หลังจากการปรับปรุง UI ครั้งล่าสุด Gmail ได้ยืนยันอีกครั้งว่าเป็นบริการอีเมลที่ดีที่สุดโดยใช้งานง่ายและเข้าถึงได้ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการเพิ่มระฆังและนกหวีดต่างๆ ลงใน Gmail โดยใช้ส่วนขยายและส่วนเสริม หนึ่งในสิ่งที่ดีที่สุดคือคำตอบสำเร็จรูป - อีเมลที่เขียนไว้ล่วงหน้าด้วยตัวเอง ซึ่งคุณสามารถส่งได้เพียงปลายนิ้วสัมผัส หรือแม้กระทั่งโดยอัตโนมัติ
เราจะแสดงวิธีสร้างคำตอบสำเร็จรูป จากนั้นใช้ตัวกรองเพื่อส่งคำตอบอัตโนมัติถึงใครก็ได้ที่คุณต้องการ
เปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูป
ขั้นแรก คุณจะต้องเปิดใช้งานการตอบกลับสำเร็จรูปใน Gmail เป็นเรื่องลึกลับเล็กน้อยว่าทำไมคุณลักษณะที่มีประโยชน์ดังกล่าวจึงไม่ถูกเปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น
หากต้องการเปิดใช้การตอบกลับสำเร็จรูป ให้คลิกไอคอนฟันเฟืองที่มุมบนขวาของกล่องจดหมาย Gmail
ในการตั้งค่า ให้คลิกแท็บขั้นสูง จากนั้นเลือก “เปิดใช้งาน” ถัดจาก “คำตอบสำเร็จรูป”
วิธีใช้คำตอบสำเร็จรูป
จากนี้ไป เมื่อเขียนอีเมลใหม่ คุณสามารถคลิกไอคอนเมนูสามจุดในกล่อง "ข้อความใหม่" และ "คำตอบสำเร็จรูป" จะปรากฏขึ้นเป็นตัวเลือก วางเมาส์เหนือสิ่งนั้น แล้วคุณจะเห็นตัวเลือกในการแทรก ลบ และบันทึกคำตอบสำเร็จรูปของคุณ
หากต้องการสร้างการตอบกลับสำเร็จรูปใหม่ (หรือเทมเพลตการตอบกลับอัตโนมัติ แล้วแต่กรณี) ให้ข้ามการตั้งค่า "การตอบกลับสำเร็จรูป" ไปก่อน เพียงเขียนสิ่งที่คุณต้องการจะพูดในการตอบกลับอัตโนมัติลงในเนื้อหาของกล่องข้อความใหม่
เมื่อเสร็จแล้ว คลิกไอคอนเมนูที่มุมขวาล่าง เลือก “คำตอบสำเร็จรูป” จากนั้นคลิก “คำตอบสำเร็จรูปใหม่”
คุณจะได้รับแจ้งให้ตั้งชื่อคำตอบสำเร็จรูปของคุณ ให้ป้ายกำกับแล้วคลิก "ตกลง" เราเรียกเราว่า "การประชุม"
ครั้งต่อไปที่คุณไปที่เมนูการตอบกลับสำเร็จรูปในกล่องข้อความใหม่ คุณจะเห็นการตอบกลับอัตโนมัติใหม่ของคุณปรากฏขึ้นเป็นตัวเลือก หากต้องการเพิ่มลงในอีเมล ให้คลิกที่หัวข้อ "แทรก"
หากคุณต้องการแก้ไขคำตอบสำเร็จรูป ก่อนอื่นให้เปิดภายใต้หัวข้อ "แทรก" ทำการเปลี่ยนแปลง จากนั้นกลับไปที่เมนูคำตอบสำเร็จรูปแล้วคลิกภายใต้หัวข้อ "บันทึก" กดตกลงเมื่อระบบขอให้ยืนยันการเขียนทับ
หากต้องการลบคำตอบสำเร็จรูป ให้เปิดเมนูคำตอบสำเร็จรูปและเลือกในหัวข้อ "ลบ"
เปลี่ยนการตอบกลับสำเร็จรูปเป็นการตอบกลับอัตโนมัติ
ถึงเวลาเปลี่ยนคำตอบสำเร็จรูปเหล่านี้เป็นการตอบกลับอัตโนมัติเต็มรูปแบบ
คลิกไอคอนฟันเฟืองใน Gmail จากนั้นไปที่การตั้งค่า
ถัดไป คลิก "ตัวกรองและที่อยู่ที่บล็อก" จากนั้นที่ด้านล่างสุด (คุณอาจต้องเลื่อนหากมีตัวกรองอยู่แล้ว) คลิก "สร้างตัวกรองใหม่"
ในกล่องถัดไป ให้เลือกเกณฑ์ของคุณสำหรับการตอบกลับอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นเมื่อคุณได้รับอีเมลจากที่อยู่ที่ระบุ อีเมลที่มีคำว่า "งาน" หรืออีเมลที่มีเนื้อหาเฉพาะเจาะจงในบรรทัด "หัวเรื่อง"
เมื่อเสร็จแล้ว คลิก "สร้างตัวกรอง" จากนั้นในกล่องถัดไป ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง "ส่งคำตอบสำเร็จรูป" แล้วเลือกคำตอบสำเร็จรูปที่คุณต้องการส่ง
เมื่อพร้อมแล้ว คลิก “สร้างตัวกรอง” อีกครั้ง เท่านี้ก็เรียบร้อย!
บทสรุป
คุณสามารถสร้างการตอบกลับอัตโนมัติและการตอบกลับสำเร็จรูปจำนวนเท่าใดก็ได้โดยใช้วิธีการข้างต้น สร้างฐานข้อมูลของการตอบกลับทันทีสำหรับทุกวัตถุประสงค์ คุณอาจมีข้อความตอบกลับอัตโนมัติที่ระบุว่าคุณจะติดต่อกลับภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมง สองสามวัน หรือไม่เคยเลย หากต้องการ ขึ้นอยู่กับคุณ
การใช้คำตอบสำเร็จรูปที่ดีอีกอย่างหนึ่งคือการสร้างลายเซ็นที่คุณสามารถรวมเข้ากับอีเมลของคุณได้ Gmail มีตัวเลือกลายเซ็น แต่มีข้อ จำกัด เล็กน้อยและคุณต้องเปิดและปิดตลอดเวลา ด้วยการตอบกลับสำเร็จรูป คุณสามารถเพิ่มลายเซ็นได้อย่างรวดเร็วทีละอีเมล
หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีใช้คำตอบสำเร็จรูปเป็นเครื่องมือลายเซ็น (คุณสามารถข้ามไปที่ส่วนเล็ก ๆ ที่พูดถึงการสร้างลายเซ็นได้)
