆ ทุกรายการติดต่อ งาน หรือข้อความใน Outlook สามารถตั้งค่าเป็น "ส่วนตัว" (Private) เพื่อไม่ให้ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงโฟลเดอร์แชร์เห็นได้ วิธีการแชร์ที่ดีที่สุดขึ้นอยู่กับประเภทเซิร์ฟเวอร์ที่คุณและผู้รับใช้
ด้านล่างคือรวมวิธีการแชร์ข้อมูลปฏิทิน Outlook โปรดเลือกวิธีที่เหมาะกับเวอร์ชัน Outlook และจุดประสงค์ของคุณ
วิธีที่ 1: ส่งปฏิทินผ่านอีเมล (รองรับทุกเวอร์ชัน Outlook)
หากเลือกส่งปฏิทินผ่านอีเมล จะไปถึงกล่องจดหมายผู้รับเป็นไฟล์แนบ ผู้รับจะเห็นภาพรวมปฏิทินในเนื้อหาอีเมล
ก่อนส่ง คุณสามารถปรับรูปแบบภาพรวมได้ เช่น เปลี่ยนฟอนต์ ไฮไลท์วันหรือชั่วโมงเฉพาะ ดังนี้คือขั้นตอน:
หมายเหตุ: คู่มือนี้เขียนด้วย Outlook 2016 หากใช้เวอร์ชันเก่ากว่า โปรดดูหมายเหตุสำหรับเส้นทางที่แตกต่าง
- ใน บานหน้าต่างนำทาง (Navigation Pane) คลิกไอคอน ปฏิทิน มุมซ้ายล่าง
หมายเหตุ: Outlook 2007 – ขยายบานหน้าต่างนำทาง แล้วคลิก แชร์ปฏิทินของฉัน - คลิกแท็บ Home แล้วเลือก E-mail Calendar
- คลิกเมนูดรอปดาวน์ถัดจาก Calendar เลือกปฏิทินที่ต้องการส่ง
- ใช้ Date Range กำหนดช่วงเวลาที่ต้องการส่ง หากตัวเลือกเริ่มต้นไม่ตรง ให้ใช้ Specify dates เลือกวันที่เฉพาะ
- เลือกระดับรายละเอียดที่จะรวมในภาพรวม หากต้องการทุกอย่าง ให้เลือก Full details
- เมื่อพอใจแล้ว คลิก OK
- จะมีหน้าต่างอีเมลใหม่เปิดขึ้น ใส่ผู้รับในช่อง To สามารถเพิ่มข้อความได้ (ไม่บังคับ) แล้วกด Send
- ผู้รับจะเห็นภาพรวมปฏิทินพร้อมไฟล์ iCalendar (.ics) ที่เปิดได้ใน Outlook หรือโปรแกรมอื่นที่รองรับ
วิธีที่ 2: แชร์ปฏิทินกับผู้ใช้ Exchange (Outlook 2016, 2010)
Outlook อนุญาตให้แชร์ปฏิทินผ่านฟีเจอร์ในตัว แต่ต้องมีบัญชี Microsoft Exchange หรือ Office 365 บางบัญชีอาจถูกตั้งค่าห้ามแชร์ปฏิทิน หากรองรับ ขั้นตอนดังนี้:
- คลิกไอคอน ปฏิทิน มุมซ้ายล่าง
- ขยายแท็บ Home คลิก Share Calendar
- จะมีหน้าต่างอีเมลใหม่ ใส่ผู้รับในช่อง To
- คลิกเมนูดรอปดาวน์ Details เลือกระดับรายละเอียดที่จะแชร์
- กด Send ส่งคำเชิญ
- ผู้รับจะได้อีเมลคำเชิญ คลิก Open this calendar เพื่อเพิ่มปฏิทิน
หมายเหตุ: หากเกิดข้อผิดพลาดขณะส่งคำเชิญ อาจเป็นเพราะพยายามแชร์รายละเอียดมากกว่าที่องค์กรอนุญาต หากเห็นข้อความผิดพลาด ให้ลองเปลี่ยนระดับรายละเอียดใน Details
วิธีที่ 3: พิมพ์ปฏิทิน Outlook (ทุกเวอร์ชัน)
วิธีแบบดั้งเดิมคือพิมพ์ปฏิทินเป็นหน้ากระดาษ สามารถพิมพ์เฉพาะวันนี้ สัปดาห์นี้ หรือเดือนนี้ ได้ รวมถึงเลือกวันที่เฉพาะเจาะจงผ่าน Date Navigator ขั้นตอน:
- ขยายแท็บ File คลิก Print
- เลือก เครื่องพิมพ์ ที่ใช้งาน แล้วไปที่ Print Options กำหนดช่วงวันที่และสไตล์
- เลือกสไตล์พิมพ์: Weekly Style, Weekly Agenda, Daily Style, Monthly Style
- กำหนด Print range ให้ถูกต้อง หากต้องการซ่อนรายละเอียดนัดหมายส่วนตัว ให้ติ๊ก Hide details of private appointments
- ควรตรวจสอบ Preview ก่อนพิมพ์จริง เพื่อแก้ไขปัญหาที่อาจเกิด
- กด Print เมื่อพร้อม
