หากคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก สิ่งที่มีประโยชน์ที่สุดคือการส่งอีเมลจำนวนมากไปยังลูกค้าที่เป็นไปได้หรือลูกค้าปัจจุบัน บริการอย่าง Mailchimp ให้โอกาสส่งอีเมลการตลาดจำนวนมากแต่ต้องเสียค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม คุณยังสามารถส่งอีเมลจำนวนมากและวัสดุการตลาดได้โดยใช้คุณสมบัติ Mail Merge ใน Outlook หรือ Microsoft Word
Microsoft Publisher แต่ช่วยให้คุณสร้างข้อความอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายข่าวที่ดูเป็นมืออาชีพและมีสไตล์มากขึ้น เรายังคงกำลังเจาะลึกฟีเจอร์ของแต่ละแอป Office และวันนี้เราจะแสดงวิธีสร้างอีเมล Merge ที่ดูเป็นมืออาชีพด้วย Publisher โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมกับการสมัครสมาชิก Office 365
เปิด Publisher และไปที่เมนู Mailings
เพื่อเริ่มต้น คุณสามารถสร้างไฟล์ Publisher ของคุณเองจากศูนย์ด้วยตัวเลือก Blank 8.5 x 11" หรือใช้เทมเพลต หากคุณไม่แน่ใจจะเริ่มอย่างไร คุณสามารถค้นหาเทมเพลตออนไลน์จากหน้าไฟล์ใหม่ ข้อเสนอที่ดีสำหรับผู้เริ่มต้นสำหรับอีเมลจำนวนมากคือเทมเพลต "newsletter" ซึ่งมีพื้นที่ข้อความและรูปภาพมากมายที่คุณสามารถสลับหรือปรับแต่งด้วยวัสดุของบริษัทคุณเอง
เมื่อคุณปรับแต่งไฟล์หรือเทมเพลตด้วยข้อมูลบริษัทของคุณแล้ว คุณสามารถไปที่เมนูด้านบน จากนั้นเลือกตัวเลือก Mailings คุณควรจะเห็นตัวเลือกด้านซ้ายสำหรับ E-mail Merge คุณจะต้องคลิกลูกศรถัดจากนั้นและเลือก Step by Step Wizard
เลือกตัวเลือกผู้รับ
จาก Wizard คุณจะเห็นรายการตัวเลือก และคำอธิบายเกี่ยวกับกระบวนการ Email Merge สำหรับขั้นตอนแรก คุณจะต้องใส่ใจที่ Create Recipient List จากนั้นคุณสามารถใช้ รายชื่อติดต่อที่มีอยู่ เลือก ติดต่อจาก Outlook หรือเลือกที่จะ พิมพ์รายชื่อใหม่ โดยทั่วไป แนะนำให้เลือกติดต่อจาก Outlook ซึ่งจะมีคนส่วนใหญ่ที่คุณต้องการติดต่ออยู่แล้ว หากคุณเลือกนั้น คุณสามารถเลือก choose a list of contacts และเลือกติดต่อของคุณ แล้วข้ามไปขั้นตอนถัดไป
มิฉะนั้น คุณสามารถเลือกพิมพ์รายชื่อใหม่ได้ เราจะทำที่นี่ ในการทำเช่นนั้น คุณสามารถกลับไปที่ Mailings Tab และคลิกที่ Select Recipients แล้วเลือก Type a New List เมื่อพิมพ์ชื่อและข้อมูลส่วนตัวเสร็จ คุณสามารถหาตำแหน่งเพื่อบันทึก Address List แล้วคลิก OK ตามด้วย Yes และ Yes เพื่อเก็บไว้ใช้ในอนาคต
เตรียมเอกสารสำหรับ E-mail Merge
ต่อไป คุณสามารถกลับไปที่ E-mail Merge Wizard โดยคลิกจาก Ribbon ด้านบน ใน Wizard คุณจะต้องตรวจสอบว่ารายชื่อติดต่อของคุณถูกเลือกแล้ว หากไม่ได้ คุณสามารถย้อนกลับไปขั้นตอนก่อนหน้าและคลิก Edit Recipient List จากนั้นคลิกภายใต้ Select an existing list เพื่ออัปโหลดรายชื่อที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้
เมื่อเลือกแล้ว คุณสามารถไปขั้นตอนที่ 2 โดยคลิกผ่าน Wizard คุณจะต้องเตรียมเอกสารสำหรับ E-mail Merge โดยส่วนหนึ่งของกระบวนการ คุณจะเห็นรายการตัวเลือกปรากฏใน Wizard รวมถึงชื่อ หมายเลข ที่อยู่อีเมล และข้อมูลประเภทอื่นๆ โปรดวางเคอร์เซอร์ที่ตำแหน่งที่ต้องการในเอกสารแล้วคลิกเพื่อแทรก ในกรณีของเรา เราเลือกแค่ชื่อ หรือที่อยู่ มีตัวเลือกสำหรับลิงก์ที่ปรับแต่งส่วนบุคคล รวมถึงรูปภาพ แต่เราจะไม่พูดถึงเรื่องนั้น
พร้อมส่งอีเมลจำนวนมาก
เมื่อคุณเสร็จสิ้นการใส่ฟิลด์ใน Publisher แล้ว ถึงเวลาส่งอีเมล! คุณจะเห็นตัวเลือก Preview อีเมล เพื่อให้แน่ใจว่าถูกต้อง คุณยังจะสังเกตว่าจะมีการแจ้งเตือนหากมีปัญหาที่อาจเกิดขึ้น คุณสามารถคลิกเพื่อแก้ไขได้ มิฉะนั้น คุณสามารถคลิก Send Email เพื่อดำเนินการต่อ
จากกล่องป๊อปอัพ โปรดคลิกที่ To และเลื่อนลงเลือกตัวเลือก Email Address จากรายการ คุณสามารถพิมพ์หัวข้อของคุณเองได้ สำหรับการปรับแต่งสูงสุด คุณยังสามารถคลิก Options และเลือก CC, BCC และตั้งค่าความสำคัญของอีเมล คุณยังสามารถแนบไฟล์ได้
เมื่อพอใจแล้ว กด Send เพื่อส่งข้อความ Publisher จะแจ้งเตือนว่าคุณกำลังส่งอีเมลให้ใคร คุณจะต้องกด OK เพื่อยืนยัน เมื่อทำแล้ว อีเมลจำนวนมากของคุณจะถูกส่ง
คุณจะใช้พลังของ Microsoft Publisher อย่างไร?
แม้เราจะอธิบายวิธีใช้ Microsoft Publisher ส่งอีเมลจำนวนมากหรือจดหมายข่าวแล้ว แต่ยังมีการใช้งานอื่นๆ มากมายสำหรับแอปนี้ แอปพลิเคชัน Office 365 นี้เหมาะสำหรับสร้างบัตรขอบคุณ บัตรวันเกิด แบนเนอร์ โปสเตอร์ แฉบป้าย บัตรชื่อ และอื่นๆ อีกมากมาย ความเป็นไปได้ไม่มีที่สิ้นสุด และคุณสามารถทำอะไรก็ได้เกือบหมดกับ Publisher เพื่อทำให้ธุรกิจของคุณเด่นชัด! รู้สึกสบายใจที่จะบอกเราว่าคุณใช้ Publisher อย่างไรโดยการทิ้งความคิดเห็นด้านล่าง
