วิธีการป้องกันไฟล์ Excel ด้วยรหัสผ่านอย่างปลอดภัย

Microsoft Excel ยังคงเป็นแอปพลิเคชันสเปรดชีตที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลก ข้อมูลสเปรดชีต Excel มักจะมีความละเอียดอ่อน ซึ่งประกอบด้วยข้อมูลส่วนบุคคลหรือข้อมูลทางการเงิน เป็นที่เข้าใจกันว่าคุณอาจพิจารณาการป้องกันเพิ่มเติมสำหรับไฟล์ Excel ของคุณ เช่น รหัสผ่าน

คุณสามารถใช้รหัสผ่านป้องกันไฟล์ Excel ได้โดยใช้ตัวเลือกต่างๆ รวมถึงเครื่องมือรหัสผ่าน Excel ในตัวหรือตัวเลือกรหัสผ่าน Excel ของบริษัทอื่น

1. รหัสผ่านป้องกันแผ่นงาน Excel โดยใช้เครื่องมือแบบรวม

ตัวเลือกแรกสำหรับการป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Excel เป็นเครื่องมือแบบบูรณาการ ชุดโปรแกรม Microsoft Office ทั้งหมดมีเครื่องมือป้องกันด้วยรหัสผ่านซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อรักษาความปลอดภัยให้กับสเปรดชีต Excel, เอกสาร Word, งานนำเสนอ PowerPoint และอื่นๆ

ใน Excel ให้ไปที่ ไฟล์> ข้อมูล เลือก ปกป้องสมุดงาน จากนั้น เข้ารหัสด้วยรหัสผ่าน จากเมนูแบบเลื่อนลง

ตอนนี้ ป้อนรหัสผ่านที่ปลอดภัยสำหรับสเปรดชีต Excel ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารหัสผ่านของคุณรัดกุมและไม่ซ้ำกัน กด ตกลง จากนั้นป้อนรหัสผ่านของคุณอีกครั้งเพื่อยืนยัน

ครั้งต่อไปที่คุณพยายามเปิดสเปรดชีต Excel คุณจะพบกับแบบฟอร์มป้อนรหัสผ่าน

เพิ่งเคยใช้ Excel? ดูบทแนะนำพื้นฐาน Microsoft Excel ของเราเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับเชือก – อย่างรวดเร็ว!

การป้องกันด้วยรหัสผ่านของ Microsoft Office มีความปลอดภัยเพียงใด

Microsoft Office 97-2003 ใช้มาตรฐานการเข้ารหัสที่แย่มาก เรียกว่า RC4 อัลกอริธึมการเข้ารหัสที่เก่ากว่ามีช่องโหว่มากมาย ซึ่งทำให้การถอดรหัสรหัสผ่านในเอกสาร Excel รุ่นเก่าทำได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ

Microsoft Office 2007-2013 เห็นอัลกอริธึมการเข้ารหัสที่อัปเกรดแล้ว โดยเปลี่ยนไปใช้อัลกอริธึม AES-128 ที่แข็งแกร่งกว่ามาก Office 2016-2019 ใช้อัลกอริธึมการเข้ารหัส AES-256 ซึ่งไม่สามารถแตกหักได้ภายในกรอบเวลาที่เหมาะสมโดยใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่

การป้องกัน Excel พิเศษ

Microsoft Excel มีคุณลักษณะด้านความปลอดภัยพิเศษบางอย่างเช่นกัน:

• ทำเครื่องหมายเป็นครั้งสุดท้าย: ทำเครื่องหมายไฟล์ว่าเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งจะแจ้งให้ผู้ใช้สเปรดชีตคนอื่นทราบว่าไม่ควรทำการเปลี่ยนแปลงใดๆ อย่างไรก็ตาม การทำเครื่องหมายสเปรดชีตเป็นขั้นตอนสุดท้ายไม่ได้ให้การป้องกันด้วยรหัสผ่านเพิ่มเติม
  
• ปกป้องแผ่นงานปัจจุบัน: คุณสามารถเพิ่มชั้นการป้องกันเพิ่มเติมเล็กๆ น้อยๆ ให้กับสเปรดชีตเฉพาะภายในเวิร์กบุ๊กของคุณได้ เมื่อคุณใช้รหัสผ่านป้องกันแผ่นงาน Excel ผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ Excel จะยังเห็นสเปรดชีตแต่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้หากไม่มีรหัสผ่านที่ถูกต้อง คุณสามารถใช้รหัสผ่านอื่นสำหรับตัวเลือกนี้ได้เช่นกัน

• จำกัดการเข้าถึง: ตัวเลือกที่องค์กรขนาดใหญ่สามารถใช้เพื่อจำกัดการเข้าถึงเฉพาะบุคคลโดยใช้เทมเพลตความปลอดภัยหรือตัวระบุอื่นๆ
  
• เพิ่มลายเซ็นดิจิทัล: ตัวเลือกลายเซ็นดิจิทัลช่วยตรวจสอบว่าไฟล์ยังคงไม่ถูกแก้ไขระหว่างผู้ส่งและผู้รับ เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาเหมือนกัน

คุณอาจใช้คุณลักษณะด้านความปลอดภัยเพิ่มเติมร่วมกันควบคู่ไปกับตัวเลือกการป้องกันด้วยรหัสผ่านของสเปรดชีต Excel โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังแชร์สเปรดชีต Excel

2. 7-Zip

วิธีที่ยอดเยี่ยมในการเข้ารหัสไฟล์ Excel หลายไฟล์พร้อมกันคือการใช้เครื่องมือเก็บถาวรฟรี 7-Zip เพื่อป้องกันไฟล์ Excel หลายไฟล์ คุณสามารถใช้ 7-Zip เพื่อเข้ารหัสทั้งโฟลเดอร์ของไฟล์ Excel แต่ละไฟล์ โดยใช้รหัสผ่านเพื่อป้องกันการเลือกทั้งหมดของสเปรดชีต Excel แทนที่จะทำทีละไฟล์

ขั้นแรก ดาวน์โหลดและติดตั้ง 7-Zip เวอร์ชันล่าสุด เมื่อติดตั้งแล้ว ให้ไปที่โฟลเดอร์ที่มีสเปรดชีต Excel ของคุณ ตอนนี้ ลากเคอร์เซอร์ของเมาส์ไปที่ไฟล์ที่คุณต้องการป้องกันด้วยรหัสผ่านเพื่อเลือกทั้งหมด หรือกด CTRL . ค้างไว้ และคลิกซ้ายเพื่อเลือกแต่ละไฟล์ด้วยเมาส์ของคุณ

หลังจากเลือกเสร็จแล้ว ให้คลิกขวาและเลือก 7-Zip> เพิ่มไปยังที่เก็บถาวร เพื่อเปิดตัวเลือกไฟล์เก็บถาวร 7-Zip การเข้ารหัส ตัวเลือกอยู่ด้านขวา ป้อนรหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำกัน จากนั้นกด ตกลง .

ตอนนี้ คุณต้องป้อนรหัสผ่านก่อนที่จะเปิดสเปรดชีต Excel ภายใน ไฟล์เก็บถาวร แต่สเปรดชีตภายนอกที่เก็บถาวรไม่ได้รับการป้องกันด้วยรหัสผ่าน เลือกสเปรดชีต Excel ที่ไม่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่าน (นอกไฟล์เก็บถาวร) แล้วลบออก

3. ระบบไฟล์เข้ารหัส Windows

Windows Encrypting File System (EFS) คือระบบเข้ารหัสแบบบูรณาการของ Windows สำหรับแต่ละไฟล์ EFS ไม่เหมือนกับ Bitlocker ซึ่งคุณใช้เข้ารหัสดิสก์แบบเต็ม แต่ EFS ทำงานเป็นไฟล์ต่อไฟล์ เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการป้องกันด้วยรหัสผ่านในสเปรดชีต Excel

ในการใช้ EFS เพื่อเข้ารหัสไฟล์ของคุณ ให้คลิกขวาที่สเปรดชีต Excel แล้วเลือก คุณสมบัติ . ตอนนี้ เลือก ขั้นสูง จากนั้นทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อเข้ารหัสเนื้อหาเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูล . กด ตกลง แล้ว สมัคร

คำเตือนการเข้ารหัสจะปรากฏขึ้น มันอธิบายว่าการเข้ารหัสไฟล์เดียวอาจทำให้เกิดปัญหาได้ภายใต้สถานการณ์บางอย่าง และการเข้ารหัสทั้งโฟลเดอร์ให้การป้องกันที่มากกว่า หากไฟล์อยู่ในโฟลเดอร์ที่มีการเข้าถึงบ่อย คุณจะต้องปลดล็อกโฟลเดอร์ทุกครั้งที่คุณต้องการเข้าถึงไฟล์อื่น วิธีหนึ่งในการแก้ปัญหานี้คือการวางไฟล์ข้อความของคุณไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหาก และใช้สิ่งนี้เป็นโฟลเดอร์ที่ปลอดภัยของคุณ

หลังจากยืนยันการเลือกของคุณ ระบบไฟล์เข้ารหัสจะถามคุณว่าคุณต้องการสำรองข้อมูลคีย์เข้ารหัสหรือไม่ คุณสามารถใช้การสำรองข้อมูลคีย์เข้ารหัสได้หากคุณลืมรหัสผ่านสำหรับการถอดรหัส

การส่งออกการสำรองข้อมูลคีย์การเข้ารหัสของคุณ

หากคุณเลือกที่จะส่งออกข้อมูลสำรองของคีย์การเข้ารหัสเพื่อความปลอดภัยเพิ่มเติม ตัวช่วยสร้างการส่งออกใบรับรองของ Microsoft จะทำงาน วิซาร์ดจะแนะนำคุณตลอดการสร้างและส่งออกคีย์เข้ารหัสของคุณไปยังแหล่งสื่อภายนอก เช่น แฟลชไดรฟ์ USB

