ขณะสร้างเอกสาร Word ของคุณ บางคนอาจต้องการรักษาความปลอดภัยและป้องกันไม่ให้ผู้อื่นดูหรือเปลี่ยนแปลงเอกสาร มีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยบางอย่างใน Microsoft Word 2013 ที่ช่วยให้คุณสามารถป้องกันและรักษาความปลอดภัยเอกสารของคุณได้ มาดูกันเลย
1. ทำให้เอกสารของคุณเป็นแบบอ่านอย่างเดียว
Microsoft Word 2013 อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างเอกสารแบบอ่านอย่างเดียว เพื่อไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขเอกสารได้ ซึ่งคล้ายกับการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบ PDF เพื่อให้กลายเป็นสำเนาสุดท้ายโดยไม่มีเนื้อหาที่แก้ไขได้ คุณลักษณะนี้เรียกว่าการทำเครื่องหมายเอกสารเป็นขั้นสุดท้าย ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อทำเครื่องหมายเอกสารว่าเป็นที่สิ้นสุดและทำให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียว
1. ไปที่ไฟล์ -> ข้อมูล
2. คลิกที่ปุ่มแบบเลื่อนลง “ปกป้องเอกสาร”
3. เลือก “ทำเครื่องหมายว่าสิ้นสุด”
4. Word จะขอคำยืนยันว่าเอกสารจะถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายแล้วจึงบันทึก คุณจะต้องกดปุ่มตกลง
5. คุณจะได้รับกล่องข้อมูลที่ระบุว่า:
เอกสารนี้ถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้ายเพื่อระบุว่าการแก้ไขเสร็จสมบูรณ์และนี่คือเวอร์ชันสุดท้ายของเอกสาร เมื่อเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็นขั้นสุดท้าย คุณสมบัติสถานะจะถูกตั้งค่าเป็น "สุดท้าย" แล้วพิมพ์ แก้ไขคำสั่ง และเครื่องหมายการพิสูจน์อักษร ถูกปิด คุณสามารถรับรู้ว่าเอกสารถูกทำเครื่องหมายเป็น Final เมื่อไอคอน Mark As Final ปรากฏขึ้นในแถบสถานะ
คุณแก้ไขเอกสารได้อีกครั้งโดยคลิกปุ่ม "แก้ไขต่อไป" ที่แสดงแถบสีเหลืองด้านบน
2. รหัสผ่านป้องกันเอกสารของคุณ
การป้องกันด้วยรหัสผ่านมีมาตั้งแต่ Word 2007 ใน Word 2013 คุณสามารถใช้รหัสผ่านป้องกันเอกสารของคุณได้ตามขั้นตอนด้านล่าง:
1. ไปที่ไฟล์ -> ข้อมูล
2. คลิกที่ปุ่มดรอปดาวน์ “ปกป้องเอกสาร”
3. เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน
4. หน้าต่างโต้ตอบใหม่จะเปิดขึ้นเพื่อขอให้ป้อนรหัสผ่านการเข้ารหัส ใส่รหัสผ่านแล้วกดตกลง
5. คุณจะต้องป้อนรหัสผ่านอีกครั้งแล้วกดตกลงอีกครั้ง
เมื่อใดก็ตามที่คุณต้องการเปิดเอกสารอีกครั้ง Word จะถามรหัสผ่านจากคุณ
โปรดทราบว่าหากคุณลืมรหัสผ่านการเข้ารหัส Microsoft Word จะไม่ให้วิธีใดๆ ในการกู้คืนเอกสาร คุณอาจต้องใช้ยูทิลิตี้ถอดรหัสรหัสผ่านของบุคคลที่สามซึ่งมีราคาแพงหรือไม่ได้ผลเสมอไป
3. การสร้างแบบฟอร์มใน Word พร้อมฟิลด์ที่แก้ไขได้
มีบางครั้งที่คุณต้องการเพิ่มแบบฟอร์มลงในเอกสารของคุณ Word 2013 ให้คุณสร้างฟอร์มพร้อมฟิลด์ที่แก้ไขได้ คุณจะต้องเปิดใช้งานแท็บริบบอนสำหรับนักพัฒนา ซึ่งสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนด้านล่าง:
1. ไปที่ไฟล์ -> ตัวเลือก -> กำหนด Ribbon เอง
2. เลือกช่องกาเครื่องหมาย “นักพัฒนา” ซึ่งไม่ได้เลือกไว้ตามค่าเริ่มต้น คุณจะเห็นแท็บใหม่ชื่อ Developer บน Word 2013 Ribbon
หลังจากสร้างแบบฟอร์มแล้ว คุณสามารถทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อให้เฉพาะฟิลด์ของแบบฟอร์มที่ใช้งานได้สำหรับการแก้ไข ข้อความอื่นๆ ทั้งหมดจะไม่สามารถแก้ไขได้
1. เปิดเอกสารด้วยช่องแบบฟอร์ม
2. ไปที่ไฟล์ -> ข้อมูล
3. คลิกที่เมนูแบบเลื่อนลงปกป้องเอกสารและเลือกจำกัดการแก้ไข
4. จะเป็นการเปิดแถบด้านข้างที่มีตัวเลือกต่างๆ คุณต้องเลือก "กรอกแบบฟอร์ม" ในการแก้ไขข้อ จำกัด เลือกช่องกาเครื่องหมาย “อนุญาตเฉพาะการแก้ไขประเภทนี้ในเอกสาร”
5. คลิกที่ปุ่ม “ใช่ เริ่มบังคับใช้การป้องกัน” ใต้ “3. เริ่มบังคับใช้”
6. คุณจะถูกขอให้ใช้รหัสผ่านป้องกันเอกสาร คุณสามารถป้อนรหัสผ่านสองครั้งเพื่อดำเนินการดังกล่าว
คุณสามารถมอบเอกสารนี้พร้อมกับแบบฟอร์มให้กับทุกคนที่จะสามารถป้อนฟิลด์ของแบบฟอร์มและบันทึกเอกสารได้ ไม่มีอะไรจะแก้ไขได้อีก เพื่อให้สามารถแก้ไขได้อีกครั้ง คุณจะต้องป้อนรหัสผ่านที่คุณสร้างขึ้นในขณะที่จำกัดเอกสาร
บทสรุป
แม้ว่าจะมีชุดโปรแกรมสำนักงานอยู่มากมาย แต่ก็ไม่มีชุดใดที่มีคุณสมบัติครบถ้วนเท่ากับ Microsoft Word ด้วยคุณลักษณะด้านความปลอดภัยที่กล่าวถึงข้างต้น คุณจะสามารถสร้างและปกป้องเอกสารของคุณได้โดยใช้ความพยายามเพียงเล็กน้อย ฉันมักจะชอบใช้ Microsoft Word เพื่อเขียนและรักษาความปลอดภัยเอกสารของฉัน แล้วคุณล่ะ? คุณชอบและใช้ฟีเจอร์ความปลอดภัยของ Microsoft Word ใดมากที่สุด
