มีหลักการความเป็นส่วนตัวข้อมูล (Information Privacy Principles - IPPs) หลายประการ ซึ่งครอบคลุมวงจรชีวิตทั้งหมดของข้อมูล ตั้งแต่การรวบรวม (Collection) และการจัดการ (Handling) ไปจนถึงการจัดเก็บ (Storage) และการกำจัด (Disposal) IPPs เป็นแนวทางว่าภาควิชานี้ (Department) ควรจัดการข้อมูลส่วนบุคคลอย่างไร จำเป็นต้องเพิ่มประสิทธิภาพ (Maximise) แนวทางปฏิบัติของเราให้สอดคล้องกับ IPPs และข้างเคียงบริบทงานเฉพาะของเรา เพื่อตัดสินใจว่าการปฏิบัติปัจจุบันต้องการการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ กระบวนการนี้อาจต้องการการ平衡 (Balancing) ของความเป็นส่วนตัวกับ利益ที่ท้าทาย (Competing Interests) และความต้องการของรัฐบาล
-
การรวบรวม (Collection) — สามารถรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลได้เฉพาะที่จำเป็นสำหรับการดำเนินการของหน้าที่หรือกิจกรรมของหน่วยงาน (Agency's Functions or Activities) ข้อมูลส่วนบุคคลควรถูกรวบรวมอย่างถูกกฎหมาย (Lawfully) อย่างเป็นธรรม (Fairly) และไม่เจาะจง (Not Intrusively) หากเกี่ยวข้อง ข้อมูลควรถูกรวบรวมจากบุคคลที่เกี่ยวข้อง
-
การใช้และการเปิดเผย (Use and Disclosure) — ใช้และเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลเพียงเพื่อเป้าหมายหลัก (Primary Purpose) ที่รวบรวมไว้ หรือเหตุผลที่เกี่ยวข้อง (Related Purpose) ที่บุคคลคาดหวังอย่างสมเหตุสมผล การใช้เพื่อเป้าหมายรองเฉพาะ (Specific Secondary Purposes) โดยไม่ต้องขอยินยอม ได้รับอนุญาต
หลักการนี้วางขีดจำกัดการใช้ข้อมูลส่วนบุคคลเพื่อเหตุผลรอง เพียงอย่างง่าย การใช้เพื่อเป้าหมายรองที่ไม่เกี่ยวข้อง (Unrelated) หรือที่บุคคลไม่สามารถคาดหวังได้ ควรเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อมีความยินยอมของบุคคล หรือหากความสนใจสาธารณะที่แข็งแกร่ง (Compelling Public Interest) กำหนดให้เป็นเช่นนั้น
-
คุณภาพข้อมูล (Data Quality) — ให้การรับรองว่าข้อมูลส่วนบุคคลเป็น —
- ถูกต้อง (Accurate)
- สมบูรณ์ (Complete)
- ทันสมัย (Up to date)
- หลักการ (Principle)
หน่วยงานควรใช้ขั้นตอนที่สมเหตุสมผล เพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลส่วนบุคคลที่มันรวบรวม ใช้ หรือเปิดเผย เป็นที่ถูกต้อง สมบูรณ์ และทันสมัย
-
ความปลอดภัยข้อมูล (Data Security) — สามารถใช้ขั้นตอนที่สมเหตุสมผล เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลจาก การใช้งานผิดวัตถุประสงค์ (Misuse) การสูญหาย (Loss) การเข้าถึงที่ไม่ได้รับอนุญาต (Unauthorized Access) การเปลี่ยนแปลง (Modification) หรือการเปิดเผย (Disclosure) หลักการนี้รวมถึงสิ่งต่อไปนี้ —
หน่วยงานควรใช้ขั้นตอนที่สมเหตุสมผล เพื่อปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลที่มันครอบครอง จากการใช้งานผิดและสูญหาย และจากการเข้าถึง การเปลี่ยนแปลง หรือการเปิดเผยที่ไม่ได้รับอนุญาต
หน่วยงานต้องใช้ขั้นตอนที่สมเหตุสมผล เพื่อทำลาย (Destroy) หรือลบระบุตัวตนถาวร (Permanently De-identify) ข้อมูลส่วนบุคคล หากมันไม่ได้ถูกต้องการอีกต่อไปสำหรับเหตุผลใดๆ
-
การเข้าถึงและการแก้ไข (Access and Correction) — บุคคลมีสิทธิขอเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา และทำการแก้ไข การเข้าถึงและการแก้ไขโดยทั่วไปจัดการภายใต้ข้อกำหนดของ Information Act จำเป็นต้องแยกความแตกต่างระหว่างอิสระของข้อมูล (Freedom of Information) จากความเป็นส่วนตัวข้อมูล (Information Privacy)
-
ความไม่ระบุชื่อ (Anonymity) — นี่เป็นหลักการเมื่อหน่วยงานรัฐบาลเปลี่ยนไปสู่พื้นหลังดิจิทัล (Digital Background) ที่พวกเขาสามารถทิ้งร่องรอยดิจิทัล (Digital Traces) ของที่พวกเขาไป สิ่งที่พวกเขาได้รับ ใครที่พวกเขาติดต่อ และสิ่งที่พวกเขาชอบ
หลักการนี้รวมถึงสิ่งต่อไปนี้ —
หากหน่วยงานพิจารณาอย่างรอบคอบเกี่ยวกับหลักการความไม่ระบุชื่อ มันจะรวบรวมข้อมูลส่วนบุคคลน้อยลง และสิ่งนั้นทำให้การปฏิบัติตาม IPPs ง่ายขึ้นมาก
หน่วยงานควรให้ผู้เข้าร่วมธุรกรรมกับองค์กร ตัวเลือกในการไม่ระบุตัวตนของพวกเขา เว้นแต่จะถูกกำหนดโดยกฎหมาย หรือเป็นไปไม่ได้ที่จะปฏิบัติว่าบุคคลไม่ได้ถูกระบุตัวตน
