หากมีข้อเสียประการหนึ่งสำหรับบริการและแอปบนระบบคลาวด์ คุณจะต้องออนไลน์เสมอเพื่อใช้งาน หากอินเทอร์เน็ตของคุณล่มหรือกำลังเดินทาง งานของคุณก็ต้องหยุดชะงัก
โชคดีที่ Google Docs ซึ่งตอนนี้รู้จักกันดีในชื่อ Google Drive ได้ครอบคลุมเรื่องนี้ คุณสามารถใช้บริการออฟไลน์ และเข้าถึงและแก้ไขไฟล์ของคุณได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
เหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถทำได้บนแทบทุกแพลตฟอร์มหรืออุปกรณ์ ในคู่มือนี้ เราจะมาดูวิธีตั้งค่าและใช้งานได้ทุกที่ที่คุณใช้ Google ไดรฟ์
บนเดสก์ท็อปในเบราว์เซอร์
คุณต้องใช้เบราว์เซอร์ Chrome เพื่อเข้าถึง Google ไดรฟ์แบบออฟไลน์บนเดสก์ท็อป ซึ่งใช้ได้กับ Windows, Mac และ Linux และทำงานในลักษณะเดียวกันในแต่ละแพลตฟอร์ม ในเบราว์เซอร์ที่ไม่รองรับ การตั้งค่าเพื่อเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบออฟไลน์หายไป
ในการเริ่มต้น คุณจะต้องติดตั้งเว็บแอป Drive Chrome ใน Chrome Chrome มาพร้อมกับตัวเลือกเริ่มต้น แต่หากต้องการ คุณจะได้รับแจ้งให้ติดตั้งก่อนที่จะดำเนินการต่อ
เปิดใช้งานโหมดออฟไลน์ใน Google ไดรฟ์
ลงชื่อเข้าใช้บัญชีของคุณที่ Google Drive, drive.google.com คลิก การตั้งค่า ไอคอน (ฟันเฟือง) ที่มุมบนขวาของหน้าจอและเลือก การตั้งค่า .
ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้เลือก ซิงค์ Google เอกสาร… ตัวเลือกในส่วนที่มีป้ายกำกับว่าออฟไลน์ . ไฟล์ของคุณจะเริ่มดาวน์โหลดไฟล์ไปยังคอมพิวเตอร์ ซึ่งรวมถึงเอกสาร ชีต สไลด์ และวาดเขียน
เปิดใช้งานโหมดออฟไลน์ใน Google เอกสาร
ไปที่ Google Docs — docs.google.com — และเข้าสู่ระบบ คลิกไอคอนเมนูแฮมเบอร์เกอร์ที่ด้านบนซ้ายของหน้าจอและเลือก การตั้งค่า .
ภายใต้ การซิงค์แบบออฟไลน์ คลิก เปิด . แท็บใหม่จะเปิดขึ้นพร้อมคำแนะนำในการติดตั้ง Chrome Web App หากจำเป็น จากนั้นเพื่อยืนยันว่าคุณต้องการเปิดใช้งานการเข้าถึงแบบออฟไลน์
กำลังแก้ไขไฟล์
การดาวน์โหลดไฟล์ของคุณจะใช้เวลาสองสามนาที และแคชสำเนาของแอปเอกสารด้วย อย่าตัดการเชื่อมต่อจากอินเทอร์เน็ตเร็วเกินไป มิฉะนั้น คุณจะไม่สามารถเข้าถึงได้ เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์ที่คุณต้องการใช้งานแบบออฟไลน์ได้ เพียงเปิดไฟล์แล้วปิดอีกครั้ง
