บทช่วยสอน Microsoft Power Automate – เริ่มต้นใช้งานอย่างไร

Power Automate (เดิมชื่อ Microsoft Flow) เป็นหนึ่งในเครื่องมืออัตโนมัติที่ดีที่สุด หากคุณวางแผนหาทางเลือกแทน IFTTT สำหรับเดสก์ท็อป นี่คือวิธีที่คุณสามารถตั้งค่า Power Automate บนเว็บและเดสก์ท็อปเพื่อใช้ประโยชน์สูงสุด

Power Automate คืออะไร

Power Automate เป็นเครื่องมืออัตโนมัติที่สร้างไว้ใน Windows 11 และเข้าถึงได้บนเว็บและ Windows 10 เช่นกัน เมื่อ Zapier, IFTTT, Automate.io ฯลฯ ทำงานกับแอปออนไลน์ Power Automate ทำงานกับแอปออนไลน์และออฟไลน์ กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณสามารถดำเนินการงานต่างๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องกับอินเทอร์เน็ต เช่น สร้างโฟลเดอร์ เปลี่ยนชื่อไฟล์ คัดลอกเนื้อหาไปยังตำแหน่งอื่น ฯลฯ

ขณะเข้าถึง Power Automate คุณจะพบ术语ที่เรียกว่า flow ซึ่งหมายถึงประเภทของเทมเพลตของงานของคุณ ตัวอย่างเช่น มี flow 5 ประเภทที่รวมอยู่ใน Power Automate ได้แก่ Automated cloud flow (โฟลว์คลาวด์อัตโนมัติ), Instant cloud flow (โฟลว์คลาวด์ทันที), Scheduled cloud flow (โฟลว์คลาวด์ตามกำหนด), Desktop flow (โฟลว์เดสก์ท็อป) และ Business process flow (โฟลว์กระบวนการทางธุรกิจ)

Power Automate ทำงานอย่างไร

มีสองส่วนหลักในการสร้างงานในระบบอัตโนมัติ: trigger (ทริกเกอร์) และ action (การดำเนินการ) Trigger ให้คุณเลือกว่าจะดำเนินการงานเมื่อใด และ Action ช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะทำอะไร งานทั้งหมดที่คุณจะสร้างหรือที่สร้างไว้แล้ว มาพร้อมกับสองสิ่งนี้ในพื้นหลัง เมื่อคุณเสร็จสิ้นการตั้งค่างาน Power Automate จะรันงานโดยอัตโนมัติในพื้นหลังจนกว่าคุณจะหยุดด้วยตนเอง

กล่าวอีกนัยหนึ่ง มันมี workflow เหมือนกับ IFTTT, Zapier และ Automate.io ทุกตัวอนุญาตให้ผู้ใช้เลือก trigger และ action ตามลำดับ อย่างไรก็ตาม Power Automate มีตัวเลือกที่สะดวกชื่อ On error (เมื่อเกิดข้อผิดพลาด) มันให้คุณเลือกการดำเนินการที่แตกต่างเมื่อเกิดข้อผิดพลาดใน trigger หรือ action เครื่องมืออื่นๆ ทั้งหมดไม่มีตัวเลือกนี้สำหรับผู้ใช้

แอปและบริการที่พร้อมใช้งานสำหรับ Power Automate

Power Automate มีแอปและบริการที่เข้ากันได้หลากหลาย ช่วยให้ผู้ใช้ทำมากขึ้นด้วยเครื่องมืออัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเว็บหรือเดสก์ท็อป คุณจะได้ชุดตัวเลือกเดียวกันบนทั้งสองแพลตฟอร์ม ถ้าพูดถึงแอปเฉพาะ คุณสามารถพบ Outlook, Excel, Word ฯลฯ ส่วนอื่น มันเสนองานที่แตกต่างกันตามตัวแปร เงื่อนไข ไฟล์ ฯลฯ

