หากผู้ดูแลระบบ IT ของคุณได้เปิดใช้งาน คุณอาจสังเกตเห็นประสบการณ์ "Shifts" ใน Microsoft Teams ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการตารางเวลาที่ออกแบบมาสำหรับผู้จัดการและพนักงานหน้าร้าน (Firstline workers) ซึ่งเป็นผู้ที่ติดต่อกับลูกค้าหรือสาธารณะโดยตรง ฟีเจอร์นี้รวมอยู่ในแผน Teams โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม และแทนที่ประสบการณ์ Staff Hub เก่าของ Microsoft
แต่ Shifts ไม่ได้เป็นสำหรับพนักงานหน้าร้านเพียงอย่างเดียว ด้วย Shifts ผู้จัดการสามารถสร้างตารางเวลา สลับกะ สร้างกลุ่ม ยื่นคำขอลา และแม้แต่จัดการนาฬิกาเวลาทำงาน ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากได้รับการปรับให้เหมาะสมกับประสบการณ์ Microsoft Teams อย่างเต็มที่ นี่คือคู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับการเริ่มต้นใช้งานเพื่อจัดการชั่วโมงทำงานและตารางเวลาของคุณและพนักงาน
เปิดแอป Shifts และเริ่มต้นจัดการกะทำงานใหม่
ในการเริ่มต้น คุณจะต้องเปิดแอป Shifts ซึ่งสร้างไว้ฝั่งซ้ายของ Teams หากคุณไม่เห็น ให้คลิก ... แอปเพิ่มเติม และค้นหาจากรายการ เมื่อเปิดแล้ว คุณจะเห็นรายการกะที่ได้รับมอบหมายสำหรับสัปดาห์ปัจจุบัน หากไม่มีอะไรเลย แสดงว่าคุณต้องขอให้ผู้จัดการหรือแอดมินมอบกะให้ หรือขอให้เพิ่มผ่านแอป
เราจะพูดถึงวิธีที่ผู้จัดการหรือแอดมินทำได้ในขั้นตอนถัดไป แต่โปรดทราบว่าขั้นตอนเหล่านี้มักจะเป็นสำหรับผู้จัดการหรือผู้ที่มีสิทธิ์แอดมินเท่านั้น ผู้จัดการสามารถสร้างตารางเวลาใน Shifts ได้ก็ต่อเมื่อถูกตั้งค่าเป็นเจ้าของทีม Office 365 คนอื่นๆ ยังคงเข้าถึง Shifts ได้ แต่จะมีตัวเลือกเพียงดูกะของตัวเองในสัปดาห์ หรือจัดการคำขอลาและคำขออื่นๆ
หากคุณเป็นผู้จัดการและมีสิทธิ์ที่เหมาะสม ในการสร้างกะ คุณจะต้องเลือก สร้าง จากรายการทีมในหน้านั้น หลังจากเลือก สร้าง คุณจะถูกขอให้เลือกเขตเวลาสำหรับกะ หากคุณทำงานแบบสากล คุณอาจต้องการเลือกเขตเวลาที่ทุกคนเข้าใจง่าย เนื่องจากเราเขียนเกี่ยวกับ Microsoft เราใช้เขตเวลาแปซิฟิก ซึ่งเป็นเขตเวลาของ Redmond, Seattle ที่บริษัทตั้งอยู่
จากนั้นให้เวลา Teams สร้างตารางเวลา เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะได้รับแจ้งให้เข้าร่วมทัวร์ ซึ่งจะแสดงวิธีเพิ่มสมาชิกทีม สร้างกะ และอื่นๆ เราจะเจาะลึกในส่วนถัดไป
วิธีผู้จัดการสร้างกะและตารางเวลา
ผู้จัดการและผู้ที่มีสิทธิ์ Office 365 ที่เหมาะสมสามารถสร้างกะและตารางเวลาให้พนักงานด้วย Shifts ใน Microsoft Teams ได้ โดยคลิกปุ่ม "เพิ่มคนเข้ากลุ่ม" ไอคอนนี้แสดงเป็นรูปคนที่ด้านขวาสุดของหน้าจอ คุณสามารถเพิ่มใครก็ได้เข้ากะและตารางเวลา ตราบใดที่พวกเขามีโปรไฟล์ที่ถูกต้องภายใต้แผน Office 365 ของคุณ
เมื่อมีคน "เพิ่ม" เข้ากลุ่มแล้ว คุณสามารถสร้างกะให้พวกเขาได้ โดยดับเบิลคลิกที่ช่องว่างในตารางสัปดาห์ของพวกเขา โดยค่าเริ่มต้น ตารางจะแบ่งเป็นวันในสัปดาห์ จากนั้นดับเบิลคลิกวันที่เฉพาะเจาะจงและกรอกรายละเอียดกะ รวมถึง เวลาเริ่มและสิ้นสุด สีสำหรับธีม (หรือกิจกรรม) บันทึกเกี่ยวกับกะ คุณยังสามารถเพิ่มกิจกรรมเฉพาะเจาะจงเพิ่มเติมได้โดยคลิกปุ่ม เพิ่มกิจกรรม
เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม บันทึก เพื่อเพิ่มกะลงตาราง คุณสามารถกลับไปแก้ไขรายละเอียดได้ตลอดเวลาโดยคลิกขวาในตารางและเลือก แก้ไขกะ หากต้องการคัดลอกไปอีกวัน (เช่นเราทำที่ OnMSFT เพราะมีกะเขียนที่คล้ายกันมาก) ให้คลิกขวา เลือก คัดลอก แล้วคลิกขวาที่ต้องการวางและเลือก วาง
