คุณเคยมีอาการ “โอ้ ไม่!” ทันทีหลังจากที่คุณกด ส่ง ปุ่มบนอีเมล? ฉันรู้ว่าฉันมี อีเมลจะถูกส่งไปยังกล่องจดหมายของผู้รับทันที และคุณไม่สามารถทำอะไรกับมันได้ และไม่ว่าจะพบข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์มากน้อยเพียงใด ก็ไม่มีทางนำมันกลับมาได้
โชคดีสำหรับเรา Microsoft Outlook เป็นไคลเอนต์อีเมลที่แข็งแกร่งพร้อมรายการคุณสมบัติที่น่าประทับใจ ด้วยการปรับแต่งที่ถูกต้องที่นี่และที่นั่น เราสามารถเพิ่มพื้นที่เล็กๆ น้อยๆ ให้กับตัวเองเพื่อทำการแก้ไขที่จำเป็น แม้จะคลิกปุ่มส่งแล้ว
การรู้วิธีชะลอการส่งอีเมลสามารถพิสูจน์ได้ว่ามีความสำคัญอย่างยิ่ง สมมติว่าคุณกำลังแลกเปลี่ยนอีเมลกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่อาศัยอยู่ในเขตเวลาที่แตกต่างจากของคุณอย่างสิ้นเชิง เป็นการดีกว่าที่การแจ้งเตือนจากอีเมลของคุณจะไม่ปลุกเขาตอนตี 3 คุณดำเนินการได้อย่างชาญฉลาดและกำหนดเวลาให้ส่งอีเมลในเวลาที่บุคคลนั้นพร้อมให้บริการ
ในบทความนี้ เราจะนำเสนอวิธีการบางอย่างที่จะช่วยให้คุณส่งข้อความได้ในภายหลัง ด้านล่างนี้ คุณมีคำแนะนำทีละขั้นตอนในการชะลอการส่งอีเมลใน Outlook (วิธีที่ 1) . หากคุณต้องการชะลอการส่งอีเมลทุกฉบับ ขอแนะนำให้คุณตั้งค่ากฎที่จะทำงานในเบื้องหลังโดยอัตโนมัติและทำให้การส่งล่าช้า (วิธีที่ 2) .
ไม่ว่าคุณจะลงเอยด้วยวิธีใด อย่าโต้ตอบกับการเลื่อนข้อความของคุณมากเกินไป โปรดทราบว่า Outlook และโปรแกรมรับส่งเมลบางรุ่นใช้วันที่ส่งเดิมเมื่อสั่งซื้อรายชื่ออีเมล ดังนั้นผู้รับอาจพลาดอีเมลของคุณเพราะคุณล่าช้านานเกินไป อ้อ และอย่าลืมทดสอบอย่างถูกต้องก่อนที่จะใช้วิธีใดวิธีหนึ่งด้านล่างสำหรับสิ่งที่สำคัญ เริ่มกันเลย
วิธีที่ 1:วิธีชะลอการส่งข้อความใน Outlook
ถ้าคุณไม่เชื่อว่าคุณจะส่งข้อความล่าช้าบ่อยๆ การหน่วงเวลาข้อความเดียวสามารถทำได้ง่ายกว่ามาก คำแนะนำต่อไปนี้ใช้ได้กับ Outlook 2016, Outlook 2013 และ Outlook 2010 หากคุณใช้ Outlook 2007 โปรดดูหมายเหตุ ย่อหน้าในแต่ละขั้นตอนสำหรับเส้นทาง Outlook 2007 ที่แน่นอน
ทันทีที่คุณกรอกอีเมลเสร็จ อย่าคลิกปุ่มส่ง ปุ่ม. ให้ทำตามคำแนะนำด้านล่างแทน:
- หลังจากที่คุณเขียนข้อความของคุณแล้ว ให้คลิก ตัวเลือก แท็บแล้วไปที่ Delay Delivery .
หมายเหตุ: ใน Outlook 2007 ให้ไปที่ ตัวเลือก> ตัวเลือกเพิ่มเติม และคลิกที่ Delay Delivery . - ตอนนี้ภายใต้ ส่งตัวเลือก เปิดใช้งาน อย่าส่งก่อน กล่องกาเครื่องหมาย จากนั้นคลิกเมนูแบบเลื่อนลงของวันที่และเวลาเพื่อเลือกค่าที่เหมาะสม
หมายเหตุ: ใน Outlook 2007 ให้คลิก ตัวเลือกข้อความ เพื่อเข้าสู่เมนูที่คุณสามารถเลือกวันและเวลาจัดส่งได้ - ตอนนี้คุณสามารถคลิกส่ง .ได้อย่างปลอดภัย . ข้อความจะยังคงอยู่ในกล่องขาออกของคุณจนกว่าจะถึงเวลาจัดส่ง
ในกรณีที่คุณตัดสินใจส่งข้อความเร็วกว่าวันที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ สิ่งที่คุณต้องทำมีดังนี้:
- ขยายโฟลเดอร์ Outlook และคลิกที่ข้อความที่คุณล่าช้าไปก่อนหน้านี้
- ไปที่ ตัวเลือก และคลิกล่าช้าในการจัดส่ง .