เมื่อคุณออฟไลน์ ให้เปิด Google ไดรฟ์หรือ Google เอกสารในเบราว์เซอร์ของคุณโดยไปที่ URL เดียวกับที่คุณใช้ในโหมดออนไลน์ ไฟล์ทั้งหมดของคุณจะแสดงตามปกติ แต่ไฟล์ที่ไม่พร้อมใช้งานแบบออฟไลน์จะเป็นสีเทา
ดับเบิลคลิกเพื่อเปิดไฟล์ คุณจะเห็นไอคอน "ออฟไลน์" สีเทาแสดงข้างชื่อไฟล์
การเปลี่ยนแปลงของคุณจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติเมื่อคุณแก้ไขเอกสาร เมื่อคุณกลับมาออนไลน์ ข้อมูลเหล่านั้นจะซิงค์กลับไปที่บัญชีของคุณ ไฟล์ใดๆ ที่ได้รับการแก้ไขในเครื่องแต่ยังไม่ได้ซิงค์จะแสดงเป็นตัวหนาในรายการเอกสารของคุณ
คุณยังสามารถสร้างเอกสารใหม่เมื่อทำงานแบบออฟไลน์ สิ่งเหล่านี้จะถูกอัปโหลดไปยังบัญชีของคุณในครั้งต่อไปที่คุณออนไลน์
บนเดสก์ท็อปโดยใช้แอปไดรฟ์
อีกวิธีหนึ่งในการใช้ Google เอกสารแบบออฟไลน์คือผ่านแอป Google ไดรฟ์โดยเฉพาะ ซึ่งใช้ได้กับอุปกรณ์เดสก์ท็อปสำหรับ Windows และ Mac ตลอดจนสำหรับ Android และ iOS บนมือถือ
โดยค่าเริ่มต้น แอปไดรฟ์สำหรับเดสก์ท็อปจะดาวน์โหลดเนื้อหาทั้งหมดของบัญชีไดรฟ์ของคุณไปยังคอมพิวเตอร์ คล้ายกับวิธีการทำงานของไคลเอ็นต์ระบบคลาวด์บนเดสก์ท็อปอย่าง Dropbox หากต้องการดาวน์โหลดเฉพาะบางโฟลเดอร์ ให้ไปที่ค่ากำหนด> ตัวเลือกการซิงค์ ภายในแอป
เมื่อติดตั้งแล้ว คุณจะเข้าถึงไฟล์ในไดรฟ์ทั้งหมดได้ ไม่ใช่แค่เอกสารเท่านั้น ผ่านทางหน้าต่าง Explorer ใน Windows หรือ Finder บน Mac
คุณแก้ไขไฟล์ที่ดาวน์โหลดผ่านแอปไดรฟ์ได้ ไฟล์ Google Docs ที่บันทึกไว้ใน .gdoc , .gsheet รูปแบบอื่นๆ ได้รับการแก้ไขใน Chrome
คุณต้องดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิด ดังนั้นคุณต้องตั้งค่า Chrome เป็นเบราว์เซอร์เริ่มต้นของคุณ:ไฟล์จะไม่สามารถเข้าถึงได้หากเปิดขึ้นในเบราว์เซอร์อื่น คุณต้องเปิดใช้งานคุณลักษณะออฟไลน์ภายในเว็บแอปของไดรฟ์ด้วย ดังที่เราได้อธิบายไว้ข้างต้น
ไฟล์อื่นๆ ที่เปิดในแอปในพื้นที่ที่คุณเลือก เช่น สเปรดชีต Excel ใน Office, รูปภาพใน Photoshop และอื่นๆ
แก้ไขสิ่งเหล่านี้และบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณตามปกติ สิ่งเหล่านี้จะซิงค์กับบัญชีคลาวด์ของคุณเมื่อคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตครั้งถัดไป
