ข้อจำกัดของบริการบนเมฆ: ต้องออนไลน์ตลอด
ถ้ามีข้อเสียของบริการ/แอปบนเมฆ คือ ต้องออนไลน์ตลอดเพื่อใช้งาน อินเทอร์เน็ตหลุด หรือเดินทาง งานก็หยุดชะงัก
โชคดีที่ Google Docs (ตอนนี้รู้จักในชื่อ Google Drive) แก้ปัญหานี้แล้ว ใช้งานออฟไลน์ได้ เข้าถึงและแก้ไขไฟล์แม้ไม่มีอินเทอร์เน็ต ทำได้บนทุกแพลตฟอร์ม/อุปกรณ์เกือบทุกตัว คู่มือนี้สอนตั้งค่าและใช้งานทุกที่ที่คุณใช้ Google Drive
บนเดสก์ท็อป ผ่านเบราว์เซอร์
ต้องใช้ Chrome Browser เพื่อเข้าถึง Google Drive ออฟไลน์บนเดสก์ท็อพ มีให้ Windows, Mac, Linux ทำงานเหมือนกัน บนเบราว์เซอร์ที่ไม่รองรับ จะไม่มีการตั้งค่าเปิดใช้งานออฟไลน์
ต้องมี Drive Chrome Web App ติดตั้งใน Chrome มาพร้อม Chrome โดยค่าเริ่มต้น แต่ถ้าขาด จะมีพรอมป์ติดตั้งก่อนดำเนินต่อ
เปิดใช้งานโหมดออฟไลน์ใน Google Drive
ล็อกอิน drive.google.com คลิกไอคอน Settings (รูปเฟือง) มุมขวาบน > Settings ในหน้าต่างที่เปิด ติ๊ก Sync Google Docs… ในส่วน Offline ไฟล์จะเริ่มดาวน์โหลด: Docs, Sheets, Slides, Drawings
เปิดใช้งานโหมดออฟไลน์ใน Google Docs
เข้า docs.google.com ล็อกอิน คลิกไอคอน Hamburger Menu มุมซ้ายบน > Settings ใต้ Offline sync คลิก Turn on แท็บใหม่จะเปิด แสดงคำแนะนำติดตั้ง Chrome Web App (ถ้าจำเป็น) และยืนยันเปิดใช้งานออฟไลน์
แก้ไขไฟล์
ใช้เวลานานหนึ่งสักพัก ดาวน์โหลดไฟล์และ Cache แอป Docs อย่าดิสคอนเน็ตอินเทอร์เน็ตเร็วเกิน ไม่อย่างนั้นเข้าถึงไม่ได้ เพื่อให้แน่ใจว่าไฟล์เฉพาะเจาะจงพร้อมออฟไลน์: เปิดมัน แล้วปิดอีกครั้ง
ตอนออฟไลน์: เปิด Google Drive หรือ Docs ที่ URL เดิม ไฟล์ทั้งหมดแสดงเหมือนเดิม แต่ไฟล์ที่ไม่พร้อมออฟไลน์ จะเป็น สีเทา (Grayed out)
ดับเบิลคลิกเปิดไฟล์ จะเห็นไอคอน สีเทา "Offline" ข้างชื่อไฟล์
การเปลี่ยนแปลงบันทึกอัตโนมัติขณะแก้ไข กลับออนไลน์จะซิงค์กลับบัญชี ไฟล์ที่แก้ไขท้องถิ่นแต่ยังไม่ซิงค์ จะแสดงเป็น ตัวหนา (Bold) ในรายการ สร้างเอกสารใหม่ขณะออฟไลน์ได้ จะอัปโหลดครั้งหน้าที่ออนไลน์
บนเดสก์ท็อป ผ่านแอป Drive
อีกวิธี: Google Drive App แบบ Standalone มีให้ Windows, Mac และ Android, iOS บนมือถือ
Default: Drive App เดสก์ท็อป ดาวน์โหลด เนื้อหาทั้งหมดของ Drive ลงคอมพิวเตอร์ คล้าย Dropbox desktop client ไป Preferences > Sync options ในแอป ถ้าอยากโหลดเฉพาะโฟลเดอร์บางโฟลเดอร์
ติดตั้งแล้ว เข้าถึงไฟล์ Drive ทั้งหมด — ไม่ใช่แค่เอกสาร — ผ่าน Explorer (Windows) หรือ Finder (Mac)
แก้ไขไฟล์ที่โหลดผ่าน Drive App ได้ ไฟล์ Google Docs (.gdoc, .gsheet ฯลฯ) แก้ไขใน Chrome ต้องดับเบิลคลิก ต้องตั้ง Chrome เป็น Default Browser: ถ้าเปิดในเบราว์เซอร์อื่น จะเข้าถึงไม่ได้ ต้องเปิดใช้งานออฟไลน์ใน Drive Web App ด้วย (เหมือนข้างต้น)
ไฟล์อื่นๆ เปิดในแอปท้องถิ่นที่เลือก: Excel ใน Office, รูปใน Photoshop ฯลฯ แก้ไขและเซฟปกติ จะซิงค์กลับเมฆตอนต่ออินเทอร์เน็ต
