การจัดประเภทข้อมูลในความปลอดภัยข้อมูลคืออะไร?

การจัดประเภทข้อมูล (Information Classification) เป็นกระบวนการจัดกลุ่มข้อมูลเข้าไปในหมวดหมู่ที่เกี่ยวข้องกัน เพื่อให้สามารถจัดการและปกป้องข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่น ในองค์กร เอกสารทางการเงินไม่ควรปนเปื้อนกับเอกสารของฝ่ายประชาสัมพันธ์ แต่ควรเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก และจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลที่ได้รับมอบหมายและรับผิดชอบเท่านั้น วิธีนี้ทำให้ข้อมูลที่จัดเก็บมีความปลอดภัย และค้นหาได้ง่ายขึ้นเมื่อจำเป็น

กระบวนการจัดประเภทข้อมูล

การจัดประเภทข้อมูลเพื่อความปลอดภัยจำเป็นต้องมีการระบุข้อมูลก่อน ซึ่งต้องมีความพยายามอย่างตั้งใจเพื่อค้นพบข้อมูลที่ถูกสร้าง จัดเก็บ และจัดการโดยหน่วยงานต่างๆ ภายในองค์กร การค้นหาข้อมูลก็คือการค้นพบธุรกิจใหม่ อาจใช้เวลาในการตรวจสอบว่าข้อมูล如何ทำให้ธุรกิจทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่

การนำเสนอและใช้การจัดประเภทข้อมูลความปลอดภัยอย่างเหมาะสมจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการความเสี่ยงและทรัพยากร ปกป้องข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพ โดยการจัดหมวดหมู่ข้อมูลตามระดับความละเอียดอ่อนและผลกระทบทางธุรกิจ จะชื่อนบอกให้การปฏิบัติด้านความเสี่ยงและความปลอดภัยข้อมูลทราบลำดับความสำคัญในการปกป้องข้อมูล และงบประมาณความปลอดภัยข้อมูลขององค์กรควรจัดสรรอย่างไร

การจัดประเภทข้อมูลที่ถูกควบคุมโดยกฎหมายและระเบียบข้อบังคับอย่างถูกต้อง ช่วยให้องค์กรสามารถกำหนดการเผยแพร่ข้อมูลตามหลัก "Need-to-know" ได้ ซึ่งลดความเสี่ยงจากการขโมยหรือสูญหายข้อมูล ช่วยป้องกันหรือลดโทษทางการเงินที่เกี่ยวข้องกับการไม่ปฏิบัติตามกฎระเบียบ

ประเภทข้อมูลตามวัตถุประสงค์การใช้งาน

สามารถจัดประเภทข้อมูลตามวัตถุประสงค์ที่ใช้ข้อมูลได้ โดยกว้างๆ แล้วแบ่งได้ 3 ประเภทหลัก ดังนี้

1. ข้อมูลเชิงกลยุทธ์ (Strategic Information)

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจระดับสูงและเชิงกลยุทธ์ จำเป็นสำหรับการวางแผนและการสร้างนโยบายธุรกิจ ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ ความพร้อมของตลาด ค่าวัตถุดิบ การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ การวางแผนกำลังคน และคู่แข่ง เป็นต้น

2. ข้อมูลเชิงยุทธศาสตร์ (Tactical Information)

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจระดับกลาง โดยทั่วไปครอบคลุมช่วงเวลาประมาณ 1 ปี ประกอบด้วยการวิเคราะห์และการพยากรณ์ยอดขาย การคาดการณ์ทางการเงิน ความต้องการทรัพยากรการผลิต และงบการเงินประจำปี โดยทั่วไปข้อมูลประเภทนี้ขึ้นอยู่กับเหตุการณ์และธุรกรรมปัจจุบัน จำเป็นต้องมีการสร้างและระบุข้อมูลทันที การตัดสินใจเชิงยุทธศาสตร์ต้องการข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์กร ก่อนตัดสินใจ

3. ข้อมูลเชิงปฏิบัติการ (Operational Information)

ข้อมูลที่จำเป็นสำหรับบริการประจำวันขององค์กรธุรกิจ ใช้กับช่วงเวลาสั้นมาก ซึ่งอาจตั้งแต่ 1 ชั่วโมงถึงไม่กี่วัน ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับสต็อกสินค้าคงเหลือ คำสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับ ระดับสั่งซื้อสินค้าใหม่ และคำสั่งซื้อของลูกค้าที่ค้างอยู่ เป็นต้น