หลังปรับ UI ใหม่ Gmail ยืนยันตำแหน่งบริการอีเมลที่ดีที่สุดจากความใช้งานง่ายและเข้าถึงได้ง่าย ยังง่ายที่จะเพิ่มฟีเจอร์พิเศษต่างๆ ด้วย extensions และ add-ons ระหว่างที่ดีที่สุดคือ Canned Responses — อีเมลที่เขียนไว้ล่วงหน้า เอง ส่งได้แค่คลิกนิ้ว หรือแม้แต่อัตโนมัติ
เราจะสอนสร้าง Canned Responses แล้วใช้ฟิลเตอร์ส่งเป็นออโต้รีพลายให้ผู้รับที่ต้องการ
เปิดใช้งาน Canned Responses
ก่อนอื่น ต้องเปิด Canned Responses ใน Gmail ไม่รู้ว่าทำไมฟีเจอร์มีประโยชน์อย่างนี้ไม่ได้เปิดโดยค่าเริ่มต้น
คลิกไอคอนเฟืองมุมขวาบนของกล่องจดหมาย Gmail
ใน Settings คลิกแท็บ Advanced แล้วเลือก "Enable" (เปิดใช้งาน) ถัดจาก "Canned responses"
วิธีใช้ Canned Responses
ตอนนี้ตอนเขียนอีเมลใหม่ คลิกไอคอนเมนู 3 จุดในกล่อง "New Message" จะเห็น "Canned responses" วางเมาส์ไว้ จะเห็นตัวเลือก Insert (แทรก), Delete (ลบ), และ Save (บันทึก) Canned responses
เพื่อสร้าง Canned Response ใหม่ (หรือเทมเพลตออโต้รีพลาย) หลีกเลี่ยงการตั้งค่า "Canned response" ไปก่อน แค่เขียนสิ่งที่อยากพูดในออโต้รีพลายลงในกล่อง New Message
พอเสร็จ คลิกไอคอนเมนูมุมขวาล่าง เลือก "Canned responses" แล้วคลิก "New canned response"
จะขอให้ตั้งชื่อ ใส่ฉลาก แล้วกด OK เราตั้งชื่อว่า "Meeting" (การประชุม)
ครั้งหน้าไปที่เมนู Canned Responses ในกล่อง New Message จะเห็นออโต้รีพลายใหม่เป็นตัวเลือก ถ้าอยากแทรกในอีเมล คลิกมันใต้หัว "Insert"
ถ้าอยากแก้ไข เปิดมันใต้ "Insert" แก้ไข แล้วกลับไปที่เมนู Canned Responses คลิกมันใต้ "Save" กด OK ยืนยันการเขียนทับ
ลบ Canned Response: เปิดเมนู Canned Responses เลือกมันใต้ "Delete"
ทำให้ Canned Responses กลายเป็นออโต้รีพลาย
ตอนนี้ทำให้ Canned Responses กลายเป็นออโต้รีพลายจริงๆ
คลิกไอคอนเฟืองใน Gmail แล้ว Settings
ต่อไป คลิก "Filters and blocked addresses" (ตัวกรองและที่อยู่ที่บล็อก) แล้วท้ายสุด (อาจต้องเลื่อนถ้ามีฟิลเตอร์อยู่) คลิก "Create a new filter"
ในกล่องถัดไป เลือกเกณฑ์สำหรับออโต้รีพลาย — เช่น อีเมลจากที่อยู่เฉพาะ, อีเมลที่มีคำว่า "work", หรืออีเมลที่มีข้อความเฉพาะในบรรทัด "Subject"
พอเสร็จ คลิก "Create filter" แล้วในกล่องถัดไป ทิ๊กติ๊ก "Send canned response" และเลือก canned response ที่ต้องการส่ง
พอพร้อม คลิก "Create filter" อีกครั้ง เสร็จแล้ว!
สรุป
คุณสร้างออโต้รีพลายและ Canned Responses ได้ไม่จำกัดจำนวน ด้วยวิธีนี้ สร้างฐานข้อมูลตอบทันทีสำหรับทุกวัตถุประสงค์ คุณอาจมีออโต้รีพลายบอกว่าจะตอบกลับในไม่กี่ชั่วโมง บ้างวัน หรือแม้แต่นะ ไม่ตอบเลย ก็ได้ ขึ้นอยู่กับคุณ
การใช้ Canned Responses อีกอย่างน่าสนใจคือสร้างลายเซ็นที่แทรกในอีเมลได้ Gmail มีตัวเลือก Signature แต่มันจำกัด และต้องเปิดปิดตลอดเวลา ด้วย Canned Responses คุณเพิ่มลายเซ็นได้เร็วแบบอีเมลละอีเมล
อยากรู้เพิ่มเติม ดูคู่มือการใช้ Canned Responses เป็นเครื่องมือลายเซ็น (ข้ามไปส่วนสร้างลายเซ็นได้เลย)
