จดหมายเวียนใน Microsoft Word ช่วยให้คุณสามารถส่งจดหมายและอีเมลส่วนบุคคลโดยไม่ต้องปรับแต่งจดหมายแต่ละฉบับ คุณสามารถเตรียมเอกสารของคุณในแบบที่คุณต้องการและเพิ่มตัวยึดสำหรับฟิลด์ข้อมูลต่างๆ ที่คุณต้องการกรอกแบบไดนามิกจากแหล่งข้อมูล
ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเตรียมจดหมายฉบับเดียวสำหรับเพื่อนของคุณทุกคนที่ถามว่าพวกเขาเป็นอย่างไร แต่สามารถเปลี่ยนชื่อและเมืองแบบไดนามิกในจดหมายได้ ด้วยวิธีนี้ จดหมายทั่วไปของคุณที่ส่งถึงวิชัยจะกล่าวถึงชื่อและเมืองของเขา และจดหมายฉบับเดียวกันกับไมค์จะมีชื่อของไมค์และเมืองของเขาในจดหมาย
สร้างรายชื่อผู้รับของคุณในสเปรดชีต Excel
คุณจะต้องรวบรวมรายชื่อผู้รับและข้อมูลของพวกเขาไว้ในแหล่งข้อมูลเดียว วิธีง่ายๆ ในการทำเช่นนี้คือการสร้างสเปรดชีต Microsoft Excel และเพิ่มข้อมูลของผู้รับทั้งหมดลงในสเปรดชีต จากนั้นคุณสามารถดึงข้อมูล Excel นี้ลงในจดหมายเวียนใน Microsoft Word ได้
- ใช้ เมนูเริ่ม ค้นหาเพื่อค้นหาและเปิด Microsoft Excel .
- คลิกที่ หน้าแรก ในแถบด้านข้างทางซ้ายและเลือกสมุดงานเปล่า จากบานหน้าต่างด้านขวามือ นี่จะเป็นการสร้างเวิร์กชีตเปล่าสำหรับคุณ
- เริ่มป้อนข้อมูลสำหรับผู้รับจดหมายเวียนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้แถวแรกสำหรับส่วนหัวของข้อมูลของคุณ หากคุณกำลังจะป้อนชื่อใคร ให้ใช้ ชื่อ เป็นส่วนหัวในแถวแรก เป็นต้น
- ในตัวอย่างต่อไปนี้ เราได้สร้างตารางที่มีข้อมูลสำหรับสี่คน เราจะสร้างจดหมายเวียนส่วนบุคคลสำหรับบุคคลเหล่านี้ใน Microsoft Word
- คลิกที่ ไฟล์ เมนูที่ด้านบน เลือก บันทึก จากแถบด้านข้างทางซ้าย และคลิก เรียกดู ปุ่ม.
- ไปที่เดสก์ท็อปของคุณ ป้อนชื่อสำหรับสเปรดชีต Excel ของคุณ แล้วคลิกปุ่ม บันทึก ปุ่มเพื่อบันทึกสเปรดชีตไปยังเดสก์ท็อปของคุณ ซึ่งจะทำให้ค้นหาสเปรดชีตของคุณง่ายขึ้นเมื่อคุณใช้ใน Microsoft Word
- คุณสามารถปิด Microsoft Excel บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
เตรียมเอกสารของคุณใน Microsoft Word
คุณจะต้องเขียนจดหมายทั่วไปที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับแต่ละคน จดหมายนี้ควรมีข้อมูลที่เหมือนกันสำหรับผู้รับทุกคน ตัวอย่างบางส่วน ได้แก่ การเขียนคำทักทาย ถามว่าพวกเขาเป็นอย่างไร แบ่งปันความคิดของคุณ และอื่นๆ
เว้นว่างไว้ในส่วนที่คุณต้องการให้ข้อมูลของผู้รับปรากฏ คุณจะเพิ่มในภายหลังเมื่อคุณเริ่มจดหมายเวียนใน Microsoft Word
- เปิด Microsoft Word จาก เมนูเริ่ม บนคอมพิวเตอร์ของคุณ
- คลิก หน้าแรก ในแถบด้านข้างทางซ้ายและเลือก เอกสารเปล่า จากบานหน้าต่างด้านขวามือ คุณสามารถใช้เทมเพลตได้เช่นกันหากต้องการ
- เอกสารเปล่าจะเปิดขึ้น เขียนจดหมายที่คุณต้องการส่งถึงผู้รับ
- คุณสามารถใช้สี การจัดรูปแบบ ลักษณะแบบอักษร และรายการอื่นๆ ได้ตามต้องการ เราได้สร้างจดหมายง่ายๆ ต่อไปนี้เพื่อส่งถึงผู้รับของเรา จดหมายจะมีชื่อของบุคคลด้านบนและเมืองของพวกเขาที่ด้านล่าง.
