Mail Merge ใน Microsoft Word ช่วยให้คุณส่งจดหมายและอีเมลที่ปรับแต่งส่วนตัวได้โดยไม่ต้องปรับแต่งแต่ละฉบับ คุณสามารถเตรียมเอกสารและเพิ่มตัวยึดตำแหน่งสำหรับฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการเติมจากแหล่งข้อมูลได้แบบไดนามิก
เช่น คุณสามารถเตรียมจดหมายเดียวสำหรับเพื่อนทุกคนถามสบายแต่เปลี่ยนชื่อและเมืองได้แบบไดนามิก จดหมายไปหา John จะมีชื่อและเมืองของ John จดหมายไปหา Mike จะมีชื่อและเมืองของ Mike
สร้างรายชื่อผู้รับในสเปรดชีต Excel
คุณต้องรวบรวมรายชื่อผู้รับและข้อมูลไว้ในแหล่งข้อมูลเดียว วิธีง่ายคือสร้างสเปรดชีต Microsoft Excel และเพิ่มข้อมูลผู้รับทั้งหมด แล้วนำข้อมูล Excel เข้าไปในจดหมาย Mail Merge ใน Word
- ใช้ Start Menu ค้นหาและเปิด Microsoft Excel
- คลิกแท็บ Home ในแถบด้านซ้าย เลือก Blank workbook ด้านขวา จะสร้างเวิร์กชีตว่าง
- เริ่มป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับ Mail Merge ต้องใช้แถวแรกเป็นหัวข้อข้อมูล เช่น ใช้ Name เป็นหัวข้อสำหรับชื่อ
- ในตัวอย่าง เราสร้างตารางข้อมูล 4 คน จะสร้างจดหมาย Mail Merge ให้แต่ละคนใน Word
- คลิกเมนู File เลือก Save ด้านซ้าย คลิก Browse
- ไปที่ Desktop ตั้งชื่อไฟล์ Excel คลิก Save บันทึกที่ Desktop เพื่อหาง่ายตอนใช้ใน Word
- ปิด Microsoft Excel
เตรียมเอกสารใน Microsoft Word
คุณต้องเขียนจดหมายทั่วไปที่ต้องการส่งให้ผู้รับทุกคน จดหมายควรมีข้อมูลร่วมกัน เช่น บรรทัดทักทาย ถามสบาย แชร์ความคิด ฯลฯ
เว้นช่องว่างไว้ที่ต้องการให้ข้อมูลผู้รับปรากฏ คุณจะเพิ่มภายหลังตอนเริ่ม Mail Merge
- เปิด Microsoft Word จาก Start Menu
- คลิก Home ด้านซ้าย เลือก Blank document ด้านขวา (ใช้เทมเพลตก็ได้)
- เอกสารว่างจะเปิด เขียนจดหมายที่ต้องการส่ง
- คุณสามารถใช้สี จัดรูปแบบ ฟอนต์ สไตล์ และรายการอื่นๆ ได้ตามต้องการ เราสร้างจดหมายง่ายๆ มีชื่อคนด้านบนและเมืองด้านล่าง
- เก็บเอกสารเปิดไว้ เพื่อทำ Mail Merge ในส่วนต่อไป
สร้าง Mail Merge ใน Microsoft Word
Word ให้สร้าง Mail Merge ด้วยวิซาร์ดขั้นตอน ทำให้ง่ายมากในการเลือกจดหมาย เพิ่มผู้รับ และเปลี่ยนเนื้อหาแบบไดนามิก
- ขณะจดหมายเปิดอยู่ใน Word คลิกแท็บ Mailings เลือก Start Mail Merge แล้วเลือก Step-by-Step Mail Merge Wizard
- แผงใหม่จะปรากฏขวา ภายใต้ Select document type เลือก Letters (เลือก E-mail messages หากส่งทางอีเมล) คลิก Next: Starting document
- Word ถามว่าใช้เอกสารไหนสำหรับ Mail Merge คลิก Use the current document เพื่อใช้จดหมายปัจจุบัน (หากจดหมายอยู่ไฟล์อื่น คลิก Start from existing document) คลิก Next: Select recipients
- ใน Select recipients เลือก Use an existing list เพราะคุณสร้างสเปรดชีต Excel ไว้แล้ว (เลือก Type a new list หากยังไม่มีข้อมูล) คลิก Browse เพื่อนำเข้าไฟล์ Excel
- ไปที่ Desktop ดับเบิลคลิกไฟล์ Excel ที่สร้างไว้ จะเปิดสเปรดชีตใน Word
- Word ถามว่าใช้ชีตไหน เลือกชีตที่มีข้อมูล ติ๊ก First row of data contains column headers คลิก OK
- Word ให้เลือกผู้รับหากไม่ใช้ทุกคน ติ๊กกล่องคนที่ต้องการ ใช้ตัวเลือก Refine ด้านล่างจัดเรียงและกรอง Sorting เรียงลำดับ Filtering เปรียบเทียบฟิลด์และกรองออก คลิก OK
- คลิก Next: Write your letter
- หน้าจอนี้ให้ใช้ฟิลด์ข้อมูลในจดหมาย วางเคอร์เซอร์ที่ต้องการเพิ่มฟิลด์ คลิก More items ด้านขวา
- เลือกฟิลด์ข้อมูลที่ต้องการ คลิก Insert
- เพิ่มฟิลด์ข้อมูลทั้งหมดที่ต้องการ จดหมายจะมีข้อมูลครบ คลิก Next: Preview your letters
- ดูตัวอย่างจดหมายที่จะสร้าง คลิกลูกศรซ้าย-ขวาเพื่อดูจดหมายแต่ละคน คลิก Next: Complete the merge
- คลิก Print เพื่อพิมพ์จดหมายส่วนตัว หรือเลือก Edit individual letters เพื่อแก้ไขจดหมาย
Mail Merge เป็นฟีเจอร์ประหยัดเวลายอดเยี่ยมใน Microsoft Word
คุณรู้ไหมว่าสามารถรวมเอกสารหลายไฟล์ใน Word ได้? จะช่วยหากคุณเขียนจดหมายส่วนตัวแล้วและต้องการรวมเป็นไฟล์เดียว
