ปัญหาอย่างหนึ่งของไฟล์แนบอีเมลและการใช้โปรแกรมรับส่งอีเมลบนเบราว์เซอร์คือระยะเวลาที่ใช้ในการอัปโหลดไฟล์แนบทั้งหมด หากคุณใช้การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่ช้า คุณจะรู้ว่าการอัปโหลดไฟล์แนบหลายไฟล์ไปยังข้อความอีเมลใหม่นั้นน่าหงุดหงิดเพียงใด บางครั้ง การเชื่อมต่ออาจล้มเหลวตรงกลาง และคุณต้องเริ่มกระบวนการใหม่ทั้งหมดอีกครั้ง
การอัปโหลดหลายไฟล์พร้อมกันอาจทำให้เบราว์เซอร์หยุดทำงาน ตัวอย่างเช่น หากคุณใช้ Firefox และพยายามอัปโหลดเอกสาร PDF บางไฟล์ที่มีขนาดไฟล์สูง มีโอกาสที่ Firefox อาจหยุดตอบสนอง ในสถานการณ์เช่นนี้ การบันทึกร่างที่ฆ่าเวลาอันมีค่าของคุณจะกลายเป็นเรื่องยาก
ปัญหาอีกอย่างของไฟล์แนบคือเมื่อคุณต้องการค้นหาในภายหลัง หากคุณส่งและรับอีเมลหลายสิบฉบับทุกวัน คุณอาจจำวันที่และเธรดข้อความจริงของไฟล์แนบที่อัปโหลดไม่ได้ ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณต้องค้นหาไฟล์ในคอมพิวเตอร์ของคุณหรือขอให้ผู้รับส่งไฟล์แนบมาให้คุณ
จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเราสามารถใช้เครื่องมือเดสก์ท็อปเพื่ออัปโหลดไฟล์แนบไปยังบัญชี Gmail ของเรา จะเกิดอะไรขึ้นถ้าเราสามารถจัดเก็บสำเนาออนไลน์ของไฟล์แนบทั้งหมดไปยังผู้ให้บริการโฮสต์ไฟล์ได้ฟรี ? ในบทช่วยสอนนี้ เราจะเรียนรู้วิธีเก็บไฟล์แนบอีเมลทั้งหมดโดยอัตโนมัติไปยังผู้ให้บริการโฮสต์ไฟล์ฟรี (โดยใช้ Drop.io)
อัปโหลดไฟล์แนบไปยัง Gmail จากเดสก์ท็อป
ก่อนอื่น คุณจะต้องดาวน์โหลดไคลเอ็นต์เดสก์ท็อป Affixa Affixa ให้คุณอัปโหลดไฟล์แนบไปยังอีเมลของคุณโดยใช้ Drop.io ซึ่งเป็นบริการโฮสต์ไฟล์ยอดนิยม คุณยังสามารถใช้ Affixa เพื่อเพิ่มไฟล์แนบไปยังไคลเอนต์อีเมลเดสก์ท็อปของคุณ เช่น Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra เป็นต้น
เมื่อคุณดาวน์โหลด Affixa แล้ว ให้ติดตั้งและเรียกใช้โปรแกรม คลิกปุ่ม “เพิ่ม” เพื่อเพิ่มบัญชีอีเมล Gmail หรือ Yahoo ดังที่แสดงด้านล่าง
ในการตั้งค่าบัญชี คุณสามารถเลือก “Google Apps” หรือ “Gmail จากดรอปดาวน์ “ชื่อผู้ใช้” ป้อนข้อมูลบัญชีของคุณแล้วคลิก “ทดสอบ”
Affixa จะทำการยืนยันว่าชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านนั้นถูกต้องและแสดงข้อความดังภาพด้านล่าง:
ตอนนี้สลับไปที่แท็บ "ตัวเลือก" และเลือก "โหลด Affixa เมื่อเริ่มต้น" และ "โหลด Affixa เมื่อฉันคลิกที่อยู่อีเมล" การดำเนินการนี้จะเรียกโปรแกรมโดยอัตโนมัติเมื่อคุณต้องการเพิ่มไฟล์แนบและไม่ต้องเรียกใช้โปรแกรมด้วยตนเอง
