นี่เป็นสถานการณ์ทั่วไป:คุณได้รับเอกสาร Word ทางอีเมลที่คุณต้องลงชื่อและส่งกลับ คุณสามารถพิมพ์ เซ็น สแกน และส่งคืนเอกสารได้ แต่มีวิธีแทรกลายเซ็นใน Word ที่ง่ายกว่า ดีกว่า และเร็วกว่า
คู่มือนี้จะอธิบายวิธีแทรกลายเซ็นของคุณลงในเอกสาร Microsoft Word อย่างรวดเร็ว โดยไม่คำนึงถึงอุปกรณ์หรือแพลตฟอร์มที่คุณใช้
วิธีการแทรกลายเซ็นใน Word
คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของคุณลงในเอกสาร Word เพื่อให้มีความเป็นส่วนตัว
อย่างไรก็ตาม สมมติว่าคุณจำเป็นต้องส่งสำเนาดิจิทัลของเอกสารทางอีเมลหรือวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์อื่นๆ ในกรณีนั้น คุณสามารถสแกนลายเซ็นของคุณ บันทึกเป็นรูปภาพ จากนั้นแทรกลายเซ็นลงในเอกสาร นี่คือวิธีการ
- ถ้าลายเซ็นของคุณถูกบันทึกเป็นรูปภาพในคอมพิวเตอร์ของคุณ ให้เปิดเอกสาร Word ที่คุณต้องการลงชื่อและเลือก แทรก .
- ถัดไป เลือก รูปภาพ> รูปภาพจากไฟล์ (หรือจากอุปกรณ์นี้ ).
- ไปที่ตำแหน่งที่บันทึกรูปภาพที่สแกนของลายเซ็นของคุณ คลิกที่ไฟล์และเลือก แทรก .
- ไปที่ รูปแบบภาพ แท็บ และเลือก ครอบตัด และปรับภาพตามข้อกำหนดที่คุณต้องการ คลิก ครอบตัด อีกครั้งเพื่อออกจากโหมดครอบตัด
- คลิกขวาที่รูปภาพและเลือก บันทึกเป็นรูปภาพ . คุณสามารถใช้ภาพลายเซ็นเดียวกันในเอกสาร Word อื่นๆ หรือแทรกลายเซ็นในเอกสาร PDF หรือ Google เอกสาร
ใช้ Quick Parts และ AutoText เพื่อแทรกลายเซ็นใน Word
Word มีเครื่องมือในตัว เช่น Quick Parts และ AutoText เพื่อช่วยสร้างลายเซ็นที่สมบูรณ์ ซึ่งอาจรวมถึงลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ที่อยู่อีเมล ตำแหน่งงาน หมายเลขโทรศัพท์ ฯลฯ
ต่อไปนี้คือวิธีใช้เครื่องมือเหล่านี้เพื่อแทรกลายเซ็นใน Word
- แทรกรูปภาพลายเซ็นที่สแกนของคุณในเอกสาร Word จากนั้นพิมพ์ข้อความที่คุณต้องการใช้ภายใต้ลายเซ็น
- ใช้เมาส์เพื่อเลือกและไฮไลต์ลายเซ็นและข้อความ จากนั้นเลือก แทรก> อะไหล่ด่วน .
- เลือก บันทึกส่วนที่เลือกไปที่แกลเลอรี Quick Part .
- ใน สร้างบล็อคส่วนประกอบใหม่ กล่องโต้ตอบ พิมพ์ชื่อสำหรับบล็อกลายเซ็น
- เลือก ข้อความอัตโนมัติ ในช่องแกลเลอรีแล้วคลิก ตกลง .
