วิธีจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook

บางวันคุณอาจมีคนติดต่อเยอะแยะแต่เวลาไม่พอ การทำงานอัตโนมัติช่วยได้มากที่สุดในวันแบบนี้ คุณเขียนอีเมลและให้ Outlook ส่งอีกหนึ่งสัปดาห์

นี่คือคู่มือจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook ใช้ไม่กี่ขั้นตอน เขียนข้อความ เลือกวันที่ ให้ซอฟต์แวร์ทำส่วนที่เหลือ หากอยากเปลี่ยนแปลงก่อนส่ง ทำได้ง่ายเหมือนกัน มาดูรายละเอียด

1. สร้างอีเมลใหม่ใน Outlook

เปิด Outlook คลิกปุ่ม New Email เขียนข้อความตามปกติ เพิ่มผู้รับ และสิ่งอื่นที่ต้องการ เนื้อหาอีเมลไม่ส่งผลต่อการส่งล่าช้าของ Outlook

ทางเลือก คุณสามารถเขียนอีเมลหลังจัดตารางแล้ว ลำดับไหนก็ได้ แต่ควรวางแผนการทำงาน ไม่ว่าจะใช้ส่วนตัวหรืองาน

ไปถึงการวางแผน 5 ปี และเครื่องมือสนับสนุนอย่าง OneNote และ Trello คุ้มค่าที่จะได้ผลในที่สุด อีเมลเป็นจุดเริ่มที่ดี

2. จัดตารางและจัดการอีเมล

พร้อมขั้นตอนต่อไป ไปที่แท็บ Options คลิกปุ่ม Delay Delivery ตามที่แนะนำ ฟีเจอร์นี้ทำงานได้ไม่ว่าอีเมลจะมีเนื้อหาหรือไม่

ปุ่มเปิดหน้าต่างที่มีตัวเลือกเยอะ หากสนใจแค่จัดตารางส่งอีเมลใน Outlook ไปตรงส่วน Delivery Options

ติ๊กช่องถัดจากคำสั่ง Do not deliver before แล้วตั้งวันที่และเวลา สุดท้ายคลิก Close Outlook จะบันทึกการตั้งค่า

เครื่องมือส่งและจัดการอื่นๆ

ตัวเลือกเพิ่มเติมในหน้าต่าง Delay Delivery ทำให้อีเมลอัตโนมัติมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สามารถตั้งวันหมดอายุ ระบบจึงรู้ว่าไม่ต้องส่งอีเมลหลังจากกำหนดโครงการผ่านไปแล้ว

หากทำงานทีมและอีเมลทุกคนอยู่บน Outlook สามารถกำหนดให้การตอบกลับอีเมลของคุณไปที่คนเฉพาะ

การตั้งค่าจัดการอื่นๆ รวมถึง ขอใบรับรองการส่งและอ่าน สามารถทำเครื่องหมายอีเมลว่า sensitive และเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัย

ความสามารถจัดตารางส่งอีเมลของ Outlook เป็นหนึ่งในฟีเจอร์แฝงที่มีประโยชน์ ช่วยใช้ซอฟต์แวร์ Microsoft ให้เกิดประโยชน์สูงสุด และเพิ่มประสิทธิภาพ

3. ส่งอีเมลของคุณ

เมื่อทุกอย่างพร้อม คลิก Send และ Outlook จัดตารางส่งอีเมล ถูกต้องคือ ไปอยู่ในโฟลเดอร์ Outbox ของบัญชี ซึ่งเข้าถึงจากแถบด้านข้าง

โฟลเดอร์เก็บการโต้ตอบที่มีเวลาทั้งหมด จัดเรียงตามวันที่ ความสำคัญ หัวข้อ และอื่นๆ แต่สามารถกรองหา unread, flagged, และ mentioned emails ได้

เพื่อแก้ไข ให้เข้าไปในอีเมลอีกครั้ง และปรับสิ่งที่ต้องการ เมื่อส่งแล้ว จะพบการโต้ตอบในโฟลเดอร์ Sent Items

แนวทางปฏิบัติที่ดีสำหรับจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook

มีปัจจัยบางอย่างที่ส่งผลต่อประสิทธิภาพระบบ แรก ไม่สามารถส่งอีเมลอัตโนมัติใน Outlook โดยไม่มีอินเทอร์เน็ต ตรวจสอบว่าเชื่อมต่อดีและทำงานเมื่อต้องการ

สอง ซอฟต์แวร์ล่าสุดดีที่สุด นอกจากขาดฟีเจอร์ใหม่ เวอร์ชันเก่าของ Outlook อาจก่อปัญหาเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตหรือซิงค์ข้อมูล ทำให้งานยากขึ้น

ระวังปัญหาทางเทคนิคทั่วไป ปัญหาที่พบบ่อยคือ อีเมลค้างจนกว่าจะกด Send/Receive เอง

มักเกิดจากตัวเลือก Send immediately when connected ไม่ได้ติ๊กในการตั้งค่าขั้นสูงของ Outlook Microsoft อธิบายสาเหตุและวิธีแก้เพิ่มเติม

สุดท้าย ระมัดระวังในการจัดตาราง ตรวจสอบวันที่และเวลาคอมพิวเตอร์ถูกต้อง พิจารณาความแตกต่างโซนเวลา วันหยุด และการใช้คำในอีเมลที่ล่าช้า โดยเฉพาะหากจัดตารางสำหรับเดือนหน้า

ปรับแต่งระบบอีเมลของคุณให้ละเอียด

สำคัญที่จะสร้างเวิร์กโฟลว์ที่ปฏิบัติและสะดวกได้ อัตโนมัติลดภาระบนไหล่ และช่วยขยายทัศนคติและแผนธุรกิจเกินกว่าปัจจุบันและสิ่งที่ทำได้

วิธีจัดตารางส่งอีเมลใน Outlook เป็นแค่บทเรียนน้อยที่โซลูชันสมัยใหม่สอน ประหยัดวินาทีที่มีค่าด้วยซอฟต์แวร์อัจฉริยะ ช่วยทุกอย่าง ตั้งแต่เขียนอีเมลเร็ว จนจัดสรรงานให้คนเหมาะสม อย่ากลัวสำรวจตัวเลือกของคุณ