อีเมลยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับการใช้งานทางธุรกิจและมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของผู้ใช้อีเมลคือกล่องเข้าที่วุ่นวายจากข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน สิ่งนี้เป็นปัญหาหากคุณมีโครงการเร่งด่วนและต้องขุดค้นข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องเพื่อหาข้อมูลที่คุณต้องการ
โชคดีที่ Apple Mail มีฟีเจอร์ชื่อ Smart Mailbox ช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อความอีเมลได้เร็ว และหาอีเมลสำคัญทั้งหมดในกล่องจดหมายเดียว นี่คือวิธีตั้งค่าและใช้งานฟีเจอร์นี้
Smart Mailbox คืออะไร?
แอป Mail เริ่มต้นบน Mac อนุญาตให้คุณจัดระเบียบกล่องจดหมายโดยใช้กฎที่ดำเนินการเฉพาะเจาะจงกับอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ รวมถึงการตั้งธง ย้าย ส่งต่อ และลบข้อความ
Smart Mailbox ใน Mail ใช้กฎเพื่อช่วยจัดระเบียบอีเมลข้ามบัญชีทั้งหมดของคุณ
สิ่งที่เป็นประโยชน์โดยเฉพาะของฟีเจอร์นี้คือ อีเมลทั้งหมดยังคงอยู่ในกล่องจดหมายของตน แต่ก็ถูกรวมและมองเห็นได้ใน Smart Mailbox เฉพาะเช่นกัน เหมาะสำหรับจัดกลุ่มข้อความสำหรับกลุ่ม โครงการ หัวข้อ และการสนทนาเฉพาะ
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้าง Smart Mailbox ชื่อ "ไฟล์โครงการโรงเรียน" เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการโรงเรียนที่จะมาถึง และรวมเฉพาะข้อความที่กล่าวถึง "โรงเรียน" และมีไฟล์แนบ
วิธีสร้าง Smart Mailbox บน Mac
คุณอาจไม่ได้สังเกต แตคุณจะมี Smart Mailbox หนึ่งในแถบข้างแล้วโดยค่าเริ่มต้น Today เป็น Smart Mailbox ที่มีทุกอีเมลที่คุณดูวันนี้ หากไม่เห็น ให้คลิกลูกศรข้าง Smart Mailbox เพื่อแสดง
หากคุณพร้อมสร้าง Smart Mailbox แบบกำหนดเอง ให้วางเคอร์เซอร์เหนือ Smart Mailboxes และคลิกปุ่ม Add (+) ที่จะปรากฎข้างมัน จากนั้น:
- เพิ่มชื่อสำหรับ Smart Mailbox ใหม่ของคุณ
- คุณสามารถตั้งขอบเขตของเงื่อนไข และเลือกให้ต้องการ any (อย่างน้อยหนึ่งเงื่อนไข) หรือ all (ทุกเงื่อนไข) เพื่อให้อีเมลถูกรวมในกล่องจดหมายนั้น
- คลิกเมนูดรอปดาวน์ซ้ายสุดเพื่อตั้งเงื่อนไขแรก ตัวเลือกในฟิลด์ที่สองและสามจะเปลี่ยนไปตามตัวเลือกที่คุณเลือกสำหรับเมนูดรอปดาวน์แรก
- เพิ่มหรือลบเงื่อนไขโดยคลิกปุ่ม Add (+) หรือ Remove (–) ข้างขวาของแต่ละเงื่อนไข
- ติ๊กถูกกล่องข้าง Include messages from Trash และ Include messages from Sent หากต้องการรวมอีเมลที่คุณส่งและลบ
- คลิก OK เพื่อสร้าง Smart Mailbox
ไปที่ Smart Mailbox ที่คุณปรับแต่ง เพื่อดูอีเมลทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ ข้อความเหล่านี้จะปรากฏในตำแหน่งเดิมในแอป Mail ด้วย
วิธีจัดการ Smart Mailbox
คุณสามารถแก้ไข เปลี่ยนชื่อ ส่งออก และลบ Smart Mailbox ของคุณได้ตลอดเวลา โดยดับเบิลคลิกที่ Smart Mailbox หรือ Control-คลิกมันในแถบข้างและเลือกตัวเลือกจากเมนูบริบท
คุณยังสามารถ Favorite Smart Mailbox เฉพาะได้ เพื่อให้ปรากฎที่ด้านบนของแถบข้าง เข้าถึงได้เร็วขึ้น แค่ Control-คลิกที่ Smart Mailbox ที่เลือก แล้วเลือก Add to Favorites
เพื่อลบออกจากรายการโปรด ไปที่ส่วน Favorites ในแถบข้าง Control-คลิก Smart Mailbox และเลือก Remove from Favorites
โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับอีเมลขณะดูใน Smart Mailbox—รวมถึงการตั้งค่าเป็นยังไม่อ่าน ย้าย ตั้งธง หรือลบ—จะสะท้อนในกล่องจดหมายที่อีเมลถูกจัดเก็บไว้เดิม
而且 หากคุณใช้ iCloud Drive Smart Mailbox ของคุณจะพร้อมใช้งานบน Mac อื่นๆ ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ หากอุปกรณ์เหล่านั้นก็ใช้ iCloud Drive พร้อม Mail ที่ติ๊กในตัวเลือก
วิธีทำซ้ำ Smart Mailbox ที่มีอยู่
บางครั้ง คุณอาจอยากคัดลอกกฎจาก Smart Mailbox ที่มีอยู่เพื่อแก้ไข แทนที่จะสร้างใหม่จากศูนย์ การทำซ้ำกล่องจดหมายที่มีอยู่จะประหยัดเวลาในเรื่องนี้ คุณแค่แก้ไขสำเนา ให้กล่องจดหมายตรงกับความต้องการปัจจุบันของคุณ
เพื่อทำซ้ำ Smart Mailbox:
- เลือก Smart Mailbox ที่คุณต้องการคัดลอก
- Control-คลิก Smart Mailbox แล้วเลือก Duplicate Smart Mailbox คุณควรเห็น Smart Mailbox อีกตัวปรากฎบนแถบข้าง
ข้ามความวุ่นวาย
อีเมลมีประโยชน์มาก อย่างไรก็ตาม ด้วยโฆษณา นิวส์เลทเตอร์ และสแปมมากเกินไป อาจใช้ความพยายามมากในการสแกนอีเมลจำนวนมากเพื่อหาตัวที่สำคัญและต้องการการดำเนินการเร่งด่วน
ใช้ Smart Mailboxes ใน Mail บน Mac เพื่อดูแลสิ่งสำคัญของคุณโดยไม่หลุดลอยและ overwhelmed