เลือก การแลกเปลี่ยนข้อมูลส่วนบุคคล จากหน้าแรก และเลือก ส่งออกคุณสมบัติเพิ่มเติมทั้งหมด . ในหน้าถัดไป คุณต้องป้อนรหัสผ่านที่ปลอดภัยและไม่ซ้ำกันเพื่อป้องกันไฟล์ของคุณด้วยรหัสผ่าน เปลี่ยนประเภทการเข้ารหัสเป็น AES256-SHA256 (การเข้ารหัสที่รัดกุมอย่างยิ่ง!) จากนั้นให้ชื่อไฟล์สำรองของคีย์เข้ารหัสของคุณ กด เสร็จสิ้น เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น

เมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์ คุณจะเห็นไอคอนล็อกขนาดเล็กบนไอคอนไฟล์ข้อความ Notepad ซึ่งระบุสถานะการเข้ารหัส

4. AxCrypt

เครื่องมือที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งสำหรับการป้องกันด้วยรหัสผ่านในแผ่นงาน Excel คือ AxCrypt ซึ่งเป็นเครื่องมือเข้ารหัสที่มีประโยชน์แต่ทรงพลัง

ดาวน์โหลดและติดตั้ง AxCrypt ครั้งแรกที่คุณเรียกใช้ AxCrypt คุณจะต้องดำเนินการตั้งค่า ที่สำคัญ คุณต้องระบุที่อยู่อีเมลจริงระหว่างขั้นตอนการสมัคร มิฉะนั้น คุณจะไม่ได้รับใบอนุญาต AxCrypt ฟรี หลังจากได้รับรหัสแล้ว ให้คัดลอกและวางลงใน AxCrypt ก่อนดำเนินการต่อ

คุณต้องสร้างรหัสผ่าน AxCrypt ที่รัดกุมและไม่ซ้ำใครด้วย รหัสผ่าน AxCrypt ทำหน้าที่เป็นคีย์เข้ารหัสและถอดรหัสสำหรับสเปรดชีต Excel ของคุณ ระวังคำเตือนของ AxCrypt การกู้คืนรหัสผ่านของคุณจะอนุญาตให้เข้าถึงบัญชีที่เชื่อมโยงกับไฟล์เท่านั้น จะไม่อนุญาตให้คุณถอดรหัสไฟล์ที่รักษาความปลอดภัยด้วยรหัสผ่านเก่า

เมื่อคุณพร้อมแล้ว ให้ลากและวางไฟล์สเปรดชีต Excel ลงในหน้าต่าง AxCrypt หากคุณลงชื่อเข้าใช้ AxCrypt โปรแกรมจะเข้ารหัสไฟล์ของคุณโดยอัตโนมัติ ในทำนองเดียวกัน หากคุณเข้าสู่ระบบ AxCrypt และพยายามเปิดไฟล์ ไฟล์จะไม่แสดงข้อความแจ้งรหัสผ่าน หากคุณปิด AxCrypt (ซึ่งจะทำให้คุณออกจากระบบด้วย) คุณจะได้รับข้อความแจ้งรหัสผ่านเมื่อคุณพยายามเปิดสเปรดชีต

AxCrypt เป็นเครื่องมือเข้ารหัสฟรี ซึ่งเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงอยู่ในรายการโปรแกรมฟรีแวร์ Windows ที่ดีที่สุดของเรา

วิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันรหัสผ่านในสเปรดชีต Excel คืออะไร

ในสมัยก่อน การใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านในตัวของ Microsoft Office เพื่อป้องกันรหัสผ่านในไฟล์ Excel หรือชีตนั้นมีความเสี่ยง อัลกอริธึมการเข้ารหัสไม่แข็งแรงเพียงพอและมีช่องโหว่หลายจุด ทำให้ใช้งานไม่ได้ เนื่องจากขณะนี้ Microsoft Office ใช้ AES-256 คุณจึงวางใจได้ว่าการป้องกันด้วยรหัสผ่านในสเปรดชีต Excel ของคุณเชื่อถือได้และเป็นไปไม่ได้ที่จะทำลายโดยใช้เทคโนโลยีปัจจุบัน

เนื่องจากการป้องกันด้วยรหัสผ่านในตัวจะจัดการไฟล์ทีละไฟล์เท่านั้น คุณอาจพิจารณาตัวเลือกการเข้ารหัส 7-Zip หากคุณกำลังจัดการกับสเปรดชีต Excel จำนวนมากที่คุณต้องการปกป้อง รหัสผ่านที่ป้องกันทั้งหมดไว้ในที่เก็บถาวรเดียว (ด้วยรหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำใคร!) เป็นตัวเลือกที่สะดวกซึ่งใช้ AES-256 ด้วย

สงสัยเกี่ยวกับรหัสผ่านที่รัดกุมและไม่ซ้ำใครใช่ไหม ลองดูวิธีง่ายๆ เหล่านี้ในการสร้างรหัสผ่านที่คุณจะจำได้เสมอ