- ช่องลายเซ็นของคุณจะถูกบันทึก และคุณสามารถแทรกลงในเอกสาร Word อื่นๆ โดยเลือก แทรก> อะไหล่ด่วน> ข้อความอัตโนมัติ และเลือกชื่อของบล็อกลายเซ็น
แทรกลายเซ็นดิจิทัลใน Word
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และลายเซ็นดิจิทัลมีความแตกต่างกัน:
- ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ เป็นรูปภาพของลายเซ็นของคุณที่วางทับบนเอกสาร Word ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณได้แทรกไว้ในส่วนก่อนหน้า
- A ลายเซ็นดิจิทัล เป็น อิเล็กทรอนิกส์แต่เข้ารหัส แบบฟอร์มการรับรองความถูกต้องในเอกสารที่ยืนยันว่าคุณได้เห็นและอนุมัติเอกสารแล้ว
คุณสามารถแทรกลายเซ็นดิจิทัลใน Word เพื่อตรวจสอบตัวตนของคุณได้ ถ้าเอกสารมีบรรทัดลายเซ็นอยู่แล้ว คุณไม่จำเป็นต้องเพิ่มบรรทัด แต่ถ้าไม่มีบรรทัดลายเซ็น คุณสามารถเพิ่มได้อย่างรวดเร็วโดยใช้ขั้นตอนเหล่านี้
- สร้างบรรทัดลายเซ็นในเอกสาร Word โดยเลือก แทรก> เส้นลายเซ็น> บรรทัดลายเซ็น Microsoft Office .
- พิมพ์รายละเอียดที่คุณต้องการให้ปรากฏใต้บรรทัดลายเซ็น
- ทำเครื่องหมายที่ช่องต่อไปนี้:
- อนุญาตให้ผู้ลงนามเพิ่มความคิดเห็นในกล่องโต้ตอบการลงชื่อ
- แสดงวันที่ลงนามในบรรทัดลายเซ็น
การทำเช่นนี้ทำให้คุณสามารถระบุวัตถุประสงค์ในการลงนามและเพิ่มวันที่ลงนามในเอกสาร
- ถัดไป ให้คลิกขวาที่บรรทัดลายเซ็นแล้วเลือก ลงชื่อ จากเมนู
หมายเหตุ :เลือก ใช่ เพื่อบันทึกไฟล์ในรูปแบบที่รองรับ และเลือก แก้ไขต่อไป ถ้าไฟล์เปิดขึ้นในมุมมองที่ได้รับการป้องกัน หากคุณกำลังเปิดไฟล์ที่ได้รับ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเชื่อว่าเอกสารนั้นมาจากแหล่งที่เชื่อถือได้
- รับรหัสดิจิทัลที่จะช่วยให้คุณเพิ่มลายเซ็นเวอร์ชันข้อความหรือรูปภาพลงในช่องได้
ลบลายเซ็นดิจิทัลออกจาก Word
หากคุณใส่ลายเซ็นผิดโดยไม่ได้ตั้งใจและต้องการลบออก ให้เปิดเอกสารที่มีลายเซ็นนั้นและคลิกขวาที่บรรทัดลายเซ็น
เลือก ลบลายเซ็น> ใช่ . หรือเลือกลูกศรถัดจากลายเซ็นใน บานหน้าต่างลายเซ็น จากนั้นเลือก ลบลายเซ็น .
หมายเหตุ :เอกสาร Word ที่มีลายเซ็นจะมี ลายเซ็น ที่ด้านล่างของเอกสาร และไฟล์จะกลายเป็นแบบอ่านอย่างเดียวเพื่อป้องกันการแก้ไขเพิ่มเติม
แทรกลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นใน Word
ลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นทำงานเหมือนกับลายเซ็นดิจิทัลที่มองเห็นได้และปกป้องความถูกต้องของเนื้อหาในเอกสารของคุณ คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลที่มองไม่เห็นได้โดยใช้ขั้นตอนต่อไปนี้
- เลือก ไฟล์> ข้อมูล .
- เลือก ปกป้องเอกสาร> เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล .
- หากระบบขอรหัสดิจิทัล ให้เลือกตกลง . คุณสามารถไปกับคู่ค้าของ Microsoft เช่น GlobalSign ได้ หากคุณไม่มีใบรับรองความปลอดภัยสำหรับลายเซ็นของคุณ หรือใช้ Selfcert เครื่องมือสร้างใบรับรองดิจิทัลของคุณเอง
- หากต้องการใช้ Selfcert ให้ไปที่โฟลเดอร์การติดตั้ง Microsoft บนพีซีของคุณโดยเลือก File Explorer>พีซีเครื่องนี้> ดิสก์ในเครื่อง/Windows (C:)> ไฟล์โปรแกรม> Microsoft Office> ราก > สำนักงาน 16 และเลื่อนลงไปที่ SELFCERT ไฟล์.
- ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ SELFCERT เพื่อเปิดและพิมพ์ชื่อใน ชื่อใบรับรองของคุณ ฟิลด์.
- เมื่อคุณติดตั้งใบรับรองแล้ว ให้ดับเบิลคลิกที่บรรทัดลายเซ็นบนเอกสาร Word ของคุณ ใน เครื่องหมาย กล่องโต้ตอบ พิมพ์ชื่อของคุณเป็นลายเซ็นหรือคลิก เลือกรูปภาพ เพื่อแทรกลายเซ็นของคุณเป็นรูปภาพ
- กรอกวัตถุประสงค์ในการลงนามในเอกสารนี้ กล่อง จากนั้นเลือก ลงชื่อ เพื่อแทรกลายเซ็น
- หากคุณได้รับการแจ้งเตือนถามว่าคุณต้องการใช้ใบรับรองหรือไม่ ให้เลือก ใช่ .
- Word จะยืนยันว่าลายเซ็นของคุณได้รับการบันทึกเรียบร้อยแล้ว เลือก ตกลง .
ใช้แอปของบุคคลที่สามเพื่อแทรกลายเซ็นใน Word
ถ้าฟังก์ชันใน Word มีตัวเลือกไม่เพียงพอสำหรับคุณในการแทรกลายเซ็น คุณสามารถใช้แอปของบริษัทอื่น เช่น DocuSign เพื่อเซ็นชื่อและส่งเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็ว ต่อไปนี้เป็นวิธีใช้ DocuSign เพื่อลงนามในเอกสาร Word
- ติดตั้งโปรแกรมเสริม DocuSign ใน Word เลือก DocuSign> ลงชื่อ เอกสาร .
- ถ้าคุณมีบัญชี DocuSign ให้เข้าสู่ระบบด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านของคุณ หากไม่มี คุณสามารถสร้างบัญชี DocuSign และลงชื่อเข้าใช้ได้ฟรี
- ลากและวางช่องลายเซ็น เพื่อแทรกลายเซ็นในเอกสาร
- เลือก ลายเซ็น และเพิ่มลายเซ็นของคุณลงในฟิลด์ที่เกี่ยวข้อง จากนั้นเลือก นำมาใช้และลงชื่อ .
- เลือก เสร็จสิ้น เพื่อลงนามในเอกสาร Word
- ใน ลงชื่อเข้าใช้และส่งคืน หน้าต่าง ป้อนชื่อและที่อยู่อีเมลของบุคคลที่ขอลายเซ็นของคุณเพื่อรับสำเนา จากนั้นเลือก ส่งและปิด .
เซ็นเอกสาร Word เร็วขึ้น
ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ทำให้สะดวกในการลงนามในเอกสาร เช่น สัญญาหรือสัญญาการขาย ซึ่งจะช่วยประหยัดเวลาและทรัพยากรที่อาจใช้ในการพิมพ์ สแกน และส่งเอกสารที่ลงนามกลับคืนมา
หากคุณใช้ Mac โปรดดูคำแนะนำในการเซ็น PDF บน Mac
แสดงความคิดเห็นและแจ้งให้เราทราบหากคู่มือนี้ช่วยคุณแทรกลายเซ็นใน Microsoft Word
