หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งที่มีประโยชน์มากที่สุดอย่างหนึ่งคือการส่งอีเมลจำนวนมากไปยังผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าหรือลูกค้า บริการต่างๆ เช่น Mailchimp ให้โอกาสสำหรับอีเมลการตลาดจำนวนมาก แต่ในราคาพิเศษ คุณยังสามารถส่งอีเมลจำนวนมากและเอกสารทางการตลาดได้โดยใช้คุณลักษณะจดหมายเวียนใน Outlook หรือ Microsoft Word
อย่างไรก็ตาม Microsoft Publisher ช่วยให้คุณสร้างข้อความอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายข่าวที่ดูเป็นมืออาชีพและมีสไตล์มากขึ้น เรายังคงเจาะลึกเกี่ยวกับฟีเจอร์ของแอป Office แต่ละแอป และวันนี้เราจะแสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถสร้างอีเมลผสานที่ดูเป็นมืออาชีพด้วย Publisher ได้อย่างไรโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการสมัครใช้งาน Office 365
เปิดตัว Publisher และไปที่เมนูการส่งจดหมาย
ในการเริ่มต้น คุณสามารถสร้างไฟล์ผู้เผยแพร่ของคุณเองตั้งแต่เริ่มต้นด้วยตัวเลือก Blank 8.5 x 11" หรือใช้เทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่ง หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไร คุณสามารถค้นหาเทมเพลตออนไลน์ได้จากหน้าไฟล์ใหม่ คำแนะนำที่ดีสำหรับผู้เริ่มต้นสำหรับอีเมลจำนวนมากคือเทมเพลต "จดหมายข่าว" ซึ่งมีข้อความและรูปภาพหลายส่วน ซึ่งคุณสามารถเปลี่ยนหรือปรับแต่งด้วยเอกสารของบริษัทของคุณเองได้
เมื่อคุณปรับแต่งไฟล์หรือเทมเพลตด้วยข้อมูลบริษัทของคุณเองแล้ว คุณสามารถไปที่เมนูด้านบนได้ จากตรงนั้น คุณจะต้องเลือก การส่งจดหมาย ตัวเลือก. จากนั้นคุณควรเห็นตัวเลือกทางด้านซ้ายสำหรับ E-mail Merge คุณจะต้องคลิกที่ลูกศรลงที่อยู่ถัดจากนั้น และเลือก ตัวช่วยสร้างทีละขั้นตอน
เลือกตัวเลือกผู้รับของคุณ
จากตัวช่วยสร้าง คุณจะเห็นรายการตัวเลือกและคำอธิบายเกี่ยวกับวิธีการทำงานของการรวมอีเมล สำหรับขั้นตอนแรกนี้ คุณจะต้องให้ความสนใจกับ สร้างรายชื่อผู้รับ จากที่นั่น คุณสามารถใช้รายชื่อผู้ติดต่อที่มีอยู่ เลือก ผู้ติดต่อของคุณจาก Outlook หรือเลือก t พิมพ์รายการใหม่ . โดยทั่วไป วิธีที่ดีที่สุดคือเลือกที่ติดต่อจาก Outlook ซึ่งจะเป็นบ้านของคนส่วนใหญ่ที่คุณต้องการติดต่อ หากคุณเลือกใช้ คุณสามารถเลือก เลือกรายชื่อผู้ติดต่อ และเลือกผู้ติดต่อของคุณ จากนั้นข้ามไปยังขั้นตอนถัดไป
มิฉะนั้น คุณสามารถเลือกพิมพ์รายการใหม่ได้ อย่างที่เราอยู่ที่นี่ ในการดำเนินการดังกล่าว คุณสามารถกลับไปที่ แท็บการส่งจดหมาย และคลิกที่ เลือกผู้รับ จากนั้นเลือก พิมพ์รายการใหม่ เมื่อพิมพ์ชื่อและข้อมูลส่วนบุคคลแล้ว คุณจะพบตำแหน่งที่จะบันทึกรายการที่อยู่ แล้วคลิก ตกลง ตามด้วย ใช่ แล้วก็ ใช่ เพื่อให้มีไว้ใช้อ้างอิงในอนาคต
