การทำงานจากระยะไกลกับทีมของคุณนั้นยิ่งใหญ่แต่ยังไม่สมบูรณ์แบบ ส่วนหลักคือ กระบวนการเปลี่ยนผ่านจากการทำงานแบบตัวต่อตัว (in-person) สู่การทำงานจากบ้านผ่านเครื่องมือออนไลน์ ไม่ได้เป็นไปอย่างราบรื่น โชคดีที่เครื่องมือออนไลน์อย่าง Microsoft Teams มาช่วยคุณ แม้ว่าการเชื่อมต่อแบบเสมือนจริงจะค่อนข้างขัดขืน Microsoft Teams ก็พยายามทำให้การทำงานร่วมกันกับทีมของคุณดีขึ้นผ่านการประชุมออนไลน์ การประชุมเหล่านี้อาจเป็นการโทรผ่านเสียงหรือวิดีโอ การโทรวิดีโอให้การโต้ตอบแบบตัวต่อตัวกับสมาชิกในทีม สมาชิกทีมคนอื่นๆ จะเรียกว่า "ผู้เข้าร่วม" (participants) แต่ละผู้เข้าร่วมจะมีฟีดกล้อง (camera feed) ซึ่งอนุญาตให้พวกเขาแชร์หน้าจอ (share screen) ระหว่างการประชุม การแชร์หน้าจอช่วยให้ผู้ใช้ดูกระบวนการทำงานของคุณแบบเสมือนจริง ในบทความนี้ เราได้แสดงวิธีการขอควบคุม (request control) และแชร์หน้าจอใน Microsoft Teams
วิธีขอควบคุม (Request Control) ใน Microsoft Teams
ระหว่างการประชุมออนไลน์ Microsoft Teams เปิดให้ผู้ใช้แชร์หน้าจอได้ ที่นี่ มีเพียงคนเดียวที่สามารถแชร์ได้ ในขณะที่คนอื่นๆ สามารถดูได้เท่านั้น หากผู้ใช้สละการควบคุม ผู้เข้าร่วมคนอื่นในการประชุมจึงสามารถ接管 (take over) ได้ น่าสนใจคือ ผู้เข้าร่วมทุกคนสามารถขอควบคุม (request control) หน้าจอที่ถูกแชร์เพื่อทำงานบนมันได้ ข้อเท็จจริงสำคัญบางประการเกี่ยวกับการแชร์หน้าจอและการขอควบคุม (request control) มีดังนี้:
- ผู้ใช้คนหนึ่งไม่สามารถควบคุมหน้าจอของอีกคนได้ เว้นแต่ว่าพวกเขาอนุญาตให้คุณทำ
- ผู้ใช้สามารถถอนการควบคุมที่พวกเขาให้ไปจากอีกคนได้เมื่อใดก็ตามที่ต้องการ
- ไม่มีใครในการประชุม Teams สามารถบังคับผู้ใช้คนอื่นให้ควบคุมหน้าจอของตนได้ อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้สามารถขอควบคุมจากผู้อื่นได้หากจำเป็น
- นอกจากนี้ การควบคุมหน้าจอที่แชร์สามารถให้แก่ผู้ใช้คนอื่นในการประชุมได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ขอ
- ผู้เข้าร่วมทุกคนในการประชุม Teams จะทราบว่าใครเป็นผู้ควบคุมหน้าจออยู่
หวังว่าจุดที่กล่าวมาข้างต้นจะให้ภาพรวมโดยรวมเกี่ยวกับการแชร์และขอควบคุม (request control) ตัวเลือก Request control ในกระบวนการแชร์หน้าจอ ใช้เพื่อยื่นคำขอให้接管 (take over) เดสก์ท็อปของผู้นำเสนอ (presenter) ที่แชร์หน้าจอ วิธีนี้คุณสามารถโต้ตอบและดำเนินงานบนคอมพิวเตอร์ที่ถูกแชร์ได้ นี่คือวิธีที่ Microsoft Teams request control ทำงาน
- เปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Teams ลงชื่อเข้าใช้หากจำเป็น และเข้าร่วมการประชุม
- รอจนกว่าหนึ่งใน ผู้เข้าร่วม (participants) จะแชร์หน้าจอของพวกเขา
- เมื่อผู้เข้าร่วมคนอื่นแชร์หน้าจอแล้ว ให้คลิกปุ่ม Request control เพื่อขอควบคุมหน้าจอจากผู้นำเสนอ
- คลิก Request บนพรอมพ์ Request control popup เพื่อยืนยันการขอควบคุม
- เมื่อคุณเสร็จสิ้นการโต้ตอบกับระบบเสมือนจริงแล้ว ให้คลิกปุ่ม Stop control เพื่อเพิกถอนการควบคุมหน้าจอที่แชร์จากผู้นำเสนอจากด้านของคุณ
นี่คือวิธีที่คุณสามารถขอควบคุม (request control) ใน Microsoft Teams ได้
วิธีการแชร์เนื้อหาขณะนำเสนอหน้าจอของคุณ
มีตัวเลือกบางอย่างในเมนู Share content เมื่อคุณเลือกมัน ตัวเลือกเหล่านี้แสดงด้านล่างในรูปแบบจุด (bullet points) เมื่อคุณเข้าใจตัวเลือกต่างๆ และการใช้งานแล้ว คุณจะสามารถแชร์เนื้อหาได้อย่างมีประสิทธิภาพและใช้ Teams ได้เต็มที่
- Screen (หน้าจอ): ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณแชร์เดสก์ท็อปทั้งหมด ซึ่งหมายถึง ทำให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ สามารถดูสิ่งใดก็ตามที่คุณเลือกบนหน้าจอของคุณได้
