ถ้างานของคุณเกี่ยวข้องกับข้อมูลและตัวเลขเยอะ คุณคงใช้ Microsoft Excel หรือ Google Spreadsheets อยู่แล้ว แต่รู้ไหมว่าการแปลงไฟล์ Excel เป็น PDF ก่อนแชร์ให้คนอื่น เป็นวิธีปฏิบัติที่ดีเสมอ?
ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวิธีแปลง Excel เป็น PDF แต่ก่อนจะไปรายละเอียด มาดูว่าทำไมควรแปลง Excel เป็น PDF กันก่อน
ทำไมต้องแปลง Excel เป็น PDF?
- PDF ทำให้ชีท Excel ปลอดภัยและแก้ไขไม่ได้ ผู้เข้าถึงต่อไปจะไม่สามารถเปลี่ยนรูปแบบ สูตร หรือข้อมูลได้
- PDF รองรับทุกอุปกรณ์ แปลงเป็น PDF แล้วคุณสามารถเปิดดูได้บนอุปกรณ์ใดก็ได้ ไม่ว่าจะคอมพิวเตอร์หรือสมาร์ทโฟน
- เพิ่มความปลอดภัยได้ด้วยการตั้งรหัสผ่านให้ PDF
- PDF ดูเป็นมืออาชีพและน่าสนใจกว่า
- PDF เหมาะสำหรับเก็บรายงาน Excel ในระยะยาว
งานไม่จบแค่การแปลงไฟล์
หลังจากแปลง Excel เป็น PDF ด้วยวิธีที่เราจะกล่าวถึงด้านล่าง คุณอาจมีงานต่อเนื่องอีกเยอะ เช่น คุณอาจ แปลงไฟล์ JPG อื่นเป็น PDF ที่ต้องการนำไปต่อกับไฟล์ Excel ที่แปลงแล้ว และก่อนส่งให้เพื่อนร่วมงาน คุณอยากล็อกรหัสผ่านไว้ด้วย และเนื่องจากหน้า PDF จัดเรียงไม่เป็นระเบียบ คุณต้องจัดเรียงหน้าใหม่ อ่านดูแล้วเหนื่อยแล้วใช่ไหม?
เครื่องมือจัดการ PDF เช่น Advanced PDF Manager ทำให้งานเหล่านี้ง่ายขึ้นมาก ดูสกรีนชอตด้านล่าง
ในสถานการณ์ดังกล่าว คุณสามารถ -
- เพิ่มหน้า
- จัดเรียงหน้าใหม่
- ล็อกรหัสผ่านไฟล์ PDF
และไม่ chỉเท่านั้น ยังสามารถ -
- รวมและแยก PDF
- หมุน PDF
- ทำซ้ำหน้า
และอื่นๆ อีกมาก เรามี รีวิวอย่างละเอียด ของเครื่องมือนี้ ครอบคลุมฟีเจอร์ ราคา และด้านต่างๆ หากการจัดการ PDF หลายไฟล์และหน้าต่างๆ ทำให้คุณปวดหัว ลอง Advanced PDF Manager ดูสิ!
วิธีแปลงไฟล์ Excel เป็น PDF
ตอนแปลง Excel เป็น PDF ควบคุมได้เต็มที่ว่าจะแปลงส่วนไหนบ้าง อาจแค่ชีทเดียว หรือพื้นที่เฉพาะในชีท ในวิธีด้านล่าง เราจะพูดถึงการควบคุมนี้ด้วย -
1. ใช้ Microsoft Excel
วิธีแรก ไม่ต้องใช้แอปภายนอก ทำได้ภายใน Excel เลย ตอนบันทึกเป็น PDF สามารถเลือกช่วงหน้า ชีท/การเลือกที่ต้องการเผยแพร่ และตัวเลือกอื่นๆ ได้
- เปิดชีท Excel ที่ต้องการแปลง
- คลิก File
- คลิก Save As
- เลือกตำแหน่งจัดเก็บบนฮาร์ดดิสก์
- จากดรอปดาวน์ Save as type ให้เลือก PDF
- ทันทีที่เลือก PDF ให้คลิก Options
- เลือกสิ่งที่ต้องการเผยแพร่ - Selection, Entire workbook, หรือ Active sheets
2. ใช้ Google Sheets
Google Drive เป็นคลาวด์สตอเรจยอดนิยมสำหรับอัปโหลดไฟล์เพื่อเข้าถึงจากทุกที่ หากคุณทำงานบน Google Sheets บ่อย หรืออัปโหลดไฟล์ Excel ไปที่ Drive คุณแปลง .XLS หรือ .XLSX เป็น PDF ฟรีได้ วิธีทำ:
- เปิดไฟล์ Excel ใน Google Sheets ที่ต้องการดาวน์โหลดเป็น PDF
- คลิก File
- คลิกลูกศรขวาข้าง Download
- เลือก PDF (.pdf)
- คลิก PDF (.pdf) แล้วเลือกสิ่งที่ต้องการเผยแพร่ จากสกรีนชอตด้านล่าง เลือกพื้นที่ ขนาดหน้า การวาง และอื่นๆ ได้
- เลือกเสร็จแล้ว คลิก Export
3. ใช้โปรแกรมแปลงภายนอก (Third-Party Converter)
อีกวิธีง่ายคือใช้โปรแกรมแปลงภายนอก เช่น EaseUS PDF Converter ซึ่งมีฟีเจอร์มากมาย เช่น -
- แปลง PDF เป็นรูปแบบไฟล์ต่างๆ และทำได้ในทางกลับกัน
- แยกและรวม PDF
- จัดการ PDF ที่ต้องการแปลงจากอินเตอร์เฟซ
- ดูตัวอย่าง PDF ก่อนเผยแพร่
- ปลดล็อก PDF
วิธีแปลง xlsx หรือ xls ด้วย EaseUS PDF Converter -
- ดาวน์โหลด ติดตั้ง และรัน EaseUS PDF Converter
- เปิด EaseUS PDF Converter
- คลิก Office to PDF ด้านซ้ายของอินเตอร์เฟซ
- คลิก Open Files ด้านขวา หรือลากวางไฟล์ Excel ที่ต้องการแปลง
- คลิกปุ่ม Convert
EaseUS PDF Converter ราคาเท่าไหร่?
4. แปลง Excel เป็น PDF ออนไลน์
วิธีสุดท้าย ใช้ Online Converter บทความนี้ใช้ SodaPDF ซึ่งเป็นตัวแปลงออนไลน์ที่ดีที่สุด อนุญาตให้เลือกไฟล์จาก Dropbox และ Google Drive ได้ -
- เข้าเว็บ SodaPDF
- คลิก Choose File เลือกไฟล์ Excel ที่ต้องการแปลง หรือลากวางไฟล์ลงเว็บไซต์
สรุป
หวังว่าคุณแปลง Excel เป็น PDF ได้ง่ายด้วยวิธีในบทความนี้ หากมีประโยชน์ แชร์ความคิดเห็นด้านล่าง และบอกว่าชอบวิธีไหนมากที่สุด