หมายเหตุ: ใน Outlook 2007 ให้ไปที่ ตัวเลือก> ตัวเลือกเพิ่มเติม และคลิกล่าช้าในการจัดส่ง . - เพียงยกเลิกการเลือกช่องข้าง ห้ามส่งก่อน
- ปิดหน้าต่างการตั้งค่าแล้วกด ส่ง .
วิธีที่ 2:การหน่วงเวลาข้อความอีเมลทั้งหมดที่มีกฎ
หากคุณต้องการให้ตัวเองมีพื้นที่กระดิกหลังจากกดปุ่มส่ง วิธีนี้จะช่วยแก้ปัญหาของคุณได้ คุณสามารถชะลอการส่งข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณเป็นจำนวนนาทีที่กำหนดได้โดยการบังคับใช้กฎใน Outlook อย่างไรก็ตาม คุณไม่สามารถเลื่อนเวลาออกไปเกิน 120 นาทีได้ แต่ฉันคิดว่ามันมากเกินพอ นี่คือสิ่งที่คุณต้องทำ:
- ขณะอยู่ในหน้าต่างหลักของ Outlook ให้คลิก ไฟล์ แท็บ
หมายเหตุ: ใน Outlook 2007 ให้เปิด เครื่องมือ เมนู จากนั้นคลิกที่ กฎและ การแจ้งเตือน . - จากนั้น ค้นหาและคลิกที่ จัดการกฎและการแจ้งเตือน
- หลังจากนั้นไม่นาน คุณจะเห็นกล่องโต้ตอบกฎและการแจ้งเตือนปรากฏขึ้น คลิกที่ กฎของอีเมล แท็บเพื่อขยาย
- คลิกที่ กฎใหม่ .
- เมื่อคุณเห็นกฎ กล่องโต้ตอบ ให้คลิกที่ ใช้กฎกับข้อความที่ฉันส่ง (ภายใต้ เริ่มจากกฎที่ว่างเปล่า ). กดถัดไป เพื่อดำเนินการต่อไป
- ตอนนี้ คุณจะเห็นรายการพร้อมเงื่อนไขที่คุณสมัครได้ หากคุณต้องการให้กฎมีผลกับข้อความอีเมลทั้งหมดที่คุณส่ง อย่าเลือกเงื่อนไขใดๆ แล้วคลิก ถัดไป .
- คุณจะต้องคลิก ใช่ ในหน้าต่างยืนยันถัดไป
- ตอนนี้จากรายการการกระทำถัดไป ให้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก เลื่อนการจัดส่งเป็นจำนวนนาที ถัดไป คลิกที่ “จำนวน ” ที่ขั้นตอนและป้อนจำนวนนาทีเพื่อชะลอการส่งข้อความอีเมลทั้งหมดของคุณ คุณสามารถแทรกค่าด้วยตนเองหรือใช้ลูกศรขึ้นและลงเพื่อปรับค่า กด ตกลง เมื่อเสร็จแล้ว
- เมื่อคุณพอใจกับกฎที่คุณสร้างแล้ว ให้กด ถัดไป ปุ่ม.
- คุณจะเห็นกฎข้อยกเว้นชุดอื่น อีกครั้ง หากคุณต้องการให้กฎนำไปใช้กับอีเมลทั้งหมด ให้กด ถัดไป โดยไม่ต้องกาเครื่องหมายใดๆ
- ในหน้าจอตัวช่วยสร้างกฎสุดท้าย ให้ป้อนชื่อสำหรับกฎที่สร้างขึ้นใหม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าช่องข้างเปิดกฎนี้ เปิดใช้งานและกด เสร็จสิ้น .
- คุณสามารถกลับไปที่กฎและการแจ้งเตือน หน้าต่างและคลิกที่ กฎของอีเมล . ยืนยันว่ากฎที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้มีอยู่แล้วโดยตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจากกฎนั้นแล้ว กด สมัคร เพื่อสิ้นสุดกระบวนการ
หมายเหตุ: โปรดทราบว่ากฎที่กำหนดค่าไว้ก่อนหน้านี้จะไม่ถูกบังคับใช้หากปิด Outlook ด้วยเหตุนี้ หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณจะถูกส่งหลังจากช่วงเวลาล่าช้า ให้เปิด Outlook ทิ้งไว้
สรุป
ไม่สำคัญหรอกว่าคุณจะใช้วิธีไหน อย่าลืมทดสอบให้ถูกต้องก่อนที่จะใช้บางสิ่งที่สำคัญ สิ่งสำคัญคือต้องตรวจสอบว่าผู้ให้บริการอีเมลของคุณใช้เวลาที่คุณคลิก ส่งในตอนแรกหรือไม่ หรือเวลาที่ Outlook ส่งข้อความจริงหลังจากหน่วงเวลา
ในขณะที่ฉันได้รับความสนใจจากคุณ คุณควรรู้ว่ามี Add-in มากมายที่จะช่วยให้คุณส่งข้อความอีเมลได้ล่าช้า SendLater, Email Scheduler และ SetDeliveryTime ล้วนเป็นทางเลือกที่ดีและฟรี แต่ถ้าคุณไม่ต้องการเข้าถึงตัวเลือกการปรับแต่งเพิ่มเติม การใช้วิธีดั้งเดิมในการหน่วงเวลาอีเมลใน Outlook ก็เพียงพอแล้ว
