Google Drive เป็นแพลตฟอร์มที่เข้าถึงไฟล์ เอกสาร รูปภาพ และวิดีโอ ได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่านการจัดเก็บบนคลาวด์ที่ปลอดภาษา ไม่จบแค่นั้น มีอีกมากมาย ให้พื้นที่ฟรี 15 GB, 100 GB ราคา $2/เดือน หรือ 1TB ราคา $9.99/เดือน พร้อม Word processor, Spreadsheets, Presentation, Drawing, Forms และอื่นๆ ออนไลน์
นี่คือเคล็ดลับและเทคนิคใช้ Google Drive ให้เต็มที่สุด
- แนบไฟล์ใหญ่ในอีเมลผ่าน Drive –
ตอนนี้ส่งไฟล์สูงสุด 10 GB เป็นไฟล์แนบ ไม่ใช่ปัญหาแล้ว วิธีไง? ขนาดไฟล์แนบสูงสุด 25 MB แต่ส่งไฟล์ใหญ่กว่านี้ได้ โดยแนบผ่าน Google Drive ไฟล์อัปโหลดเร็วไม่ว่าขนาด และไม่ต้องอัปโหลดซ้ำ แค่เลือกไฟล์จาก Google Drive แล้วส่ง
- ทำงานออฟไลน์ (Work Offline) –
ฟีเจอร์น่าทึ่งของ Google Drive คุณดูไฟล์ รูป เอกสารบนแท็บเล็ต/โทรศัพท์ ได้แม้สัญญาณแย่ หรือบนเครื่องบิน
วิธีทำ:
- หา Settings บนหน้า Google Drive คลิกเข้าไป
- คลิก Sync Google Docs, Sheets, Slides, Drawings files to this computer/device so that you can edit offline
ตอนนี้เอกสารจะบันทึกไว้ในอุปกรณ์มือถือ/คอมพิวเตอร์ คุณดูและแก้ไขได้ตลอดเวลาแม้ออฟไลน์
- ทำให้ Google Drive เป็นโฟลเดอร์เอกสารเริ่มต้น –
หากคุณเพิ่ม/แชร์ไฟล์และเอกสารจาก Google Drive บ่อย ควรทำให้เป็น Default documents folder จะประหยัดเวลาและหลุดพ้นความยุ่งยากในการเลือกเอกสารจากที่ต่างๆ ไปส่ง/แชร์ วิธีเปิดใช้งาน:
- ใน Windows –
- คลิกขวาโฟลเดอร์ Documents -> Properties
- คลิก Include a folder
- เลือกโฟลเดอร์ Google Drive และเลือก
- คลิก Set save location
- ใน Mac –
- เปิด Terminal (ใน Utilities)
- พิมพ์ cd Google\ Drive/ และกด Enter
- แล้วพิมพ์ ln –s~/documents /documents
- กด Enter เสร็จ
- บันทึกเนื้อหาออนไลน์ลง Google Drive –
คุณอาจเจอเนื้อหาที่อยากบันทึกและเข้าถึงจากทุกที่ ด้วย Google Drive ทำได้ เปิดใช้งานส่วนขยาย 'Save to Google Drive' และบันทึกเนื้อหาอะไรก็ได้ บันทึกเป็นลิงก์ หรือบันทึกรูปภาพก็ได้
- รู้จัก Shortcuts ของ Google Drive ทำงานได้เร็วขึ้น –
Shortcuts ช่วยทำงานเร็วขึ้นบน Google Drive เข้าถึงปุ่มลัดคีย์บอร์ดได้โดยคลิก Settings -> Keyboard Shortcuts ป๊อปอัพจะขึ้น และคุณเข้าถึง shortcuts ได้
- ลากวางไฟล์เพื่ออัปโหลด (Drag and Drop) –
กับ Google Drive อัปโหลดไฟล์ไม่ยาก ไม่ต้องกดปุ่ม 'New' และเลือกตัวเลือกอัปโหลด แค่ลากวางไฟล์เข้าไปในอินเตอร์เฟซ Google Drive
7. ฟังไฟล์เพลงของคุณ –
