คุณเปิดเอกสารกี่ครั้งแล้วจึงพบว่ามีการแก้ไขโดยสมาชิกในทีมที่คุณแชร์เอกสารด้วย มันจะเป็นฝันร้ายที่แท้จริงหากมีคนในกลุ่มของคุณลบหรือแก้ไขสิ่งที่สำคัญโดยไม่ต้องสำรองข้อมูลในเอกสาร เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น Microsoft Word มีคุณลักษณะในตัวที่สามารถจำกัดผู้ใช้จากการแก้ไขบางส่วนของเอกสาร สิ่งนี้มีประโยชน์เพราะยังช่วยให้คุณทำงานร่วมกับผู้อื่นได้โดยที่พวกเขาไม่ต้องแก้ไขส่วนที่ละเอียดอ่อนของเอกสาร การจำกัดผู้ใช้ใน Word นั้นง่ายมาก นี่คือวิธีที่คุณสามารถปกป้องส่วนหนึ่งของเอกสารจากการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น
หมายเหตุ: โปรดอย่าสับสนกับ "การป้องกันเอกสาร" ที่ล็อคเอกสารทั้งฉบับอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ขั้นตอนดังกล่าวยังแสดงใน Microsoft Word 2013 และควรทำงานร่วมกับเวอร์ชันก่อนหน้าอื่นๆ ด้วย ขั้นตอนอาจแตกต่างกันเล็กน้อย
จำกัดผู้ใช้ไม่ให้แก้ไขส่วนของไฟล์ Word
ก่อนที่คุณจะสามารถเล่นกับคุณสมบัติการจำกัดเนื้อหาใน Microsoft Word คุณต้องเปิดใช้งานแท็บ "นักพัฒนา" ในส่วนต่อประสานริบบิ้น แท็บนักพัฒนาซอฟต์แวร์ถูกซ่อนไว้ตามค่าเริ่มต้น เนื่องจากมีการตั้งค่าขั้นสูงทุกประเภท หากต้องการเปิดใช้งานแท็บนักพัฒนา ให้คลิกที่ปุ่ม "ไฟล์" และเลือก "ตัวเลือก" จากแถบด้านข้างทางซ้าย
การดำเนินการข้างต้นจะเปิดกล่องโต้ตอบ "ตัวเลือก" ไปที่แท็บ "กำหนด Ribbon เอง" เลือกช่องทำเครื่องหมาย "นักพัฒนา" ใต้คอลัมน์ "แท็บหลัก" แล้วคลิกปุ่ม "ตกลง" เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
การดำเนินการข้างต้นจะเปิดใช้งานแท็บ “นักพัฒนา”
ตอนนี้ในการล็อคเนื้อหา ให้เลือกเนื้อหาด้วยเมาส์ของคุณและคลิกที่ปุ่ม "Rich Text Content Control" ซึ่งอยู่ถัดจากปุ่ม "COM Add-Ins" การดำเนินการนี้จะสร้างขอบเขตที่มองเห็นได้รอบข้อความที่เลือก คุณยังเลือกปุ่มตัวเลือก “การควบคุมเนื้อหาข้อความธรรมดา” ได้หากต้องการ
ตอนนี้เลือกตัวเลือก “คุณสมบัติ”
การดำเนินการข้างต้นจะเปิดหน้าต่าง "คุณสมบัติการควบคุมเนื้อหา" ป้อนชื่อที่คุณเลือกและเลือกทั้งช่องทำเครื่องหมาย "ไม่สามารถลบการควบคุมเนื้อหา" และ "ไม่สามารถแก้ไขเนื้อหา" ใต้หมวดหมู่ "การล็อก" คุณยังสามารถเล่นกับความสวยงาม เช่น สี ขอบเขต ฯลฯ หากคุณต้องการให้เนื้อหาที่ถูกจำกัดของคุณโดดเด่นกว่าเนื้อหาปกติ เมื่อคุณทำการเปลี่ยนแปลงเสร็จแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ตกลง” เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลง
ทันทีที่คุณคลิกปุ่ม "ตกลง" เนื้อหาจะถูกล็อกและไม่มีใคร (รวมทั้งคุณ) แก้ไขเนื้อหาได้ เว้นแต่ว่าล็อกจะถูกลบออกจากกล่องโต้ตอบ "คุณสมบัติ"
นอกจากเนื้อหาที่เป็นข้อความปกติแล้ว คุณยังสามารถล็อกเนื้อหามัลติมีเดียอื่นๆ เช่น รูปภาพได้ ขั้นตอนค่อนข้างคล้ายกัน เพียงเลือกรูปภาพและล็อคจาก “คุณสมบัติการควบคุมเนื้อหา”
นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องทำ และเป็นการง่ายที่จะจำกัดผู้ใช้ไม่ให้แก้ไขบางส่วนของเอกสาร Word ข้อดีของฟีเจอร์นี้คือผู้ใช้รายอื่นยังสามารถแก้ไขเอกสารได้โดยไม่ต้องยุ่งกับเนื้อหาที่สำคัญหรือถูกล็อค แน่นอนว่านี่ไม่ใช่วิธีที่จะเข้าใจผิด แต่ก็ยังดีกว่าไม่ทำอะไรเลย
หวังว่าจะช่วยได้และแสดงความคิดเห็นด้านล่างเพื่อแบ่งปันความคิดของคุณเกี่ยวกับคุณลักษณะในตัวที่มีประโยชน์นี้
