อีเมลยังคงเป็นรูปแบบการสื่อสารที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจและการใช้งานระดับมืออาชีพ อย่างไรก็ตาม ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดอย่างหนึ่งที่ผู้ใช้อีเมลมีคือกล่องจดหมายที่รกซึ่งเต็มไปด้วยข้อความที่ยังไม่ได้อ่าน นี่อาจเป็นปัญหาหากคุณมีโครงการที่กำลังจะเกิดขึ้นและจำเป็นต้องค้นหาข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องเพื่อค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการ
โชคดีที่ Apple Mail มีคุณสมบัติที่เรียกว่า Smart Mailbox เพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อความอีเมลของคุณได้อย่างรวดเร็ว และค้นหาอีเมลสำคัญทั้งหมดของคุณในกล่องจดหมายเดียว วิธีตั้งค่าและใช้งานฟีเจอร์มีดังนี้
กล่องจดหมายอัจฉริยะคืออะไร
แอป Mail เริ่มต้นบน Mac ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบกล่องเมลของคุณโดยใช้กฎที่ดำเนินการเฉพาะกับอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ รวมถึงการติดธง การย้าย การส่งต่อ และการลบข้อความ
กล่องเมลอัจฉริยะในแอพเมลใช้กฎเกณฑ์เพื่อช่วยคุณจัดระเบียบอีเมลในทุกบัญชี
ฟีเจอร์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งคืออีเมลทั้งหมดของคุณยังคงอยู่ในเมลบ็อกซ์ที่เกี่ยวข้อง ในขณะที่มีการจัดเรียงและดูได้ใน Smart Mailbox โดยเฉพาะเช่นกัน เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดกลุ่มข้อความสำหรับกลุ่ม โครงการ หัวข้อ และการสนทนาที่เฉพาะเจาะจง
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างกล่องเมลอัจฉริยะชื่อ "ไฟล์โครงการของโรงเรียน" เพื่อจัดระเบียบอีเมลที่เกี่ยวข้องกับโครงการของโรงเรียนที่กำลังจะมีขึ้น และรวมเฉพาะข้อความที่กล่าวถึง "โรงเรียน" และมีไฟล์แนบ
วิธีสร้างกล่องเมลอัจฉริยะบน Mac
คุณอาจไม่ได้สังเกต แต่คุณจะมีกล่องเมลอัจฉริยะหนึ่งกล่องบนแถบด้านข้างของคุณโดยค่าเริ่มต้น วันนี้ คือกล่องเมลอัจฉริยะที่มีอีเมลทุกฉบับที่คุณดูวันนี้ หากมองไม่เห็น ให้คลิกลูกศรข้างกล่องเมลอัจฉริยะเพื่อแสดง
หากคุณพร้อมที่จะสร้างกล่องเมลอัจฉริยะแบบกำหนดเอง เพียงแค่วางเคอร์เซอร์เหนือ กล่องเมลอัจฉริยะ และคลิกปุ่ม เพิ่ม (+) ปุ่มที่จะปรากฏด้านข้าง แล้ว:
- เพิ่มชื่อสำหรับกล่องเมลอัจฉริยะใหม่ของคุณ
- คุณสามารถกำหนดขอบเขตของเงื่อนไขและเลือกที่จะกำหนดให้ ใดๆ หรือ ทั้งหมด ของเงื่อนไขที่จะต้องปฏิบัติตามสำหรับอีเมลที่จะรวมอยู่ในกล่องจดหมาย
- คลิกเมนูแบบเลื่อนลงด้านซ้ายสุดเพื่อกำหนดเงื่อนไขแรกของคุณ ตัวเลือกในฟิลด์ที่สองและสามจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับตัวเลือกที่คุณเลือกสำหรับเมนูดรอปดาวน์เมนูแรก