เตรียมเอกสารของคุณสำหรับการรวมอีเมล
ถัดไป คุณสามารถกลับไปที่วิซาร์ดการผสานอีเมลได้โดยคลิกจากริบบิ้นด้านบน ในตัวช่วยสร้าง คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เลือกรายชื่อผู้ติดต่อของคุณแล้ว หากไม่เป็นเช่นนั้น คุณสามารถย้อนกลับขั้นตอนแล้วคลิก แก้ไขรายชื่อผู้รับ จากที่นั่น คุณสามารถคลิกภายใต้ เลือกรายการที่มีอยู่ เพื่ออัปโหลดรายการที่คุณได้สร้างไว้ก่อนหน้านี้
เมื่อเลือกแล้ว คุณสามารถไปที่ขั้นตอนที่ 2 โดยคลิกผ่านตัวช่วยสร้าง คุณจะต้องเตรียมเอกสารของคุณสำหรับการรวมอีเมล ในกระบวนการนี้ คุณจะเห็นรายการตัวเลือกปรากฏในวิซาร์ด รวมถึงชื่อ ตัวเลข ที่อยู่อีเมล และข้อมูลประเภทอื่นๆ อย่าลืมวางเคอร์เซอร์ในตำแหน่งที่จำเป็นในเอกสาร จากนั้นคลิกเพื่อแทรก ในกรณีของเรา เราก็แค่ไปหาชื่อ หรือที่อยู่ มีตัวเลือกสำหรับลิงก์ส่วนบุคคลและรูปภาพ แต่เราจะไม่แตะต้องลิงก์เหล่านั้น
เตรียมพร้อมที่จะส่งอีเมลจำนวนมากของคุณ
เมื่อคุณป้อนฟิลด์ลงในฟิลด์ Publisher เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาส่งอีเมลนั้น! คุณจะเห็นตัวเลือกให้ดูตัวอย่างอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลถูกต้อง นอกจากนี้ คุณจะสังเกตเห็นว่าจะมีการแจ้งเตือนหากมีปัญหาที่อาจเกิดขึ้น คุณสามารถคลิกที่นี่เพื่อแก้ไข หรือคลิกส่งอีเมล เพื่อดำเนินการ
จากช่องป๊อปอัป อย่าลืมคลิก ถึง และเลื่อนลงมาและเลือกที่อยู่อีเมล ตัวเลือกจากรายการ จากนั้นคุณสามารถพิมพ์หัวข้อของคุณเองได้ สำหรับการปรับแต่งขั้นสุดท้าย คุณยังสามารถคลิกตัวเลือก และเลือก CC, BCC และกำหนดลำดับความสำคัญของอีเมล คุณยังสามารถแนบไฟล์ได้อีกด้วย
เมื่อพอใจแล้ว ก็กด ส่ง เพื่อส่งข้อความของคุณ ผู้จัดพิมพ์จะแจ้งเตือนคุณว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงใคร ดังนั้นคุณจะต้องกด ตกลง เพื่อยืนยัน. เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว อีเมลจำนวนมากของคุณจะถูกส่งไป
คุณจะใช้ประโยชน์จากพลังของ Microsoft Publisher ได้อย่างไร
แม้ว่าเราจะอธิบายวิธีที่คุณสามารถใช้ Microsoft Publisher เพื่อส่งอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายข่าว แต่ก็ยังมีประโยชน์อื่นๆ อีกมากมาย แอปพลิเคชัน Office 365 นี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการสร้างการ์ดขอบคุณ การ์ดวันเกิด แบนเนอร์ โปสเตอร์ ป้าย นามบัตร และอื่นๆ ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด และคุณสามารถทำอะไรกับ Publisher ได้เกือบทุกอย่างเพื่อทำให้ธุรกิจของคุณโดดเด่น! โปรดแจ้งให้เราทราบว่าคุณใช้งาน Publisher อย่างไรโดยแสดงความคิดเห็นด้านล่าง
