ในอดีต Dropbox ทำงานร่วมกับ Microsoft เพื่อรวมระบบจัดเก็บข้อมูลเข้ากับซอฟต์แวร์สำนักงานของ Microsoft ผลิตภัณฑ์ของทั้งสองบริษัทได้รับการปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นด้วยการทำงานร่วมกัน ขณะนี้ Dropbox กำลังทำสิ่งเดียวกันกับ Google โดยพัฒนาส่วนเสริมสำหรับ GSuite เพื่อให้ดาวน์โหลดไฟล์แนบได้ง่ายยิ่งขึ้น
ก่อนเปิดตัวส่วนเสริมนี้ Dropbox ได้เปิดตัวส่วนขยายสำหรับ Gmail ที่ทำงานในเบราว์เซอร์ Chrome แล้ว อย่างไรก็ตาม เพื่อให้ใช้งานได้ คุณต้องใช้ Chrome ส่วนเสริมใหม่นี้ทำงานผ่าน Gmail และทำงานบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ (ในขณะที่เขียนนี้ ใช้ได้เฉพาะกับ Android แต่การเปิดตัวสำหรับ iPhone น่าจะมาในเร็วๆ นี้)
ส่วนเสริมของ Dropbox ทำหน้าที่อะไร
ส่วนเสริมใหม่ของ Dropbox สำหรับ Gmail ช่วยให้คุณสามารถเข้าถึง Dropbox จากบัญชี Gmail ของคุณได้ คุณสามารถดูโฟลเดอร์และไฟล์ Dropbox ทั้งหมดได้โดยไม่ต้องออกจาก Gmail และบันทึกเอกสารไปยัง Dropbox โดยไม่ต้องออกจากกล่องจดหมาย ช่วยให้องค์กรที่ประสบปัญหาในการเข้าถึงไฟล์ต่างๆ ได้โดยไม่ต้องดาวน์โหลดทั้งหมดไปยังโฟลเดอร์ Downloads
ประโยชน์ของโปรแกรมเสริม Dropbox สำหรับ Gmail คือการส่งและรับไฟล์ขนาดใหญ่ได้ง่ายกว่ามาก เมื่อไฟล์แนบถูกบันทึกลงใน Dropbox แล้ว ใครก็ตามที่คุณเลือกสามารถเปิดไฟล์นั้นได้โดยไม่ต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษใดๆ คุณยังมีพื้นที่เก็บข้อมูลใน Google ไดรฟ์จำกัด และคุณอาจไม่ต้องการใช้ไฟล์ขนาดใหญ่เพียงไม่กี่ไฟล์เคี้ยวทั้งหมด การดาวน์โหลดไฟล์แนบโดยใช้ส่วนเสริมนี้จะช่วยประหยัดพื้นที่ใน Google ไดรฟ์ของคุณสำหรับเอกสารอื่นๆ
Dropbox สำหรับ Gmail ไม่เพียงแต่แสดงรายการชื่อไฟล์ของไฟล์แนบที่คุณบันทึกเท่านั้น แต่ยังแสดงข้อมูล เช่น ใครเป็นผู้ส่งไฟล์ แชร์เมื่อใด และตำแหน่งของไฟล์ หากคุณเคยต้องเลื่อนกลับผ่านชุดข้อความอีเมลนับไม่ถ้วนเพื่อค้นหาไฟล์ การดำเนินการนี้จะทำให้กระบวนการนั้นง่ายขึ้น
หากมีไฟล์แนบมากกว่าหนึ่งรายการในชุดข้อความอีเมล ไฟล์แนบทั้งหมดจะแสดงรายการในบานหน้าต่าง Dropbox เมื่อคุณเปิดการสนทนานั้น
วิธีรับ Dropbox สำหรับ Gmail
1. เปิด Gmail บนเว็บ
2. คลิกการตั้งค่าและเลือก “รับส่วนเสริม”