หากต้องการปรับแต่งตารางเวลาอีก คุณสามารถใส่ชื่อหรือรายละเอียดเพิ่มเติมในกล่องเหนือช่องกะ คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกภายใต้ส่วน บันทึกรายวัน เพื่อข้อมูลเพิ่มเติม
คุณยังสามารถสร้างกะเปิดได้โดยคลิกพื้นที่ Open Shifts ซึ่งจะให้คุณสร้างกะ "ว่าง" ก่อนมอบหมายให้สมาชิกอื่นๆ เมื่อสร้างกะเปิดแล้ว คุณสามารถมอบหมายให้สมาชิกทีมได้ เพียงคลิก ... ใต้กะนั้น และเลือก มอบหมายกะเปิด
ยังมีตัวควบคุมเพิ่มเติมสำหรับกรองมุมมองตามสมาชิก พิมพ์มุมมองปัจจุบัน หรือเปลี่ยนมุมมองตามกะ ความพร้อม หรือกลุ่ม คุณแม้แต่สามารถเปลี่ยนเป็นมุมมองรายวัน รายสัปดาห์ หรือรายเดือนได้
แชร์กะกับทีมของคุณ
เมื่อสร้างกะแล้ว กะนั้นยังไม่เป็นทางการหรือปรากฏใน Teams ของพนักงานจนกว่าจะแชร์ คุณสามารถทำได้โดยคลิกปุ่มสีม่วง แชร์กับทีม ที่มุมขวาบนของหน้าจอ จากนั้นจะมีตัวควบคุมเพิ่มเติมสำหรับการแชร์กับสมาชิกทีม คุณจะเห็นตัวเลือกเลือกวันที่ต้องการแชร์ โปรดเลือกช่วงที่ต้องการรวม มีเช็คบ็อกสำหรับแจ้งเตือนทั้งทีม (ทุกคนในตาราง) หรือเฉพาะผู้ได้รับผลกระทบ (คนที่คุณเพิ่งมอบหมายกะ)
จัดการคำขอลาและคำขออื่นๆ
เมื่อสร้างกะและตารางเวลาเสร็จแล้ว ผู้ใช้ Teams และพนักงานจะมีตัวเลือกใหม่ในการดูตารางเวลาเมื่อคลิกส่วน Shifts ของ Teams นอกจากดูตารางเวลาแล้ว พวกเขายังสามารถขอลาและยื่นคำขออื่นๆ ได้ โดยคลิกไอคอนที่มุมขวาบนที่เป็นรูปนาฬิกาพร้อมเครื่องหมายคำถาม
ผู้ใช้สามารถยื่นคำขอลา และตรวจสอบสถานะ พวกเขายังสามารถยกเลิกได้ หากต้องการ พวกเขายังสามารถขอสลับกะหรือเสนอให้คนอื่นได้ มี UI ที่ดีซึ่งให้เลือกเหตุผล ใส่บันทึกได้
ในฐานะผู้จัดการหรือแอดมิน คุณจะต้องอนุมัติคำขอเหล่านี้ คุณสามารถทำได้โดยคลิกแท็บ คำขอ ภายใต้ Shifts คุณจะเห็นภายใต้ กำลังดำเนินการ คุณสามารถตรวจสอบได้ทางขวาของหน้าจอ จะมีตัวเลือกให้คุณอนุมัติหรือปฏิเสธ เมื่อคุณอนุมัติในฐานะผู้จัดการ ผู้ใช้จะได้รับการแจ้งเตือน
ตั้งค่านาฬิกาเวลาทำงานใน Shifts
ด้านสุดท้ายของ Shifts ใน Teams ที่เราจะครอบคลุมคือ นาฬิกาเวลาทำงาน (Time Clock) ตัวเลือกนี้จะให้พนักงานเช็คอินและเช็คเอาท์ผ่านอุปกรณ์มือถือ ในฐานะผู้จัดการ คุณยังสามารถตั้งค่าการตรวจจับตำแหน่งที่ตั้งได้อีกด้วย จะตรวจจับว่าพนักงานอยู่ที่ไหนเมื่อเช็คอิน/เช็คเอาท์ การตั้งค่านี้สามารถเปลี่ยนแปลงหรือลบได้ตลอดเวลาโดยคลิกแท็บ Settings ใน Shifts ใน Teams คุณจะเห็นปุ่ม เริ่มตั้งค่า สำหรับตั้งค่า
พนักงานของคุณสามารถใช้นาฬิกาเวลาทำงานใน Microsoft Teams บน iOS หรือ Android เมื่อพวกเขาคลิก จะสามารถเช็คอิน และเช็คเอาท์สำหรับพักผ่อนโดยกลับมาที่แอป Teams อีกครั้ง จะมีตัวเลือกยืนยันด้วย คุณจะสามารถส่งออกเป็นสเปรดชีต Excel และตรวจสอบ/ดาวน์โหลดรายงานการเช็คอิน-เช็คเอาท์ผ่านส่วน Time Clock เดียวกันที่กล่าวไว้ข้างต้น
คุณจะใช้ Shifts อย่างไร?
nhưคุณเห็น Shifts ใน Teams เป็นโซลูชันที่ครอบคลุม למדי หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงบริการเงินเดือนอย่าง ADP สามารถใช้ช่วยติดตามชั่วโมงทำงาน และอื่นๆ อีกมากมาย มันก็ง่ายต่อการตั้งค่า และไม่ใช้เวลานานในการคุ้นเคย คุณคิดว่าคู่มือนี้มีประโยชน์ไหม? แจ้งเราในความคิดเห็นด้านล่าง และติดตาม OnMSFT ตลอดสัปดาห์นี้ เราจะเจาะลึกประสบการณ์ Shifts เพิ่มเติม