- เพิ่มหรือลบเงื่อนไขโดยคลิกที่ เพิ่ม (+) หรือ ลบ (–) ปุ่มทางด้านขวาของแต่ละเงื่อนไข
- ทำเครื่องหมายที่ช่องข้าง รวมข้อความจากถังขยะ และ รวมข้อความจากส่งแล้ว หากคุณต้องการรวมอีเมลที่คุณส่งและลบ
- คลิก ตกลง เพื่อสร้างกล่องเมลอัจฉริยะ
ไปที่กล่องเมลอัจฉริยะที่คุณปรับแต่งเพื่อดูอีเมลทั้งหมดที่ตรงกับเกณฑ์ที่คุณตั้งไว้ ข้อความเหล่านี้จะปรากฏในตำแหน่งเดิมในแอป Mail ด้วย
วิธีจัดการกล่องจดหมายอัจฉริยะ
คุณสามารถแก้ไข เปลี่ยนชื่อ ส่งออก และลบกล่องเมลอัจฉริยะของคุณได้ทุกเมื่อโดยดับเบิลคลิกที่กล่องเมลอัจฉริยะหรือกด Control แล้วคลิกในแถบด้านข้างและเลือกตัวเลือกจากเมนูตามบริบท
คุณยังสามารถรายการโปรด กล่องเมลอัจฉริยะเฉพาะ จึงปรากฏที่ด้านบนสุดของแถบด้านข้าง ซึ่งช่วยให้เข้าถึงได้เร็วขึ้น เพียงกดปุ่ม Control แล้วคลิกบนกล่องเมลอัจฉริยะที่คุณเลือก จากนั้นเลือก เพิ่มในรายการโปรด .
หากต้องการลบออกจากรายการโปรด ให้ไปที่ รายการโปรด ในแถบด้านข้าง กดปุ่ม Control ค้างไว้แล้วคลิกที่กล่องเมลอัจฉริยะ แล้วเลือก ลบออกจากรายการโปรด .
โปรดทราบว่าการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทำกับอีเมลขณะดูในกล่องเมลอัจฉริยะ รวมถึงการทำเครื่องหมายว่ายังไม่ได้อ่าน การย้าย ตั้งค่าสถานะ หรือการลบ จะแสดงในกล่องเมลที่จัดเก็บอีเมลไว้ตั้งแต่แรก
นอกจากนี้ หากคุณใช้ iCloud Drive กล่องเมลอัจฉริยะของคุณจะใช้งานได้บน Mac เครื่องอื่นๆ ที่คุณลงชื่อเข้าใช้ด้วย หากอุปกรณ์เหล่านี้ใช้ iCloud Drive โดยที่เมลถูกทำเครื่องหมายในตัวเลือกต่างๆ
วิธีการทำซ้ำ Smart Mailbox ที่มีอยู่
บางครั้ง คุณอาจต้องการคัดลอกกฎจากกล่องเมลอัจฉริยะที่มีอยู่เพื่อแก้ไข แทนที่จะสร้างกฎใหม่ตั้งแต่ต้น การทำซ้ำกล่องจดหมายที่มีอยู่จะช่วยคุณประหยัดเวลาด้วยสิ่งนี้ คุณสามารถแก้ไขสำเนาที่ซ้ำกันเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณตรงกับความต้องการในปัจจุบันของคุณ
ในการทำสำเนา Smart Mailbox:
- เลือกกล่องเมลอัจฉริยะที่คุณต้องการคัดลอก
- กดปุ่ม Control ค้างไว้แล้วคลิกที่กล่องเมลอัจฉริยะ จากนั้นเลือก กล่องเมลอัจฉริยะซ้ำ . คุณควรเห็นกล่องเมลอัจฉริยะอื่นปรากฏบนแถบด้านข้าง
ข้ามความยุ่งเหยิง
อีเมลมีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ อย่างไรก็ตาม เนื่องจากมีโฆษณา จดหมายข่าว และสแปมมากเกินไป อาจต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการสแกนอีเมลจำนวนมากเพื่อค้นหาอีเมลที่สำคัญและจำเป็นต้องได้รับการดูแลโดยด่วน
ใช้กล่องเมลอัจฉริยะในแอพเมลบน Mac ของคุณเพื่อจัดการกับลำดับความสำคัญของคุณโดยไม่ถูกมองข้ามและถูกครอบงำ
