เผยแพร่เมื่อวันที่ 26 กุมภาพันธ์ 2026 10:31 น. EST
หลังจากขจัดคราบสกปรกจากการเรียน MBA และอาชีพการตลาดที่ยาวนานถึงสิบปีแล้ว Saikat ก็ขลุกอยู่กับการพัฒนาเว็บไซต์ ระบบเครือข่าย และ SAP เขาเป็นบรรณาธิการของ MakeUseOf หลายหัวข้อตั้งแต่ปี 2008 ถึง 2024 โดยมีความสนใจเป็นพิเศษในด้าน AI วิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และ iOS ก่อนหน้านี้เขาเคยมีส่วนร่วมในการเผยแพร่บนเว็บชั้นนำเช่น Lifehacker, OnlineTechTips, GuidingTech และ GoSkills
คุณจะพบผลงานทั้งหมดของเขาใน Authory
ฉันมักจะถามตัวเองว่าเรามีความสัมพันธ์ที่ดีกับกล่องจดหมาย Gmail ของเราหรือไม่ (หรืออีเมลประเภทใดก็ตาม) แม้แต่ช่วงเวลาของข้อความ DM และ WhatsApp ที่เกิดขึ้นทันทีเหล่านี้ก็ไม่ได้ลดความเร่งด่วนที่เรารู้สึกเมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามาในกล่องจดหมาย ทุกการปิงทำให้เราวิ่งบนลู่วิ่งไฟฟ้าในแต่ละวัน หรือแข่งขันกับกล่องจดหมายเป็นศูนย์และบรรเทาความยุ่งเหยิง
เมื่อเร็วๆ นี้ ฉันตัดสินใจหยุดใช้แท็บ Gmail เหมือนหน้าต่างแชททันที การเปลี่ยนแปลงไม่ได้มาจากวินัยเพียงอย่างเดียว มาจากการเปลี่ยนการตั้งค่าอัจฉริยะบางอย่างใน Gmail การปรับแต่งขั้นตอนการทำงานของ Gmail เหล่านี้ช่วยให้ฉันตอบกลับช้าลง ลดความเร่งด่วนที่ผิดพลาด และสร้างพื้นที่สำหรับการทำงานเชิงลึกแทนที่จะตอบกลับอย่างต่อเนื่อง
Vacation Responder ไม่ได้มีไว้สำหรับวันหยุดเท่านั้น
ใช้การตอบกลับอัตโนมัติเพื่อกำหนดความคาดหวังและลดแรงกดดันในการตอบสนอง
เหตุใดการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนจึงควรแสดงออกมาเฉพาะระหว่างการเดินทางเท่านั้น คุณสามารถปรับใช้ใหม่เพื่อส่งการตอบกลับอัตโนมัติถึงใครก็ตามที่ส่งอีเมลถึงคุณ ใน Gmail ให้ไปที่ การตั้งค่า -> ดูการตั้งค่าทั้งหมด -> ทั่วไป -> การตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อน เปิดใช้งาน ตั้งวันที่เริ่มต้น และเขียนข้อความสงบๆ เกี่ยวกับการตอบกลับที่ช้ากว่า ฉันใช้มันในช่วงสัปดาห์ที่มีการทำงานหนักเพื่อบอกว่าฉันเช็คอีเมลวันละสองครั้ง
ฉันรู้สึกแปลกที่เปิดใช้งานมันในวันธรรมดาปกติ ดูเหมือนว่าฉันกำลังแสร้งทำเป็นว่าไม่ว่าง ฉันจินตนาการว่าผู้คนรู้สึกหงุดหงิดกับข้อความหุ่นยนต์เมื่อพวกเขาต้องการคำตอบสั้นๆ สำหรับคำถามง่ายๆ