แอพ Drive น่าจะเป็นตัวเลือกที่สะดวกที่สุด หากคุณใช้บริการบนคอมพิวเตอร์เครื่องเดียวเป็นหลัก มันมาพร้อมกับความไม่สะดวกที่ต้องจัดเก็บข้อมูลหลายกิกะไบต์ในเครื่อง ดังนั้นจึงไม่เหมาะสำหรับการมีเครื่องหลายเครื่อง
ใน Chromebook
ตรงกันข้ามกับความเชื่อที่นิยม Chromebook ทำงานแบบออฟไลน์ได้หลากหลายฟังก์ชัน ซึ่งรวมถึงการใช้เอกสารแบบออฟไลน์
ขั้นตอนการตั้งค่าจะเหมือนกับขั้นตอนของการใช้ Chrome บน Windows, Mac หรือ Linux เปิดแอปไดรฟ์หรือเอกสารเพื่อโหลดไซต์ที่เกี่ยวข้องในเบราว์เซอร์ Chrome จากนั้นเปิดใช้งานคุณลักษณะออฟไลน์ในลักษณะเดียวกับที่คุณทำบนแพลตฟอร์มอื่นๆ
ใน Google Apps at Work
การเข้าถึง Google เอกสารแบบออฟไลน์สามารถเปิดใช้งานได้ใน Google Apps สำหรับธุรกิจ คุณลักษณะนี้ไม่สามารถใช้ได้กับผู้ใช้แต่ละราย และจำเป็นต้องให้ผู้ดูแลระบบเปิดใช้งาน และเช่นเคย ผู้ใช้จำเป็นต้องใช้ Chrome
ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google และไปที่ Apps> Google Apps> ไดรฟ์> การเข้าถึงข้อมูล . ทำเครื่องหมายที่ช่อง อนุญาตให้ผู้ใช้เปิดใช้งานเอกสารออฟไลน์ ตามด้วย บันทึก .
การตั้งค่าเหล่านี้มีผลกับทั้งองค์กร สำหรับบัญชี Google Apps Unlimited หรือ Google Apps for Education คุณสามารถจำกัดการเข้าถึงแบบออฟไลน์สำหรับผู้ใช้หรือกลุ่มบุคคลเพื่อความปลอดภัย
บนมือถือ
แอป Google สำหรับ iOS และ Android ให้การสนับสนุนออฟไลน์สำหรับผู้ใช้สมาร์ทโฟนและแท็บเล็ต บนแท็บเล็ต Windows คุณควรใช้วิธีการเดสก์ท็อปสำหรับ Chrome ที่สรุปไว้ข้างต้น สำหรับ Windows Phone ไม่มีการรองรับ แอปของบุคคลที่สาม GDocs ให้การดูแบบออฟไลน์บน Windows Phone แต่ไม่มีการตัดต่อ
ใช้เอกสารแบบออฟไลน์บน iOS และ Android
แอพสำหรับ iPhone และ iPad รวมถึงอุปกรณ์ Android ทำงานในลักษณะเดียวกัน ไม่มีการตั้งค่า "ออฟไลน์" ที่ครอบคลุมทั้งหมด แต่คุณต้องทำให้เนื้อหาของคุณพร้อมใช้งานแบบออฟไลน์เป็นไฟล์ทีละไฟล์แทน
มีสามวิธีในการบรรลุเป้าหมายนี้ จากหน้าจอหลักของแอป เพียงแตะปุ่มเมนู "จุดสามจุด" ใต้ไฟล์ที่คุณเลือกและเลือก เก็บออฟไลน์ .