- Window (หน้าต่าง): ตัวเลือกนี้จะอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมดูได้เฉพาะหน้าต่างเฉพาะที่คุณตัดสินใจจะแสดง
- Whiteboard (กระดานไวท์บอร์ด): Whiteboard คล้ายกับกระดานดินสอทั่วไปแต่วอร์ชันดิจิทัล เมื่อคุณเลือกแอปพลิเคชัน Whiteboard จะอนุญาตให้ผู้เข้าร่วมทุกคนร่วมมือกัน (collaborate)
- PowerPoint Live: ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณแชร์งานนำเสนอ PowerPoint คุณใช้ตัวเลือกนี้แทน Window เนื่องจากมันถูกสร้างขึ้นเฉพาะสำหรับไฟล์ PowerPoint พร้อมคุณสมบัติเพิ่มเติมมากมาย
วิธีการแชร์หน้าจอและให้ควบคุม (Give Control) ใน Microsoft Teams
การแชร์หน้าจอช่วยให้คุณนำเสนอเดสก์ท็อปของคุณ และทำให้ง่ายต่อการแสดงให้ผู้เข้าร่วมคนอื่นเห็นว่าคุณกำลังทำงานอะไรอยู่แบบเรียลไทม์ (live) และ หากคุณให้ควบคุม (give control) แก่ผู้เข้าร่วมคนอื่น พวกเขาจะสามารถโต้ตอบกับคอมพิวเตอร์ของคุณได้แบบเสมือนจริง เช่น การพิมพ์ นำทางด้วยเมาส์ ฯลฯ ฟีเจอร์นี้กลายเป็นประโยชน์และได้รับความนิยมในช่วงสถานการณ์ Work-from-home ที่เกิดจากโรคระบาด หากคุณไม่ทราบว่า Microsoft Teams share screen give control ทำงานอย่างไร ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่าง
- เปิดแอปพลิเคชัน Microsoft Teams ลงชื่อเข้าใช้หากจำเป็น และเข้าร่วมการประชุม
- บนหน้า Teams Meeting ให้คลิกปุ่ม Share content ที่อยู่ใกล้ปุ่ม Leave ที่มุมขวาบน
- เมนูพรอมพ์จะโผล่ขึ้นมาพร้อมตัวเลือกหลายอย่าง เลือกประเภทเนื้อหาที่คุณต้องการแชร์ ตัวอย่างเช่น เลือกตัวเลือก Screen
- เมื่อคุณแชร์หน้าจอแล้ว ให้คลิกตัวเลือก Give control ที่อยู่ด้านบนของหน้าจอเดสก์ท็อปของคุณ
- บน Give control dropdown ให้เลือก ผู้เข้าร่วม (participant) ที่คุณต้องการให้ควบคุม เพื่อ接管 เดสก์ท็อปของคุณแบบเสมือนจริง
หมายเหตุ: Desktop แทนเดสก์ท็อปของ PC ของคุณ Windows แทนหน้าต่างเฉพาะที่คุณเปิดอยู่บนเดสก์ท็อป PowerPoint แทนงานนำเสนอที่คุณทำ Browse จะอนุญาตให้แสดงไฟล์ที่บันทึกไว้บน PC ของคุณ มีฟีเจอร์น่าสนใจอื่นๆ เช่น Presenter mode ที่คุณสามารถตั้งค่าพื้นหลัง ตัวเลือก Computer sound ฯลฯ ใน Teams เวอร์ชันล่าสุด
หมายเหตุ: เมื่อคุณให้ควบคุม (give control) ผู้เข้าร่วมคนอื่นสามารถโต้ตอบกับระบบของคุณได้แบบเสมือนจริง
คำถามที่พบบ่อย (FAQs)
Q1. เบราว์เซอร์ใดบ้างที่รองรับแอปพลิเคชัน Microsoft Teams?
Ans. เบราว์เซอร์ที่รองรับ Teams ได้แก่ Internet Explorer 11, Microsoft Edge, เวอร์ชันล่าสุดของ Chrome และ Mozilla Firefox น่าเสียดายที่ Teams ไม่ทำงานบน Safari
Q2. Teams มีการสำรองข้อมูล (backup) ของไฟล์ที่คุณใช้งานมาหรือไม่?
Ans. Teams ของ Microsoft ไม่จัดเก็บข้อมูลบนที่เก็บของตนเอง แต่จัดเก็บข้อมูลใน SharePoint แชททีมใน OneDrive และประวัติการสนทนา ซึ่งคุณต้องสำรองข้อมูล (back it up) บนแอปพลิเคชันที่จัดเก็บเหล่านี้ด้วยตนเอง
Q3. ซอฟต์แวร์ Teams แตกต่างจากคู่แข่ง Zoom อย่างไร?
Ans. แอปพลิเคชันแต่ละตัวมีข้อดีของตัวเอง แตความแตกต่างคือ แอปพลิเคชัน Microsoft Teams ให้บริการโทรวิดีโอ พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์ฟรี 2GB และแชทไม่จำกัด ในขณะที่ Zoom มุ่งเน้นหลักๆ สำหรับการประชุมวิดีโอ (video conferencing)
แนะนำเพิ่มเติม:
- วิธีติดตั้ง Microsoft Teredo Tunneling Adapter
- แก้ไข Qbittorrent I/O error ใน Windows 10
- แก้ไข Commercial Use Detected TeamViewer ใน Windows 10
- 10 ฟีเจอร์ Microsoft Teams ที่ดีที่สุด
เราหวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์ และคุณจะได้เรียนรู้วิธี request control และ share screen ใน Microsoft Teams ให้เราทราบว่าคุณต้องการสำรวจอะไรต่อไป โปรดติดต่อเราได้หากมีข้อสงสัยหรือข้อเสนอแนะผ่านส่วนความคิดเห็นด้านล่าง
