เคยมีประสบการณ์ "โอ้ไม่!" ทันทีหลังกดปุ่ม Send แล้วพบข้อผิดพลาดไวยากรณ์หรือส่งผิดคน? อีเมลจะส่งทันทีและไม่สามารถเรียกคืนได้
다행히 Microsoft Outlook มีฟีเจอร์ที่ช่วยให้เรามี "เวลาคุ้มครอง" เพื่อแก้ไขหลังกด Send แล้ว
การทราบวิธีหน่วงเวลาส่งอีเมลสำคัญมาก เช่น เมื่อติดต่อลูกค้าต่างเขตเวลา ไม่ต้องการให้การแจ้งเตือนรบกวนตอน 3 โมงเช้า สามารถกำหนดส่งในเวลาที่เหมาะสมได้
บทความนี้มี 2 วิธีหลัก: วิธีที่ 1 หน่วงเวลาส่งอีเมลรายตัว วิธีที่ 2 สร้างกฎ (Rule) หน่วงเวลาส่งทุกอีเมลอัตโนมัติ
ไม่ว่าจะเลือกวิธีไหน อย่าหน่วงเวลานานเกินไป เพราะบาง Outlook ใช้วันที่ส่งต้นฉบับในการจัดเรียงลำดับ ผู้รับอาจพลาดอีเมล และทดสอบให้แน่ใจก่อนใช้งานจริง
วิธีที่ 1: หน่วงเวลาส่งข้อความรายตัว
เหมาะสำหรับคนที่ไม่ได้หน่วงเวลาบ่อย ใช้ได้กับ Outlook 2016, 2013, 2010 (Outlook 2007 ดูหมายเหตุ)
หลังเขียนอีเมลเสร็จ อย่ากด Send ทำตามขั้นตอน:
- คลิกแท็บ Options เลือก Delay Delivery
หมายเหตุ: Outlook 2007: Options > More Options > Delay Delivery - ใน Deliver options ติ๊ก Do not deliver before เลือกวันที่และเวลาที่ต้องการ
หมายเหตุ: Outlook 2007: คลิก Message Options เพื่อเลือกวันที่/เวลา - กด Send อีเมลจะอยู่ใน Outbox จนถึงเวลาที่กำหนด
หากต้องการส่งก่อนเวลาที่ตั้งไว้:
- เปิด Outbox คลิกอีเมลที่หน่วงไว้
- ไป Options > Delay Delivery (Outlook 2007: Options > More Options > Delay Delivery)
- ยกเลิกติ๊ก Do not deliver before
- ปิดหน้าต่างตั้งค่า กด Send
วิธีที่ 2: หน่วงเวลาส่งทุกอีเมลด้วยกฎ (Rule)
เหมาะสำหรับต้องการ "เวลาคุ้มครอง" หลังกด Send สร้างกฎหน่วงเวลาได้สูงสุด 120 นาที (พอแล้ว) ขั้นตอน:
- ใน Outlook หลัก คลิกแท็บ File
หมายเหตุ: Outlook 2007: Tools > Rules and Alerts - คลิก Manage Rules & Alerts
- ในกล่อง Rules and Alerts คลิกแท็บ Email Rules
- คลิก New Rule
- เลือก Apply rules on messages I send (ภายใต้ Start from a blank rule) กด Next
- ไม่เลือกเงื่อนไขใดๆ (เพื่อใช้กับทุกอีเมล) กด Next
- คลิก Yes ยืนยัน
- ในรายการ Action ติ๊ก defer delivery by a number of minutes คลิกลิงก์ "a number of" ใส่นาทีที่ต้องการหน่วง (สูงสุด 120) กด OK
- กด Next
- หน้าต่าง Exception ไม่ติ๊กอะไร (ใช้กับทุกอีเมล) กด Next
- ตั้งชื่อกฎ ติ๊ก Turn on this rule กด Finish
- กลับไป Rules and Alerts > Email Rules ตรวจสอบว่ากฎถูกติ๊ก กด Apply
หมายเหตุ: กฎนี้ทำงานก็ต่อเมื่อ Outlook เปิดอยู่ หากปิด Outlook อีเมลจะไม่ส่งออก
สรุป
ไม่ว่าจะใช้วิธีไหน ให้ ทดสอบให้แน่ใจ ก่อนใช้งานจริง ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการอีเมลใช้เวลาที่กด Send หรือเวลาที่ส่งจริงหลังหน่วง
ยังมี Add-ins ช่วยจัดการเวลาส่ง เช่น SendLater, Email Scheduler, SetDeliveryTime (ฟรี) แต่หากไม่ต้องการติดตั้งเพิ่ม วิธีพื้นฐานของ Outlook เพียงพอแล้ว
