ขณะทำงานใน Excel คุณอาจต้องรวมไฟล์เข้า Word เพื่อจัดทำรายงานหรือวัตถุประสงค์อื่นๆ เนื่องจากแอปพลิเคชันเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของ Office ที่เป็นของ Microsoft คุณจึงสามารถซิงโครไนซ์จากแอปหนึ่งไปอีกแอปหนึ่งได้อย่างง่ายดาย ในบทความนี้ จะแสดง 2 วิธีในการรวมไฟล์ Excel เข้าเอกสาร Word พร้อมคำอธิบายที่ชัดเจน
1. รวมไฟล์ Excel หน้าเดียวเข้า Word Document
มาแนะนำชุดข้อมูลวันนี้ ตามภาพด้านล่าง รายงานขายพร้อมข้อมูลที่จำเป็น เช่น Sales Rep, Product ID และ Category, States, Price, Quantity และ Sales สำคัญคือ ชุดข้อมูลนี้อยู่ในช่วงเซลล์ B2:H23
ขออธิบายก่อนเพื่อความสะดวก 'การรวมไฟล์ในกรณีหน้าเดียว' หมายถึงการรวมช่วงเซลล์เล็กๆ ที่ครอบคลุมหน้าเดียวในเอกสาร Word
จะอธิบาย 3 วิธีย่อยภายใต้วิธีนี้:
- รวมชุดข้อมูลเข้า Word โดยตรง
- สร้างตาราง Excel แล้วค่อยรวม
- รวมแผนภูมิ Excel เข้าเอกสาร
1.1. รวมชุดข้อมูลเข้า Word Document โดยตรง
➔ เริ่มต้นด้วยการเลือกชุดข้อมูลทั้งหมดโดยเลื่อนเมาส์จนจบชุดข้อมูล หรือกด CTRL + A แล้วคัดลอกด้วย CTRL + C
➔ เปิดเอกสาร Word และเลือกตัวเลือก Paste Special (ลัด ALT + CTRL + V) จากรายการแบบเลื่อนลงของตัวเลือก Paste ในแท็บ Home
ทันทีจะเห็นกล่องโต้ตอบ Paste Special ให้เลือกตัวเลือก Microsoft Excel Worksheet Object จากรายการ As
หลังกด OK จะได้ชุดข้อมูลใน Word Document
น่าประทับใจคือ หากดับเบิลคลิกที่เซลล์ใดๆ ในชุดข้อมูล จะเห็น Excel Ribbon ในเอกสารของคุณ!
1.2. สร้างตาราง Excel และรวม
บางครั้งคุณต้องเก็บรูปแบบเฉพาะ เช่น Filter Button ใน Word Document ในกรณีนี้ สร้างตาราง Excel จากชุดข้อมูลแล้วค่อยรวมเข้าเอกสาร
ขั้นตอนที่ 01: สร้างตาราง Excel และคัดลอก
➔ เลือกชุดข้อมูลทั้งหมด และเลือกตัวเลือก Table จากแท็บ Insert จะได้กล่องโต้ตอบ Create Table ให้ติ๊กถูกหน้า My table has headers
➔ ทันทีจะได้ตาราง ตามภาพด้านล่าง ตอนนี้คัดลอกตารางทั้งหมดด้วย CTRL + C
ขั้นตอนที่ 02: วางตารางเข้า Word Document
➔ ไปที่ Word Document และเลือกตัวเลือก Microsoft Excel Worksheet Object จากกล่องโต้ตอบ Paste Special
ในที่สุด จะได้ตารางในเอกสารพร้อม Filter Button
หากคลิกที่ Filter Button ของ Product Category จะเห็นตัวเลือก และทำงานเหมือนใน Excel
1.3. รวมแผนภูมิ Excel เข้า Word Document
หากต้องการส่งออกแผนภูมิเข้า Word Document สามารถใช้วิธีนี้
➔ เลือกแผนภูมิและคัดลอก
➔ ไปที่กล่องโต้ตอบ Paste Special และเลือกตัวเลือก Microsoft Excel Chart Object
ผลลัพธ์จะเป็นดังนี้
อ่านเพิ่มเติม: How to Merge Excel Files into One Using CMD (4 Steps)
บทความที่คล้ายคลึง
- How to Merge Excel Files Based on Column (3 Methods)
- Merge Excel File to Mailing Labels (With Easy Steps)
- How to Combine Multiple Worksheets into One Workbook
2. รวมไฟล์ Excel หลายหน้าเข้า Word Document
วิธีนี้เหมาะหากชุดข้อมูลของคุณใหญ่และจะครอบคลุมหลายหน้าใน Word Document
ชุดข้อมูลด้านล่างอยู่ในช่วง B2:H73
ขั้นตอนที่ 01: คัดลอกและวางชุดข้อมูล
➔ เริ่มต้นด้วยการคัดลอกชุดข้อมูลทั้งหมด
➔ จากนั้นวางชุดข้อมูลโดยใช้กล่องโต้ตอบ Paste Special โดยเลือก HTML format
ในไม่กี่วินาที จะได้ชุดข้อมูลในเอกสาร
ขั้นตอนที่ 02: เพิ่มแถวหัวข้อสำหรับทุกหน้า
หากดูชัดๆ ที่ชุดข้อมูลที่คัดลอกในเอกสาร จะพบว่าแถวหัวข้อหายไป ยกเว้นหน้าแรก แน่นอนต้องเพิ่มแถวหัวข้อกลับเข้าไป
➔ เพื่อเพิ่มแถวหัวข้อ ให้เลือกเซลล์ในชุดข้อมูลที่คัดลอก แล้วไปที่แท็บ Layout และเลือก Repeat Header Rows จากรายการแบบเลื่อนลงของตัวเลือก Data
ทันทีจะได้แถวหัวข้อที่หายไปกลับมาสำหรับทุกหน้า
➔ นอกจากนี้ อาจใช้ AutoFit Contents จากเมนูแบบเลื่อนลงของตัวเลือก AutoFit ในแท็บ Layout เพื่อให้ชุดข้อมู่อ่านง่าย
สุดท้ายจะได้ผลลัพธ์ดังนี้
นอกจากนี้ หากต้องการรวมและพิมพ์ฉลากที่อยู่ สร้างรายชื่อผู้รับจากเซลล์แยกกัน เช่น Street Address, City, State, และ ZIP code ใน Excel ก็ทำได้ง่าย
อ่านเพิ่มเติม: How to Merge Multiple Excel Files into One Sheet by VBA (3 Criteria)
สรุป
จบบทความวันนี้ แน่ใจว่าตอนนี้คุณสามารถรวมไฟล์ Excel เข้า Word Document ได้อย่างง่ายดายด้วยวิธีด้านบน หากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะ กรุณาแชร์ในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
บทความที่เกี่ยวข้อง
- How to Compare and Merge Excel Workbooks (3 Easy Steps)
- Merge Multiple Excel Files into One Sheet (4 Methods)
- How to Combine Multiple Workbooks to One Workbook in Excel (6 Ways)