- เปิดเอกสารไว้ในขณะที่คุณทำจดหมายเวียนในส่วนด้านล่าง
สร้างจดหมายเวียนใน Microsoft Word
Microsoft Word ช่วยให้คุณสร้างจดหมายเวียนโดยใช้วิซาร์ดทีละขั้นตอน วิธีนี้ช่วยให้คุณเลือกจดหมายที่ต้องการใช้ เพิ่มผู้รับที่ต้องการ และเปลี่ยนเนื้อหาของจดหมายแบบไดนามิกได้ง่ายมาก
- ในขณะที่จดหมายของคุณยังคงเปิดอยู่ใน Word ให้คลิกที่ การส่งจดหมาย ที่ด้านบน ให้เลือก เริ่มจดหมายเวียน และเลือก ตัวช่วยสร้างการผสานจดหมายทีละขั้นตอน .
- บานหน้าต่างใหม่จะปรากฏขึ้นที่ด้านขวามือของหน้าจอของคุณ ในส่วนแรกที่ระบุว่า เลือกประเภทเอกสาร , เลือก จดหมาย . คุณสามารถเลือก ข้อความอีเมล หากคุณต้องการส่งจดหมายทางอีเมล
จากนั้นคลิก ถัดไป:เอกสารเริ่มต้น ที่ด้านล่างเพื่อดำเนินการต่อ
- บนหน้าจอต่อไปนี้ Word จะถามถึงเอกสารที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน คลิก ใช้เอกสารปัจจุบัน ตัวเลือกในการใช้จดหมายปัจจุบันของคุณสำหรับงาน
ถ้าจดหมายของคุณอยู่ในไฟล์ Word อื่น ให้คลิกที่ เริ่มต้นจากเอกสารที่มีอยู่ เพื่อเปิดไฟล์นั้น
จากนั้นคลิก ถัดไป:เลือกผู้รับ ที่ด้านล่าง
- ภายใต้ เลือกผู้รับ ส่วน เลือก ใช้รายการที่มีอยู่ . เนื่องจากคุณได้สร้างสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลของผู้รับแล้ว
คุณสามารถเลือก พิมพ์รายการใหม่ ตัวเลือกหากคุณยังไม่ได้รวบรวมข้อมูลของผู้รับ
จากนั้นคลิกเรียกดู เพื่อนำเข้าสเปรดชีต Excel ของคุณ
- ไปที่เดสก์ท็อปของคุณและดับเบิลคลิกที่สเปรดชีต Excel ที่คุณสร้างไว้ก่อนหน้านี้ ซึ่งจะเป็นการเปิดสเปรดชีตใน Microsoft Word
- Word จะถามว่าคุณต้องการใช้แผ่นงานใดจากสเปรดชีตของคุณ เลือกแผ่นงานที่มีข้อมูลของคุณ ทำเครื่องหมายที่ ข้อมูลแถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ ตัวเลือก แล้วคลิก ตกลง .
- Word ให้คุณเลือกผู้รับที่คุณต้องการใช้สำหรับจดหมายเวียน ถ้าคุณไม่ต้องการใช้ทุกคนที่อยู่ในรายชื่อ ช่องทำเครื่องหมายสำหรับคนที่คุณต้องการรวมไว้ในจดหมายของคุณ
คุณสามารถใช้ตัวเลือกการปรับแต่งใต้รายการเพื่อจัดเรียงและกรองผู้รับของคุณ การเรียงลำดับ ให้คุณจัดเรียงบันทึกของคุณตามลำดับจากน้อยไปมากและจากมากไปน้อย การกรอง ให้คุณเปรียบเทียบฟิลด์และกรองฟิลด์ที่คุณไม่ต้องการออก
สุดท้าย คลิกตกลง ที่ด้านล่าง
- คลิก ถัดไป:เขียนจดหมายของคุณ ที่ด้านล่าง
- หน้าจอต่อไปนี้ให้คุณใช้ฟิลด์ข้อมูลในจดหมายของคุณ เมื่อต้องการใช้สิ่งนี้ ให้วางเคอร์เซอร์ของคุณในตำแหน่งที่คุณต้องการเพิ่มฟิลด์ข้อมูลในจดหมาย แล้วคลิก รายการเพิ่มเติม บนบานหน้าต่างด้านขวามือ
- เลือกฟิลด์ข้อมูลที่คุณต้องการเพิ่มและคลิก แทรก ที่ด้านล่าง
- คุณจะต้องเพิ่มฟิลด์ข้อมูลทั้งหมดลงในจดหมาย เพื่อให้จดหมายของคุณมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดอยู่ในนั้น จากนั้นคลิก ถัดไป:ดูตัวอย่างจดหมายของคุณ .
- คุณสามารถดูตัวอักษรที่จะสร้างขึ้นจากการรวมจดหมายของคุณ คลิกไอคอนลูกศรซ้ายและขวาเพื่อดูจดหมายของผู้รับแต่ละคน
จากนั้นคลิก ถัดไป:ทำการผสานให้เสร็จสมบูรณ์ .
- ขณะนี้คุณสามารถคลิก พิมพ์ เพื่อพิมพ์จดหมายส่วนบุคคลเหล่านี้หรือเลือกแก้ไขจดหมายแต่ละฉบับ เพื่อแก้ไขตัวอักษรเหล่านี้
จดหมายเวียนเป็นคุณสมบัติที่ช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมากใน Microsoft Word
คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถรวมเอกสารหลายฉบับเข้าด้วยกันใน Word ได้? ซึ่งจะช่วยได้หากคุณได้เขียนจดหมายส่วนตัวแล้วและต้องการรวมเป็นไฟล์เดียว
