ปัญหาหนึ่งของไฟล์แนบอีเมลและการใช้ไคลเอนต์อีเมลบนเบราว์เซอร์คือ เวลาที่ใช้ในการอัปโหลดไฟล์แนบทั้งหมด หากใช้อินเทอร์เน็ตช้า คุณจะรู้ว่ามีความหงุดหงิดแค่ไหนเมื่ออัปโหลดไฟล์แนบหลายไฟล์ไปยังอีเมลใหม่ บางครั้งการเชื่อมต่อล้มเหลวระหว่างทาง และต้องเริ่มใหม่ทั้งหมด
การอัปโหลดหลายไฟล์พร้อมกันอาจทำให้เบราว์เซอร์ค้าง เช่น ใช้ Firefox อัปโหลดเอกสาร PDF ขนาดใหญ่ อาจทำให้ Firefox หยุดตอบสนอง ในสถานการณ์นี้ การบันทึกร่าง (Draft) จะยาก และเสียเวลามาก
ปัญหาอีกอย่างคือ เมื่อต้องการค้นหาไฟล์แนบภายหลัง หากส่งและรับอีเมลหลายสิบฉบับต่อวัน อาจไม่จำวันที่และเธรดข้อความของไฟล์แนบ ต้องค้นหาในคอมพิวเตอร์ หรือขอให้ผู้รับส่งต่อมา
ถ้าเราสามารถใช้เครื่องมือบนเดสก์ท็อปอัปโหลดไฟล์แนบไป Gmail ได้จะดีมาก ถ้าสามารถเก็บสำเนาออนไลน์ของไฟล์แนบทั้งหมดที่ผู้ให้บริการโฮสต์ไฟล์ฟรีได้จะดีกว่า ในบทช่วยสอนนี้ เราจะเรียนรู้วิธีเก็บถาวรไฟล์แนบอีเมลอัตโนมัติที่บริการโฮสต์ไฟล์ฟรี (ใช้ Drop.io)
อัปโหลดไฟล์แนบไป Gmail จากเดสก์ท็อป
ก่อนอื่น ต้องดาวน์โหลดไคลเอนต์เดสก์ท็อป Affixa Affixa ช่วยให้อัปโหลดไฟล์แนบไปอีเมลโดยใช้ Drop.io บริการโฮสต์ไฟล์ยอดนิยม ยังสามารถใช้ Affixa เพิ่มไฟล์แนบไปยังไคลเอนต์อีเมลบนเดสก์ท็อป เช่น Microsoft Outlook, Thunderbird, Zimbra ฯลฯ
หลังดาวน์โหลด Affixa แล้ว ติดตั้งและรันโปรแกรม คลิกปุ่ม "Add" เพื่อเพิ่มบัญชี Gmail หรือ Yahoo อีเมล
ในการตั้งค่าบัญชี สามารถเลือก "Google Apps" หรือ "Gmail" จากเมนูดรอปดาวน์ "Username" ใส่ข้อมูลบัญชีแล้วคลิก "Test"
Affixa จะยืนยันว่าชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านถูกต้อง และแสดงข้อความยืนยัน
ไปที่แท็บ "Options" เลือก "Load Affixa on Startup" และ "Load Affixa when I click an email address" จะทำให้โปรแกรมทำงานอัตโนมัติเมื่อต้องการเพิ่มไฟล์แนบ ไม่ต้องรันโปรแกรมเอง
ไปที่แท็บ "File Hosting" เลือกกฎสำหรับไฟล์แนบ หากต้องการใช้บริการ Drop.io เสมอ ให้ติ๊ก "Use the File host automatically" และ "Always use file hosting for my attachments"
คลิก "Preferences" เลือกรหัสผ่านสำหรับ Drop Drop คือที่เก็บไฟล์แนบที่จะอัปโหลด (ดูตัวอย่าง) การตั้งรหัสผ่านทำให้เฉพาะคนที่เลือกเท่านั้นเข้าถึงได้ ไม่ใช่สาธารณะ สามารถส่งรหัสผ่านของ Drop ที่สร้างไปให้ผู้รับในข้อความอีเมล
จากเมนูดรอปดาวน์หมดอายุ (Expiry) เลือกช่วงเวลาที่ต้องการให้ Drop ทำงานได้ สามารถตั้งได้ 1 วันถึง 1 ปี ยังมีตัวเลือกอื่นๆ เช่น อนุญาตให้ผู้ใช้อื่นคอมเมนต์บนไฟล์แนบ หรือเพิ่มไฟล์ใหม่ใน Drop ที่คุณสร้าง
การตั้งค่าเสร็จสิ้น ตอนนี้อัปโหลดไฟล์แนบเพียงคลิกขวาที่ไฟล์ เลือก Send to → Mail recipient
สามารถรัน Affixa เองและลากวางเพิ่มอีเมลในตะกร้า Drop.io เมื่อเพิ่มไฟล์ครบแล้ว กด "Email" Affixa จะอัปโหลดไฟล์ไป Drop.io และเพิ่มเป็นไฟล์แนบในอีเมล Gmail ใหม่ ข้อความต่อไปจะแสดงเมื่ออัปโหลดไฟล์ทั้งหมดเสร็จ
เปิดกล่องจดหมาย Gmail จากเบราว์เซอร์ ไปที่โฟลเดอร์ Drafts จะเห็นข้อความใหม่พร้อมไฟล์แนบ
ส่งอีเมลให้ผู้รับ เมื่อส่งแล้ว จะได้รับการแจ้งเตือนจาก Drop.io ทันที
ผู้รับสามารถดาวน์โหลดไฟล์แนบด้วยรหัสผ่านผู้ดูแลระบบ หรือสมัครรับฟีด RSS ของไฟล์แนบได้ด้วย นี่มีประโยชน์มาก เพราะเมื่อต้องการอัปเดตเธรดข้อความและเพิ่มไฟล์แนบใหม่ ไม่ต้องสร้างอีเมลใหม่ เพียงอัปโหลดไฟล์ใหม่ที่หน้า Drop.io ผู้รับที่สมัครรับจะได้รับการแจ้งเตือนในกล่องจดหมาย ดีมาก!
เวอร์ชันฟรีของ Affixa ให้ใช้บัญชีเดียวเท่านั้น สามารถซื้อเวอร์ชันพาณิชย์หากต้องการตัวเลือกขั้นสูงรองรับหลายบัญชี
คุณใช้บริการใดในการเก็บถาวรไฟล์แนบอีเมล? โปรดแชร์ความคิดเห็น
