การป้องกันไฟล์หรือโฟลเดอร์ใน Windows 10 ทำได้ง่าย แต่คุณรู้ไหมว่าคุณสามารถล็อกรหัสผ่านไฟล์ Office 365 เฉพาะไฟล์ได้ด้วย? นี่มีประโยชน์หากคุณแชร์ไฟล์ที่มีข้อมูล機密 หรือต้องการป้องกันการดักฟังและเก็บเอกสารไว้จากคนที่คุณไม่อยากให้เห็น ในคู่มือ Office 365 ล่าสุด เราจะดูวิธีล็อกรหัสผ่านไฟล์จากแอป Microsoft Office
ใน Microsoft Word
ล็อกรหัสผ่านเอกสาร Word ทำได้ง่าย: ไปที่ริบบอน File คลิก Info, Protect Document, แล้ว Encrypt with Password ใส่รหัสผ่าน กด OK จำไว้: รหัสผ่านแยกตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ (case-sensitive) และสูงสุด 15 ตัวอักษร สำคัญ: หากลืมรหัสผ่าน Word จะกู้คืนไม่ได้ จดรหัสผ่านไว้ที่ปลอดภัย
ใน Microsoft PowerPoint
เหมือน Word: ไปที่ File ribbon คลิก Info เลือก Protect Presentation แล้ว Encrypt with Password ใส่รหัสผ่านในกล่อง Password คลิก OK PowerPoint จะขอยืนยันรหัสผ่าน บันทึกไฟล์เพื่อให้รหัสผ่านมีผล
ข้อควรระวัง: ล็อกรหัสผ่านไม่รองรับไฟล์ ODP ใน PowerPoint คุณยังไม่สามารถร่วมเขียน (co-author) ไฟล์ที่ล็อกรหัสผ่านซึ่งคนอื่นกำลังทำงานอยู่ได้ เนื่องจากจะเปิดเป็น Read-only
ใน Microsoft Excel
ล็อกรหัสผ่านสเปรดชีต Excel ซับซ้อนกว่า: เพื่อป้องกันผู้อื่นเข้าถึงหรือย้ายข้อมูล คุณล็อกเซลล์และป้องกันชีทด้วยรหัสผ่าน ใช้ได้หากคุณเป็นเจ้าของเวิร์กชีต แต่ต้องการให้สมาชิกทีมเพิ่มข้อมูลในเซลล์เฉพาะอย่างเดียว
ข้อควรระวัง: การป้องกันระดับ Worksheet ไม่ได้เป็นฟีเจอร์ความปลอดภัย การป้องกัน Worksheet ไม่เท่ากับการล็อกรหัสผ่านไฟล์ Excel หรือ Workbook ทั้งไฟล์ นี่คือเหตุผลที่เราเริ่มจากการล็อกรหัสผ่านไฟล์ Excel ทั้งไฟล์: คลิก File ribbon คลิก Info เลือก Protect Workbook แล้ว Encrypt with Password ใส่รหัสผ่าน กด OK
หากไม่ต้องการล็อกไฟล์ทั้งหมด คุณล็อกพื้นที่เฉพาะของชีทที่ไม่ได้ป้องกัน: เลือกช่วงข้อมูล คลิกขวา เลือก Format Cells ยกเลิกติ๊ก Locked คงการเลือกไว้ ไปที่แท็บ Review เลือก Protect แล้ว Protect Sheet ยกเลิกเลือกสิ่งที่ไม่ต้องการให้ผู้ใชแก้ไข
ดูคู่มือ Office 365 อื่นๆ เพิ่มเติม!
นี่เป็นเพียงบทความล่าสุดในชุดคู่มือ Office 365 เราครอบคลุมหัวข้อมาก: ปุ่มลัด Excel ที่ดีที่สุด เคล็ดลับ Excel และอื่นๆ คุณคิดว่าการล็อกรหัสผ่านไฟล์ Office 365 จะมีประโยชน์ไหม? แชร์ในความคิดเห็น
