หากผู้ดูแลระบบไอทีของคุณเปิดใช้งาน คุณอาจสังเกตเห็นประสบการณ์ "Shifts" ใน Microsoft Teams นี่คือเครื่องมือการจัดการกำหนดการที่มีไว้สำหรับผู้จัดการและพนักงานหน้างาน (ผู้ที่ติดต่อโดยตรงกับลูกค้าหรือประชาชนทั่วไป) รวมอยู่ในแผน Teams โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมและแทนที่ประสบการณ์ Staff Hub แบบเก่าของ Microsoft ด้วย .
แต่ไม่ใช่แค่สำหรับเจ้าหน้าที่หน้างานเท่านั้น เมื่อใช้กะ ผู้จัดการสามารถจัดตารางเวลา สลับกะ สร้างกลุ่ม ส่งคำขอเวลาหยุดพัก และแม้กระทั่งนาฬิกาบอกเวลา คุณลักษณะนี้มีประโยชน์มากสำหรับธุรกิจขนาดเล็ก เนื่องจากได้รับการปรับให้เหมาะสมอย่างมากสำหรับประสบการณ์ Microsoft Teams ข้อมูลสรุปเกี่ยวกับวิธีเริ่มต้นใช้งานเพื่อจัดการชั่วโมงทำงานและกำหนดการของพนักงานและพนักงานของคุณ
การเปิดแอป Shifts และเริ่มต้นจัดการกะใหม่
ในการเริ่มต้น คุณจะต้องเปิดแอป Shifts มันถูกสร้างขึ้นที่ด้านซ้ายของ Teams หากไม่เห็น คุณจะต้องคลิก ... แอปเพิ่มเติม และค้นหาในรายการ คุณจะเห็นรายการกะที่มอบหมายให้คุณในสัปดาห์ปัจจุบัน หากไม่มีอะไรเกิดขึ้น คุณต้องให้ผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบมอบหมายกะให้คุณ หรือขอให้พวกเขาเพิ่มผ่านแอป
เรากำลังจะหารือถึงวิธีที่ผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบสามารถทำได้ในลำดับต่อไป แต่โปรดจำไว้ว่า ขั้นตอนถัดไปเหล่านี้มักมีไว้สำหรับผู้จัดการหรือผู้ที่มีสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบที่ถูกต้องเท่านั้น ผู้จัดการสามารถสร้างกำหนดการในกะได้ก็ต่อเมื่อตั้งค่าให้เป็นเจ้าของทีม Office 365 . คนอื่นๆ จะยังสามารถเข้าถึงกะได้ แต่จะมีตัวเลือกให้ดูกะของตนเองในสัปดาห์หรือจัดการเวลาหยุดและคำขออื่นๆ เท่านั้น
หากคุณเป็นผู้จัดการและมีสิทธิ์ที่เหมาะสม หากต้องการสร้างกะต่อ คุณจะต้องเลือก สร้าง จากรายชื่อทีมในเพจ เมื่อคุณเลือก สร้าง คุณจะถูกขอให้เลือกเขตเวลาสำหรับกะ หากคุณทำงานทั่วโลก ในขณะที่เราอยู่ที่ OnMSFT คุณอาจต้องการเลือกเขตเวลาที่ทุกคนสามารถเข้าใจได้ ขณะที่เราเขียนเกี่ยวกับ Microsoft เราใช้เขตเวลาแปซิฟิก ซึ่งบริษัท Redmond, Seattle อยู่
จากนั้น คุณจะต้องให้เวลา Teams ในการสร้างกำหนดการ เมื่อเสร็จแล้ว คุณจะได้รับแจ้งให้ทัวร์ชม สิ่งนี้แสดงให้คุณเห็นว่าคุณสามารถเพิ่มสมาชิกในทีม สร้างกะ และอื่นๆ ได้อย่างไร เราจะพูดถึงในหัวข้อถัดไป
วิธีที่ผู้จัดการสามารถสร้างกะและกำหนดการได้
ผู้จัดการและผู้ที่มีสิทธิ์ของ Office 365 สามารถสร้างกะและกำหนดการสำหรับพนักงานด้วยกะใน Microsoft Teams สามารถทำได้โดยคลิกปุ่ม "เพิ่มบุคคลในกลุ่ม" ไอคอนนี้จะแสดงขึ้นเป็นรูปภาพของบุคคลทางด้านขวาสุดของหน้าจอ คุณจะสามารถเพิ่มใครก็ได้ในกะและกำหนดเวลาตราบเท่าที่พวกเขามีโปรไฟล์ที่ถูกต้องภายใต้แผน Office 365 ของคุณ
เมื่อมีคน "เพิ่ม" ในกลุ่มแล้ว คุณสามารถสร้างกะสำหรับพวกเขาได้ ในการดำเนินการนี้ เพียงดับเบิลคลิกที่ช่องว่างในกำหนดการของสัปดาห์ โดยค่าเริ่มต้น กำหนดการนี้จะถูกแบ่งออกเป็นวันในสัปดาห์ จากที่นั่น คุณสามารถดับเบิลคลิกที่วันที่ต้องการและกรอกรายละเอียดบางอย่างเกี่ยวกับกะนั้นๆ ซึ่งรวมถึงเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด สีสำหรับธีมเฉพาะ (หรือกิจกรรม) บันทึกบางอย่างเกี่ยวกับสิ่งที่กะมีไว้เพื่ออะไร คุณยังเพิ่มกิจกรรมเฉพาะที่ไม่ครอบคลุมได้ด้วยการคลิกเพิ่มกิจกรรม ปุ่ม.
เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถเพิ่มกะลงในกำหนดการได้โดยคลิก บันทึก ปุ่ม. คุณสามารถย้อนกลับและแก้ไขรายละเอียดได้ตลอดเวลาโดยคลิกขวาที่กำหนดการแล้วเลือก แก้ไขกะ . หากคุณต้องการคัดลอกไปยังวันอื่นด้วย (ซึ่งเราทำเพราะเรามีการเปลี่ยนแปลงการเขียนที่คล้ายกันมากมายที่ OnMSFT) คุณสามารถคลิกขวา เลือก คัดลอก จากนั้นคลิกขวาที่ตำแหน่งที่คุณต้องการวางกะและเลือก วาง
หากคุณต้องการปรับแต่งกำหนดการเล็กน้อย คุณสามารถป้อนชื่อหรือรายละเอียดเพิ่มเติมลงในช่องด้านบนช่อง shift คุณยังสามารถเพิ่มบันทึกย่อภายใต้ บันทึกประจำวัน ส่วนเพื่อให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่ตัวคุณเอง
คุณยังสามารถสร้างกะที่เปิดอยู่ได้โดยคลิกที่พื้นที่เปิดกะ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสร้างกะ "ฟรี" ก่อนที่คุณจะมอบหมายให้กับสมาชิกคนอื่นๆ ของคุณ เมื่อคุณสร้างกะที่เปิดอยู่ คุณจะสามารถมอบหมายกะให้กับสมาชิกในทีมได้ เพียงคลิกปุ่ม ... ข้างใต้แล้วเลือก กำหนดกะที่เปิดอยู่
นอกจากนี้ยังมีการควบคุมเพิ่มเติมเพื่อกรองมุมมองตามสมาชิก เพื่อพิมพ์มุมมองปัจจุบัน หรือเปลี่ยนมุมมองตามกะ ความพร้อมใช้งาน หรือกลุ่ม คุณยังเปลี่ยนเป็นมุมมองวัน สัปดาห์ หรือเดือนได้หากต้องการ
การแบ่งปันกะกับทีมของคุณ
เมื่อสร้างกะแล้ว กะจะไม่กลายเป็นทางการหรือปรากฏใน Teams เวอร์ชันของพนักงานของคุณจนกว่าจะมีการแชร์ คุณสามารถทำได้โดยคลิกที่ แชร์กับทีม purple สีม่วง ปุ่มที่ด้านบนขวาของหน้าจอ ซึ่งจะทำให้คุณมีการควบคุมเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการแบ่งปันกับสมาชิกในทีม คุณจะเห็นตัวเลือกบางอย่างเพื่อเลือกวันที่คุณต้องการแชร์กับสมาชิกในทีม อย่าลังเลที่จะเลือกช่วงที่คุณต้องการรวม นอกจากนี้ยังจะเป็นช่องทำเครื่องหมายเพื่อแจ้งทั้งทีม (ซึ่งเป็นทุกคนที่ระบุไว้ในกำหนดการ) หรือเฉพาะผู้ที่ได้รับผลกระทบ (คนที่คุณเพิ่งมอบหมายกะ)
การจัดการหรือหาเวลาว่างและคำขออื่นๆ
สร้างกะและกำหนดการแล้ว ผู้ใช้ Teams และพนักงานของคุณจะมีตัวเลือกใหม่เพื่อดูกำหนดการเมื่อคลิกส่วน Shifts ของ Teams นอกจากการดูตารางเวลาแล้ว พวกเขายังสามารถขอเวลาหยุดและยื่นคำขออื่นๆ ได้อีกด้วย ทำได้โดยคลิกที่ไอคอนที่มุมบนขวาของหน้าจอที่มีรูปร่างเหมือนนาฬิกาที่มีเครื่องหมายคำถาม
