วิธีเข้าถึง Dropbox จากบัญชี Gmail

ก่อน Dropbox ทำงานกับ Microsoft รวมระบบจัดเก็บกับซอฟต์แวร์ Office ทั้งคู่ดีขึ้น ตอนนี้ Dropbox ทำกับ Google พัฒนา add-on สำหรับ GSuite ทำให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบง่ายขึ้น

ก่อน add-on นี้ Dropbox มี extension สำหรับ Gmail ทำงานบน Chrome แต่ต้องใช้ Chrome add-on ใหม่ ทำงานผ่าน Gmail เอง และ mobile devices (เขียนบทความนี้: เฉพาะ Android, iPhone ควรเร็วๆ นี้)

Dropbox add-on ทำอะไร?

Dropbox add-on ใหม่สำหรับ Gmail ให้เข้าถึง Dropbox จาก Gmail เห็นโฟลเดอร์และไฟล์ Dropbox ทั้งหมดโดยไม่ออกจาก Gmail บันทึกเอกสารไป Dropbox โดยไม่ออกจาก inbox ช่วยคนจัดการไม่เก่งเก็บไฟล์เข้าถึงได้โดยไม่ดาวน์โหลดทั้งหมดไปโฟลเดอร์ Downloads

ประโยชน์: ส่งและรับไฟล์ใหญ่ง่ายขึ้น ไฟล์แนบบันทึก Dropbox แล้ว ใครก็เปิดได้โดยไม่ต้องซอฟต์แวร์พิเศษ Google Drive จำกัด storage ไม่อยากใช้หมดกับไฟล์ใหญ่เพียงไม่กี่ไฟล์ ดาวน์โหลดผ่าน add-on นี้ ประหยัดพื้นที่ Google Drive ให้เอกสารอื่น

Dropbox for Gmail ไม่แค่แสดงชื่อไฟล์แนบที่บันทึก แตแสดงข้อมูล: ใครส่ง, เมื่อไหร่ share, และ location ถ้าเคยเลื่อนหายาวหาไฟล์ใน email threads จะง่ายขึ้น

ถ้ามีไฟล์แนบหลายไฟล์ใน thread เดียว ทั้งหมดจะแสดงใน Dropbox pane ตอนเปิด conversation นั้น

ได้ Dropbox for Gmail อย่างไร

1. เปิด Gmail บนเว็บ
2. คลิก Settings → "Get Add-ons"
3. พิมพ์ "Dropbox for Gmail" ในกล่องค้นหา
4. คลิก "Install"
5. เลือกบัญชีที่ต้องการ และยอมรับ permissions

หาได้โดยไป GSuite Marketplace ดาวน์โหลดตรงๆ

ใช้ Dropbox จาก Gmail

ติดตั้ง add-on แล้ว เข้า email conversation ที่มีไฟล์แนบ เพื่อ activate Dropbox ถ้าไม่ทำ จะเหมือนติดตั้งไม่สำเร็จ เพราะไม่เห็นไอคอน Dropbox จะไม่แสดงจนกว่าจะเปิดอีเมลให้สแกน

1. คลิกไอคอนในคอลัมน์เล็กขวาจอ
4. ในหน้าต่าง Dropbox คลิกลิงก์ไฟล์แนบ ต้องทำขั้นนี้เพื่อบันทึกเอกสาร แค่เปิด sidebar ไม่พอ
5. 
6. เลื่อนโฟลเดอร์ Dropbox เลือกโฟลเดอร์เก็บไฟล์ กด Save
7. 
8. หน้าจอนี้บอกว่าไฟล์บันทึกแล้ว
9. 

ครั้งแรกเปิดอีเมลมีไฟล์แนบกดไอคอน Dropbox จะเปิดหน้าต่างเชื่อมบัญชีหรือสร้างใหม่

ใช้ Add-on กับ Mobile Devices

Add-on นี้ทำงานบนมือถือด้วย สะดวกโดยเฉพาะไฟล์ใหญ่ไม่อยากดาวน์โหลดลงโทรศัพท์ เปิดอีเมลมีไฟล์แนบบนโทรศัพท์ หาไอคอน Dropbox ล่างจอ กดรูป → เห็นตัวเลือกเหมือน desktop

แชร์เอกสาร Dropbox

Add-on ใหม่ทำให้แชร์ง่าย

1. แชร์ไฟล์ ต้องเปิด Dropbox บนเบราว์เซอร์: คลิกสามจุดมุมขวาบน sidebar เปิดอยู่
2. 
3. เลือก "Open Dropbox"
4. เลือกไฟล์ที่จะแชร์
5. อยากส่งอีเมลให้เพื่อน/เพื่อนร่วมงาน: พิมพ์อีเมลในกล่องที่ถูกต้อง
6. 
7. อยากส่งลิงก์: กดปุ่มสร้างลิงก์ copy ไปวางในอีเมล

คุณคนที่ทำงานกับไฟล์ใหญ่ต้องแชร์บ่อย? หรือหาวิธีใหม่จัดระเบียบดาวน์โหลดทั้งหมด? Dropbox Add-on for Gmail ใหม่นี้อาจคุ้มค่าที่จะลอง