อย่างไรก็ตาม ฉันตระหนักได้อย่างรวดเร็วว่าการสื่อสารที่ชัดเจนนั้นดีกว่าความคาดหวังที่ผิดพลาด ผู้คนยินดีที่รู้ว่าฉันจะตรวจสอบข้อความของพวกเขาเมื่อใด และการตอบกลับอัตโนมัติช่วยลดอีเมลติดตามผลได้อย่างมาก แน่นอน ให้ข้อความตอบกลับอัตโนมัติของคุณเป็นมืออาชีพ และอย่าลืมปิดเมื่อคุณไม่ต้องการ
ตั้งค่าสถานะการแชทแบบกำหนดเองเพื่อส่งสัญญาณความพร้อมของคุณ
ให้เพื่อนร่วมงานรู้ว่าอย่าคาดหวังว่าจะได้รับการตอบกลับทันที
หากคุณใช้ Google Chat/Meet ร่วมกับ Gmail ให้คลิกเมนูแบบเลื่อนลงสถานะที่ด้านบนขวาถัดจากไอคอนโปรไฟล์ของคุณ เลือกตั้งค่าสถานะ เขียนข้อความแบบกำหนดเอง และกำหนดระยะเวลา คุณสามารถเลือก ตั้งค่าเป็นไม่อยู่ ได้ด้วย หรือ ห้ามรบกวน . สถานะนี้จะปรากฏทั่วทั้ง Google Workspace ของคุณ หากคุณไม่เห็น Google Chat ให้เปิดใช้งานจาก การตั้งค่า -> ดูการตั้งค่าทั้งหมด -> แชทและ Meet -> Google Chat .
ตอนแรกฉันรู้สึกอึดอัดที่ต้องออกอากาศว่า "อยู่ในงานหนัก" หรือ "ออฟไลน์จนถึงบ่าย 3 โมง" ดูเหมือนเป็นการประหม่าเหมือนการส่งสัญญาณประสิทธิภาพ และในทางใดทางหนึ่งมันให้ความรู้สึกง่ายกว่าในช่องทาง Slack มากกว่าในกล่องจดหมาย
แต่ข้อความสถานะช่วยทำให้สถานะของคุณชัดเจน นี่เป็นเหมือนรั้วที่ปกป้องเวลาของคุณโดยไม่จำเป็นต้องส่งอีเมลป้องกันในภายหลัง โดยเฉพาะถึงผู้จัดการหรือเจ้านาย
ป้องกันการตอบกลับทันที
เมื่อเขียนอีเมล ให้คลิกลูกศรถัดจาก ส่ง และเลือกกำหนดเวลาส่ง . เลือกเวลาที่แนะนำหรือเลือกเลือกวันที่และเวลา . คุณยังสามารถตรวจสอบอีเมลที่กำหนดเวลาไว้ได้ภายใต้กำหนดเวลาไว้ โฟลเดอร์ในแถบด้านข้างซ้าย
คุณสามารถรวมการประมวลผลอีเมลของคุณในตอนเย็นและจัดส่งทุกอย่างในเวลา 9.00 น. ของวันถัดไป ฉันเคยเลิกตอบกลับทันทีที่ฉันเขียนมันเสร็จ มันรู้สึกมีประสิทธิผล แต่ยังเปิดการแลกเปลี่ยนไปมาซึ่งอีเมลทุกฉบับรู้สึกว่าเป็นเรื่องเร่งด่วน
ตอนนี้ฉันดราฟท์เมื่อสะดวกและส่งในช่วงเวลาทำการ ความล่าช้าเล็กน้อยนั้นทำให้ความเร่งด่วนของฉันลดลง ช่วยให้ฉันคิดผ่านข้อความด้วยสมองที่ชัดเจนขึ้น และช่วยให้ฉันอยู่ในขอบเขตที่ดีต่อสุขภาพมากขึ้น
ตั้งเวลาเลื่อนที่ตรงกับกำหนดการของคุณ
ผลักดันอีเมลไปสู่อนาคต