ผู้ใช้สามารถขอเวลาพักแล้วตรวจสอบสถานะได้ พวกเขายังสามารถยกเลิกได้หากต้องการ พวกเขายังสามารถขอเปลี่ยนกะหรือยื่นข้อเสนออื่นได้เช่นกัน มี UI ที่ดีที่ทำให้พวกเขาเลือกเหตุผลได้ โปรดเขียนหมายเหตุไว้ดังที่เห็นด้านบน
ในฐานะผู้จัดการหรือผู้ดูแลระบบ คุณจะต้องอนุมัติคำขอเหล่านี้ คุณทำได้โดยคลิก คำขอ แท็บภายใต้กะ คุณจะเห็นภายใต้อยู่ระหว่างดำเนินการ จากนั้นคุณสามารถตรวจสอบได้ทางด้านขวาของหน้าจอ จะมีตัวเลือกให้คุณอนุมัติหรือปฏิเสธดังที่เราได้กล่าวไว้ข้างต้น เมื่อคุณอนุมัติเป็นผู้จัดการ ผู้ใช้จะได้รับแจ้งเกี่ยวกับเรื่องนี้
การตั้งค่านาฬิกาเวลาเป็นกะ
มุมมองสุดท้ายของ Shifts ใน Teams ที่เราจะพูดถึงคือ Time Clock ตัวเลือกนาฬิกาเวลานี้จะช่วยให้พนักงานของคุณตอกบัตรเข้าและออกโดยใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่ของตนได้ ในฐานะผู้จัดการ คุณยังสามารถตั้งค่าการตรวจจับตำแหน่งเพิ่มเติมได้อีกด้วย สิ่งนี้จะตรวจจับว่าพนักงานอยู่ที่ไหนเมื่อพวกเขาเข้าและออก คุณสามารถเปลี่ยนหรือเอาการตั้งค่าเหล่านี้ออกได้ตลอดเวลาโดยคลิกที่แท็บการตั้งค่าในกะในทีม คุณจะเห็น เริ่มต้นการตั้งค่า ปุ่มที่นั่นเพื่อตั้งค่า
พนักงานของคุณสามารถใช้นาฬิกาบอกเวลาใน Microsoft Teams บนอุปกรณ์เคลื่อนที่ iOS หรือ Android ได้ เมื่อพวกเขาคลิกที่มัน พวกเขาจะสามารถมาบนนาฬิกา แล้วออกจากนาฬิกาเพื่อหยุดพักโดยไปที่แอป Teams อีกครั้ง พวกเขาจะมีตัวเลือกในการยืนยันเช่นกัน จากนั้นคุณจะสามารถส่งออกเป็นสเปรดชีต Excel และตรวจสอบและดาวน์โหลดรายงานนาฬิกาเข้าและออกผ่าน นาฬิกาเวลา เดียวกัน ส่วนที่เรากล่าวถึงข้างต้น
คุณจะใช้ Shifts อย่างไร
อย่างที่คุณเห็น Shifts ใน Teams เป็นโซลูชันที่ค่อนข้างครอบคลุม หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงบริการบัญชีเงินเดือน เช่น ADP คุณสามารถใช้เพื่อติดตามชั่วโมงทำงาน และอื่นๆ อีกมากมาย นอกจากนี้ยังติดตั้งง่ายและไม่ใช้เวลานานเกินไปในการทำความคุ้นเคย คุณพบว่าคำแนะนำมีประโยชน์หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในความคิดเห็นด้านล่าง และอย่าลืมคอยติดตาม OnMSFT ในสัปดาห์นี้ในขณะที่เราเจาะลึกลงไปในประสบการณ์กะ
