การรวมเมลดูเหมือนเป็นคำในยุค 90 ใช่ไหม แต่ถึงแม้จะดูไม่ทันสมัยอย่างที่ควรจะเป็น แต่ก็ยังคงเป็นวิธีที่จะไปเมื่อต้องส่งอีเมลจำนวนมากไปยังผู้ติดต่อจำนวนมาก ต้องขอบคุณส่วนเสริมของ Gmail ที่ดีเป็นพิเศษ มันง่ายอย่างที่ไม่เคยเป็นมาก่อน
ในบทความนี้ เราจะแสดงวิธีการส่งจดหมายเวียนใน Gmail โดยใช้ส่วนเสริม "จดหมายเวียนพร้อมไฟล์แนบ" สำหรับ Google ชีต
หมายเหตุ :เวอร์ชันฟรีของส่วนขยายนี้จำกัดคุณไว้ที่ 50 อีเมลต่อวัน แม้ว่าคุณจะกำหนดเวลาให้ส่งอีเมลต่อเนื่องกันก็ได้ เวอร์ชันพรีเมียม ($29) เพิ่มขึ้นเป็น 250 สำหรับบัญชี Gmail มาตรฐาน และ 1500 หากคุณมีบัญชี Google Apps for Work
1. เพิ่มไฟล์แนบจดหมายเวียนนี้ในบัญชี Gmail ของคุณ (คุณจะต้องลงชื่อเข้าใช้บัญชี Google ของคุณ)
2. ถัดไป เปิดเอกสาร Google ชีตเปล่า จากนั้นเลือก “ส่วนเสริม -> Mail Merge พร้อมไฟล์แนบ -> สร้างเทมเพลตการผสาน”
หมวดหมู่ต่างๆ ควรปรากฏขึ้นเพื่อช่วยคุณจัดการรายชื่อผู้ติดต่อที่คุณจะส่งจดหมายเวียนไป
3. ถัดไป คุณสามารถเพิ่มผู้ติดต่อได้ด้วยตนเอง แต่ถ้าคุณต้องการบันทึกงานบางอย่างและมีผู้ติดต่อทั้งหมดที่คุณต้องการใน Google Contacts คุณสามารถนำเข้ามาแทนได้
หากต้องการนำเข้า Google Contacts ให้ไปที่ "ส่วนเสริม -> Mail Merge พร้อมไฟล์แนบ -> นำเข้า Google Contacts" จากนั้นเลือกกลุ่มที่อยู่ติดต่อที่คุณต้องการเพิ่มบุคคล (หากคุณยังไม่ได้สร้างกลุ่มที่คุณต้องการส่ง Mail Merge ไป คุณควรสร้างใน Google Contacts ก่อน)
4. เมื่อคุณนำเข้าผู้ติดต่อของคุณแล้ว คุณสามารถเพิ่มสิ่งที่แนบมาเพื่อส่งไปยังผู้ติดต่อเฉพาะ (หรือทั้งหมด) ในจดหมายเวียน ในการดำเนินการนี้ ให้เลือกคอลัมน์ภายใต้ "ไฟล์แนบ" ที่ตรงกับผู้ติดต่อที่คุณต้องการส่งไฟล์แนบไปให้
5. ถัดไป ไปที่ “ส่วนเสริม -> Mail Merge พร้อมไฟล์แนบ -> เพิ่มไฟล์แนบ” จากนั้นเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มไฟล์แนบ
6. เมื่อเพิ่มไฟล์แนบแล้ว คุณสามารถคัดลอกและวางไปยังผู้รับรายอื่นในแผ่นงานได้ ในการส่งไฟล์แนบไปยังผู้รับทั้งหมด ให้เลื่อนเมาส์ไปที่มุมล่างขวาของเซลล์พร้อมกับไฟล์แนบจนกว่าเคอร์เซอร์จะกลายเป็นกากบาทสีดำ จากนั้นคลิกและลากลงไปจนสุดในรายชื่อผู้ติดต่อ
7. หากคุณต้องการให้ส่งอีเมลตามวันที่และเวลาที่ระบุ ให้ป้อนวันที่และเวลานั้นลงในคอลัมน์ "Scheduled Date" โดยใช้รูปแบบ:"dd/mm/yyyy hh:hh" แล้วคัดลอกและวางลงในทุกคอลัมน์ ที่คุณต้องการ
8. ถึงเวลาเขียนข้อความของคุณแล้ว ไปที่ “ส่วนเสริม -> Mail Merge พร้อมไฟล์แนบ -> กำหนดค่า Mail Merge”
9. หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นซึ่งคุณสามารถป้อนรายละเอียดของคุณได้ หากคุณมีเวอร์ชันพรีเมียม คุณสามารถเลือกสิ่งพิเศษได้ที่นี่ เช่น การทำเครื่องหมายที่ช่องเพื่อติดตามว่าใครเปิดอีเมลของคุณ และอื่นๆ
10. คลิก ดำเนินการต่อ จากนั้นเลือกว่าจะใช้ฉบับร่างของ Gmail ที่มีอยู่เป็นเทมเพลตของคุณ หรือว่าจะเขียนเทมเพลตของคุณเองโดยใช้ข้อความธรรมดาหรือ HTML
ไม่ว่าคุณจะเลือกทำอะไร คุณต้องใช้วงเล็บปีกกาคู่ ({{ และ }}) เพื่อแสดงตัวแปรที่จะเป็นตัวแปรเฉพาะสำหรับผู้รับแต่ละคน ตัวแปรเหล่านี้อิงตามคอลัมน์ในสเปรดชีตของคุณ ดังนั้นหากคุณต้องการตัวแปรเพิ่มเติม คุณจะต้องเพิ่มคอลัมน์ลงในสเปรดชีต คุณสามารถสร้างจดหมายเวียนที่มีลักษณะดังนี้ได้โดยใช้ตัวแปรเทมเพลตเริ่มต้น
คุณสามารถส่งอีเมลทดสอบเพื่อดูว่ามีการตั้งค่าจดหมายเวียนอย่างถูกต้องหรือไม่ จากนั้นเมื่อคุณพร้อม คุณสามารถกด 'เรียกใช้จดหมายเวียน' เพื่อทำสิ่งต่างๆ ได้จริง!
บทสรุป
ตอนนี้คุณพร้อมที่จะส่งจดหมายเวียนของคุณเองแล้ว โปรดจำไว้ว่าในขณะที่เราทำให้มันเรียบง่าย คุณสามารถเพิ่มตัวแปรได้มากเท่าที่คุณต้องการในอีเมลที่คุณส่ง เพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เพิ่มคอลัมน์ลงในสเปรดชีตจดหมายเวียน