วางเมาส์เหนืออีเมลและคลิกไอคอนนาฬิกาเพื่อเลื่อนการแจ้งเตือน หรือเปิดข้อความแล้วเลือกเลื่อน จากแถบด้านบน หากคุณไม่เห็น ให้ไปที่ การตั้งค่า -> ดูการตั้งค่าทั้งหมด -> ทั่วไป -> การดำเนินการแบบโฮเวอร์ -> เปิดใช้งานการดำเนินการวางเมาส์เหนือ . คุณยังเลื่อนอีเมลเป็นชุดและใช้การปัดอีเมล เพื่อเลื่อนการแจ้งเตือนด้วยการปัดบนมือถือของคุณ ข้อดีด้านข้างของการใช้การเลื่อนคือการมองเห็นที่เกะกะน้อยลง
ฉันแทบจะไม่ได้ใช้ฟีเจอร์นี้เลยเพราะฉันกลัวที่จะลืมตอบอีเมล แต่เวลาเลื่อนไม่จำเป็นต้องเป็นไปตามอำเภอใจ ตอนนี้ ฉันตั้งเวลาแบบกำหนดเอง (เช่น ช่วงประหยัดพลังงานตอนเที่ยง) เมื่อการเช็คอีเมลไม่ส่งผลต่อประสิทธิภาพการทำงาน
ลองจับคู่เวลาเลื่อนเวลากับคุณลักษณะอื่นๆ ของ Gmail เช่น การกระตุ้นเตือน และ สมาร์ทรีพลาย เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานอีเมลของคุณ
ปิดกระทู้อีเมลที่ขโมยความสนใจของคุณ
ปิดกระทู้กลุ่มที่มีเสียงดังโดยไม่ลบข้อความจริง
เปิดการสนทนาที่มีเสียงดัง คลิกเมนู 3 จุด แล้วเลือกปิดเสียง . เธรดจะข้ามกล่องจดหมายของคุณและย้ายตรงไปที่ จดหมายทั้งหมด . คุณจะยังคงได้รับข้อความ แต่ข้อความเหล่านั้นจะไม่เรียกร้องความสนใจในทันที
ฉันเคยทำให้ทุกกระทู้มองเห็นได้ในกรณีที่มีเรื่องสำคัญเกิดขึ้น ความกลัวที่จะพลาดงานทำให้ฉันผูกติดอยู่กับการสนทนาที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานจริงของฉันเลย ฉันจำได้ว่าเคยอ่านข้อความ "การถูกลอกเลียนแบบไม่ได้หมายความว่าต้องรับผิดชอบ" ที่ไหนสักแห่ง!
กระทู้ที่ถูกปิดเสียงยังคงสามารถค้นหาได้ หากมีคนต้องการความคิดเห็นของคุณอย่างยิ่งเกี่ยวกับกระทู้ที่ถูกปิดเสียง พวกเขาจะใส่ที่อยู่อีเมลของคุณลงในบรรทัด "ถึง" หรือ "สำเนา" โดยตรง ซึ่งจะเปิดเสียงการสนทนาโดยอัตโนมัติ ด้วยการใช้คุณสมบัติปิดเสียงในเชิงรุก กล่องจดหมายของคุณจะหยุดทำงานเป็นฟีดการแจ้งเตือนสำหรับลำดับความสำคัญของผู้อื่น
ที่เกี่ยวข้อง
คุณไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนการตั้งค่า Gmail ทุกรายการพร้อมกัน
ความกังวลเรื่องอีเมลมีอยู่จริง FOMO ก็เป็นจริงเช่นกัน แต่ความสามารถในการทำงานอย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้นด้วยอีเมลของเรานั้นอยู่ในมือของเรา เราเรียนรู้ได้ด้วยการทดลองเล็กๆ เท่านั้น ดังนั้น ให้เปิดการตอบกลับว่ากำลังลาพักร้อนสักหนึ่งหรือสองวัน เลื่อนการตอบกลับแทนการติดดาว และกำหนดเวลาการตอบกลับที่ไม่เร่งด่วนทุกครั้ง การตอบกลับที่เข้ามาในกล่องจดหมายของคุณจะเป็นคำตอบสำหรับการทดลองเหล่านี้
