Mail merge 聽起มายุค 90s ไหม? แตยังคงเป็นวิธีส่งอีเมลจำนวนมากให้ผู้ติดต่อเยอะ ส่วนขยาย Gmail น่าสนใจทำให้ง่ายเหมือนเดิม
บทความนี้สอนส่ง mail merge ใน Gmail ด้วย add-on "Mail Merge with Attachments" สำหรับ Google Sheets
หมายเหตุ: ฟรี จำกัด 50 อีเมล/วัน แต่ schedule ส่งหลายวันได้ Premium ($29) เพิ่มเป็น 250 สำหรับ Gmail ธรรมดา และ 1500 สำหรับ Google Apps for Work
- เพิ่ม mail merge attachment เข้าบัญชี Gmail (ต้องล็อกอิน Google)
- เปิด Google Sheets ว่าง → "Add-ons → Mail Merge with Attachments → Create Merge Template"
- จะมีหมวดหมู่ช่วยจัดการรายชื่อผู้ติดต่อที่จะส่ง mail merge
- เพิ่มผู้ติดต่อมือได้ แต่ถ้ามีใน Google Contacts นำเข้า: "Add-ons → Mail Merge with Attachments → Import Google Contacts" เลือก Contacts group (ยังไม่สร้าง group? สร้างใน Google Contacts ก่อน)
- นำเข้าเสร็จ เพิ่มไฟล์แนบส่งให้คนเฉพาะ/ทุกคน: เลือกคอลัมน์ "File Attachments" ตรงผู้ติดต่อ
- "Add-ons → Mail Merge with Attachments → Add File Attachments" เลือกที่มาไฟล์แนบ
- ไฟล์แนบเพิ่มแล้ว copy-paste ให้ผู้รับคนอื่น: hover มุมขวาล่างเซลล์ไฟล์แนบ จน cursor กลายเป็นกากบาท คลิกลากลงจนสุดรายชื่อ
- อยากส่งวัน/เวลาเฉพาะ: ใส่ในคอลัมน์ "Scheduled Date" format "dd/mm/yyyy hh:hh" copy-paste ทุกคอลัมน์ที่ต้องการ
- เขียนข้อความ: "Add-ons → Mail Merge with Attachments → Configure Mail Merge"
- หน้าต่างใหม่ ใส่รายละเอียด Premium: เลือกเพิ่ม เช่น track ใครเปิดอีเมล ฯลฯ
- กด Continue → เลือก: ใช้ Gmail draft ที่มีเป็น template หรือเขียน template เอง plain text/HTML
- อันไหนก็ตาม ต้องใช้ double curly braces ({{ และ }}) บอกตัวแปรเฉพาะแต่ละผู้รับ ตัวแปรจากคอลัมน์ใน spreadsheet อยากตัวแปรเพิ่ม → เพิ่มคอลัมน์ใน spreadsheet ด้วย template variables เริ่มต้น สร้าง mail merge แบบนี้ได้
- ส่ง test mail เช็ค setup ถูกต้อง พร้อมแล้ว กด 'Run Mail Merge' ทำจริง!
สรุป
ตอนนี้คุณพร้อมส่ง mail merge เอง จดไว้: เราทำง่ายๆ แตเพิ่มตัวแปรได้เท่าไหร่ก็ได้ในอีเมล — เพิ่มคอลัมน์ใน mail merge spreadsheet