3. พิมพ์ “Dropbox for Gmail” ในช่องค้นหา
4. คลิก “ติดตั้ง”
5. เลือกบัญชีที่คุณต้องการใช้แล้วยอมรับการอนุญาต
คุณยังค้นหาได้โดยไปที่ GSuite Marketplace โดยตรงแล้วดาวน์โหลดจากที่นั่น
การใช้ Dropbox จาก Gmail
เมื่อคุณติดตั้งส่วนเสริมแล้ว ให้ไปที่การสนทนาทางอีเมลพร้อมไฟล์แนบเพื่อเปิดใช้งาน Dropbox ถ้าคุณไม่ทำเช่นนี้ ดูเหมือนว่าการติดตั้งจะไม่ทำงาน เนื่องจากคุณจะไม่เห็นไอคอน Dropbox ระบบจะไม่แสดงจนกว่าคุณจะเปิดอีเมลเพื่อสแกน
1. คลิกที่ไอคอนในคอลัมน์เล็กๆ ทางด้านขวาของหน้าจอ
2. ในหน้าต่าง Dropbox คลิกลิงก์ไปยังไฟล์แนบ คุณต้องทำเช่นนี้เพื่อบันทึกเอกสาร เพียงแค่เปิดแถบด้านข้างจะไม่ทำอย่างนั้น
3. ตอนนี้คุณสามารถนำทางไปยังโฟลเดอร์ Dropbox เลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการจัดเก็บไฟล์ แล้วคลิกบันทึก
4. หน้าจอนี้ช่วยให้คุณทราบว่าไฟล์ของคุณได้รับการบันทึกแล้ว
ครั้งแรกที่คุณเปิดอีเมลพร้อมไฟล์แนบและคลิกที่ไอคอน Dropbox จะเปิดหน้าต่างให้คุณเชื่อมต่อหรือสร้างบัญชีใหม่
การใช้ส่วนเสริมกับอุปกรณ์เคลื่อนที่
ส่วนเสริมนี้ใช้งานได้บนอุปกรณ์พกพาเช่นกัน ซึ่งสะดวก โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณทำงานกับไฟล์ขนาดใหญ่ที่คุณไม่ต้องการดาวน์โหลดลงในโทรศัพท์ของคุณ เมื่อคุณเปิดอีเมลพร้อมไฟล์แนบในโทรศัพท์ ให้ค้นหาไอคอน Dropbox ที่ด้านล่างของหน้าจอ เมื่อคุณแตะรูปภาพ คุณจะเห็นตัวเลือกเดียวกันกับที่อยู่บนเดสก์ท็อป
การแบ่งปันเอกสาร Dropbox ของคุณ
ส่วนเสริมใหม่ทำให้การแบ่งปันเป็นเรื่องง่ายเช่นกัน
1. ในการแชร์ไฟล์ คุณต้องเปิด Dropbox บนเบราว์เซอร์ โดยคลิกที่จุดสามจุดที่มุมบนขวาของแถบด้านข้างที่เปิดอยู่
2. เลือก “เปิด Dropbox”
3. เลือกไฟล์ที่คุณต้องการแชร์
4. หากคุณต้องการส่งอีเมลเอกสารให้เพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน สิ่งที่คุณต้องทำคือพิมพ์ที่อยู่อีเมลในช่องที่ถูกต้อง
5. ในการส่งอีเมลลิงก์ ให้กดปุ่มเพื่อสร้างลิงก์และคัดลอก จากนั้นคุณสามารถเพิ่มไปยังอีเมลได้
คุณเป็นคนที่มักทำงานกับไฟล์ขนาดใหญ่ที่คุณต้องการแชร์กับผู้อื่นหรือไม่? หรือคุณกำลังมองหาวิธีใหม่ในการจัดระเบียบการดาวน์โหลดทั้งหมดของคุณ? ถ้าใช่ Dropbox Add-on ใหม่สำหรับ Gmail อาจคุ้มค่าที่จะลองดู