Drive App สะดวกที่สุดถ้าหลักคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว แต่มีข้อหายาก: ต้องเก็บข้อมูลหลาย GB ท้องถิ่น ไม่เหมาะสำหรับหลายเครื่อง
บน Chromebook
ตรงข้ามความเชื่อทั่วไป: Chromebook ทำงานออฟไลน์ได้หลายอย่าง รวมถึง Docs ขั้นตอนตั้งค่าเหมือน Chrome บน Windows/Mac/Linux เปิด Drive/Docs Apps โหลดเว็บใน Chrome แล้วเปิดออฟไลน์เหมือนเดิม
ใน Google Apps สำหรับงาน (Google Workspace)
ออฟไลน์ Google Docs เปิดใช้งานใน Google Apps สำหรับธุรกิจได้ ฟีเจอร์ไม่ให้ผู้ใช้รายบุคคล ต้องมี Admin เปิดใช้งาน ผู้ใช้ต้องใช้ Chrome
ล็อกอิน Google Admin Console ไป Apps > Google Apps > Drive > Data Access ติ๊ก Allow users to enable offline docs > Save
การตั้งค่านี้ใช้กับองค์กรทั้งหมด Google Apps Unlimited หรือ Education สามารถจำกัดออฟไลน์ต่อผู้ใช้/กลุ่ม เพื่อความปลอดภัย
บนมือถือ
Google Apps iOS และ Android รองรับออฟไลน์สำหรับโทรศัพท์/แท็บเล็ต Windows Tablet: ใช้วิธีเดสก์ท็อป Chrome ข้างต้น Windows Phone: ไม่รองรับ แอปภายนอก GDocs ให้ดูออฟไลน์ได้ แต่แก้ไขไม่ได้
ใช้ Docs ออฟไลน์บน iOS และ Android
แอป iPhone/iPad และ Android ทำงานเหมือนกัน ไม่มีการตั้งค่า "ออฟไลน์" ครอบคลุม ต้องทำรายการไฟล์ทีละไฟล์
3 วิธี: 1) หน้าจอหลัก แตะปุ่ม "สามจุด" ใต้ไฟล์ที่เลือก > Keep offline 2) ขณะเปิดไฟล์อยู่ เลือก Keep offline จากเมนู 3) เลือก Details แล้วเลือก Keep offline จากนั้น ทุกกรณี ยกเลิกเลือก เพื่อลบเวอร์ชันออฟไลน์ออกจากอุปกรณ์
เลือกแล้วไฟล์จะดาวน์โหลด แจ้งเตือนเมื่อเสร็จ สไลด์จากขวาซ้าย > เลือก Offline แสดงเฉพาะไฟล์ที่พร้อมออฟไลน์ การแก้ไขบันทึกอัตโนมัติ ซิงค์กลับบัญชีตอนต่ออินเทอร์เน็ตครั้งต่อไป
หลีกเลี่ยงปัญหาขณะทำงานออฟไลน์
มีประเด็นควรระวัง:
- ปัญหา Sync: ข้อดี Drive: เข้าถึงไฟล์ทุกอุปกรณ์ และร่วมมือง่าย ตอนแก้ไขออฟไลน์ การเปลี่ยนแปลงไม่ปรากฏทันทีบนเบราว์เซอร์อื่น หรือผู้ร่วมมืออื่น หากซิงค์หลังจากไฟล์ถูกแก้ไขที่อื่น 2 เวอร์ชันจะ Merge กัน ให้แจ้งผู้ร่วมมือทราบเมื่อนำไฟล์ไปออฟไลน์ เพื่อไม่ให้พวกเขาแก้พร้อมกัน
- Spreadsheet รุ่นเก่า: Google Sheets ที่สร้างก่อน ธันวาคม 2013 แก้ไขไม่ได้ อ่านได้อย่างเดียว Copy-Paste เนื้อหาไปเอกสารใหม่ ถ้าต้องแก้
- ฟังก์ชันจำกัด: Docs ออฟไลน์บนเดสก์ท็อป กลายเป็นแค่ Text Editor พื้นฐาน มีฟอร์แมตพื้นฐาน แต่ฟีเจอร์หลายอย่างหาย: Spell check, เพิ่มรูป, เข้าถึง Add-ons บนมือถือปัญหาน้อยกว่า เพราะแอปเบาอยู่แล้ว
การทำงานออฟไลน์คือการทำความเข้าใจ
Google Docs ออฟไลน์ ไม่ใช่替代品เต็มรูปแบบของ MS Office หรือ Desktop Suite อื่นๆ ใช้งานออนไลน์ตอนมีอินเทอร์เน็ต จะได้ประโยชน์สูงสุด
แตถ้ารู้ข้อจำกัดและหลุมพราง ฟังก์ชันนี้มีประโยชน์มาก ช่วยทำงานได้ทุกที่ ข้อมูลปลอดภัย ซิงค์ราบรื่นตอนออนไลน์กลับมา ไม่มีผลกระทบประสิทธิภาพจากการเปิดฟีเจอร์นี้ แนะนำให้เปิดใช้งานตอนนี้เลย แม้คิดว่าไม่ค่อยใช้ก็ตาม
จำไว้: เหมือน Google Docs มีแอปประสิทธิภาพสูงอื่นๆ ที่ทำงานออฟไลน์ได้เยอะ