สิ่งที่ดีที่สุดเกี่ยวกับ Power Automate คือ คุณสามารถสร้าง nested task (งานซ้อน) ได้ สมมติว่าคุณต้องการสร้างไฟล์ในตำแหน่งหนึ่งเมื่อคุณรับไฟล์แนบอีเมลที่มีขนาดมากกว่า 10MB หากคุณไม่สามารถทำได้ในงานเดียว คุณสามารถสร้างงานหนึ่งเพื่อดึงไฟล์แนบ และอีกงานหนึ่งเพื่อสร้างโฟลเดอร์

หากคุณมองหาแอปที่รองรับทั้งเว็บและเดสก์ท็อป Power Automate อาจเป็นโซลูชันที่ดีสำหรับคุณ ถึงที่นี่ คุณสามารถลองใช้บริการนี้ครั้งหนึ่งเพื่อตรวจสอบว่ามันตอบสนองความต้องการทั้งหมดของคุณหรือไม่

วิธีใช้ Microsoft Power Automate บนเว็บ

เพื่อใช้ Microsoft Power Automate บนเว็บ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ไปที่เว็บไซต์ flow.microsoft.com และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ
2. คลิกปุ่ม Create (สร้าง) ด้านซ้าย
3. คลิกที่ตัวเลือก Automated cloud flow
4. ป้อนชื่อสำหรับ flow หรืองาน และเลือก trigger
5. คลิกที่ปุ่ม Create
6. คลิกปุ่ม New step (ขั้นตอนใหม่)
7. เลือกแอปสำหรับ action
8. เลือก action
9. คลิกปุ่ม Save (บันทึก)

เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนเหล่านี้ ให้อ่านต่อ

ก่อนอื่น คุณต้องไปที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการของ Power Automate ซึ่งคือ flow.microsoft.com และลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณ หลังจากนั้น คลิกปุ่ม Create (สร้าง) ที่มองเห็นได้ทางด้านซ้าย และเลือกตัวเลือก Automated cloud flow

ที่นี่ คุณสามารถเลือกตัวเลือกอื่นๆ ตามความต้องการของคุณ:

• Instant cloud flow: คุณสามารถตั้งค้างานได้ แต่คุณต้องรันด้วยตนเอง
• Scheduled cloud flow: คุณสามารถกำหนดงานในเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้า
• Desktop flow: มันเป็นหลักสำหรับผู้ใช้เดสก์ท็อป
• Business process flow: มันสำหรับผู้ที่ชอบสร้าง nested task

สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือ ตั้งชื่องานของคุณ จากนั้น เลือก trigger ตามที่คุณต้องการ และคลิกปุ่ม Create (สร้าง)

ขึ้นอยู่กับ trigger ของคุณ คุณอาจต้องลงชื่อเข้าใช้แอปหรือบริการ หลังจากนั้น คลิกปุ่ม New step (ขั้นตอนใหม่)

ที่นี่ คุณต้องเลือก action สำหรับ trigger ของคุณ สำหรับนั้น ให้คลิกที่งานที่คุณต้องการดำเนินการในรายการที่ให้มา

ตามการเลือกของคุณ คุณอาจต้องลงชื่อเข้าใช้บริการที่เลือกอีกครั้ง เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถคลิกปุ่ม Save (บันทึก)

ตอนนี้ คุณสามารถรันงานหรือ flow ในบัญชีของคุณได้

ก่อนเริ่มต้น คุณควรทราบว่า Power Automate Desktop ทำงานต่างจากเวอร์ชันเว็บ ในเวอร์ชันเดสก์ท็อป คุณต้องสร้าง nested task เนื่องจากไม่มีตัวเลือกให้เลือก trigger กล่าวอีกนัยหนึ่ง คุณต้องเลือก action หนึ่งเป็น primary action (การดำเนินการหลัก) และที่เหลือเป็น sub-action (การดำเนินการย่อย) Primary action ทำงานเป็น trigger และที่เหลือทำงานเป็น action

