ผู้ให้บริการอีเมลส่วนใหญ่จำกัดขนาดอีเมลสูงสุดที่ส่ง/รับได้ ซึ่งเป็นข้อจำกัดที่จำเป็น เพื่อป้องกันการโจมตีด้วยอีเมลขนาดใหญ่
หากส่งอีเมลเกินขีดจำกัดของผู้รับ จะถูกส่งกลับมาพร้อมข้อผิดพลาด Outlook ปฏิเสธการส่งไฟล์แนบเกิน 20 MB ในขณะที่เซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนใหญ่อนุญาต 25 MB หรือมากกว่า อย่างไรก็ตาม มีวิธีส่งไฟล์เกิน 20 MB ได้ ตราบใดที่ผู้ให้บริการอีเมลอนุญาต
หากพยายามแนบไฟล์เกิน 20 MB จะได้ข้อความ "The attachment size exceeds the allowable limit." หรือ "The file you're attaching is bigger than the server allows."
มีหลายวิธีแก้ไข: วิธีหนึ่งคืออัปโหลดไฟล์ใหญ่ไปที่คลาวด์สตอเรจ แล้วส่งลิงก์ไปแทน คลาวด์ฟรีส่วนใหญ่รองรับถึง 15 GB วิธีอีกอย่างคือเพิ่มขีดจำกัดไฟล์แนบใน Outlook ให้เท่ากับเซิร์ฟเวอร์อีเมล สำหรับ Gmail อาจไม่เพิ่มมากนัก แต่ถ้าใช้เซิร์ฟเวอร์โฮสต์เองหรือ Exchange จะเพิ่มได้สูงมาก
ด้านล่างคือวิธีการส่งไฟล์ขนาดใหญ่ผ่าน Outlook โปรดเลือกวิธีที่เหมาะสม
วิธีที่ 1: เปลี่ยนขีดจำกัดไฟล์แนบผ่าน Registry Editor
แก้ไขรีจิสทรีเพื่อให้ Outlook อนุญาตไฟล์แนบขนาดใหญ่ขึ้น โดยแก้ไขพารามิเตอร์ MaximumAttachmentSize ดังนี้:
- กด Win + R เปิด Run พิมพ์ regedit กด OK
- หากมี User Account Control คลิก Yes
- ใน Registry Editor ไปที่โฟลเดอร์ Preferences ตามเวอร์ชัน Outlook:
- Outlook 2016: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 16.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2013: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 15.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2010: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \14.0 \ Outlook \ Preferences
- Outlook 2007: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 12.0 \ Outlook \ Preferences
- คลิกขวาที่โฟลเดอร์ Preferences เลือก New > DWord (32-bit) Value
- ตั้งชื่อค่าเป็น MaximumAttachmentSize เลือก Decimal ใส่ขนาดใน KB (เช่น 25 MB = 25600) ควรลดลงเล็กน้อยเพื่อเหลือโอกาส ~500 KB
หมายเหตุ: หากใช้ Exchange อย่าตั้งค่าสูงกว่าที่บัญชีอนุญาต มิฉะนั้นจะส่งไม่สำเร็จ อย่าตั้งเป็น 0 เพราะจะทำให้ส่งอีเมลไม่ได้เลย - กด OK ปิด Registry Editor
- ลองส่งอีเมลพร้อมไฟล์แนบขนาดใหญ่กว่าเดิม
วิธีที่ 2: ปรับขีดจำกัดด้วย Kutools for Outlook
หากวิธีแรกซับซ้อนเกินไป Kutools for Outlook (Add-in) ช่วยทำให้ง่ายขึ้น รองรับ Outlook 2016, 2013, 2010 และ Office 365
Kutools ทำงานเหมือนวิธี Registry แต่ใช้ UI ง่ายกว่า ไม่สามารถ** ข้ามขีดจำกัดของผู้ให้บริการอีเมลได้**
ขั้นตอนใช้ Kutools:
- ปิด Outlook ให้หมด
- ดาวน์โหลดติดตั้ง Kutools for Outlook จากลิงก์ที่เชื่อถือได้
- เปิด Outlook คลิกแท็บ Kutools ใหม่ คลิก Options สองครั้ง
- เลือกแท็บ Others ใส่ขนาดที่ต้องการ (KB) ในช่อง Maximum Attachment Size
หมายเหตุ: ใส่ค่าเป็น KB ต่ำกว่าขีดจำกัดผู้ให้บริการ อย่าตั้งเป็น 0 - กด OK แล้วรีสตาร์ท Outlook
วิธีที่ 3: ใช้เครื่องมือบีบอัดอีเมล (WinZip Express)
วิธีที่เป็นมืออาชีพกว่า คือใช้เครื่องมือบีบอัดอัตโนมัติ เช่น WinZip Express ที่รองรับ Outlook 2013, 2010, 2007 และผสานราบรื่น
WinZip Express จะบีบอัดไฟล์แนบเป็น Zip อัปโหลดไปคลาวด์ แล้วแทนที่ไฟล์แนบด้วยลิงก์ดาวน์โหลด ช่วยข้ามขีดจำกัดขนาดไฟล์แนบ และเพิ่มความปลอดภัยด้วยการเข้ารหัส
สามารถตั้งค่า Use Cloud Services เลือกบริการคลาวด์ที่ต้องการ เมื่อกด Send จะตรวจสอบขนาดไฟล์ หากเกินจะบีบอัดและอัปโหลดอัตโนมัติ แทนที่ด้วยลิงก์