หรือเมื่อเปิดไฟล์ คุณสามารถเลือก เก็บออฟไลน์ จากเมนู หรือเลือก รายละเอียด และเลือกตัวเลือกเดียวกันจากที่นั่น ในทุกกรณี เพียงยกเลิกการเลือกตัวเลือกเพื่อลบเวอร์ชันออฟไลน์ออกจากอุปกรณ์ของคุณ
เมื่อคุณเลือกแล้ว ไฟล์จะถูกดาวน์โหลด การแจ้งเตือนจะแจ้งเตือนคุณเมื่อกระบวนการเสร็จสมบูรณ์
ปัดเข้าจากขอบด้านซ้ายของหน้าจอแล้วเลือกออฟไลน์ จากตัวเลือกให้แสดงเฉพาะไฟล์ที่ใช้งานแบบออฟไลน์ได้
การแก้ไขใดๆ ที่คุณทำจะถูกบันทึกโดยอัตโนมัติ และการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะซิงค์กับบัญชีของคุณเมื่ออุปกรณ์ของคุณเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตในครั้งถัดไป
หลีกเลี่ยงปัญหาเมื่อทำงานออฟไลน์
มีปัญหาบางประการที่คุณควรทราบเมื่อใช้งาน Google เอกสารแบบออฟไลน์
- ปัญหาการซิงค์ ประโยชน์หลักสองประการของ Google ไดรฟ์คือคุณสามารถเข้าถึงไฟล์ของคุณได้จากทุกอุปกรณ์ และง่ายต่อการทำงานร่วมกันในเอกสารกับผู้ใช้รายอื่น โปรดจำไว้ว่าเมื่อคุณแก้ไขเอกสารแบบออฟไลน์ การเปลี่ยนแปลงจะไม่สามารถใช้ได้ทันทีในเบราว์เซอร์อื่นหรือกับผู้ใช้รายอื่น ถ้าคุณซิงค์การแก้ไขแบบออฟไลน์ของคุณหลังจากที่แก้ไขเอกสารที่อื่นแล้ว ไฟล์ทั้งสองเวอร์ชันจะถูกรวมเข้าด้วยกัน เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน คุณควรแจ้งให้ผู้ทำงานร่วมกันทราบเมื่อคุณออฟไลน์ไฟล์ เพื่อที่พวกเขาจะได้ไม่ต้องแก้ไขด้วยตนเอง
- ความเข้ากันได้ของสเปรดชีตออฟไลน์ แก้ไขสเปรดชีตที่สร้างใน Google ชีตก่อนเดือนธันวาคม 2013 ไม่ได้ และจะเข้าถึงได้ในโหมดอ่านอย่างเดียวเท่านั้น คัดลอกและวางเนื้อหาลงในเอกสารใหม่ หากคุณต้องการแก้ไขสเปรดชีตที่เก่ากว่า
- ฟังก์ชันที่จำกัด เมื่อคุณใช้งาน Google เอกสารแบบออฟไลน์บนเดสก์ท็อป มันจะเปลี่ยนกลับไปเป็นมากกว่าโปรแกรมแก้ไขข้อความพื้นฐานเพียงเล็กน้อย คุณจะได้รับตัวเลือกการจัดรูปแบบพื้นฐาน แต่คุณลักษณะทั่วไปหลายอย่างจะถูกลบออก ซึ่งรวมถึงการตรวจตัวสะกด การเพิ่มรูปภาพ และการเข้าถึงส่วนเสริมใดๆ ที่คุณได้ติดตั้งไว้ นี่เป็นปัญหาน้อยกว่าบนมือถือซึ่งแอพมีคุณสมบัติที่เบากว่าอยู่แล้ว
การทำงานออฟไลน์คือการประนีประนอม
การใช้งาน Google Docs แบบออฟไลน์ไม่ได้ทำให้คุณสามารถแทนที่ MS Office หรือชุดโปรแกรมสำนักงานเดสก์ท็อปแบบดั้งเดิมอื่นๆ ได้อย่างสมบูรณ์ คุณจะได้รับสิ่งที่ดีที่สุดจากบริการนี้ด้วยการใช้งานออนไลน์ทุกครั้งที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต
แต่ตราบใดที่คุณตระหนักถึงข้อจำกัด ตลอดจนข้อผิดพลาดที่อาจเกิดขึ้น ฟังก์ชันก็มีประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ ช่วยให้คุณทำงานต่อไปได้ทุกที่ ปลอดภัยโดยรู้ว่าข้อมูลของคุณปลอดภัย และจะได้รับการซิงค์อย่างราบรื่นเมื่อการเชื่อมต่อของคุณกลับมาทำงานอีกครั้ง เมื่อเปิดคุณลักษณะนี้แล้วไม่มีผลใดๆ ต่อประสิทธิภาพ เราขอแนะนำให้คุณเปิดใช้งานเลย แม้ว่าคุณจะคิดว่าไม่จำเป็นต้องใช้บ่อยขนาดนั้น
และอย่าลืมว่า เช่นเดียวกับ Google เอกสาร มีแอปเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่ยอดเยี่ยมอีกมากมายที่ทำงานแบบออฟไลน์