Google Drive จัดเก็บไฟล์เสียง และคุณฟังได้โดยดาวน์โหลดทุกเมื่อ แต่ถ้าไม่อยากดาวน์โหลด ให้เปิดใช้งาน Music Player for Google Drive Chrome extension และฟังเพลงบนอินเตอร์เฟซส่วนขยาย
- เทคโนโลยี OCR สำหรับรูปภาพและ PDF –
Google Drive มีเทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) ดึงข้อความจากรูปภาพและไฟล์ PDF ใช้งานง่ายมาก แค่ –
- คลิกขวาที่รูปภาพ/PDF ใน Google Drive
- คลิก Open With จะได้ตัวเลือกเปิดด้วย Google Docs
จะเปิดรูป/PDF ใน Google Docs พร้อมข้อความที่ดึงมาใต้รูป ข้อความที่ดึงอาจไม่สมบูรณ์ แต่พอใช้ได้หากรูปชัด
- เพิ่ม Google Drive ในเมนู 'Send To' ของ Windows
หากคุณส่งอีเมลและแชร์ข้อมูลจาก Google Drive บ่อย อาจทำให้煩惱 (troublesome) ต้องเปิด Drive ทุกครั้งเพื่อแนบ/แชร์เอกสาร ทำให้ง่ายขึ้น: ดาวน์โหลดและติดตั้ง Google Drive บนเดสก์ท็อป
ติดตั้ง Google Drive แล้ว ไปที่ Users -> AppData -> Roaming -> Microsoft -> Windows -> SendTo
- พิมพ์ไม่ใช่ทางเลือกเดียว ใช้เสียงสั่งงาน (Voice Typing)
พิมพ์ไม่ใช่ทางเลือกเดียวสร้างเอกสาร ใช้เสียงของคุณทำงานบนเอกสารได้ เร็วกว่าและง่ายกว่าพิมพ์มาก วิธีทำ:
- เปิดเอกสารที่ต้องการทำงาน
- คลิก Tools -> Voice typing
- สแกนรูปภาพทันที (Scan images in a snap) –
ติดตั้ง Google Drive บนโทรศัพท์ Android และใช้เป็นสแกนเนอร์ แตะไอคอนบวกใหญ่ เลือก Scan จากเมนูป๊อปอัพ หมุนและครอปภาพด้วยมือ สร้างเอกสารหลายหน้าได้ เอกสารที่สแกนอัปโหลดเป็น PDF ไปที่ Google Drive
- ควบคุมระดับการเข้าถึง (Control the Access Level) –
ขณะแชร์เอกสาร คุณตั้งระดับการเข้าถึงได้ เลือกจาก 4 ระดับ วิธีตั้งระดับ: คลิกขวาเอกสาร -> Share จะได้ป๊อปอัพ
คลิก Advanced
จะได้ป๊อปอัพอีกอัน เลือกระดับการเข้าถึงจากตัวเลือกเหล่านี้
อย่างไรก็ตาม คุณ (Owner) ทำอะไรกับไฟล์ก็ได้ – ลบได้ – และเชิญเพื่อนร่วมงานเพิ่ม
- ประวัติการแก้ไข (Revision History) –
Google Drive ช่วยย้อนเวลา ได้ เก็บเวอร์ชันเก่าของไฟล์ไว้ เผื่อต้องการทำตามขั้นตอนเพื่อได้เวอร์ชันล่าสุด
- เปิดเอกสาร - Spreadsheet, Presentation
- คลิก File -> Revision History
- ในแผงขวา คลิก timestamp เพื่อดูเวอร์ชันก่อนหน้า สามารถเห็นผู้แก้ไข และการเปลี่ยนแปลงที่ทำ ในสีข้างชื่อ
- เพื่อดูรายละเอียดการแก้ไขมากขึ้น ไปที่แผงขวา เลือก revision แล้วคลิกลูกศร
ตอนนี้คุณมีเคล็ดลับและเทคนิคบนแขนแล้ว ใช้พวกมันและทำให้งานบน Sheets หรือส่งอีเมล ง่ายขึ้น อาจมีเทคนิคเพิ่มเติมที่คุณจะพบขณะสำรวจ บอกเราที!