ถัดไป เรียกดูแท็บ "การโฮสต์ไฟล์" และเลือกกฎการแนบ หากคุณต้องการใช้บริการ Drop.io เพื่อโฮสต์ไฟล์แนบของคุณเสมอ ให้เลือกช่องทำเครื่องหมาย "ใช้โฮสต์ไฟล์โดยอัตโนมัติ" แล้วเลือกช่องทำเครื่องหมาย "ใช้การโฮสต์ไฟล์สำหรับไฟล์แนบของฉันเสมอ"
ตอนนี้คลิก "การตั้งค่า" และเลือกรหัสผ่านสำหรับ Drop Drop เป็นเพียงสถานที่ที่จะอัปโหลดไฟล์แนบของคุณ (ดูตัวอย่าง)
การตั้งรหัสผ่านทำให้มั่นใจได้ว่าเฉพาะบุคคลที่เลือกเท่านั้นที่สามารถเห็นไฟล์แนบของคุณ และไฟล์จะไม่เป็นแบบสาธารณะ คุณสามารถส่งรหัสผ่านของ “วาง” ที่คุณสร้างขึ้นไปยังผู้รับในข้อความอีเมลได้อย่างง่ายดาย
จากดรอปดาวน์วันหมดอายุ เลือกช่วงเวลาที่คุณต้องการให้การดรอปทำงาน ช่วงเวลาการหมดอายุสามารถตั้งค่าได้ตั้งแต่ 1 วันถึง 1 ปี คุณยังสามารถเลือกตัวเลือกอื่นๆ ซึ่งรวมถึงว่าผู้ใช้รายอื่นสามารถโพสต์ความคิดเห็นในไฟล์แนบของคุณได้หรือไม่ หรือว่าพวกเขาสามารถเพิ่มไฟล์ใหม่ลงในรายการที่คุณสร้างขึ้นได้
สิ้นสุดส่วนการตั้งค่า ตอนนี้ให้อัปโหลดไฟล์แนบโดยคลิกขวาที่ไฟล์และเลือก ส่งไปที่ -> ผู้รับจดหมาย
คุณยังสามารถเริ่มโปรแกรม Affixa ด้วยตนเองแล้วลากและวางเพื่อเพิ่มอีเมลลงในตะกร้า Drop.io เมื่อเพิ่มไฟล์ทั้งหมดแล้ว เพียงกด "อีเมล" แล้ว Affixa จะอัปโหลดไฟล์เหล่านั้นไปที่ Drop.io และเพิ่มเป็นไฟล์แนบในข้อความ Gmail ใหม่ ข้อความต่อไปนี้จะปรากฏขึ้นเมื่ออัปโหลดไฟล์ทั้งหมดแล้ว:
ตอนนี้เปิดกล่องจดหมาย Gmail ของคุณจากเบราว์เซอร์ ไปที่โฟลเดอร์ร่างจดหมายแล้วคุณจะเห็นข้อความใหม่พร้อมไฟล์แนบไปกับข้อความดังที่แสดงด้านล่าง:
ตอนนี้ส่งอีเมลถึงใครก็ตามที่คุณต้องการ เมื่อส่งอีเมลแล้ว คุณจะได้รับการแจ้งเตือนจากบริการ Drop.io ทันทีดังที่แสดงด้านล่าง:
ผู้รับของคุณสามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบด้วยรหัสผ่านผู้ดูแลระบบ หรือสมัครรับฟีด RSS ของไฟล์แนบได้เช่นกัน สิ่งนี้มีประโยชน์มากเพราะเมื่อคุณต้องการอัปเดตเธรดข้อความเฉพาะและเพิ่มไฟล์แนบใหม่ คุณไม่จำเป็นต้องสร้างข้อความอีเมลใหม่ คุณสามารถอัปโหลดไฟล์ใหม่บนหน้า Drop.io และผู้รับที่สมัครรับข้อมูลของคุณจะได้รับการแจ้งเตือนในกล่องจดหมายของพวกเขา เยี่ยมมาก!
Affixa เวอร์ชันฟรีช่วยให้คุณใช้บัญชีได้เพียงบัญชีเดียว คุณสามารถซื้อเวอร์ชันเชิงพาณิชย์ได้หากต้องการมีตัวเลือกขั้นสูงที่รองรับหลายบัญชี
คุณใช้บริการใด ๆ ในการจัดเก็บเอกสารแนบอีเมลของคุณหรือไม่? โปรดแบ่งปันความคิดของคุณในส่วนความคิดเห็น