วิธีใช้ Microsoft Power Automate ใน Windows 11/10

เพื่อใช้ Power Automate ใน Windows 11 ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. ค้นหาแอป Power Automate ในกล่องค้นหาแถบงานและเปิดมัน
2. คลิกปุ่ม New flow (โฟลว์ใหม่)
3. ป้อนชื่อสำหรับงานของคุณและคลิกปุ่ม Create (สร้าง)
4. เลือก action จากด้านซ้าย
5. กรอกฟอร์มที่ให้ตามแอปที่คุณเลือก
6. คลิกลูกศร Subflow และเลือกตัวเลือก New subflow (ซับโฟลว์ใหม่)
7. ป้อนชื่อและคลิกปุ่ม Save (บันทึก)
8. เลือก action อีกตัวจากด้านซ้าย
9. คลิกปุ่ม Save (บันทึก)
10. คลิกที่ปุ่ม Play (เล่น) เพื่อรันงาน

มาตรวจสอบขั้นตอนเหล่านี้ในรายละเอียด

ก่อนอื่น ให้ค้นหาแอป Power Automate ในกล่องค้นหาแถบงานและเปิดมันจากผลการค้นหา หลังจากเปิดแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม New flow (โฟลว์ใหม่)

ตอนนี้ คุณต้องป้อนชื่องานของคุณและคลิกปุ่ม Create (สร้าง) เมื่อคุณทำเช่นนั้น คุณจะพบหน้าต่างอีกหนึ่งบนหน้าจอของคุณพร้อมกับชื่องานในหัวข้อ จากนั้น ให้เลือก primary action จากด้านซ้าย

คุณสามารถดับเบิลคลิกที่ action หรือใช้วิธีลากและวาง (drag-and-drop) เพื่อเลือก ขึ้นอยู่กับการเลือกของคุณ คุณต้องกรอกฟอร์มบนหน้าจอของคุณและคลิกปุ่ม Save (บันทึก)

ต่อไป ให้คลิกลูกศร Subflows และเลือกตัวเลือก New subflow (ซับโฟลว์ใหม่) คุณสามารถป้อนชื่อของ subflow ของคุณได้เช่นกัน

จากนั้น คุณสามารถเลือก action อีกตัวจากด้านซ้ายและคลิกปุ่ม Save (บันทึก)

เพื่ออธิบายกระบวนการทั้งหมด Action แรกจะทำงานเป็น trigger และ Subflow จะทำงานเป็น action

สุดท้าย คุณสามารถคลิกปุ่ม Run (รัน) เพื่อทดสอบ

เกี่ยวข้อง: วิธีใช้ Microsoft Power Automate Desktop เพื่อสร้าง UI workflow

Power Automate สำหรับเดสก์ท็อป ฟรีหรือไม่?

ได้ครับ Power Automate สำหรับเดสก์ท็อป ฟรีสำหรับผู้ใช้ Windows 11 และ 10 หากคุณไม่พบมันบนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณสามารถดาวน์โหลดได้จาก flow.microsoft.com คุณต้องใช้บัญชี Microsoft ของคุณตามด้วยการติดตั้ง

Power Automate ฟรีกับ Microsoft/Office 365 หรือไม่?

ได้ครับ Power Automate รวมอยู่ในการสมัครสมาชิก Microsoft 365 หากคุณมีการสมัครสมาชิก Microsoft 365 ที่ใช้งานอยู่ คุณสามารถใช้ Power Automate บนเว็บฟรีหรือโดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

Power Automate ใช้เงินเท่าไหร่?

Power Automate สำหรับเว็บมีค่าใช้จ่ายประมาณ $15/เดือน/ผู้ใช้ อย่างไรก็ตาม หากคุณมี Microsoft 365 คุณสามารถใช้ฟรีได้ นอกจากนี้ Power Automate Desktop พร้อมใช้งานฟรีสำหรับผู้ใช้ Windows 11 และ Windows 10

พิจารณาทุกอย่าง Power Automate ดูเหมือนจะเป็นเครื่องมืออัตโนมัติที่สะดวกซึ่งสร้างขึ้นเพื่อทำให้คุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น หวังว่าบทช่วยสอนนี้จะช่วยคุณเริ่มต้นใช้งานเครื่องมือนี้ได้